CIRCULAR 178 DE 2025
(agosto 6)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Bogotá D.C.
| Para: | Directores Regionales del SENA |
| De: | Oficina de Sistemas - Dirección General |
| Asunto: | Lineamientos para la adquisición de sistemas de energía eléctrica regulada (UPS) |
Respetados Directores Regionales:
La Oficina de Sistemas, en cumplimiento de lo dispuesto en el numeral No. 5 del artículo 8 del Decreto 249 de 2004, realizó las actividades de evaluación de necesidades, recolección de información, estudio del mercado y definición de condiciones técnicas, para establecer los lineamientos, fichas técnicas, unidades y presupuesto necesarios para la adquisición de los Sistemas de Alimentación Ininterrumpida (UPS).
La integración progresiva de las tecnologías de la información en los procesos misionales y administrativos hace indispensable contar con soluciones de regulación eléctrica que garanticen la continuidad de los sistemas tecnológicos ante fallos o interrupciones en el suministro de energía eléctrica. Estos eventos, aunque transitorios generan riesgos críticos como daños a equipos, pérdida de datos e interrupciones en los procesos de formación y administrativos, así como afectaciones en la prestación de servicios a la ciudadanía.
En este sentido, contar con UPS con condiciones técnicas homogéneas abarcan la mayor adquisición de elementos necesarios para asegurar la prestación del servicio de energía eléctrica regulada. Dichas UPS no solo regulan la calidad de la energía suministrada, sino que también permiten el respaldo energético ante caídas de tensión, protegiendo los equipos críticos del SENA y posibilitando un apagado controlado cuando se agotan las fuentes principales.
Dado lo anterior, y considerando que la Oficina de Sistemas no cuenta con la capacidad operativa y logística para realizar seguimiento y control a nivel nacional de los procesos de entrega, instalación y puesta en funcionamiento de los equipos, es necesario descentralizar los esfuerzos y recursos, por lo cual, la Oficina de Sistemas se permite emitir los presentes lineamientos para la adquisición de equipos de energía eléctrica regulada (UPS), como parte del fortalecimiento de la infraestructura tecnológica del SENA.
Con el fin de garantizar una adquisición técnica, transparente y eficiente, la Oficina de Sistemas ha definido una estrategia de ejecución descentralizada por parte de las Direcciones Regionales, bajo criterios unificados. En ese sentido, junto con la presente circular se remite a cada Dirección Regional la siguiente información:
A. Ficha técnica (Excel) de los equipos y servicios a adquirir, que contiene las características técnicas obligatorias que deberán cumplirse, incluyendo condiciones de instalación, puesta en funcionamiento, garantía, mantenimiento y demás aspectos esenciales.
B. Línea base de equipos (Excel) por regional, que contiene el número de sedes cubiertas, la cantidad de equipos asignados, las capacidades requeridas para cada equipo y los recursos asociados para la adquisición.
C. Documento apoyo de justificación, que describe las necesidades de la Entidad, detalla las actividades realizadas para el cálculo de la línea base de elementos.
D. Documento apoyo de condiciones técnicas a cumplir por el contratista durante los procesos de instalación de los equipos.
Es importante enfatizar que las necesidades fueron definidas por la Oficina de Sistemas con base en un estudio técnico integral, que consideró las condiciones actuales y los requerimientos reales sede por sede, a nivel nacional, realizando inspecciones con el personal en territorio a nivel nacional. Por esta razón, las cantidades, características y especificaciones establecidas no deben ser modificadas ni ajustadas en el marco de los procesos de contratación, debiendo ser adoptadas de manera íntegra para cada regional.
Así mismo, y de conformidad con los principios de planeación y transparencia, la Oficina de Sistemas adelantó un estudio de mercado técnico, en el que se verificó que cada una de las referencias cuenta con variedad de posibles marcas u oferentes, asegurando la realización de un proceso competitivo. y la adjudicación deberá realizarse conforme a los criterios y condiciones establecidos en la modalidad de contratación correspondiente, asegurando siempre el cumplimiento de las especificaciones técnicas mínimas definidas.
Cada Dirección Regional deberá conformar un equipo estructurador técnico, jurídico y financiero, responsable de adelantar el proceso contractual de acuerdo con las disposiciones del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y los lineamientos impartidos para contratación administrativa por parte de la Dirección Jurídica. La estructuración documental deberá realizarse utilizando los formatos definidos en la plataforma Compromiso y conforme a las orientaciones institucionales vigentes.
De acuerdo con lo anterior, teniendo en cuenta que los bienes y servicios objeto de la presente contratación tienen características técnicas uniformes, y dando aplicación a los principios definidos para la contratación pública, el presente proceso de selección deberá adelantarse mediante la modalidad de selección abreviada por subasta inversa.
Los procesos deberán ser publicados dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la recepción de esta circular, y su adjudicación deberá realizarse a más tardar mes y medio después de la publicación. Este plazo tiene como objetivo asegurar que todos los contratos sean ejecutados, entregados, puestos en funcionamiento y facturados dentro de la vigencia fiscal 2025.
La expectativa institucional es que la totalidad de los procesos se adjudiquen en los tiempos establecidos. Por tanto, se solicita priorizar las acciones necesarias para garantizar su éxito.
Cada Dirección Regional deberá apoyarse con los especialistas que cuente en materia de Energía Eléctrica Regulada para la estructuración técnica, trámites y procedimientos dentro del proceso. En caso excepcional de no contar con dicho perfil o capacidades internas, la regional deberá solicitar acompañamiento a la Oficina de Sistemas, quien podrá brindar soporte técnico puntual con el fin de garantizar la correcta interpretación y aplicación de los lineamientos establecidos.
La documentación para cada regional podrá ser consultada en el siguiente enlace:
https://sena4.sharepoint.eom/:f:/t/eer/Eh5qDzrisXlImHSWiPheiIcBYargFZFS_1z0JjhqJmCbDA?e=yk 3DPW
Agradezco el compromiso y la gestión oportuna de todas las Direcciones Regionales para la exitosa e¡ecución de esta iniciativa estratégica, fundamental para asegurarla disponibilidad de los servicios tecnológicos del SENA en todo el país.
Cordialmente,
JUAN CARLOS CORTÉS GÓMEZ
Jefe (e) Oficina de Sistemas
