Circular 209 de 2020 SENA

CIRCULAR 209 DE 2020

(diciembre 1)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Bogotá D.C

Con el objetivo de cumplir con los compromisos institucionales, se hace necesario establecer los lineamientos para la legalización de bienes muebles que se encuentran al servicio bajo la responsabilidad de contratistas a la finalización de su contrato de prestación de servicios, teniendo en cuenta que quienes reciben un bien para el cumplimiento de sus actividades asume la responsabilidad administrativa, fiscal y rendirá cuentas de su utilización de acuerdo a lo establecido en la Ley 80 de 1993 “Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública” ARTÍCULO 5o. De los derechos y deberes de los contratistas, numeral 4o. Garantizarán la calidad de los bienes y servicios contratados y responderán por ello.

Teniendo Decreto 417 del 17 de marzo de 2020, «Por el cual se declara un Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica en todo el territorio nacional» y con el fin de contribuir con la optimización de recursos, agilizar los trámites internos de la Entidad, el distanciamiento social y demás medidas que eviten la propagación del COVID-19, para el cierre de la vigencia 2020 se tendrán en cuenta los siguientes aspectos para la legalización de inventario a cargo de contratistas:

1. CLAUSULA CUARTA. Obligaciones del contratista, literal B): OBLIGACIONES GENERALES, numeral 5 “Entregar a la finalización del plazo de ejecución o del vínculo contractual o cuando el supervisor del contrato lo solicite, los bienes devolutivos que le hayan sido asignados para el cumplimiento del objeto del contrato”. A saber:

- Fecha máxima de plazo de ejecución: Corresponde a la fecha final de ejecución del contrato.

- Vinculo contractual: Corresponde desde la fecha de suscripción del contrato hasta la expiración de la vigencia de las garantías de cumplimiento.

- Cuando el supervisor de contrato lo solicite: en atención a los requerimientos de la supervisión del contrato.

2. Obligaciones específicas del supervisor de contrato establecidas en Manual de Supervisión e Interventoría- GCCON-M-002; numeral 3.1. DE CARÁCTER ADMINISTRATIVO, “Cuando el contratista tenga equipos y elementos suministrados o comprados con cargo al contrato, se verifica su estado y cantidad, lo mismo que su reintegro al finalizar la relación contractual. Del mismo modo; se informa al área correspondiente sobre el retiro del contratista, o la terminación del contrato para eliminar claves y accesos a los distintos sistemas de información a los que se le haya dado acceso”.

3. La Guía para la Administración y Control de Bienes GIL-G-003, todos los cuentadantes son responsables de adelantar las gestiones necesarias para la legalización de los bienes muebles mediante los traspasos entre cuentadantes y/o reintegros al almacén de cada centro de costo.

Teniendo en cuenta lo anterior y con el fin evitar sobrepasar el aforo máximo permitido en las Instalaciones de la entidad, los cuentadantes tienen como plazo máximo para la legalización del Inventarlo a la finalización del vinculo contractual, es decir, cuatro meses después de la terminación del contrato, fecha en la cual expiran las garantías de cumplimiento.

Por lo anterior es responsabilidad del supervisor del contrato velar por la legalización de bienes muebles que se encuentran a cargo del contratista.

Una vez vencidos estos plazos, s¡ no se realizó la legalización del Inventarlo a cargo del contratista se procederá con las diligencias administrativas a que haya lugar contra el supervisor del contrato, la aplicación de la póliza de garantía de cumplimiento suscrita para cada contrato de prestación de servicios y/o apertura de cuentas de responsabilidad a nombre del contratista.

En el del marco de la gestión de los bienes del SENA, en pro de la mejora continua y en aras de optimizar los procesos y procedimientos relacionados con la administración y control de bienes, se implemento en el aplicativo web https://miinventario.sena.edu.co el reporte denominado “Reporte relación de Bienes”, al cual se puede acceder digitando el número de documento del cuentadante en la pestaña “CONSULTA INVENTARIOS”. Este reporte relaciona los bienes a cargo del usuario en tiempo real y el acceso está abierto para ser consultado por el área que lo requiera en la Dirección General, Regional o Centro de Formación.

A partir de la fecha el “Reporte relación de bienes” generado desde el aplicativo miinventario.sena.edu.co, es el documento válido para los tramites a que haya lugar cuando un contratista finaliza su contrato de prestación de servicios, no obstante, quien en este momento se encuentre en proceso de diligenciamiento del FORMATO ENTREGA CONTRATISTA BIENES-GTH-F-074 deberá contar con la firma del almacenista de cada centro de costo hasta que dicho documento sea actualizado en la plataforma Compromiso.

Es importante tener en cuenta que este reporte genera la consulta de los bienes que se encuentran a cargo del cuentadante en el módulo de almacén y el módulo de servicio, por lo cual los contratistas que desempeñan actividades como almacenistas deben realizar la entrega del almacén de acuerdo con lo establecido en la GUIA PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE BIENES GIL-G-003, la cual se encuentra socializada en la plataforma Compromiso.

De acuerdo con lo establecido en la Resolución 442 de 2005, la gestión del almacén e Inventarlos es responsabilidad del Coordinador Administrativo de cada centro, a quien se le hará la entrega formal del almacén o ala persona que este designe.

Para el trámite de pago de la última cuenta de cobro, adicional a los documentos solicitados en la circular 1-3-2020-000054 de 24 marzo 2020, los contratistas que tuvieron o tienen bienes a cargo deben aportar el COMPROBANTE DE REALIZACIÓN DE TOMA VIRTUAL DE INVENTARIOS, actividad que estará habilitada hasta el 11 de diciembre de 2020.

El reporte de realización de la Toma Virtual de Inventarlo es generado desde el aplicativo miinventario.sena.edu.co, el cual puede ser consultado por cualquier área de la Dirección General, Regional o Centro de Formación.

El contratista para legalizar su Inventarlo puede realizar las actividades de reintegro al almacén y/o traspaso entre cuentadantes, las cuales se describen a continuación:

Reintegro de bienes: Consiste en devolver físicamente los bienes que el cuentadante tiene a su cargo al almacén de la Dirección General, Regional o Centro de Formación y el registro de este movimiento se realizará en el aplicativo SACB.

Traspaso entre Cuentadantes: Consiste en traspasar los bienes de un cuentadante a otro dentro del mismo centro de costo, en este caso de un contratista a un servidor público.

El cuentadante que recibe los bienes muebles asume la responsabilidad física y administrativa de estos elementos.

De acuerdo a lo anterior a continuación se detallan las actividades a tener en cuenta por parte de los contratistas que finalizan contrato para la legalización de su inventario.

1. Actividades para la legalización de bienes muebles.

- El contratista ingresa a https://miinventario.sena.edu.co y consulta los bienes que tiene a su cargo y valida la información registrada.

- Una vez verificados los bienes el contratista a través de https://miinventario.sena.edu.co realiza la solicitud de traspaso o reintegro de bienes, dicha solicitud llegará automáticamente al almacenista en la Dirección General, Regional o Centro de Formación.

- El almacenista procede a realizar la transacción solicitada a través del sistema de información suministrado por la Entidad para la administración de bienes SACB. (Traspaso entre cuentadantes o reintegro de bienes al almacén).

- Transacción de traspaso entre Cuentadantes: el reporte es enviado vía correo electrónico al contratista que realizó la solicitud, quien verifica los bienes relacionados y gestiona las firmas del cuentandante origen y cuentadante destino. Dicho documento es enviado a través de correo electrónico en el almacén la Dirección General, Regional, Centro de Formación para ser legalizado en el sistema de información Sistema para la Administración y Control de Bienes SACB.

Nota: Las transacciones de traspaso entre cuentadantes que no sean entregadas debidamente firmadas al almacén de la Dirección General, Regional o Centro de formación serán anuladas en el sistema de información antes de finalizar la vigencia 2020 y los bienes seguirán a cargo del contratista o cuentadante origen.

Para la firma del FORMATO ENTREGA CONTRATISTA BIENES-GTH-F-074, el servidor público o contratista con responsabilidades de almacenista en la Dirección General, Regional o Centro de Formación debe consultar en https://miinventario.sena.edu.co, a fin de verificar que el Cuentadante no tenga bienes devolutivos bajo su responsabilidad en ningún centro de costo a nivel nacional; en caso de evidenciar bienes a cargo estos deben ser legalizados por parte del cuentadante.

2. Actividades para el reintegro de Bienes TIC

- El Cuentadante debe realizar previamente la solicitud de reintegro a través https://miinventario.sena.edu.co, y realizar las gestiones a que haya lugar para la entrega física del bien y el concepto técnico emitido por el personal de la mesa de ayuda, con fecha de expedición no mayor a 10 días calendario el cual debe Indicar las condiciones de funcionamiento y de la misma manera haber realizado el Back UP de la Información almacenada.

- Los contratistas que tienen asignados equipos de escritorio deben realizar la solicitud de reintegro a través de https://mllnventarlo.sena.edu.co, y posteriormente el responsable del almacén le Informará la fecha en que se debe acercar para realizar la entrega del equipo, al momento del reintegro del bien, el contratista debe tener el concepto técnico emitido por el personal de soporte en sitio con fecha de expedición no superior a 10 días calendario, la transacción enviada previamente por el almacenista y haber realizado el Back UP de la Información almacenada en el equipo.

Nota: El contratista antes de realizar el reintegro del bien al almacén debe haber realizado la copia de seguridad de la Información almacenada ya que una vez reintegrado el elemento TIC el almacenista no se hace responsable de la Información contenida en dichos equipos.

En caso de presentarse dudas con la aplicación de la presente circular, por favor comunicarse con el Grupo de Almacenes e Inventarlos de la Dirección General.

WILSON JAVIER ROJAS MORENO

Director Administrativo y Financiero