CIRCULAR 183 DE 2026
(agosto 20)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
1-2031
Bogotá, D.C.
| Para: | Directores de Área, Jefes de Oficina, Directores Regionales, Subdirectores de Centro, Coordinadores de Grupo y demás Servidores Públicos que culminen su vinculación o el Ejercicio de sus funciones en el marco del Proceso De Transición Institucional. |
| Asunto: | Lineamientos para la presentación del Acta de Informe de Gestión, entrega de asuntos a cargo y continuidad de la gestión institucional. |
Cordial saludo,
En el marco del proceso de transición institucional que actualmente adelanta el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, y con el propósito de garantizar la continuidad del servicio, la adecuada transferencia del conocimiento institucional, la conservación de la información y documentación pública y una entrega ordenada de los asuntos a cargo de quienes culminen su vinculación o el ejercicio de sus funciones en la Entidad, la Secretaría General imparte los siguientes lineamientos:
1. Acta de Informe de Gestión - Ley 951 de 2005
De conformidad con lo establecido en la Ley 951 de 2005, los servidores públicos y demás sujetos obligados que se encuentren comprendidos dentro de su ámbito de aplicación deberán presentar, al separarse de sus cargos o finalizar su gestión, según corresponda, la respectiva Acta de Informe de Gestión, mediante la cual se efectúe la entrega de los asuntos de su competencia y de la gestión de los recursos financieros, humanos y administrativos que hubieren tenido asignados, en los términos previstos en dicha ley y en las demás disposiciones aplicables.
El artículo 4 de la Ley 951 de 2005 establece un término de quince (15) días hábiles luego de haber salido del cargo, cualquiera que hubiere sido la causa de ello, para rendir el informe correspondiente.
Sin perjuicio de este término legal, y teniendo en cuenta el proceso de transición institucional actualmente en curso, quienes conozcan previamente la fecha en que culminarán su gestión deberán iniciar desde ahora la preparación, organización y consolidación de la información correspondiente, con el propósito de facilitar su entrega y garantizar la continuidad de los asuntos a su cargo.
Esta instrucción no modifica, sustituye ni restringe los términos establecidos en la Ley 951 de 2005.
Cuando no exista nombramiento o designación inmediata de quien deba sustituir al servidor público saliente, la entrega y recepción se efectuará al servidor público que para tal efecto designe el superior jerárquico, de conformidad con lo previsto en la citada ley.
2. Entrega de asuntos, documentos y archivos
Con independencia de la obligación de presentar el Acta de Informe de Gestión cuando resulte legalmente exigible, los servidores públicos que culminen su vinculación, sean trasladados o dejen de ejercer las funciones a su cargo deberán garantizar que los asuntos, documentos e información necesarios para la continuidad de la gestión queden debidamente organizados, identificados y disponibles.
De conformidad con el artículo 15 de la Ley 594 de 2000, los servidores públicos, al desvincularse de las funciones de las cuales son titulares, deberán entregar los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados.
Asimismo, de acuerdo con el artículo 1.3.2 del Acuerdo 001 de 2024 del Archivo General de la Nación, la entrega y recibo de los documentos y archivos con ocasión de la vinculación, traslado o desvinculación deberá efectuarse mediante inventarios documentales y de acuerdo con los instrumentos archivísticos y procedimientos aplicables.
En consecuencia, deberán dejarse especialmente identificados y documentados aquellos asuntos que requieran continuidad, particularmente los sometidos a términos legales, judiciales, administrativos, contractuales o presupuestales, así como aquellos cuya falta de atención oportuna pueda generar riesgos o consecuencias para la Entidad.
Siempre que las circunstancias lo permitan, la organización y entrega de estos asuntos deberá adelantarse antes de hacerse efectivo el retiro, traslado o terminación del ejercicio de las funciones, con el propósito de facilitar el empalme y evitar afectaciones a la continuidad del servicio.
3. Información que deberá comprender la entrega
Sin perjuicio del contenido y las formalidades exigidas para el Acta de Informe de Gestión por la Ley 951 de 2005 y de los procedimientos institucionales que resulten aplicables, la entrega deberá permitir identificar, según corresponda:
- El estado de los principales asuntos, procesos, programas y proyectos a cargo.
- Las actividades, compromisos, actuaciones y trámites pendientes, indicando su estado y las fechas relevantes para su atención.
- Los asuntos sometidos a términos legales, judiciales, administrativos, contractuales o presupuestales.
- Los contratos y convenios que se encuentren bajo su supervisión, seguimiento o responsabilidad, indicando su estado y los asuntos pendientes, cuando corresponda.
- Los compromisos adquiridos frente a organismos de control y demás autoridades.
- La información relacionada con metas, indicadores, presupuesto y ejecución de los asuntos bajo su responsabilidad, cuando resulte aplicable.
- Los riesgos identificados, situaciones críticas, alertas y asuntos que requieran atención prioritaria.
- La relación y ubicación de los expedientes, archivos, documentos, antecedentes y demás soportes necesarios para garantizar la continuidad de la gestión.
- El estado de los bienes, elementos y demás recursos que se encuentren bajo su responsabilidad, cuando corresponda.
- Las recomendaciones y alertas que resulten necesarias para facilitar la continuidad de los asuntos.
La información deberá ser clara, actualizada, suficiente y verificable, de manera que permita conocer el estado de los asuntos y adoptar oportunamente las actuaciones que correspondan.
4. Organización y disponibilidad de la información institucional
Antes de culminar su vinculación o el ejercicio de sus funciones, los servidores deberán verificar que los documentos e información producidos o recibidos en desarrollo de sus responsabilidades se encuentren debidamente organizados, incorporados y disponibles en los expedientes, sistemas de información y repositorios institucionales correspondientes, de acuerdo con los instrumentos y procedimientos de gestión documental aplicables.
En consecuencia, deberá evitarse que información necesaria para la continuidad de la gestión permanezca exclusivamente en correos electrónicos, equipos, dispositivos, carpetas personales o cualquier otro medio que pueda impedir o dificultar su posterior localización, consulta o recuperación.
La entrega, tratamiento y conservación de los documentos e información deberá realizarse con observancia de las disposiciones aplicables en materia de gestión documental, seguridad de la información, protección de datos personales, acceso a la información pública y reserva legal, según corresponda.
Los documentos y archivos producidos o recibidos en ejercicio de las funciones deberán permanecer bajo la custodia institucional correspondiente y ser entregados de acuerdo con los procedimientos establecidos para tal efecto.
5. Identificación de asuntos prioritarios
De manera especial, deberán identificarse aquellos asuntos que requieran actuación inmediata o se encuentren sometidos a términos cuyo vencimiento pueda generar consecuencias para la Entidad.
Respecto de cada uno de estos asuntos deberá señalarse, como mínimo:
- Estado actual.
- Actuaciones adelantadas.
- Actividades pendientes.
- Término o fecha máxima para actuar, cuando exista.
- Dependencias, servidores, autoridades o terceros involucrados.
- Ubicación de los antecedentes y soportes.
- Riesgos derivados de la falta de actuación oportuna.
Los asuntos sometidos a términos judiciales, administrativos, contractuales o presupuestales deberán ser informados expresamente al superior inmediato y a quien corresponda continuar con su gestión, según el caso.
6. Entrega, empalme y continuidad de los asuntos
Siempre que las circunstancias lo permitan, deberá procurarse la realización de un espacio de entrega y empalme entre el servidor saliente, su superior inmediato y quien vaya a asumir los asuntos correspondientes.
Este espacio tendrá como finalidad facilitar la transferencia del conocimiento institucional, exponer el estado de los principales asuntos en curso e identificar los compromisos, actuaciones pendientes, riesgos y demás aspectos que requieran continuidad.
Cuando aún no haya sido designada o determinada la persona que continuará con la gestión, el superior inmediato deberá adoptar, dentro del ámbito de sus competencias, las medidas necesarias para garantizar la recepción y custodia de la información y la asignación oportuna de los asuntos pendientes.
Los Directores de Área, Jefes de Oficina, Directores Regionales, Subdirectores de Centro y Coordinadores de Grupo deberán efectuar seguimiento a la adecuada entrega de los asuntos de los servidores de sus respectivas dependencias que culminen su vinculación o el ejercicio de sus funciones y adoptar las medidas necesarias para garantizar su continuidad.
7. Recepción y verificación del Acta de Informe de Gestión
En los casos sometidos a la Ley 951 de 2005, el servidor público entrante deberá recibir el informe y el acta respectiva y revisar su contenido en los términos establecidos en dicha ley.
De conformidad con el artículo 5 de la Ley 951 de 2005, la verificación física o revisión de los diferentes aspectos señalados en el acta de entrega y recepción deberá efectuarse dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la firma del documento, para efectos de determinar la existencia o no de irregularidades.
Asimismo, conforme al artículo 13 de la citada ley, la verificación del contenido del acta deberá realizarse por el servidor público entrante dentro de los treinta (30) días contados a partir de la fecha de entrega y recepción del despacho, período durante el cual el servidor público saliente podrá ser requerido para efectuar las aclaraciones o suministrar la información adicional que resulte necesaria.
Lo anterior se entiende sin perjuicio de las actuaciones que, dentro del ámbito de sus respectivas competencias, correspondan a la Oficina de Control Interno y a los organismos de control.
8. Disposiciones finales
La presentación del Acta de Informe de Gestión, cuando resulte legalmente exigible, y la adecuada entrega de los asuntos, documentos, archivos, información y recursos a cargo constituyen mecanismos fundamentales para garantizar la continuidad del servicio público, preservar la memoria institucional, proteger los recursos públicos y facilitar una transición ordenada de la gestión.
La entrega del cargo, de los documentos, recursos y asuntos en trámite no exime al servidor saliente de las responsabilidades a que haya lugar por las actuaciones u omisiones ocurridas durante el ejercicio de sus funciones.
En consecuencia, se solicita adelantar desde este momento las actividades necesarias para organizar, consolidar y actualizar la información correspondiente, de manera que las respectivas entregas se efectúen con oportunidad, integridad y claridad y que los asuntos institucionales cuenten con los antecedentes y soportes necesarios para garantizar su adecuada continuidad.
Agradecemos el compromiso y disposición de todos para contribuir a una transición institucional
ordenada y responsable.
Cordialmente,
MANUELA VALENTINA GARCÍA CANO
Secretaria General
