CIRCULAR 172 DE 2026
(agosto 10)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
1-2020
Bogotá
| Para: | Secretaria General, Directores de Área y Jefes de Oficina de la Dirección General, Directores Regionales y Subdirectores de Centro. |
| Asunto: | Lineamientos para la recepción, radicación, gestión y respuesta de comunicaciones oficiales a través de los canales institucionales del SENA. |
La Secretaría General del Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, en ejercicio de las funciones previstas en los numerales 1 y 4 del artículo 9 del Decreto 249 de 2004, relacionadas con la coordinación de la actividad administrativa de la Entidad y la dirección y control de los procesos asociados con la organización de los archivos, el manejo de la correspondencia y los servicios de correo, y con el propósito de fortalecer la atención a la ciudadanía, garantizar la trazabilidad de las actuaciones administrativas, dar cumplimiento a las disposiciones legales vigentes y asegurar una adecuada gestión documental, imparte los siguientes lineamientos para la recepción, radicación, gestión y respuesta de las comunicaciones oficiales:
Los canales institucionales habilitados para la recepción y radicación de comunicaciones escritas son:
1. Las Ventanillas Únicas de Radicación presencial.
2. La Oficina Virtual de Radicación del SENA.
3. El Portal PQRSD.
4. La cuenta de correo institucional servicioalciudadano@sena.edu.co
En consecuencia, toda petición (PQRSD), queja, reclamo, sugerencia, felicitación, denuncia, acción de tutela o cualquier otra comunicación dirigida al SENA por parte de la ciudadanía, entidades públicas, organismos de control y demás grupos de valor e interés deberá ser radicada a través de los canales institucionales habilitados para tal fin, de acuerdo con la naturaleza de la comunicación, con el propósito de garantizar su adecuada recepción, registro, radicación, distribución, seguimiento, trazabilidad y control durante todo el ciclo de atención.
Cuando una petición, comunicación o documento que requiera radicación oficial sea recibido por un servidor público o contratista a través de un medio distinto de los canales institucionales establecidos, este deberá gestionar oportunamente su radicación a través de la Oficina Virtual de Radicación o del Portal PQRSD, según corresponda, con el fin de garantizar su registro, trazabilidad, distribución y atención dentro de los términos aplicables.
En consecuencia, las dependencias deberán evitar adelantar el trámite o emitir respuesta de fondo respecto de comunicaciones que requieran radicación oficial sin que previamente se haya efectuado su correspondiente registro en los sistemas institucionales.
Para estos efectos, a través de la Oficina Virtual de Radicación se registrarán las comunicaciones que, de acuerdo con su naturaleza y contenido, no correspondan a peticiones sujetas a los términos previstos en la Ley 1755 de 2015. Por su parte, a través del Portal PQRSD deberán radicarse las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, denuncias y demás solicitudes ciudadanas cuya gestión se encuentre sometida a términos legales, de conformidad con la normativa aplicable.
La cuenta institucional servicioalciudadano@sena.edu.co constituye un canal oficial destinado a la recepción de PQRSD y demás comunicaciones externas provenientes de los grupos de valor e interés. No obstante, con el propósito de optimizar su gestión y garantizar la adecuada clasificación, asignación y trazabilidad de las solicitudes, deberá privilegiarse el uso del Portal PQRSD y de la Oficina Virtual de Radicación, según la naturaleza de la comunicación.
La cuenta servicioalciudadano@sena.edu.co no deberá utilizarse para la gestión de comunicaciones internas entre dependencias, servidores públicos o contratistas de la Entidad. Las comunicaciones internas deberán tramitarse a través de los mecanismos y herramientas institucionales dispuestos para tal efecto.
En caso de indisponibilidad o falla de los demás canales institucionales de radicación, la cuenta de correo servicioalciudadano@sena.edu.co operará como mecanismo de contingencia para la recepción de las comunicaciones. Esta medida tendrá carácter temporal y se mantendrá únicamente durante el tiempo necesario para el restablecimiento de los canales habituales. Superada la contingencia, deberá retomarse el uso ordinario de los mecanismos institucionales establecidos para la radicación.
De otra parte, todas las dependencias deberán hacer uso integral y eficiente del Gestor OnBase, o del sistema que haga sus veces, para efectuar la gestión, trámite y respuesta de las comunicaciones externas, utilizando las funcionalidades de la plataforma que permitan garantizar el registro de las actuaciones, la conformación y gestión de los expedientes electrónicos, la trazabilidad documental y la adecuada administración, seguridad y protección de la información institucional.
Los responsables de la gestión de las comunicaciones deberán verificar su correcta asignación y adelantar oportunamente las actuaciones necesarias para garantizar que las solicitudes sean atendidas de manera completa, de fondo y dentro de los términos legales aplicables, de acuerdo con la naturaleza de cada comunicación y las competencias de la respectiva dependencia.
Cuando una dependencia determine que no es competente para atender total o parcialmente una petición o comunicación, deberá efectuar oportunamente el trámite que corresponda de conformidad con la normativa aplicable, garantizando en todo caso la trazabilidad de la actuación en los sistemas institucionales.
La adecuada aplicación de estos lineamientos permitirá fortalecer la gestión documental, la trazabilidad de las actuaciones administrativas, la atención oportuna a los grupos de valor e interés y el cumplimiento de las obligaciones legales e institucionales relacionadas con la recepción y gestión de las comunicaciones oficiales.
Los servidores públicos, contratistas y demás colaboradores de la Entidad, en el marco de sus respectivas funciones, obligaciones y responsabilidades, deberán observar los lineamientos establecidos en la presente circular.
La presente circular rige a partir de la fecha de su expedición.
Cordialmente,
MANUELA VALENTINA GARCÍA CANO
Secretaria General
