CIRCULAR 170 DE 2025
(julio 25)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Bogotá
| Para: | DIRECTORES REGIONALES - COORDINADORES DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO - COORDINADORES DE GRUPO DE APOYO ADMINISTRATIVO MIXTO - ÁREA DE TALENTO HUMANO. |
Asunto: | Conformación, custodia y conservación de historias clínicas ocupacionales |
1. Contexto.
La historia clínica ocupacional constituye un documento privado, obligatorio y sometido a reserva, en el que se registran cronológicamente las condiciones de salud del trabajador, sus evaluaciones médicas ocupacionales, resultados de valoraciones complementarias y demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en su atención, tal como lo establece el capítulo V de la Resolución Núm. 1843 de 2025 del Ministerio de Trabajo, "Por la cual se regula la práctica de evaluaciones médicas ocupacionales, y se dictan otras disposiciones".
De igual forma, el artículo 2.2.4.6.13 del Decreto 1072 de 2015 -que compila lo dispuesto en el Decreto 1443 de 2014- establece que los documentos y registros que respaldan la implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) deben ser conservados por el empleador de forma controlada, garantizando que sean legibles, fácilmente identificables, accesibles y protegidos contra daño, deterioro o pérdida.
En lo que respecta a las historias clínicas ocupacionales, se dispone expresamente que el acceso a estos documentos debe estar restringido exclusivamente al personal que cuente con perfil médico especializado en seguridad y salud en el trabajo. Por tanto, aunque el responsable del SG-SST debe tener acceso a todos los registros y documentos del sistema, no podrá acceder a las historias clínicas ocupacionales, salvo que cumpla con el perfil profesional exigido por la normatividad vigente.
Desde el punto de vista archivístico, la historia clínica ocupacional se considera un expediente que recopila los documentos generados en la atención del trabajador y, por tanto, está sujeta a los lineamientos de organización, conservación y disposición final definidos en las Tablas de Retención Documental (TRD), en cumplimiento de lo dispuesto en el Acuerdo 001 de 2024 del Archivo General de la Nación, "Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones." y el Decreto 1080 de 2015, Único reglamentario del sector cultura.
2. Objetivo.
Establecer lineamientos y directrices para la conformación, organización, administración, custodia, conservación, acceso y disposición final de las historias clínicas ocupacionales en el SENA, con el fin de garantizar el cumplimiento del marco normativo vigente, la reserva legal, la integridad documental y la preservación técnica y digital a largo plazo de estos documentos en la Entidad.
3. Lineamientos y directrices.
3.1. Reserva de las historias clínicas ocupacionales:
Las áreas responsables, es decir las que tengan asignada la función del manejo y custodia, deberán garantizar la confidencialidad, acceso restringido y administración adecuada de las historias clínicas ocupacionales, conforme a lo dispuesto en la Resolución Núm. 1843 de 2025, la Ley 1712 de 2014 y demás normas complementarias. La historia clínica ocupacional será estrictamente confidencial y hace parte de la reserva profesional, únicamente podrá ser conocida por terceros en los casos legalmente autorizados, que incluyen, los siguientes:
- Por orden de autoridad judicial.
- Con autorización escrita del trabajador interesado, cuando este la requiera con fines estrictamente médicos.
- Por solicitud del médico tratante o prestador de servicios en salud ocupacional, durante la realización de cualquier tipo de evaluación médica, previo consentimiento del trabajador, para seguimiento y análisis de la historia clínica ocupacional.
- Por las entidades calificadoras del origen o pérdida de capacidad laboral, previa con autorización del trabajador.
3.2. Conformación y organización de las historias clínicas ocupacionales:
De conformidad con el artículo 4.3.1.7 del Acuerdo 001 de 2024 expedido por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, los sujetos obligados deben conformar unidades documentales simples o complejas (expedientes), integradas por la totalidad de los documentos generados en el desarrollo de un mismo trámite, actuación o procedimiento, sin importar el tipo de información, soporte físico o formato electrónico. Estas unidades documentales deben organizarse dentro de series o subseries documentales, según corresponda.
En ese sentido, el área productora deberá conformar la historia clínica ocupacional como expediente documental, estructurado conforme a los instrumentos archivísticos institucionales, particularmente las Tablas de Retención Documental -TRD-. Este instrumento permite estandarizar la organización y gestión de los documentos, garantizando su integridad, trazabilidad y preservación, en el marco de los procedimientos y lineamientos definidos a nivel nacional.
La historia clínica ocupacional deberá conformarse bajo los principios archivísticos de procedencia y orden original, los cuales aseguran la conservación del contexto administrativo y técnico de la información, así como su integridad durante el trámite, consulta y eventual transferencia documental.
3.3. Transferencias primarias:
De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 2.8.2.9.3 del Decreto 1080 de 2015, se entiende por transferencia documental el "Proceso técnico, administrativo y legal mediante el cual se entrega a los archivos centrales (transferencia primaría) o a los archivos históricos (transferencia secundaría), los documentos que de conformidad con las tablas de retención documental han cumplido su tiempo de retención en la etapa de archivo de gestión o de archivo central respectivamente; implica un cambio en el responsable de la tenencia y administración de los documentos de archivo que supone obligaciones del receptor de la transferencia, quien asume la responsabilidad integral sobre los documentos transferidos."
En ese marco, las historias clínicas ocupacionales deberán ser objeto de transferencia primaria una vez se encuentren cerradas administrativamente, es decir, cuando ya no se requiera su consulta habitual por parte de la oficina productora. La ejecución de este proceso deberá garantizar:
- La integridad, autenticidad y fiabilidad del expediente transferido.
- La inalterabilidad y disponibilidad de los documentos durante su permanencia en el archivo central.
- La conservación y transmisión de los metadatos técnicos y descriptivos necesarios para la posterior identificación, consulta y trazabilidad de las historias clínicas como parte de la serie documental correspondiente.
Las áreas responsables deberán aplicar las medidas que aseguren la conservación adecuada de los documentos en su nuevo entorno archivístico y garantizando el cumplimiento de los principios de gestión documental definidos por el Archivo General de la Nación.
Asimismo, se deberá dejar constancia formal del acto de transferencia mediante los instrumentos definidos institucionalmente, tales como el acta de entrega-recepción, el inventario documental y demás registros asociados que soporten la legalidad y trazabilidad del proceso.
3.4. Retención y tiempos de conservación documental del expediente de la Historia Clínica:
De conformidad con lo establecido en las Tablas de Retención Documental (TRD) y la normativa aplicable en materia de historias clínicas, el expediente de historia clínica ocupacional deberá conservarse por un periodo mínimo de veinte (20) años contados a partir de la fecha de la última atención registrada.
Este periodo se distribuye de la siguiente manera:
- Mínimo cinco (5) años en el archivo de gestión.
- Mínimo quince (15) años en el archivo central.
A partir del momento en que cese la relación laboral del trabajador con la entidad, la responsabilidad sobre la reserva, custodia y conservación de la historia clínica recaerá en el área o grupo que tenga asignada esta función mediante acto administrativo o resolución interna.
Las historias clínicas deberán mantenerse en el archivo de gestión bajo acceso restringido, en condiciones que garanticen su seguridad física y electrónica, con medidas adecuadas de control ambiental, protección técnica y medidas de seguridad documental que aseguren su integridad, autenticidad, disponibilidad y confidencialidad.
En el caso de expedientes electrónicos o digitalizados, la entidad deberá implementar mecanismos que garanticen la preservación digital a largo plazo, conforme a los estándares técnicos definidos por el Archivo General de la Nación, y adoptar todas las medidas necesarias para asegurar el adecuado cuidado y conservación de los documentos que conforman cada historia clínica ocupacional, durante todo el ciclo de vida documental.
3.5. Disposición final de las historias clínicas ocupacionales
Una vez cumplidos los plazos de conservación establecidos en las Tablas de Retención Documental - TRD-, la historia clínica ocupacional deberá ser objeto de disposición final, de conformidad con el procedimiento definido en la casilla correspondiente del instrumento archivístico aplicable a esta serie documental.
El proceso de disposición final deberá ejecutarse conforme a los lineamientos técnicos establecidos por el Archivo General de la Nación, garantizando la evaluación, selección, eliminación o conservación total o parcial de los documentos, según corresponda, y dejando constancia de dicho procedimiento mediante los instrumentos de control archivístico institucionales.
La Secretaría General y el Grupo de Administración de Documentos, en su calidad de responsables de definir y ejecutar las políticas, planes, programas, normas y procedimientos para una adecuada gestión documental en el SENA, recuerdan a todos los funcionarios y contratistas que es deber institucional apropiar y cumplir integralmente el contenido de la presente circular.
Cordialmente,
MANUELA VALENTINA GARCÍA CANO
Secretaria General
