CIRCULAR 202 DE 2022
(noviembre 22)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE-SENA
Bogotá D.C.
| PARA: | DESPACHO DE LA DIRECCION GENERAL, DIRECTORES DE AEA, SECRETARIA GENERAL, JEFES DE OFICIINA DE LA DIRECCION GENERAL, DIRECTORES REGIONALES, SUBDIRECTORES DE CENTROS DE FORMACION, COORDINADORES DE APOYO ADMINISTRATIVO, SUPERVISORES DE CONTRATO, ALMACENISTA, SERVIDORES PUBLICOS Y CONTRATISTAS CON BIENES A CARGO |
| ASUNTO: | Lineamientos para la legalización de bienes muebles identificados como faltantes en la actividad de control de toma física de bienes al servicio de la vigencia 2022 |
Teniendo en cuenta las actividades que lidera la Dirección Administrativa y Financiera y en particular el Grupo de Almacenes e Inventarios, las cuales permiten ejercer control y seguimiento sobre los bienes muebles de la Entidad y la Importancia de reflejar la realidad de los estados financieros, conforme a los resultados obtenidos en la toma física de bienes al servicio vigencia 2022, en lo que respecta de los bienes que durante la etapa de verificación física y documentación de control no fueron presentados o no pudieron ser validados físicamente por los responsables de almacén y son considerados faltantes de Inventarlo y, de acuerdo a los lincamientos establecidos deben ser legalizados y actualizados los registros en el sistema de Información.
Dando cumplimiento a lo descrito en el decreto 249 de 2004, articulo 15 Dirección Administrativa y Financiera numeral 16, “Establecer y aplicar normas, procedimientos y técnicas requeridos para las bajas de bienes muebles, el manejo y control de inventarios y administrar y actualizar el registro de proveedores de la Entidad, organizando, dirigiendo y controlando los procesos para garantizar los servicios públicos y el mantenimiento y conservación de los bienes muebles e Inmuebles que requiere la Entidad” y, conforme a lo establecido en la Guía para la Administración y Control de Bienes GIL-G-003, se hace necesario realizar las gestiones a que haya a lugar para la legalización de los bienes Identificados como faltantes.
PLAZO DE EJECUCION: El periodo de ejecución para la legalización de faltantes es del 21 de noviembre al 16 de diciembre de 2022.
Actividades para la legalización de los bienes de la Entidad:
De acuerdo con la planeación establecida para la Toma Física al Servicio 2022 la cual fue documentada a través del Formato Informe Toma Física de Bienes al Servicio GIL-F-005 y, que de acuerdo con los resultados obtenidos se reportaron 3.301 bienes faltantes por valor de $4.830.024.387,62 a nivel nacional, los cuales son objeto de legalización, a continuación, se describen las actividades a desarrollar para el cumplimiento de esta actividad.
- Afín de garantizar el debido proceso el responsable de almacén debe Informar al ordenador del gasto sobre los bienes que fueron Identificados como faltantes en la toma física de bienes al servicio para que este desde su competencia notifique a los cuentadantes, otorgando un plazo máximo para la presentación de los bienes ante el almacén del centro de costo que corresponda.
- Una vez superado dicho plazo y en caso de que el cuentadante no haya presentado el bien respectivo, el Director Administrativo y Financiero, Director Regional o Subdirector de Centro según corresponda, de acuerdo con los documentos aportados (Formato GIL-F-005 y las comunicaciones de notificación al cuentadante) ordena al responsable de almacén mediante correo electrónico, registrar la transacción Acta de Baja Cuenta de Responsabilidad.
- El almacenista una vez recibe la comunicación por parte del Director Administrativo y Financiero, Director Regional o Subdirector, procede a registrar la transacción Acta de Baja Cuenta de Responsabilidad a nombre del cuentadante que tiene a cargo el bien en el sistema de información para la administración y control de bienes SACB.
Reporte de Seguimiento:
- El Grupo de Almacenes e Inventarios de la Dirección General, realizara el seguimiento al cumplimiento de esta actividad por parte de cada uno de los centros de costo a nivel nacional en el plazo máximo indicado anteriormente.
- En caso de que el cuentadante presente físicamente el bien, se debe diligenciar el Formato Informe Toma Física de Bienes al Servicio GIL-F-005 con la hoja de firmas debidamente diligenciadas, la base de Excel y enviado al correo correo tomafisicanacional@sena.edu.co
- Los avances de la legalización de bienes deben ser reportados al Grupo de Almacenes e Inventarios de la Dirección General semanalmente. Estos tendrán que estar soportados con los GIL-F-005 Formato Informe Toma Física de Bienes en Servicio, completos y debidamente diligenciados y la base en Excel con los bienes legalizados.
NOTA: Los formatos del proceso que se reciban diligenciados incorrectamente, que estén Incompletos, que no cuenten con todas las firmas requeridas o que no correspondan con la base reportada NO serán tenidos en cuenta como avances de la semana en que se reciban y se solicitará su corrección o modificación a quien corresponda.
Si el cuentadante repone el elemento identificado como faltante es importante precisar que se debe realizar el registro de acta de baja por cuenta de responsabilidad del bien faltante y realizar el ingreso del nuevo de acuerdo con lo establecido en la Guía de Administración y Control de bienes GIL-G-003; Ingreso por Reposición.
“Cuando la reposición la realiza el Cuentadante se requiere: factura de compra que cumpla con los requisitos de ley y concepto técnico emitido por una persona idónea certificando que el bien cumple con características técnicas iguales o superiores o las del bien siniestrado.
Nota: los elementos entregados por los cuentadantes para ser una reposición deben ser nuevos, no se admiten bienes que ya han sido usados"
Para los bienes TIC que ingresan por reposición, se aporta el GTI-F-021-Formato de Reposición de Equipos diligenciado y firmado, el cual se encuentra socializado en la plataforma Compromiso".
Para todos los casos en los que los elementos se dieron de baja por cuenta de responsabilidad, se debe realizar la investigación administrativa en cabeza del Director Administrativo y Financiero, Director Regional o Subdirector de Centro según corresponda de acuerdo con lo establecido en la Guía de Manejo Ante Pérdida, Hurto o Daño de Bienes del Sena o de Terceros a Cargo de la Entidad- GIL-G- 018.
Para los bienes identificados como faltantes de inventario es importante tener en cuenta que para estos se aplican las diligencias administrativas preliminares, mas no son cubiertos por las pólizas de seguros contratadas por la Entidad, debido a que los faltantes de inventario son una exclusión de la póliza de todo riesgo y daños materiales, es decir, que no son objeto de reclamación ante la aseguradora.
Adicional a lo anterior, se debe dar cumplimiento a la circular No. 3-2017-00163 “Seguimiento y Control Cuentas de Responsabilidad de Bienes Muebles” del 14 de septiembre de 2017, por parte de las áreas involucradas (Almacén e Inventarios, Contabilidad y el área administrativa responsable de adelantar las investigaciones) toda vez que se debe mantener actualizado el cuadro control de las responsabilidades.
En caso de presentarse dudas con la aplicación de la presente circular, por favor comunicarse con el Grupo de Almacenes e Inventarios de la Dirección General al correo mcastilloj@sena. edu. co
Firmado digitalmente por
CARLOS ALFONSO MAYORGA PRIETO
Director Administrativo y Financiero (E) Dirección General
