Circular 207 de 2024 SENA

CIRCULAR 207 DE 2024

(septiembre 12)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Bogotá

Atendiendo las reglas y medidas establecidas mediante, el decreto No 199 de 2024, el cual contiene la política de austeridad adoptada por el Gobierno Nacional, cuyos pilares fundamentales corresponden a la eficiencia y efectividad en el uso de los recursos públicos, la cual debe prevalecer en todos los órganos que hacen parte del Presupuesto General de la Nación.

Teniendo en cuenta lo anterior, el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, requiere establecer los lineamientos para el suministro de tiquetes aéreos, en el sentido de que se deben adoptar medidas de corto plazo que redunden en el uso racional y adecuado de los recursos públicos, así como en la racionalización y el manejo adecuado del erario, que corresponde en conjunto, a todos los gerentes públicos que conforman la Entidad. Se establecen medidas para racionar el uso de tiquetes aéreos y aprovechar las tecnologías de la información y de las comunicaciones.

Bajo el entendido que, en el suministro de tiquetes aéreos contratados, toda modificación en los mismos (cambios de horario, cambios de itinerario, aplazamientos de viaje o cancelaciones) generan un gasto por penalidades, sobrecostos por incrementos de tarifa, tarifa administrativa, etc...), y en concordancia con las medidas de austeridad del gasto, se implementan las siguientes medidas:

1. Las comisiones y órdenes de viaje deberán planearse adecuadamente, de tal forma que se evite al máximo las cancelaciones de los tiquetes aéreos, y los cambios injustificados los cuales acarrean u costo en la modificación del itinerario y un gasto administrativo para la Entidad. Por tal razón la Dirección Administrativa y Financiera del SENA recomienda que los tiquetes se soliciten con ocho (8) días de antelación para ciudades principales y veinte (20) días para ciudades regionales, esto con el objeto de asegurar el cupo para el cumplimiento del objetivo del comisionado y a la vez, lograr precios más favorables para la Entidad. Es de aclarar que los DIRECTORES DE ÁREA, SECRETARIA GENERAL, DIRECTORES REGIONALES, JEFES DE OFICINA Y SUBDIRECTORES tendrán la responsabilidad de la austeridad del gasto y deberán responder por el uso adecuado del presupuesto de su dependencia.

2. La planeación efectiva de las comisiones es pilar fundamental en la gestión de tiquetes, puesto que los tiquetes expedidos solo cuentan con la vigencia del día de su expedición para ser cancelados, de esta forma es importante dejar claro que los tiquetes que son expedidos deberán ser pagados por la entidad, así las cosas cado ordenador del gasto será responsable por los tiquetes solicitados y no usados lo que representa una contravía al decreto No 199 de 2024 de austeridad del gasto y una posible incidencia fiscal según la ley 610 de 2010 en cuanto a detrimento patrimonial se refiere.

3. Cada área mediante su Ordenador del Gasto, asignará un gestor de comisiones, el cual será el único encargado y responsable de tramitar a tiempo los tiquetes, verificar la información y consignarla completa de acuerdo con lo solicitado en el formato GIL-F-019 V3 de solicitud de tiquetes aéreos, llevar un control de las comisiones y legalizaciones oportunas ante las áreas correspondientes.

Una vez recibido el tiquete aéreo, el gestor de tiquetes designado y viajero, deben verificar de inmediato la información consignada en el mismo; esto con el fin de corregir los errores que se llegasen a presentaren los datos del viajero, de lo contrario, el sobrecosto lo asumirá este.

Este gestor de comisiones será la única persona autorizada por su área para gestionar tiquetes, es decir, será la única persona autorizada para realizar solicitud, modificación y cancelación de itinerarios.

4. Las solicitudes de tiquetes se deben gestionar mediante el diligenciamiento total del Formato GIL- F-019 V3 (el cual lo encuentran para descargar en Compromiso) con 8 y 20 días de antelación dependiendo la ciudad de destino, al correo tiquetesaereos@sena.edu.co(en el caso de Dirección General), y en las Regionales al correo electrónico del área o dependencia que haga sus veces.

5. El horario solicitado, debe tener una flexibilidad de dos (2) horas antes o después del vuelo, de tal manera que tanto por la plataforma, como por la agencia se pueda adquirir el pasaje con la aerolínea que, en ¡guales o similares condiciones, ofrezca la tarifa más baja para la Entidad, dentro de la tarifa económica, que es el autorizado por el Gobierno Nacional, según la Directiva Presidencial No. 199 de 2024 de austeridad del gasto.

6. Toda modificación de tiquete posterior a la expedición de este, debe obedecer a las necesidades del servicio; por lo tanto, deberá ser debidamente justificado (manifestando las razones para la solicitud de dicho cambio) por el ordenador del gasto o por el gestor de tiquetes, mediante correo electrónico; estas justificaciones las debe mantener el gestor de tiquetes para futuras revisiones y análisis en cuanto a gasto.

Lo anterior con el fin de evitar solicitudes de cambio de horario, cuando el viajero observe que el tiquete no fue expedido a su conveniencia o por la aerolínea de su preferencia.

Cuando la justificación de cambio aportada no cumpla con lineamientos previamente establecidos en este punto; los costos que generen las penalidades, diferencia de tarifa, tarifa administrativa entre otras (Equipaje, check-in, selección de silla, etc.), serán asumidas por el viajero. (Exceptuando nivel directivo), previa autorización de la ordenación del gasto.

Es importante recordar que está completamente prohibido realizar cambios por cuenta propia o aceptar promociones de las aerolíneas para aplazamientos o modificaciones de itinerarios, así mismo realizar llamadas al contratista operador de servicios de tiquetes para realizar modificaciones; el único canal para realizar modificaciones de itinerarios es por medio del correo electrónico tiquetesaereos@sena.edu.co(en el caso de Dirección General), y en las Regionales al correo electrónico del área o dependencia que haga sus veces.

7. Cuando el tiquete se solicite con menos de 8 o 20 días de antelación según la ciudad de destino, será responsabilidad del ordenador del gasto y del gestor de tiquetes del área interesada, argumentar la justificación para la expedición de este y tener un archivo de estas justificaciones, y estará sujeto a la disponibilidad de las tarifas y cupos económicos. Sin que esto se preste para la ampliación de comisiones con el fin de encontrar disponibilidad del mismo.

8. Los Directores de Área, Secretaria General, Jefes de Oficina de la Dirección General, Directores Regionales, Subdirectores de Centros de Formación, solo podrán autorizar comisiones de desplazamiento cuando sea estrictamente necesario, evitando el traslado de grupos y de diferentes personas que vayan con el mismo itinerario y objeto de la comisión.

9. Los cambios cuya responsabilidad sea del viajero a consecuencia de: (i) Perdida del vuelo por no presentación, (¡i) Errores en los datos suministrados, (iii) La no verificación oportuna de los datos del tiquete, requisitos y condiciones de la aerolínea, entre otros; que generen sobrecostos o mayor valor en el tiquete, deberán ser asumidos por él y cancelados directamente a la agencia de viajes con la cual se tenga contrato vigente, para que no se vean reflejado en la facturación de la Entidad.

10. Se debe incrementar el uso de las Tecnologías de la Información y de las Comunicaciones, de tal forma que se reduzcan los desplazamientos para capacitaciones que puedan ser atendidas a través del sistema de videoconferencia u otro medio tecnológico.

11. Las excepciones de alguno de los anteriores lineamientos por imprevistos, caso fortuito o fuerza mayor deberán contar con amplia justificación, mediante correo institucional del ordenador del gasto.

12. Será discrecional de la Coordinación del Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones, el manejo de los tiquetes para el nivel directivo, debido a la flexibilidad en el manejo de las agendas del Director General, y por compromisos con otras entidades del orden Nacional y Territorial (para Dirección General).

13. Las solicitudes que no se ajusten al procedimiento no serán tramitadas por parte de la Coordinación del Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones (para Dirección General) y en las Regionales por el área o dependencia que haga sus veces.

14. El comisionado no podrá por ningún motivo realizar modificaciones o cambios de índole personal a los tiquetes ya expedidos por fuera de las fechas de la comisión; en caso de ser necesario ésta debe remitirse a tiquetesaereos@sena.edu.co(para Dirección General) y en las Regionales por el área o dependencia que haga sus veces, con la debida justificación por parte del ordenador del gasto mediante correo electrónico.

15. Se recuerda la obligatoriedad de adhesión a los convenios suscritos con las aerolíneas AVIANCA y LATAM, (y otras con las cuales se suscriban), una vez adjudicada la contratación de tiquetes aéreos.

16. De acuerdo con lo estipulado en el artículo 14 de la Resolución No. 2838 de 2016, y el Artículo 1 de la Resolución 2384 de 2017, los funcionarios y contratistas deberán legalizar sus comisiones dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de finalización de la comisión ante El Grupo de Contabilidad de la Dirección Administrativa y Financiera o a quien haga sus veces en las Regionales y Centros de Formación. Quien no haya legalizado su comisión dentro de los términos previstos no se le autorizará una nueva orden de viaje.

Es importante recordar que cada viajero deberá conservar los pasabordos para la respectiva legalización de cada comisión, el Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones GSGYA no tienen la posibilidad de generar pasabordos después de realizado el vuelo. Por tal razón en caso de no contar con este documento cada viajero deberá realizar la gestión personalmente con la aerolínea con la cual realizo el viaje.

17. Se exceptúa de las anteriores indicaciones al nivel directivo y ordenadores del gasto, debido a la flexibilidad en el desarrollo de sus agendas y la atención de compromisos con entidades del orden Nacional y Territorial.

Cualquier inquietud adicional, será atendida en el Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones de la Dirección General por el señor Flavio Ortiz Alarcón - Coordinador Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones (E) fortiz@sena.edu.coo Daniel Rincón drincon@sena.edu.co

La presente circular rige a partir de la fecha; los lineamientos son de obligatorio cumplimiento a fin de garantizar oportunidad en la prestación del suministro de tiquetes aéreos.

Cordialmente,

JOSE GIOVANNI LOZANO BOLIVAR

Director Administrativo Financiero (E)