Circular 189 de 2025 SENA

CIRCULAR 189 DE 2025

(agosto 26)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA

Bogotá D.C,

De acuerdo con las actividades que viene desarrollando el Grupo de Recaudo y Cartera a partir de la vigencia 2025, se tiene proyectado realizar el registro transaccional en SIIF Nación II de las cuentas por cobrar no misionales de la Entidad y posteriormente iniciar con el registro en SIREC, para lo cual solicitamos comedidamente atender los lineamientos que se establecen a continuación:

1. Para la creación de cuentas por cobrar a partir de la presente vigencia, se deberá remitir los actos administrativos, resoluciones u otro documento que respalde obligaciones a favor de la Entidad a través de radicado dirigido al Coordinador del Grupo de Recaudo y Cartera para proceder a su registro transaccional en el aplicativo SIIF Nación II.

2. Cuando la solicitud por parte de Regionales y Centros de formación o de la Dirección General, corresponda a una baja en cuentas ya sea por depuración en subcomité de sostenibilidad contable o por depuración por comité o subcomité de cartera, se debe remitir el acto administrativo o resolución que respalde la aprobación de tal depuración por parte de dichos subcomités, al coordinador(a)del Grupo de Contabilidad con copia al Coordinador del Grupo de Recaudo y Cartera.

Adicionalmente se requiere por parte de las Regionales y Centros de Formación Profesional, el proceso de revisión, validación, organización de los actos administrativos que den cuenta del concepto de la deuda y actualización de la información relacionada con las instancias de cobro de las obligaciones a cargo de terceros (entidades, funcionarios, exfuncionarios y pensionados) de las cuales el SENA sea beneficiario.

Por lo anteriormente mencionado se requiere realizar las siguientes actividades de forma articulada entre la Dirección administrativa y Financiera a cargo del Grupo de Recaudo y Cartera, Grupo de Contabilidad, Regionales y Centros de Formación, así:

Actividades Regionales y Centros de Formación

1. Revisión y validación de actos administrativos

- Identificación de actos administrativos que soportan las cuentas por cobrar.

- Verificación de la legalidad y vigencia de los documentos.

- Clasificación por tipo de deudor: entidades, funcionarios, exfuncionarios y pensionados.

- Actualización de las instancias de cobro: persuasivo, coactivo, conciliación, entre otros.

2. Organización Documental

- Digitalización y archivo de los actos administrativos en carpetas comprimidas, debidamente marcadas con el nombre de la Regional.

- Diligenciamiento de la Tabla 7. Cuentas por cobrar actualizada, la cual debe ser remitida mensualmente al Coordinador del Grupo de Recaudo y Cartera, con copia al Coordinador (a) del Grupo de Contabilidad, dentro de los 10 primeros días de cada mes.

- Remitir al Coordinador del Grupo de Recaudo y Cartera, los soportes de los abonos pendientes por aplicar (tickets) de la vigencia 2025.

Actividades Grupo de Recaudo y Cartera

1. Registro de las cuentas por cobrar No misionales con base en los actos administrativos remitidos por Regionales y Centros de Formación.

2. Revisión de los soportes de los abonos pendientes por aplicar (tickets) de la vigencia 2025 frente a los reportes de Documentos por Clasificar pendientes por aplicar en SIIF Nación.

3. Registrar en el aplicativo SIIF Nación los DxC pendientes de aplicación de acuerdo con la recepción de documentos por parte de las Regionales y Centros de Formación.

4. Remitir al Grupo de Contabilidad el reporte de las cuentas por cobrar registradas en SIIF Nación de forma transaccional con la finalidad que se realice la revisión y ajustes del caso.

5. Retroalimentación de inconsistencias presentadas a las áreas responsables.

Para aquellos saldos que la regional o centro de formación requiera depuración por ausencia de documentos que soporten su registro contable en SIIF Nación, ya sea por ajustes manuales o por valores trasladados de cuentas contables previas a la homologación por efectos de aplicación de las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP) para Entidades de Gobierno, se deberán presentar ante los subcomités de depuración contable de sus regionales, realizando previamente la identificación, conciliación y soporte documental de los saldos, con el fin de garantizar la trazabilidad de la información financiera que se pretende depurar y sustentar las acciones administrativas que evidencien que los registros son errores o que las cuentas por cobrar no corresponden a la realidad porque no surgieron con un título, acto administrativo o documento legal que respalde el valor de cobro.

La Resolución 193 de 2016 incorpora en los Procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad Pública un Procedimiento para la Evaluación del Control Interno Contable, orientado a garantizar que los entes públicos generen información financiera con las características fundamentales de relevancia y representación fiel.

Además, establece herramientas orientadas a la mejora continua y la sostenibilidad de la calidad de la información financiera, promoviendo la depuración contable permanente cuando los registros contables no reflejen fielmente la realidad económica de la entidad, en cumplimiento de los principios de integridad, confiabilidad y oportunidad establecidos en el régimen contable público.

En este sentido, la participación de las regionales y centros de formación del SENA en los procesos de depuración contable resulta fundamental para el cumplimiento del fenecimiento de cuentas ante los organismos de control, y se alinea con los principios de eficiencia, transparencia y sostenibilidad en la gestión financiera pública, conforme a lo dispuesto en la Ley 87 de 1993 sobre control interno, y la Ley 1474 de 2011 en materia de responsabilidad fiscal y rendición de cuentas.

Agradecemos su colaboración y atención a estas disposiciones.

ADRIANA MILENA GASCA CARDOSO

Directora Administrativa y Financiera