CIRCULAR 0177 DE 2022
(octubre 7)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Bogotá D.C
| PARA: | Directores regionales, subdirectores de centro de formación profesional, coordinadores de grupos regionales de gestión del talento humano y coordinadores de grupos de apoyo administrativo en regionales en las cuales no fueron creados grupos regionales de gestión del talento humano. |
| ASUNTO: | Obligatoriedad transferencias documentales primarias |
Para dar cumplimiento al ciclo vital de los documentos previsto en el artículo 11 de la Ley 594 de 2000, una transferencia documental primaria ha de comprenderse como el procedimiento administrativo, técnico y legal mediante el cual se entrega a los Archivos Centrales las series documentales que de acuerdo con las Tablas de Retención Documental han cumplido su tiempo de retención en la etapa de archivo de gestión.
De conformidad con el artículo 2.8.2.9.3 del Decreto 1080 de 2015, al efectuarse una transferencia documental, se genera un "cambio en el responsable de la tenencia y administración de los documentos de archivo que supone obligaciones del receptor de la transferencia, quien asume la responsabilidad integral sobre los documentos transferidos”, así que cuando los Archivos Centrales reciben documentos en transferencia, estos asumen su tenencia, administración, custodia y el servicio de consulta, de ahí que las labores y obligaciones que se ejecutan en los Archivos Centrales de las Regionales y la Dirección General sean trascendentales para el desarrollo de la gestión administrativa de la Entidad.
Para llevar a cabo una transferencia documental en este caso al Archivo Central, de conformidad con lo establecido en el numeral 6 del artículo 4 del Acuerdo 042 de 2002 proferido por el Archivo General de la Nación, esta debe hacerse de conformidad con lo estipulado en las Tablas de Retención Documental y el plan de transferencias, junto con el diligenciamiento del Formato Único de Inventario Documental.
De conformidad con lo mencionado, se recuerda que es obligatorio efectuar las transferencias documentales primarias desde los archivos de gestión hacia el Archivo Central, una vez las diferentes series y subseries documentales cumplan con los tiempos establecidos en las Tablas de Retención Documental en sus distintas versiones, procedimiento que garantiza el acceso a la información, evitando la producción y acumulación irracional de documentos, facilitando su control efectivo y ordenado, permitiendo la descongestión de las áreas destinadas a los archivos de gestión en las dependencias y asegurando las mejores condiciones de conservación.
Para esta labor se recomienda consultar la Guía de Implementación de Tablas de Retención Documental - TRD, el Plan de Transferencias Documentales y el Procedimiento de Transferencia Documental, publicados en el Aplicativo Compromiso en el módulo de gestión documental, bajo los códigos GD-G-003, GD-PN-001 y GD-P-007 respectivamente.
La Secretaría General solicita respetuosamente que las transferencias documentales primarias en todas las Regionales se lleven a cabo en debida forma, por lo anterior requiere que a más tardar el 31 de octubre del presente año, se remita el cronograma de transferencias que cada Archivo Central elaboró de conformidad con lo establecido en el Plan de Transferencias Documentales anteriormente mencionado, a los correos desarmiento@sena.edu.co y masarabanda@sena.edu.co
La Secretaría General y el Grupo Administración de Documentos recuerdan a funcionarios y contratistas que, de acuerdo con la información contenida en la presente Circular, es obligación de todos y cada uno apropiarse de su contenido, así como la aplicación de manuales, guías, procedimientos y lineamientos dispuesto para la adecuada gestión documental, protección de la información y documentación que conforma el patrimonio documental de la Entidad.
Cordialmente,
VERONICA PONCE VALLEJO
Secretaria General
