CIRCULAR 170 DE 2024
(julio 22)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Bogotá,
| Para: | Funcionarios, contratistas y demás servidores del Servicio Nacional de Aprendizaje-SENA |
| Asunto: | Reasignación equipos SENA y entrega de equipos Telefónica |
Con fundamento en el proceso de transición digital que actualmente adelanta la Entidad a un nuevo modelo de operación, teniendo en cuenta los procedimientos internos que la misma conlleva, y con la finalización de las relaciones contractuales con el proveedor Colombia Telecomunicaciones S.A.S. ESP BIC, nos permitimos informar que el SENA actualmente se encuentra en proceso de acopio y entrega de los equipos de propiedad del operador saliente.
En este sentido, los funcionarios, contratistas y demás servidores públicos deberán hacer la entrega de la totalidad de los equipos que sean propiedad de Colombia Telecomunicaciones S.A.S. ESP BIC.
Se deberá realizar la devolución por parte de los funcionarios de planta y contratistas que tengan asignados más de un (1) equipo propiedad del SENA.
A continuación, se detallan algunas instrucciones y responsabilidades que conciernen a todos los funcionarios, contratistas y demás servidores que tienen asignados bajo su custodia estos equipos:
EQUIPOS SENA
1. Las diferentes direcciones de la Dirección General, Regionales, Centros de Formación y sedes, deben consolidar el inventario de todos los equipos de propiedad SENA. Siguiendo los lineamientos impartidos a los dinamizadores regionales.
2. Los funcionarios y contratistas que cuenten con dos(2) o más equipos ofimáticos (computadores de escritorio y/o portátiles) propiedad de SENA, se requiere la devolución al almacén de estos, asegurando la tenencia de solo uno (1) equipo para el debido cumplimiento de sus funciones.
3. Aquellos funcionarios que tengan alguna particularidad y requieran la asignación de dos (2) o más equipos ofimáticos (computadores de escritorio y portátiles) de propiedad SENA, deberán justificar la necesidad de estos equipos ofimáticos e informar el estado de estos, notificando al correo electrónico oficinadesistemas@sena.edu.co y hvilla@sena.edu.co
4. Para el caso de los funcionarios y/o contratistas que realicen entrega de equipos ofimáticos al almacén, deberán cumplir el procedimiento establecido en el control de Inventarios, notificando a hvilla@sena.edu.co
5. Se solicita a toda la comunidad SENA propender por el uso de los equipos propiedad SENA.
EQUIPOS TELEFÓNICA
1. Las diferentes direcciones de la Dirección General, Regionales, Centros de Formación y sedes, deben consolidar el inventario de todos los equipos de propiedad de Telefónica. Siguiendo los lineamientos impartidos a los dinamizadores regionales.
2. Se deberá reportar la relación con la totalidad de los equipos de propiedad Telefónica a ser devueltos al proveedor en formato Excel, notificando al correo electrónico oficinadesistemas@sena.edu.co y mrbadillo@sena.edu.co
La relación de entrega incluirá los equipos que no estén en funcionamiento y presenten fallas, los equipos pendientes de repuestos y casos de siniestralidad (robo, daño o pérdida), adjuntando la documentación correspondiente.
3. En el formato Excel se deberá relacionar el nombre de sede, ubicación, tipo, placa, serial, cuentadante, estado y observaciones de los equipos por devolver al proveedor, los cuales corresponden a los siguientes tipos:
- Computador de escritorio: Monitor, CPU, teclado y mouse.
- Portátil: Incluye el cargador y mouse (Si aplica maletín y guaya)
- Impresora multifuncional marca Lexmark.
- Teléfono IP.
- MIFI (enrutador inalámbrico)
- Celular Iphone para directivos.
- Componentes de salas de videoconferencia: DMP, CODEC, cámara, micrófono, parlante, sistema presentación, televisor, telón, mesa, sillas, entre otros.
Estos equipos deben ser acopiados en una zona que designe cada regional y/o centro de formación para tal fin, asegurando el correcto almacenamiento de los equipos hasta la entrega al proveedor.
4. Todos los computadores de escritorio y portátiles a entregar al proveedor Telefónica requieren realizar el proceso de borrado seguro por parte del equipo TIC, para ello, el usuario debe garantizar la copia de seguridad (backup) de la información, siendo responsabilidad del mismo. Se deberá firmar el acta de entrega entre las dos partes, garantizando de esta forma el cumplimiento a la política de Seguridad de la Información.
5. El desarme y desmonte de los componentes de las salas de videoconferencia es responsabilidad del proveedor Telefónica. Se deberá remitir la relación con la sede, ubicación, piso, tipo, placa, serial, estado y observaciones de los componentes, notificando al correo electrónico oficinadesistemas@sena.edu.co y mrbadillo@sena.edu.co para coordinar el cronograma.
6. Se aclara que el proceso de revisión, alistamiento, embalaje y transporte es responsabilidad del proveedor Telefónica. La programación del cronograma de entrega se desarrollará con los dinamizadores nacionales, teniendo en cuenta la disponibilidad y el horario del operador y el canal logístico.
7. Se deberá suscribir acta de entrega con las firmas del operador y el equipo TIC que realizará la entrega con la relación respectiva de la totalidad delos equipos. Se recuerda que por ningún motivo los equipos serán entregados sin la previa autorización de la Oficina de Sistemas en articulación con Telefónica.
8. Los funcionarios que cuenten con equipos propiedad de Telefónica para realizar sus actividades en Teletrabajo deberán coordinar con el equipo TIC de su Regional y/o Centro de formación, la devolución de los mismos.
9. Se solicita a toda la comunidad SENA hacer entrega de la totalidad de computadores de escritorio, portátiles, impresoras, teléfonos IP, MIFI, celulares IPhone de directivos y componentes de salas de videoconferencia propiedad Telefónica al equipo TI. Esta actividad deberá ser coordinada con los directores, subdirectores, jefes de área, coordinadores, instructores y todo el personal que apoye la gestión de la entidad.
Es importante señalar a la comunidad SENA, que actualmente se están desplegando las acciones necesarias para solucionar de manera satisfactoria el uso de herramientas ofimáticas para el desarrollo de las actividades de la entidad, ajustando las políticas de seguridad que permitan la accesibilidad a la red SENA.
El plazo de entrega de los equipos propiedad de Telefónica es hasta el15de agostodel 2024.
La Oficina de Sistemas del SENA está a su disposición para resolver cualquier duda o brindar apoyo en los procesos de inventario y/o devolución. Para comunicarse, pueden escribir al correo electrónico oficinadesistemas@sena.edu.co y/o hvilla@sena.edu.co “SENA para SENA”.
Cordialmente,
PABLO FERNANDO ARCINIEGAS
Jefe Oficina de Sistemas (E)
