CIRCULAR 165 DEL 2025
(junio 18)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
Bogotá D.C.
| Para: | Directores de Área, Jefes de Oficina, Coordinadores de Grupo, Directores Regionales, Subdirectores de Centro de Formación Profesional y Supervisores de Contratos y Convenios del SENA |
| Asunto: | Orientaciones y directrices en materia de cero papel e impresión a doble cara y reciclaje en el SENA |
El Propósito De La Estrategia “Cero Papel” Es Tener Una Gestión Pública Efectiva, Eficiente Y Eficaz, Proporcionando Agilidad En Los Procesos Administrativos Y Fortaleciendo La Transparencia De La Administración Pública A Través De La Transición Hacia Una Gestión Electrónica De Documentos, Es Decir La Gestión De Documentos Nacidos Electrónicamente.
En Este Contexto, La Presidencia De La República Expidió La Directiva Presidencial 04 De 2012, Por Medio De La Cual Establece La “Eficiencia Administrativa Y Lineamientos De La Política Cero Papel En La Administración Pública” Y En La Que Se Conmina A Las Entidades Públicas A “(...) Identificar, Racionalizar, Simplificar, Y Automatizar Los Trámites Y Los Procesos, Procedimientos Y Servicios Internos, Con El Propósito De Eliminar Duplicidad De Funciones Y Barreras Que Impidan La Oportuna, Eficiente Y Eficaz Prestación Del Servicio En La Gestión De Las Entidades (...), E Invoca A La Identificación Y Aplicación De Buenas Prácticas Para Reducir El Consumo De Papel Como Medio De Registro De Documentos Y Actuaciones De La Administración Pública, Adoptando La Utilización De Medios Electrónicos En La Gestión Documental Del Estado.
De Igual Forma, En El Marco Del Decreto -Ley 019 De 2012 "Por El Cual Se Dictan Normas Para Suprimir O Reformar Regulaciones, Procedimientos Y Trámites Innecesarios Existentes en la Administración Pública", la estrategia se debe entender como un apoyo para racionalizar y simplificar trámites, procesos, procedimientos y servicios internos, con el propósito de eliminar actividades y barreras que impidan la oportuna, eficiente y eficaz gestión de las entidades.
Por otro lado, el Decreto 199 de 2024, “Por el cual se establece el Plan de Austeridad del Gasto 2024 para los órganos que hacen parte del Presupuesto General de la Nación. ”, establece en su ARTÍCULO 16 Papelería y telefonía. “a. Utilizar medíos digitales, de manera preferente, y evitar impresiones. y b. Las publicaciones de toda entidad deberán hacerse de manera preferente en su sitio web. (...)”.
Por lo tanto, con el fin de promover el cumplimiento de la estrategia y atendiendo las orientaciones dadas desde la Secretaría General y la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo del SENA, en pro del cumplimiento de las políticas Ambientales y de Energía y de Seguridad y Privacidad de la Información, a continuación se relacionan los seis (6) pasos que permitirán fortalecer el Proyecto “Oficina sin Papel” a nivel nacional, teniendo en cuenta que para el SENA es de suma importancia la aplicación de la normatividad vigente.
1. Todas las comunicaciones oficiales entre dependencias de la Dirección General, Direcciones Regionales y Centros de Formación Profesional deben ser electrónicas; es decir, se deben recibir y producir únicamente en soporte electrónico; ya sea a través de e-mails radicados en la cuenta servicioalciudadano@sena.edu.co, oficina virtual de radicación y/o unidades de correspondencia quienes deben crear un correo regional para recepción de comunicaciones electrónicas externas o a través de las formas electrónicas que se pueden generar directamente desde el aplicativo que utiliza el SENA para la gestión electrónica documental (OnBase).
2. Todas las comunicaciones oficiales recibidas del medio externo, aunque se hayan recibido en soporte físico, se pueden responder por medio electrónico a través del Cliente WEB en la Dirección General, las Regionales y Centros de Formación Profesional y cuando el remitente haya comunicado una cuenta de correo electrónico.
3. Todas las comunicaciones oficiales externas, recibidas por medio electrónico se deben responder por el mismo medio a través de formas electrónicas que se pueden generar directamente desde el aplicativo OnBase Cliente WEB.
4. Todos los documentos diferentes a comunicaciones, que se deban producir en cualquier dependencia y requieran la firma del jefe de la dependencia, deben elaborarse de maneja electrónica y conservarse de la misma manera utilizando la firma digital o electrónica.
5. La versión final de los documentos oficiales, producidos por cualquier dependencia, se deben conservar en PDF y en el formato en el cual se crearon (Excel, Word, Power-Point, otro).
6. Si por algún motivo y con excepción se deben imprimir documentos producidos por la entidad que contenga más de una página se debe hacer a doble cara de manera obligatoria. Por lo que deben configurar las opciones en los computadores, fotocopiadoras, impresoras y multifuncionales para imprimir automáticamente a doble cara.
Ahora bien, en cumplimiento de las políticas de Seguridad y Privacidad de la Información del SENA, los activos de información que hayan sido etiquetados como información pública clasificada o pública reservada (tales como documentos, reportes, informes, registros, entre otros) deberán ser gestionados bajo estrictas medidas de control:
- No deben ser impresos, salvo en casos excepcionales debidamente justificados, y con autorización expresa del propietario de la información.
- No deben ser reutilizados como papel para reúso o borrador, a fin de prevenir el acceso no autorizado o la exposición de información sensible o clasificada.
- Los documentos de este tipo que deban ser eliminados deberán ser dispuestos mediante métodos seguros y autorizados, como la trituración física, desmagnetización o borrado seguro, según corresponda al medio en el que se encuentren y conforme a las directrices institucionales de gestión documental.
- Los documentos con estas clasificaciones deben ser recogidos de manera inmediata luego de ser impresos, escaneados, fotocopiados o reproducidos en cualquier medio reprográfico, con el fin de evitar su divulgación no autorizada o pérdida involuntaria.
El cumplimiento de este lineamiento es obligatorio para todos los servidores públicos, contratistas, instructores, aprendices o cualquier persona que tenga acceso a información del SENA.
Antes de imprimir, se debe evaluar si realmente es necesario hacerlo o si se puede manejar la información de forma digital. Recuerde: “Nuestra Entidad en compromiso con las políticas de eficiencia administrativa y cero papel en la administración pública.”
Se solicita usar el papel de forma racional y de manera excepcional, reduciendo su consumo, fotocopiar e imprimir a doble cara. Una forma eficaz de reducir el consumo de papel en la oficina es utilizar ambas caras de la hoja, en lugar de solo una y trabajando la información de forma digital. Cuando se utilizan las dos caras se ahorra papel, los documentos son más cómodos para encarpetar y transportar.
Es recomendable que se fije prioridad a aquellas fotocopiadoras, impresoras y multifuncionales que puedan fotocopiar por ambas caras (dúplex) de forma automática.
Finalmente, para cumplir con esta directriz se solicita a las áreas a nivel nacional, que en la impresión se excluyan totalmente los sombreados oscuros teniendo en cuenta que en OnBase se digitalizan dichos documentos y estas sombras oscuras no permitirán la visualización correcta de la información contenida en la segunda cara.
Cordialmente,
MANUELA VALENTINA GARCIA CANO
Secretaría General
CLAUDIA LILIANA BLANCO SANTILLANA
Directora de Planeación y Direccionamiento Corporativo
