CIRCULAR 211 DE 2022
(noviembre 25)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE-SENA
Bogotá
| PARA: | SECRETARIA GENERAL, DIRECTORES EN DIRECCIÓN GENERAL, JEFES DE AREA, DIRECTORES REGIONALES, SUBDIRECTORES DE CENTRO DE FORMACION PROFESIONAL Y COORDINADORES GRUPOS DE APOYO ADMINISTRATIVO. |
| ASUNTO: | Lineamientos para el Cierre Financiero 2022 y apertura 2023 |
Con este documento se pretende dar lineamientos que permitan llevar un adecuado y oportuno registro de la información financiera, a fin de consolidar la gestión de los recursos físicos y financieros del SENA para el cierre del año 2022 e igualmente instrucciones para el inicio de la vigencia 2023; lo anterior, en concordancia con las Circulares Externas 039 de noviembre 15 de 2022 del SIIF NACION.
CARTERA
- La Cartera Misional para el registro y cierre contable se generará del sistema SIREC, de tal forma que el día 5 de diciembre de 2022 se genera informe preliminar de CARTERA MISIONAL con corte a noviembre 30 de 2022, para efectos de Pre-conciliación del cierre de la vigencia por parte de cada una de las regionales.
- En los procesos de cobro se debe informar a los deudores cuando éstos lo soliciten, solo habrá pagos de cartera hasta el 31 de diciembre de 2022, y nuevamente a partir del 13 de enero de 2023.
- Las regionales deben realizar la conciliación de cartera conjuntamente entre las áreas de Relaciones Corporativas, Cobro Coactivo, Abogados Externos y de Régimen de Insolvencia con reportes generados desde el sistema SIREC, a más tardar el día 28 de diciembre de 2022.
- Las regionales verificarán y corregirán las diferencias entre instancias de cobro entre las áreas de tal forma que la cartera de cada una de las instancias corresponda a la instancia donde está el proceso de cobro reflejado en SIREC a más tardar el día 28 de diciembre de 2022.
- Las regionales verificaran en el sistema SIREC, la cartera que haya sido objeto de depuración con actos administrativos durante la vigencia 2022 que esta se encuentre descargada del sistema SIREC, deberá consolidar en un archivo la relación de todas las obligaciones depuradas y descargadas del sistema, para efecto de las auditorías internas y externas a más tardar el día 28 de diciembre de 2022.
- Teniendo en cuenta que la cartera no misional aún no se encuentra en SIREC, los actos administrativos de depuración de esta cartera de la vigencia 2022, deben ser enviados al área de contabilidad para su respectivo descargue contable, a más tardar y hasta el 15 de diciembre de 2022.
- Las reclasificaciones de pagos ordinarios a cartera y/o liquidaciones se atenderán solicitudes hasta el día 23 de diciembre de 2022, se recibirán nuevamente a partir del 20 de enero de 2023, para la siguiente vigencia.
- Las aplicaciones de títulos judiciales por parte del Grupo de Recaudo y Cartera se atenderán solicitudes hasta el día 23 de diciembre de 2022, se recibirán nuevamente a partir del 20 de enero de 2023, para la siguiente vigencia.
Todos los ingresos que no son identificados por su naturaleza presupuestal de Recaudo por las dependencias encargadas, Regionales y/o Centros hasta el 23 de Diciembre 2022; se causaran en SIIF NACIÓN II al Rubro Genérico dispuesto por el Ministerio de Hacienda conjuntamente con la entidad SENA, por lo anterior las dependencias encargadas, Regionales y/o Centros serán los responsable del efecto presupuestal sobre los ingresos y los Fondos, asumiendo la responsabilidad del no registro de los ingresos y/o del abono de la cartera si es caso.
- La primera entrega del cierre preliminar al Grupo de Contabilidad por parte del grupo de recaudo y cartera dela CARTERA MISIONAL al 31 de diciembre 2022 se realizará el 5 de enero 2023.
- La segunda entrega del cierre preliminar al grupo de contabilidad por parte del grupo de recaudo y Cartera de la CARTERA MISIONAL a 31 de diciembre 2022 se realizará el 10 de enero 2023.
- La tercera entrega del cierre definitivo al Grupo de Contabilidad por parte del Grupo de Recaudo y Cartera de la CARTERA MISIONAL por CI por radicar y firmas certificándola al 31 de diciembre 2022 se realizar el 16 de enero 2023.
- La CARTERA NO MISIONAL, los Grupos de Apoyo Administrativos Mixtos de las Regionales deberán remitir al Grupo de Recaudo y Cartera, el informe final definitivo de CARTERA NO MISIONAL con corte a diciembre 31 de 2022, máximo el 4 de enero de 2023, para efectos de cargue a SIREC, en los parámetros que este Grupo indique.
- FACTURACION ELECTRONICA: Favor tener en cuenta los lineamientos emitidos por el Ministerio de Haciendo según circular adjunta.
- El seguimiento permanente y oportuno de los saldos de los CDP garantiza la afectación de los compromisos presupuestales y/o la liberación de saldos de los mismos, de tal forma que, a 31 de diciembre de 2022, si efecto de la depuración de compromisos durante el período de transición se generan saldos de CDP, deberán ser reducidos a más tardar el 20 de enero de 2023.Por lo anterior, al finalizar el periodo de transición, en el reporte de ejecución presupuestal la columna CDP debe ser igual a la columna COMPROMISO, así las cosas, el saldo de CDP debe ser igual a cero.
- Para los contratos con saldo por liberar y que ya terminaron su objeto se debe tramitar el acta de liquidación, la cual debe ser entregada al Grupo de Apoyo Administrativo de la Regional o Centro de Formación; para los ajustes correspondientes, e igualmente la depuración de los demás actos administrativos como resoluciones, servicios públicos, entre otros, se realizará mediante solicitud radicada. Esta depuración se extenderá hasta finalizar el período de transición (20 de enero de 2023) de manera que solamente se reflejen los saldos de compromisos reales que serán constituidos como reservas presupuestales a más tardar el 20 de enero de 2023, teniendo en cuenta que solo deberán reflejarse las que se soporten como “fuerza mayor o caso fortuito” debidamente justificadas, de lo contrario podrán ser cuestionadas por los entes de control como hallazgos.
- Respecto al trámite de viáticos, gastos de viaje, incluido el pago, se recomienda que a más tardar el 12 de diciembre de 2022 sean tramitados; por ningún motivo los viáticos deberán ser constituidos como reservas presupuestales.
Los reintegros de viáticos registrados por Tesorería deben informarse inmediatamente a quien tramita lo presupuestal para ser reducidos tanto en el compromiso como en el CDP, incluso los que se reflejen durante el periodo de transición con soporte de consignación fecha máxima 29 de diciembre de 2022, para evitar constitución de reserva presupuestales.
- Las resoluciones para reconocimiento y pago de "Prestaciones Sociales, Préstamos Calamidad doméstica, Auxilio Funerario, Auxilio Educativo y las relacionadas con pagos del Fondo de Vivienda”, se reciben para trámite en la Dirección General hasta el 09 de diciembre de 2022, con el finde garantizar su pago dentro de la vigencia; siendo responsabilidad de las áreas que las generan hacer seguimiento permanente hasta que se garantice el abono en cuenta del beneficiario del pago.
-- Vigencias Futuras
- El registro de Compromisos de vigencias futuras en el Aplicativo SIIF Nación se debe realizar a más tardar el 31 de diciembre de 2022.
- Las autorizaciones de vigencias futuras en estado aprobadas no comprometidas después del 31 diciembre 2022 no podrán ser adicionadas, ni reducidas, tampoco se podrán registrar compromisos con cargo a ellas.
- El traslado de vigencias futuras 2023 registradas en el año 2022 a compromisos de la vigencia actual (2023) en el Aplicativo SIIF Nación se debe realizar en el período de transición (01 a 20 enero 2023). Los CDP de estas transacciones deben ser los primeros que se generan, se registran de forma automática en este proceso. Igual sucede con las solicitudes de CDP y el Compromiso presupuestal afectando la apropiación de la vigencia 2023.
- Para dar cumplimiento a la ejecución total de las reservas presupuéstales a 31 de diciembre 2022, evitando en lo posible perdidas de PAC de reservas al cierre de la vigencia y hallazgos de los Entes de Control, se deben elaborar las actas de liquidación con las firmas de las partes y enviarlas a los Grupos de Apoyo Administrativo para proceder al trámite de las actas de cancelación de oficio y elaborando el registro de las reducciones de los saldos no ejecutados de reservas, en el Aplicativo SIIF Nación II; el cual debe ocurrir en todo caso hasta el 31 de diciembre 2022.
- Es importante tener en cuenta que las reservas presupuestales constituidas en la vigencia 2021 y que a 31 de diciembre de 2022 no se hayan pagado, EXPIRAN sin excepción; por tanto, las últimas obligaciones de compromisos de reservas presupuestales se deben registrar a más tardar el 22 de diciembre de 2022 para garantizar que se efectué su pago en la vigencia, se debe garantizar su pago verificando que las cuentas bancarias de los beneficiarios de estos pagos se encuentren en estado “Activa”.En el caso de persistir saldos de obligaciones, deberán pagarse como vigencia expirada en el año 2023; cabe señalar que, de llegar a esta instancia, los responsables podrán afrontarán los procesos disciplinarios a que haya lugar.
-- Reservas Presupuestales de 2022
- Las reservas presupuestales corresponderán a la diferencia entre los compromisos y las obligaciones. Las cuentas por pagar son la diferencia entre las obligaciones y los pagos - Art. 2.8.1.7.3.1. Decreto 1068 de 2015- Igualmente, la Ley 225 de 1995 y la Ley 344 de 1996 (Art. 2.8.1.7.3.5 Decreto 1068 de 2015) establece que máximo se podrán constituir reservas presupuestales debidamente justificadas hasta el 2% del Presupuesto asignado para Funcionamiento y el 15% del Presupuesto asignado para Inversión. El Gobierno Nacional reducirá el presupuesto en el 100% del monto de las reservas presupuestales constituidas sobre el presupuesto del año inmediatamente anterior, cuando excedan los porcentajes de constitución de reservas antes mencionados.
- El periodo de transición inicia el 1 de enero de 2023 (6:00 a:m) y finaliza el 20 de enero de 2023 (11:00 p:m, en este periodo, no se pueden asumir compromisos con cargo a la vigencia 2022; sin embargo, se podrá reducir saldos de CDP, y reducir o anular saldos de compromisos debidamente soportados, dado que el aplicativo SIIF NACION está habilitado para tal efecto. Así las cosas, se seleccionará en el compromiso diciembre 31 de 2022 y se efectuará la operación respectiva sobre los documentos con saldo por utilizar.
- Aplicación de reintegros en período de transición: En el período de transición, seleccionando en la transacción diciembre 31 de 2022, se podrán aplicar reintegros presupuestales para órdenes de pago presupuestales pagadas durante el año 2022 de la vigencia actual, reservas presupuestales y/o cuentas por pagar, siempre y cuando la consignación de los recursos se haya efectuado en el año 2022. Se debe informar al Grupo de Presupuesto en la Dirección General o al Grupo de Apoyo Administrativo correspondiente, para que realicen la respectiva reducción del compromiso y del CDP, en todo caso, antes del 20 de enero de 2023.
- Las reservas presupuéstales de la vigencia 2022, se constituyen con los saldos registrados a través del Sistema de Información Financiera SIIF Nación al 20 de enero de 2023 de acuerdo con el Artículo 2.8.1.7.3.2. del Decreto 1068 de 2015 y solamente se constituirán Reservas Presupuestales con justificaciones irrefutables de FUERZA MAYOR O CASO FORTUITO. Los Ordenadores del Gasto deberán remitir la solicitud formal de constitución de reservas, con sus respectivas justificaciones, al área de Presupuesto en la Dirección General o al Grupo de Apoyo Administrativo correspondiente, para la validación de los saldos y posterior traslado en el aplicativo SIIF NACIÓN II. Al respecto es importante señalar que la Contraloría General de la Republica ha observado falencias justificación de la constitución de las reservas presupuestales, por lo cual es importante revisar que los documentos contractuales cumplan con lo establecido por ley. No se debe tener coherencia entre el soporte de la reserva y la justificación.
- El traslado de compromisos que constituyen reservas presupuestales se debe efectuar en el aplicativo SIIF NACIÓN II, a más tardar el 31 de enero de 2023. (Ver Instructivo traslado reservas presupuestales GRF-I-012) plataforma CompromISO.
TESORERIA
- Fenecimiento de reservas presupuestales y cuentas por pagar 2021:
Las reservas presupuestales y cuentas por pagar constituidas en el año 2021, que a 31 de diciembre de 2022 no se paguen, expiran. Para el efecto, se recomienda realizar las obligaciones de los compromisos de reservas a más tardar el 22 de diciembre de 2022 para garantizar el pago en la presente vigencia. Los Supervisores de los contratos en el momento de tramitar el pago de las reservas deben verificar con el Grupo de Tesorería, que la cuenta bancaria del beneficiario del pago de la reserva figure en estado activo en SIIF Nación, para evitar rechazo del pago en SIIF, en cuyo caso el sistema lo tomará como no pagado y expirará.
- Anulación de Órdenes de Pago de vigencia actual, reservas presupuestales y cuentas por pagar 2021 no pagadas:
Las órdenes de pago presupuestales de vigencia actual, reservas presupuestales y de cuentas por pagar, que al 31 de diciembre de 2022 no figure en estado PAGADO en SIIF NACION, el sistema las anulará automáticamente, no permitiendo hacer su pago en el año 2023. Por tanto, los responsables de registrar la orden de pago en Tesorería deben verificar dicho estado para garantizar el abono en cuenta del beneficiario del pago de la reserva presupuestal o de la cuenta por pagar.
Adicionalmente, las obligaciones de reservas presupuestales o de cuentas por pagar que no se le realice la respectiva orden de pago y que de la misma quede en estado pagado expira la apropiación presupuestal
- Órdenes de pago de deducciones de obligaciones pagadas en diciembre de 2022:
Las deducciones causadas a 31 de diciembre de 2022 asociadas a órdenes de pago presupuestales que hayan sido pagadas al 29 de diciembre de 2022, se podrán solicitar a través de órdenes de pago no presupuestal de deducciones a partir del 2 de enero de 2023.
- Fecha máxima para generación de órdenes de pago:
El último día para generar y autorizar órdenes de pago presupuestales de gastos y no presupuestales de deducciones, para ser atendidas por la DGCPTN es el 27 de diciembre de 2022.
Los responsables de registrar las órdenes de pago en las Tesorerías de las Regionales, centros de formación y Dirección General, deben garantizar que todas las obligaciones recibidas al 27 de diciembre de 2022, se genere la correspondiente orden de pago. Para el efecto, deben coordinar con el área de Contabilidad las fechas de recibo de las obligaciones presupuestales.
- Constitución de Cuentas por Pagar del año 2022
Las cuentas por pagar corresponden a las obligaciones presupuestales de la vigencia actual 2022 a las cuales no se le generó la orden de pago y se incluyen también las recibidas en Tesorería luego de la fecha límite de registro de las órdenes de pago; es decir, después del 27 de diciembre de 2022 hasta el 31 de diciembre de 2022. Siempre y cuando se cuente con el correspondiente programa anual mensualizado de caja de la vigencia
Las Cuentas por Pagar, se constituyen cuando en los procesos contractuales se reciben a satisfacción los bienes y/o servicios con el lleno de los requisitos legales. Las cuentas por pagar de la vigencia 2022, estarán conformadas por las obligaciones generadas por el Grupo de Contabilidad debidamente soportadas (con factura y/o documento equivalente, actas de entrega, certificación de recibo a satisfacción por parte del supervisor o interventor, notas de entrada al Almacén, actas de entrega y certificación de la cuenta bancaria del beneficiario del pago, entre otros).
En general de conformidad con lo establecido en los artículos 2.8.1.7.3.1. y 2.8.1.7.3.2. del Decreto 1068 de 2015, las cuentas por pagar del año 2022 se constituyen con los saldos registrados en el SIIF Nación al 20 de enero de 2023 de las obligaciones no pagadas a 31 de diciembre.
Según lo establece el artículo 27 de la ley de presupuesto para la vigencia 2021, '' Para las cuentas por pagar que se constituyen a 31 de diciembre de 2022 se debe contar con el correspondiente programa anual mensualizado de caja de la vigencia, de lo contrario deberán hacerse los ajustes en los registros y constituir las correspondientes reservas presupuestales.
El reporte con el detalle de las obligaciones que quedarán como cuentas por pagar se puede generar por la transacción EPG/CONSULTAS/listado de obligación con la opción “saldo por pagar”.
- Traslado al año 2023 de obligaciones de cuentas por pagar para su ejecución:
Se recomienda a los servidores públicos responsables de los registros de pagos en las Tesorerías de la Dirección General, Regionales y Centros de Formación hacer el traslado en SIIF NACION de las cuentas por pagar entre el 2 y 15 de enero de 2023, con el fin de ser pagadas durante la vigencia 2023. Para el efecto deben consultar en la plataforma COMPROMISO del SENA el documento GRF- G-024 Guía para trasladar obligaciones que constituyen cuentas por pagar. Adicionalmente en la ruta: http://www.minhacienda.gov.co/SIF Nación/Ciclos de Negocio / 5 Gestión de Gasto / Guías, también pueden consultar la Guía para trasladar obligaciones que constituyen cuentas por pagar, en la cual figura el paso a paso para efectuar el traslado
Con el cierre del calendario a 31 diciembre de 2022, el primer día hábil del 2023; es decir el 2 de enero de 2023, se podrá realizar el traslado de las obligaciones de la vigencia actual 2022 en estado generadas como cuentas por pagar y en la transacción Epg/Rezago/Registrar obligación y en ella, se debe definir la nueva fecha de pago,
- Para 3-8 Inversión recursos Nación, la fecha a seleccionar es 1 de diciembre 2023.
- Para 9-1 Inversión recursos propios, la fecha a seleccionar es enero 3 de 2023.
- Para 7-2 o 7-3 Funcionamiento recursos propios la fecha a seleccionar es enero 3 de 2023.
El sistema validará que para el mes definido en las nuevas fechas de pago exista CUPO PAC disponible de vigencia año anterior. Inmediatamente realicen el traslado de las obligaciones que constituyen cuentas por pagar deben generar el reporte de cuentas por pagar del 2022 en la ruta: EPG /consultas/listado de obligaciones y consolidarlo en único informe incluyendo las cuentas por pagar de las regionales y sus centros de formación profesional y remitirlo al correo: ocastroa@sena.edu.co
Una vez trasladadas las obligaciones que conforman las cuentas por pagar no se pueden realizar cambios de ningún tipo.
Se recuerda que previo a la realización del traslado de las obligaciones que constituyen cuentas por pagar, los responsables de realizar el traslado en SIIF NACION DEBEN verificar el cumplimiento de todos los requisitos de la obligación registrada para garantizar la correcta constitución de la cuenta por pagar y por tanto el pago en los plazos establecidos.
Plazo para pagar las Cuentas por Pagar 2022 durante la Vigencia 2023:
Las órdenes de pago de las cuentas por pagar de recursos propios del 2022 se deben registrar a más tardar hasta el 27 de enero de 2023
Para el pago de las cuentas por pagar del 2022 de recursos Nación, previamente se debe realizar el anticipo del cupo PAC en SIIF de acuerdo con el calendario que el Tesoro de la Nación establece en el mes de enero de 2023.
Luego de aprobado el anticipo del cupo PAC de las cuentas por pagar por el Tesoro de la Nación deben registrar en SIIF NACION las órdenes de pago a más tardar el 24 de febrero de 2023.
- Plazo para registro de reintegros presupuestales vigencia 2022 durante el periodo de transición enero 2023.
Los reintegros presupuestales consignados dentro de la vigencia 2022, se deben registrar en SIIF Nación a más tardar el día 18 de enero 2023 para que a partir de dicha fecha el grupo de Recaudo y Cartera de la Dirección General y al Grupo de Presupuesto o quien haga sus veces en cada Regional y Centro de Formación realicen los ajustes pertinentes.
ALMACEN E INVENTARIOS
El Grupo de Almacenes e Inventarios en la Dirección General, o quien haga sus veces en los Despachos Regionales y Centros de Formación recibirán bienes físicamente y realizaran el ingreso de los mismos en el sistema de información para la Administración y Control de Bienes SACB hasta las 02:00 de la tarde del día 30 de diciembre de 2022, siempre y cuando estos cumplan con la documentación establecida en la Guía para Administración y Control de Bienes GIL.-G-003 y demás lineamientos emitidos por la Dirección Administrativa y Financiera.
Se recuerda que los responsables de Almacén e Inventarios en la Dirección General o quien haga sus veces en los Despachos Regionales y Centros de Formación, no firman el Formato entrega de bienes e información de ejecución contractual por el contratista GTH- F- 074, para ello los
Supervisores de los Contratos deberán validar que el reporte generado desde la página de https://miinventario.sena.edu.co/Inicio.aspx anexo a este formContratistas no registre bienes a cargo
CONTABILIDAD
- Trámites de pago diciembre 2022
Los supervisores de contratos y de convenios allegarán las facturas y demás documentos soporte para pago establecidos en el “Instructivo documentos requeridos para registro de obligaciones y trámite de pagos GRF-I-002”, previo cumplimiento de las formalidades contractuales.
Por lo que se recomienda remitir las solicitudes de trámite de pago al área contable de la Dirección General, Regionales y Centros de Formación, a más tardar el día 22 de diciembre de 2022 para garantizar su trámite de pago en la presente vigencia, sujeto a la asignación del PAC y Disponibilidad del Tesoro Nacional.
Las facturas y demás documentos soporte para pago recibidos después del 22 de diciembre 2022 serán obligados y quedarán registrados en cuentas por pagar hasta agotar el PAC, una vez agotado el PAC se causarán con comprobante manual todas aquellas obligaciones distintas a flujos de efectivo (como recursos entregados en administración, anticipos y demás figuras similares) con recibido a satisfacción, lo que implica, que el pago se generará después de la terminación del periodo de transición, es decir, después del 20 de enero de 2023, las cuales deberán constituirse como Reserva Presupuestal.
Convenios
Con el fin que la información contable refleje la realidad económica y la ejecución financiera de los convenios al cierre del periodo contable 2022 y teniendo en cuenta que la transaccionalidad de SIIF Nación “Legalizar Anticipos, pagos anticipados o avances” se encontrará activa para periodo de transición (Con fecha 31 de diciembre de 2022), es necesario que los supervisores e interventores remitan al área contable en regional o Grupo de Contabilidad en Dirección General los informes periódicos de ejecución, a más tardar el 10 de enero de 2023.
Es necesario que las personas involucradas en el proceso del registro contable de Convenios y del área jurídica en Regionales, verifiquen conjuntamente que tanto el valor amortizado que se refleja en la cuenta de Gastos y el valor pendiente por legalizar que refleja la cuenta 190801001- En administración, correspondan con el último informe de ejecución entregado por la Supervisión y/o Interventoría, el cual debe reposar en el expediente del Convenio.
Solicitud devolución de IVA
La relación del IVA pagado en el último bimestre de 2022 que se solicite como devolución, deberá ser enviada al Grupo de contabilidad de Dirección General antes del 10 de enero de 2023, a la cuenta de correo electrónico: ssastoque@sena.edu.co jalopezr@sena.edu.co
En cuanto a la conciliación de IVA la fecha máxima para el envío será el 20 de febrero de 2023, a través del correo electrónico y lo deberá remitir el profesional contable de la Regional en una carpeta comprimida, la cual contendrá todas las conciliaciones de los centros de formación. Los archivos serán nombrados con el número de la PCI que identifica a cada subunidad ejecutora, como se muestra en el siguiente ejemplo: conciliación PCI 36-02-00-001-0000.
La conciliación deberá remitirse en el Excel adjunto y atendiendo todas las indicaciones y en formato pdf debidamente firmado por el contador y el profesional pagador de cada Regional. Para el caso de los centros de formación ésta será firmada por el profesional del área contable responsable y el profesional responsable del proceso en el área de tesorería.
- Conciliación cuentas por pagar al 31 de diciembre 2022
Las Regionales y Centros de Formación elaborarán la conciliación entre cuentas por pagar contables y cuentas por pagar presupuestales del grupo 24 Cuentas por Pagar. Mediante el formato de actas de conciliación establecido por la Entidad firmada por los Grupos correspondientes, las cuales deberán ser remitidas al Grupo de Contabilidad de la Dirección General a más tardar el 20 de febrero de 2023 al correo electrónico: sloaiza@sena.edu.co; dpombo@sena.edu.co
- Ajustes contables manuales por efecto de la ausencia de PAC
En el evento que se reciban bienes y/o servicios y la entidad no cuente con PAC para registrar la obligación, el área contable deberá hacer los respectivos ajustes manuales correspondientes para reflejar en la contabilidad del SIIF Nación el hecho económico. En dichos comprobantes, por directriz de la Contraloría General de la República, se deberá Registrar en la descripción que éste corresponde a una reserva inducida por la Ley.
En el año 2023, al momento de obligar la reserva presupuestal inducida por la ley por la ausencia de PAC, se deberá seleccionar el atributo contable 40 Bienes, servicios, impuestos y transferencias causados, con el fin de que no se realice registro contable dado que el hecho económico debió ser registrado en diciembre del año 2022.
- Restricciones para el registro de obligaciones en el período de transición
De conformidad con lo establecido en el Decreto 1068 de 2015, en dicho período NO SE PODRÁN asumir obligaciones con cargo al presupuesto del año 2022.
- Reducción y anulación de obligaciones en el periodo de transición
Durante el periodo de transición se podrán anular o reducir obligaciones registradas a diciembre 31 de 2022. Para tal fin, se seleccionará en la transacción diciembre 31 de 2022 y se efectuará la operación respectiva sobre los documentos con saldo por pagar.
- Aplicación de reintegros en período de transición
En período de transición, seleccionando en la transacción diciembre 31 de 2022, se podrán aplicar reintegros presupuestales para órdenes de pago presupuestales pagadas durante el año 2022 de la vigenciaactual,reservaspresupuestalesy/ocuentasporpagar,siempreycuandolaconsignaciónde losrecursossehayaefectuadoenelaño2022.
- Legalización de Comisión de Servicio y Orden de Viaje
Ninguna comisión deberá quedar pendiente de legalizar en el sistema de SIIF Nación al 31 de diciembre de 2022, esto con el fin de evitar inconsistencias financieras, requerimientos de los entes de control y procesos disciplinarios. El Ministerio de Hacienda no tiene contemplado en el periodo de transición el proceso de legalización de anticipo de viajes.
Es responsabilidad de cada supervisor de contrato realizar seguimiento a la legalización oportuna y verificar que los soportes e informes de viaje se encuentren anexos en el informe mensual de ejecución contractual registrado en el SECOP II por parte del contratista.
Cuando en el trámite de legalización de la comisión u orden de viaje resulten saldos a favor del SENA por cancelación del desplazamiento o por cualquier otra causa, el comisionado o contratista deberá reintegrar los correspondientes recursos dentro del mismo plazo de la legalización de la comisión, es decir cinco (5) días hábiles siguientes a la finalización del desplazamiento.
Con el fin que los reintegro queden registrados y reflejados en el listado de ejecución viáticos por tercero generado por el sistema de información SIIF Nación, la fecha límite de consignación es el día 29 de diciembre de 2022.
Una vez reintegrados los valores el funcionario o el contratista, deberá entregar la consignación al ordenador del gasto y/o supervisor del contrato como soporte de la legalización de la comisión u orden de viaje, la cual deberá ser remitida a los Grupo de Tesorería y Contabilidad en la Dirección General o a quien haga sus veces en la regional o centro de formación por medio electrónico, con el fin de realizar el reintegro en el sistema SIIF Nación.
Se recuerda que no es procedente elaborar comprobantes manuales para el proceso de legalización de comisiones u ordenes de viaje, en caso de que sean elaborados estos serán rechazados, debido a que el proceso es de forma transaccional y se debe ver reflejado en el listado de ejecución viáticos por tercero generado por el mismo sistema de información SIIF Nación.
PRODUCCIÓN DE CENTROS
- Todo ingreso que vaya a ser recaudado por los centros de formación por venta de bien, servicio, arrendamiento y alquiler, debe ser pagado y consignado a la cuenta única de producción de centros conforme a la circular 0060 de 2021 con fecha máxima hasta el día 27 de diciembre de 2022.
- Todo ingreso recaudado por los centros de formación por venta de bien, servicio, arrendamiento y alquiler en la presente vigencia debe estar facturado por medio de SIIF Nación, emitiendo Factura Electrónica por parte de cada centro de formación. La fecha límite para emitir facturación electrónica será el 28 de diciembre de 2022.
- Toda compra de bien y servicio por medio de la estrategia SENA proveedor SENA y SENA Autoconsumo de la vigencia 2022 debe pagarse y consignarse en la presente vigencia, conforme a esto se deben realizar las acciones administrativas requeridas para que el pago se realice en la vigencia. Como recomendación se estima que deben radicarse las facturas electrónicas para pago como fecha máxima la primera semana de diciembre.
- Todo centro de formación que presente ingresos por venta de bien, servicio, arrendamiento y alquiler debe realizar conciliación con las facturas electrónicas emitidas para asegurar que el 100% de los ingresos quede facturado electrónicamente. Para validar esta conciliación, se debe utilizar el sistema de producción de centros SGARC, en los módulos de: i. Conciliación SIIF -SGARC a contado y a plazos, ii. Prefecturas pagadas sin facturación y iii. Ingresos sin prefectura”, módulos que permiten tener certeza que todos los ingresos de cada centro de formación estén facturados electrónicamente.
Con el fin de dar cumplimiento a los lineamientos y términos de la presente circular. Se hace necesario por parte de los Directores, Sub Directores y Coordinadores del Grupos de apoyo garantizar la permanencia de los funcionarios de planta del Área Financiera y a quienes considere necesarios para atender los requerimientos de los Entes de Control, así como adecuado el cierre de vigencia 2022 y apertura de la vigencia 2023.
No podemos parar el impulso para el fenecimiento de la cuenta de la Entidad.
Cordial saludo,
CARLOS ALFONSO MAYORGA PRIETO
(e) Director Administrativo y Financiero
Anexo: Circular 039 de nov 15 2022 Minhacienda instrucciones cierre 2022
CIRCULAR 39 DE 2022
(noviembre 15)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO
Bogotá D. C.,
| PARA: | REPRESENTANTES LEGALES, SECRETARIOS GENERALES, ORDENADORES DELGASTO, COORDINADORES Y USUARIOS DEL SIIF NACIÓN |
| ASUNTO: | ASPECTOS A CONSIDERAR PARA EL CIERRE DE LA VIGENCIA 2022 Y APERTURADEL AÑO 2023 EN EL SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN FINANCIERA - SIIF NACIÓN |
La Administración del Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF Nación informa los aspectos a considerar para el cierre de la vigencia fiscal 2022, con el fin que el registro de la gestión financiera pública de su entidad responda a los criterios de oportunidad, veracidad, confidencialidad e integridad.
1. ASPECTOS LEGALES
De conformidad con lo señalado en el Decreto 1068 del 26 de mayo de 2015, la información registrada en el Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF Nación es de carácter oficial, por tanto, estas cifras deben ser consistentes con la documentación que soporta los registros realizados en el aplicativo por las entidades y las autoridades presupuestales, contables y de tesorería.
La responsabilidad de la consistencia de las cifras registradas es exclusiva de las entidades usuarias y de las autoridades presupuestales, contables y de tesorería. En consecuencia, es indispensable registrar correcta y oportunamente en el Sistema, todas las operaciones que permitan reflejar la gestión financiera realizada por todos los usuarios en la vigencia que termina. Asimismo, es necesario hacer validaciones de consistencia antes de efectuar el cierre definitivo del año.
Para efectos del cierre presupuestal, es importante considerar lo establecido en los siguientes artículos del Decreto 1068 del 26 de mayo de 2015, el cual fue modificado por el Decreto 412 de 2019:
-- Artículo 2.8.1.7.1.1, Autorizaciones de Vigencias futuras ordinarias en ejecución de contratos.
-- Artículo 2.8.1.7.3.1. Reservas presupuestales y cuentas por pagar.
-- Artículo 2.8.3.1.2. Presupuesto de Gastos
-- Artículo 2.8.1.2.3. Sistema de Clasificación Presupuestal
-- Artículo 2.8.1.2.4. Clasificación Económica
-- Artículo 2.8.1.5.3. Desagregación de Gastos
-- Artículo 2.8.1.5.6. Modificaciones al Detalle del Gasto
-- Artículo 2.8.1.5.7. Clasificación de los Ingresos
-- Artículo 2.8.1.5.8. Administración del Catálogo de Clasificación Presupuestal
-- Artículo 2.8.1.5.11. Normas transitorias relacionadas con el Catalogo de Clasificación Presupuestal CCP
-- Artículo 2.8.1.7.5. Registro de la ejecución presupuestal en el sistema integrado de información financiera
-- Artículo 2.8.1.7.6. Ejecución compromisos presupuesta/es
-- Artículo 2.8.1.7.1.10. Caducidad de las vigencias futuras y los avales fiscales.
-- Artículo 2.8.1.7.3.2. Constitución de reservas presupuesta/es y cuentas por pagar.
-- Artículo 2.8.1.8.1. Seguimiento y Evaluación Presupuestal
-- Artículo 2.9.1.2.7. Desagregación para la ejecución del presupuesto a través del SIIF Nación
-- Artículo 2.9.1.2.9. Del registro de los ingresos en el SIIF Nación
-- Artículo 2.9.1.2.15. Del periodo de ajustes previos al cierre definitivo del sistema SIIF Nación
2. FECHAS IMPORTANTES
| ACTIVIDADES/CONSULTAS | FECHA MÁXIMA |
| a. Límite para la legalización definitiva de Cajas Menores | Hasta el Jueves 29 de diciembre de 2022. |
| b. Último día para generar y autorizar Órdenes de Pago Presupuestales y no presupuestales por parte de las Entidades | Martes 27 diciembre de 2022. |
| c. Último día de giro para Órdenes de Pago por parte de la DGCPTN | Jueves 29 de diciembre de 2022. |
| d. Cierre calendario | Sábado 31 de diciembre de 2022, hora 10 p.m. |
| e. Período de transición Artículo 2.9.1.2.15. Decreto 1068 de 2015 | Del Domingo 1 de enero al Viernes 20 de enero de 2023, hora 11 p.m. |
f. Cierre definitivo de ingresos Articulo 11 Ley de Presupuesto para la vigencia 2023. | Viernes 20 de enero de 2023, hora 11 p.m. |
| g. Reintegro de sobrantes de Cuentas por Pagar y Reservas Presupuestales no ejecutadas de recursos nación CSF | Viernes 6 de enero de 2023. |
| h. Reintegro de sobrantes de Vigencia Presupuestal 2022 no ejecutados de recursos nación CSF | Viernes 6 de enero de 2023. |
| i. Plazo de registro de Compromisos de vigencias futuras | Sábado 31 de diciembre de 2022, hora 10 p.m. |
| j. Constitución de reservas presupuestales y cuentas por pagar | Viernes 20 de enero de 2023. |
| k. Traslado de Compromisos Presupuestales y Obligaciones que constituyen reservas presupuestales y cuentas por pagar | Hasta el Martes 31 de Enero de 2023, hora 10 p.m. |
| l. Fecha límite para registros contables correspondiente al periodo de diciembre 2022 (La Contaduría General de la Nación podría cambiar esta fecha) | Hasta el Lunes 13 de febrero de 2023, hora 10 p.m. |
| m. Fecha de cierre contable correspondiente al año 2022 (La Contaduría General de la Nación podría cambiar esta fecha) | Del sábado 11 de marzo de 2023 |
| n. Fecha de Inicio año contable correspondiente al año 2023 (La Contaduría General de la Nación podría cambiar esta fecha) | El sábado 18 de marzo de 2023 |
Las entidades podrán consultar las gestiones pendientes (archivos Excel) en la página:
-- http://www.minhacienda.gov.co/ SIIFNACION / Ciclos de Negocios / Cierre e Inicio de Año.
3. CATÁLOGO DE CLASIFICACIÓN PRESUPUESTAL EN EL SIIF NACIÓN.
La Dirección General de Presupuesto Público Nacional estableció mediante resolución 042 de 2019, el catálogo de clasificación presupuestal para la gestión presupuestal de ingresos por Concepto de ingreso y para la gestión de gastos por Objeto de gasto.
El clasificador presupuestal por objeto de gasto contempla la siguiente estructura y marcas que son usadas en la gestión del presupuesto dentro del SIIF Nación.
La usabilidad de las marcas en la funcionalidad de SIIF Nación es el siguiente:
-- Nivel normativo Desagregado: Son objetos de gasto que estarán disponibles en las transacciones de administración de apropiaciones para asignar presupuesto con el fin de realizar la gestión del gasto.
-- Afecta Apropiación con valor SI: Son objetos de gasto que estarán disponibles en la transacción de crear Certificado de Disponibilidad Presupuestal y será el máximo nivel de desagregación en el que se controlan los saldos presupuestales. Así mismo, a partir de esta marca, o a niveles de código presupuestal más agregados, la Contaduría General de la Nación podrá realizar las parametrizaciones contables que considere pertinentes.
-- Requiere Usos Presupuestales con valor SI:
1. Son clasificadores presupuéstales de gastos agregados a los que se les deberá relacionar objetos de gasto definidos al máximo nivel de desagregación del catálogo que tengan la marca Usos Presupuestales.
2. Al registrar una obligación presupuestal que tenga objetos de gasto con marca requiere Usos Presupuestales (SI), el sistema obligará que se escojan los objetos de gasto que hayan sido relacionadas en la transacción mencionada en el punto 1, con el fin de registrar en detalle los productos o servicios que se están adquiriendo (Carpeta en la obligación llamada Usos Presupuestales)
-- Usos Presupuestales con Valor SI: Son objetos de gasto al máximo nivel de detalle que estarán disponibles para vincularlos a objetos de gasto que tenga marca de Requiere Usos Presupuestales.
El detalle del clasificador presupuestal de conceptos de ingresos y de objetos de gastos, con sus marcas lo encontraran en:
-- http://www.minhacienda.gov.co/ SIIFNACION / Ciclos de Negocios / Parametrizaciones y Catálogos Gestión
4. NUEVAS PARAMETRIZACIONES
| ACTIVIDADES | FECHA MÁXIMA |
a. Desagregación de proyectos de inversión: Como se implementó en 2022 los proyectos de inversión se deberán desagregar en Productos, de acuerdo con lo definido en la ficha BPIN del Departamento Nacional de Planeación (DNP) y a nivel cuenta de gasto según el Clasificador por Objeto de Gasto. Las entidades deberán solicitar la desagregación para proyectos nuevos que inician ejecución en 2023 al Departamento Nacional de Planeación (DNP) (objetogasto@dnp.gov.co)para que eevalúen y procedan a realizar la solicitud a la Dirección General del Presupuesto Público Nacional (DGPPN) y a la Administración del SIIF Nación. Para los rubros que se ejecutaron en 2022 y continua su ejecución para 2023 se mantendrá la misma desagregación que traían. Si se requieren nuevas desagregaciones, se debe proceder como indica el párrafo anterior. Para aquellos rubros de inversión que se financian con recursos de destinación específica (Recurso 14 PRESTAMOS DESTINACIÓN ESPECIFICA), se hará la desagregación, adicional a lo arriba descrito, por los componentes definidos en los contratos firmados con la banca multilateral. La identificación del proyecto de inversión a nivel de decreto será el aprobado en el Presupuesto General de la Nación para la vigencia fiscal 2023. | |
b. Relación de usos presupuestales para objetos de gasto de Adquisición de Bienes y Servicios y Gastos de Comercialización y Producción: Para el año 2023 los objetos de gasto a nivel de Sub Ordinal que pertenezcan a las cuentas presupuestal anteriormente mencionadas quedaran definidos con la marca requiere uso presupuestal y a su vez quedaran relacionados con los objetos de gasto que dependan de estos.Con esta relación, en el SIIF Nación, al momento de registrar una obligación presupuestal con objetos de gasto que tengan la marca requiere usos, el sistema habilitara la carpeta llamada ''Usos Presupuéstales'' para que el usuario seleccione el máximo nivel de desagregación del Catálogo de Clasificación Presupuestal CCP, donde se detalle los bienes y o servicios que se están adquiriendo. (Parágrafo 2, Articulo 2.8.1.7.6 Decreto 1068 de 2015)Las entidades podrán solicitar a la Administración del SIIF Nación la desvinculación de los objetos de gastos al máximo nivel de detalle que no requieran utilizar. | |
c. Relación de usos presupuestales para objetos de gastos de Transferencias Corrientes: Cuando en el año 2023 las entidades tengan una cuenta de transferencias corrientes con la marca requiere uso presupuestal, las áreas de planeación y presupuesto deberán evaluar que objetos de gasto del máximo nivel de desagregación del Clasificador por Objeto de Gasto, que tengan marca SI en usos presupuestales, se relacionaran con dicha transferencia. Con esta relación, en el SIIF Nación, al momento de registrar una obligación presupuestal con objetos de gasto que tengan la marca requiere usos, el sistema habilitara la carpeta llamada ''Usos Presupuéstales'' para que el usuario seleccione el máximo nivel de desagregación del Clasificador por Objeto de Gasto, donde se detalle los bienes y o servicios que se están adquiriendo. (Parágrafo 2, Articulo 2.8.1.7.6 Decreto 1068 de 2015) El listado de las transferencias corrientes con la relación de los objetos de gasto al máximo nivel de desagregación del Clasificador por Objeto de Gasto, deberán ser enviados al correo electrónico siifsoporte@minhacienda.gov.co, indicando: -- Asunto del correo: Relación de Usos Presupuestales de transferencias corrientes -- Datos de Contacto: -- Usuario de ingreso a SIIF -- Unidad Ejecutora -- Nombre y apellidos completos -- Cédula -- Teléfono de contacto | |
d. Relación de usos presupuestales para los proyectos de Inversión: Para el año 2023 las desagregaciones por objeto de gasto de los proyectos de Inversión quedaran definidos con la marca requiere uso presupuestal. Las áreas de planeación y presupuesto de las unidades ejecutoras del ámbito SIIF Nación, deberán evaluar que objetos de gasto del máximo nivel de desagregación del Clasificador por Objeto de Gasto, que tengan marca SI en usos presupuestales, se relacionaran a cada uno de los proyectos. Con esta relación, en SIIF Nación, al momento de registrar una obligación presupuestal amparada con proyectos de inversión, el sistema habilitara la carpeta llamada ''Usos Presupuéstales'' para que el usuario seleccione el máximo nivel de desagregación del Clasificador por Objeto de Gasto, donde se detalle los bienes y o servicios que se están adquiriendo. (Parágrafo 2, Articulo 2.8.1.7.6 Decreto 1068 de 2015) Para los proyectos de inversión que inician su ejecución en el año 2023, se deberá relacionar al máximo nivel de desagregación del Clasificador por Objeto de Gasto, los objetos que se requieran como usos presupuestales, los cuales deberán ser enviados al correo electrónico siifsoporte@minhacienda.gov.co, indicando:-- Asunto del correo: Relación de Usos Presupuestales de proyectos de inversión-- Datos de Contacto:-- Usuario de ingreso a SIIF-- Unidad Ejecutora-- Nombre y apellidos completos -- Cédula -- Teléfono de contacto | |
e. Solicitudes de creación y/o parametrización contable de conceptos de ingresos que se requieren para hacer gestión con fecha 2023. | A más tardar el 21 de diciembre de 2022 |
f. Las solicitudes de creación o vinculación de conceptos de ingreso que se requieren para hacer gestión con fecha 2023 deben realizarse a la DGPPN atendiendo el protocolo establecido por dicho órgano rector. | En la fecha establecida por la DGPPN |
5. ASPECTOS RELACIONADOS CON EL MÓDULO DE SEGURIDAD
ACTIVIDADES | FECHA MÁXIMA |
a. Revisión de fecha de expiración de usuarios: Se debe revisar la fecha de expiración de los usuarios y registrar en el aplicativo las solicitudes de modificación de usuarios próximas a expirar, para evitar que se desactiven en fechas críticas dentro del proceso financiero público. Se recomienda: Implementar un procedimiento periódico, al menos mensual, en el cual se revisen las fechas de expiración de usuarios y se amplíen antes de que venzan. No asignar la misma fecha de vencimiento para todos los usuarios. La fecha de expiración de los usuarios puede ser consultada por: -- El usuario de perfil “Entidad - Registrador de Usuarios”. -- El menú de reportes, en la Ruta: Seguridad SEG / Reportes / usuarios / usuarios del sistema, utilizando el filtro “fecha de expiración de los privilegios. | Por lo menos 3 días hábiles antes de expirar |
Para el seguimiento del estado de la solicitud, el registrador de usuarios de la entidad debe revisar en el SIIF Nación el estado del trámite de la solicitud. (Seguridad SEG / Usuarios / Estado de solicitud de usuarios) | |
b. Incompatibilidad de perfiles: Se recuerda que No es permitido tener ninguna combinación que involucre para el mismo usuario, los siguientes perfiles: (Circular 013 de 2021) Entidad - Gestión Presupuesto de gastos, Entidad - Central de cuentas por pagar, Entidad - Pagador Central, Entidad - Pagador Regional Entidad - Programador Presupuestal, Entidad - Consolidador Presupuestal Entidad - Beneficiario Cuenta, Entidad - Pagador Central Entidad - Beneficiario Cuenta, Entidad - Pagador Regional Entidad - Autorizador endoso, Entidad - Pagador Central Entidad - Autorizador endoso, Entidad - Pagador Regional Entidad - Gestión Administrativa, Entidad - Gestión Control Viáticos, Entidad - Gestión Autorizador Viáticos El perfil de usuario Entidad - Consulta, debe ser asignado a usuarios de control interno o seguimiento La Administración del SIIF Nación rechazará aquellas solicitudes de usuarios que involucren alguna de las combinaciones de perfiles No permitidas. Se recuerda que en los datos de usuario se les debe asignar únicamente el correo electrónico institucional, por lo cual la Administración del SIIF Nación rechazará aquellas solicitudes de usuarios que involucren correos No institucionales. | No aplica |
c. Cumplimiento de medidas de seguridad: Los Coordinadores SIIF Nación de las Entidades deben hacer cumplir las medidas de seguridad relacionadas con la ausencia temporal de usuarios por efecto de la temporada de vacaciones de final y principio de año y realizar oportunamente las modificaciones de usuarios para suplir dicha ausencia. Igualmente debe recordar al usuario el cumplimiento de las políticas de seguridad y reglamento de uso del SIIF Nación. Documentos publicados en la página WEB del SIIF Nación, Ciclos de Negocio / Administración de Seguridad. | No aplica |
d. Verificación de expiración de certificado digital: Se debe revisar la fecha de expiración del certificado digital de los usuarios que lo requieren, con el fin de tramitar ante la respectiva Entidad Certificadora (Circular 34 de 2022 Andes, Camerfirma, Certicamara, GSE, Olimpia) su expedición o renovación, para evitar los contratiempos generados por no tenerlo. | No aplica |
e. Eliminación y expiración automática de usuarios: Los usuarios que no hayan utilizado el sistema en los últimos tres (3) meses serán eliminados del mismo automáticamente. Si se requiere nuevamente su creación, el Coordinador SIIF de la Entidad deberá seguir el procedimiento establecido para la creación de usuarios nuevos.Los usuarios que no hayan utilizado el sistema en los últimos quince (15) días serán expirados automáticamente. Si se requiere nuevamente la ampliación de la fecha de expiración, el Coordinador SIIF de la Entidad deberá seguir el procedimiento establecido para la modificación de usuarios. | No aplica |
| f. Actualización de Coordinadores: Se recuerda actualizar ante la Administración del SIIF Nación, los cambios de Coordinador SIIF de la entidad o su delegado o soporte técnico, así como la actualización de los datos como dirección, teléfono, correo electrónico. Las solicitudes de administración de usuarios enviadas por personas diferentes al Coordinador SIIF de la entidad usuaria, serán rechazadas. | No aplica |
g. Información para el proceso de Administración de Usuarios: El detalle de los procedimientos para la Administración de usuarios y documentos de apoyo de este proceso están disponibles en la en la página WEB del SIIF Nación, Ciclos de Negocio / Administración de Usuarios En caso de requerirse soporte adicional deben comunicarse a la Línea de Atención SIIF Nación en Bogotá 601 602 1270 y a nivel nacional 01-8000910071 opción 1 en el horario de 7am a 7pm en jornada continua. Chat de Ministerio de Hacienda (minhacienda.gov.co) | No aplica |
h. Reporte para el seguimiento y control Para realizar el seguimiento y control de las diferentes actividades descritas anteriormente se debe generar el siguiente reporte: Seguridad SEG/ REPORTES/usuarios/usuarios, utilizando el filtro “Fecha de expiración de los privilegios”, para revisar la fecha de expiración de los usuarios. |
6. ASPECTOS RELACIONADOS CON EL MÓDULO DE ADMINISTRACIÓN DE APROPIACIONES
| ACTIVIDADES | FECHA MÁXIMA |
| Una vez expedido el Decreto de liquidación del Presupuesto General de la Nación para la vigencia 2023, las unidades ejecutoras podrán desagregar y asignar apropiaciones a: | No aplica |
| a. Gastos funcionamiento y servicio de la deuda Realizar la desagregación de los objetos de gastos de Gastos de Personal, Adquisición de Bienes y Servicios, Trasferencias Corrientes, Transferencias de Capital, Gastos de Comercialización y Producción, Disminución dePasivos, Adquisición de activos financieros, Gastos por Tributos, Multas, Sanciones e Interés de Mora y Servicios de la Deuda Externa e Interna.-- Registrar la asignación de presupuesto a Subunidades y dependencias de afectación de gastos. b. Proyectos de inversión Realizar la desagregación de los proyectos de inversión a nivel cuenta de gasto de cada producto y para los proyectos de inversión que se financian con recursos de destinación específica (REC14 PRESTAMOS DESTINACIÓN ESPECIFICA), se desagregan en componentes de cada cuenta de gastos de cada producto. Registrar la asignación de presupuesto a Subunidades y dependencias de afectación de gastos.Para efectuar estos registros el aplicativo dispone de cargas masivas, los instructivos los encuentran en: - http://www.minhacienda.gov.co/ SIIFNACION/Ciclos de Negocios/ Cargas Masivas/ Estructura Archivo Desagregación de Apropiaciones en Unidad Ejecutora - http://www.minhacienda.gov.co/ SIIFNACION/Ciclos de Negocios/Cargas Masivas/ Estructura Archivo Asignar Apropiaciones a Subunidades -http://www.minhacienda.gov.co/ SIIFNACION/Ciclos de Negocios/Cargas Masivas/ Estructura Archivo Asignar Apropiaciones a Dependencias de Afectación c. Aforos: Las unidades ejecutoras que tengan aforos propios o fondos especiales y contribuciones parafiscales podrán: - Realizar la desagregación de aforos - Registrar asignación interna de aforos a Subunidades De conformidad con lo establecido en el artículo 2.8.1.5.7, del decreto 1068 del 2015, se debe desagregar las categorías presupuestales de ingresos (Ingresos corrientes y recursos de capital de la nación, fondos especiales, contribuciones parafiscales y recursos propios de los establecimientos públicos) en los conceptos de ingresos definidos en el Clasificador de Conceptos de Ingresos. | |
| d. Acompañamientos: Para desagregar apropiaciones, asignarla a subunidades y dependencias de afectación de gasto, la Administración del SIIF Nación realizará sesiones de acompañamiento la última semana del año 2022 y la primera semana del año 2023, para lo cual, los interesados deberán inscribirse a través de la línea soporte en el teléfono 6021270. | |
| e. Reportes y Consultas para el seguimiento y control: El seguimiento y control de las actividades descritas anteriormente se puede realizar por medio de los siguientes reportes: - ADMINISTRACIÓN DE APROPIACIONES Y AFOROS (APR)/REPORTES/Apropiaciones de Gasto/Informes/Informe Situación de Apropiación de Gasto, con este reporte se evalúa el comportamiento de la desagregación de apropiaciones, asignación de apropiación a sub unidades y dependencias de gasto. - ADMINISTRACIÓN DE APROPIACIONES Y AFOROS (APR)/REPORTES/Apropiaciones de Gasto/Documento/Registro para desagregación de apropiaciones, con esta consulta se evalúa el comportamiento de las desagregaciones de apropiaciones. - ADMINISTRACIÓN DE APROPIACIONES Y AFOROS (APR)/ REPORTES/Apropiaciones de Gasto/Documento/Registro de asignación interna de apropiación a subunidades, con esta consulta se evalúa el comportamiento de las asignaciones a las subunidades - ADMINISTRACIÓN DE APROPIACIONES Y AFOROS (APR)/ REPORTES/Apropiaciones de Gasto/Documento/Registro de asignación interna de apropiación a dependencia de afectación, con esta consulta se evalúa el comportamiento de las asignaciones a las dependencias de afectación - ADMINISTRACIÓN DE APROPIACIONES Y AFOROS (APR)/ REPORTES/Aforo de Ingresos/Listado/Listado de registro de desagregación de Aforo, con esta consulta se evalúa el comportamiento de las desagregaciones del aforo - ADMINISTRACIÓN DE APROPIACIONES Y AFOROS (APR)/ REPORTES/Aforo de Ingresos/Listado/Listado de registro de desagregación de Aforo a subunidades, con esta consulta se evalúa el comportamiento de la asignación de aforo desagregado a las subunidades | |
7. ASPECTOS RELACIONADOS CON EL MÓDULO DE PAC
7.1. Aspectos a tener en cuenta antes del 31 de diciembre de 2022
| ACTIVIDADES | FECHA MÁXIMA |
| a. Presentación de propuesta de distribución de PAC con recursos Nación CSF y SSF: En cumplimiento a lo dispuesto en el capítulo 7, sección 2, Artículo 2.8.1.7.2.7. del Decreto 1068 del 26 de mayo de 2015 que dice: “Los órganos presentarán su solicitud de PAC a la Dirección del Tesoro Nacional antes del 20 de diciembre, diferenciando los pagos que correspondan a recursos del crédito externo y donaciones del exterior, cuando en éstos se haya estipulado mecanismos especiales de ejecución” Las entidades financiadas con Recursos Nación CSF y SSF del Presupuesto General de la Nación, deben presentar una propuesta a la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional (DGCPTN) de distribución inicial de PAC para la vigencia fiscal 2023, es decir, la mensualización de los montos a pagar durante este año fiscal. La presentación de la información debe enviarse en formato de Excel al correo electrónico pac@minhacienda.gov.co El formato de Excel se encuentra ubicado en: | 20 de diciembre de 2022 |
| http://www.minhacienda.gov.co/ SIIFNACION/Ciclos de Negocios / Programa Anual de Caja / FORMATO ÚNICO DISTRIBUCIÓN DE PAC 2023.xlsx Una vez recibidas las solicitudes, la DGCPTN analizará y consolidará la información con el fin de ajustarla a la meta de pago y a la disponibilidad de recursos en el Sistema de Cuenta Única Nacional. | |
| b. Cierre de PAC vigencia 2022: El sistema cerrará automáticamente el PAC, igualando el PAC vigente de vigencia actual y rezago año anterior del año 2022, al PAC pagado real (PAC Pagado menos PAC Reintegrado). | El 31 de diciembre de 2022 |
7.2. Aspectos a tener en cuenta después del 31 de diciembre de 2022
| ACTIVIDADES | FECHA MÁXIMA |
| c. Distribución de PAC Nación CSF y SSF de 2023: Las entidades con recursos nación CSF y SSF contarán el 1o de enero de 2023 con el PAC asignado por la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional (DGCPTN) para la vigencia fiscal 2023, vigencia actual, rezago año siguiente y rezago año anterior. La distribución del PAC para rezago año anterior del año 2023 para las entidades con recursos nación CSF y SSF, no será igual a la que venía mensualizada como rezago año siguiente del 2022, es decir, es una nueva distribución que dependerá de la mensualización que establezca la entidad para la nueva vigencia fiscal, por consiguiente, al realizar el traslado de obligaciones para constituir cuentas por pagar, la nueva fecha de pago debe corresponder con los nuevos valores mensuales distribuidos para el año 2023. | El 1o de enero de 2023 |
| d. Distribución de PAC de Recursos Propios 2023: Una vez expedido el decreto de liquidación del presupuesto para la vigencia 2023, las entidades que administran recursos propios deben realizar la distribución de PAC de la vigencia 2023, según la autorización expedida por el CONFIS. La distribución del PAC para rezago año anterior del año 2023 para las entidades con recursos propios, no será igual a la que venía mensualizada como rezago año siguiente del 2022, es decir, es una nueva distribución que dependerá de la mensualización que establezca la entidad para la nueva vigencia fiscal, por consiguiente, al realizar el traslado de obligaciones para constituir cuentas por pagar, la nueva fecha de pago debe corresponder con los nuevos valores mensuales distribuidos para el año 2023. | A partir de la expedición del Decreto de Liquidación |
| e. Acompañamientos para Distribución de PAC con Recursos Propios: La Administración del SIIF Nación realizará sesiones de acompañamiento, para lo cual, los interesados deberán inscribirse a través de la línea soporte en el teléfono 6016021270. | Del 3 al 21 de enero de 2023 |
| f. Distribución de cupo PAC de Vigencia Rezago Año Anterior: Con la aprobación de la distribución de PAC de rezago año anterior, el sistema automáticamente aprueba la distribución de CUPO PAC para esta misma vigencia PAC. | Del 3 al 21 de enero de 2023 |
| g. Distribución de cupo PAC Vigencia Actual y Rezago año Siguiente: Con base en el PAC distribuido, tanto para recursos propios como para nación CSF y SSF, las entidades podrán realizar la distribución de cupo PAC. Para realizar la distribución de CUPO PAC de la vigencia actual, el área de presupuesto, previamente, debe realizar las desagregaciones del presupuesto del decreto de liquidación al máximo nivel de afectación definido en el Clasificador por Objeto de Gasto, y distribuir el presupuesto a las subunidades y dependencias de gastos existentes, dado que, si la distribución de CUPO PAC se realiza antes de la distribución del presupuesto, esta quedara en cero, debiendo modificarse a través de las transacciones de administración de cupo PAC. | Del 3 al 21 de enero de 2023 |
| h. Soporte de la Asignación de PAC: Se sugiere generar el Reporte de Saldos de PAC Detallada (Programa Anual Mensualizado Caja (PAC)/Reportes/Administración PAC/Saldos de PAC detallado) e imprimirlo como soporte del PAC asignado por la DGCPTN o por la Entidad. | No aplica |
| i. Reportes y Consultas para el seguimiento y control: Para realizar el seguimiento y control de las diferentes ACTIVIDADES descritas anteriormente se deben generen los siguientes reportes y consultas: - PROGRAMA ANUAL MENSUALIZADO CAJA (PAC)/ Reportes/Administración PAC/Saldos de PAC detallado. - PROGRAMA ANUAL MENSUALIZADO CAJA (PAC)/Reportes/Administración Cupo PAC/Saldos de Cupo PAC detallado.Con vigencia actual, año 2022, acumulado a diciembre para establecer saldos por ejecutar del año que se cierra. - PROGRAMA ANUAL MENSUALIZADO CAJA (PAC)/Consultas/PAC/Movimientos de PAC Vigente - PROGRAMA ANUAL MENSUALIZADO CAJA (PAC)/Consultas/Cupo PAC/Movimientos de cupo PAC Permite ver los conceptos que afectaron el saldo inicial de PAC aprobado para un mes cerrado. - PROGRAMA ANUAL MENSUALIZADO CAJA (PAC)/Consulta/Cupo PAC/Saldos Cupo PAC Detallados | |
8. ASPECTOS RELACIONADOS CON EL MÓDULO DE CUENTA ÚNICA NACIONAL (RECAUDOS Y PAGOS)
| ACTIVIDADES | FECHA MÁXIMA |
| a. Consignación de recursos para aplicación de reintegros con vigencia 2022: Se deben gestionar oportunamente los reintegros que tenga la entidad para contar con cifras más ajustadas para el rezago 2022, para lo cual es necesario consignar los recursos que serán reintegros a más tardar el 27 de diciembre del 2022, para que la DGCPTN tenga el tiempo suficiente para cargar el extracto y la entidad pueda aplicarlo. | Antes del 20 de enero de 2023 |
| Si los recursos se consignan en el año 2023, estos no se podrán aplicar en el año 2022 y se registrarán como un ingreso de dicha vigencia. | |
| b. Autorización de Órdenes de Pago: Se podrán autorizar órdenes de pago presupuestales de gastos y de ingresos donde la tesorería sea el Tesoro Nacional (13-01-01-DT) hasta. | 27 de diciembre de 2022 |
| c. Último día de pagos de rezago 2022: La DGCPTN tendrá como último día de giro de las órdenes de pago presupuéstales de gastos del rezago 2022 donde la tesorería sea el Tesoro Nacional (13-01-01-DT). | 29 de diciembre de 2022 |
| d. Último día de pago de obligaciones de vigencia: La DGCPTN tendrá como último día de giro de las órdenes de pago presupuestales de gastos y no presupuestales de deducciones de la vigencia 2022, donde la tesorería sea el Tesoro Nacional (13-01-01-DT): | 29 de diciembre de 2022 |
| e. Anulación de órdenes de pago: Las órdenes de pago presupuestales y no presupuestales de la Vigencia 2022 que no estén pagadas a diciembre 31 de 2022, serán anuladas por el sistema: | 31 de diciembre de 2022 |
| f. Inactivación de transacción de órdenes de pago: Se inactivarán las transacciones de generación de órdenes de pago presupuestales y no presupuestales de deducciones: | 28 de diciembre de 2022 a las 10 pm. |
| g. Inactivación de Traslado de Cuentas Bancarias de Tesorería: El 31 de diciembre se inactivará el traslado de cuentas bancarias de tesorería entre PCI(s) de la misma ECP y se habilitará una vez se realicen los inicios año contable en 2023. | 31 de diciembre de 2022 a las 10 pm. |
| h. Traslado de recursos al SCUN 2022: Último día para realizar traslado de recursos en efectivo a la SCUN y contar con saldo disponible para pagar al 27 de diciembre. | 23 de diciembre de 2022 |
| i. Confirmación de órdenes bancarias: El sistema No maneja período de transición para los pagos, por tal razón, estos se deben registrar dentro de las fechas previstas. Si las entidades que tienen tesorerías distintas al Tesoro Nacional no confirman las órdenes bancarias, el sistema entenderá que no se pagó, por lo tanto, en la ejecución presupuestal quedará como una obligación por pagar y en la contabilidad no se registrará la salida de bancos ni la cancelación del pasivo. | 29 de diciembre de 2022 |
| j. Órdenes de pago de deducciones del año 2022. Se podrán generar órdenes de pago no presupuestales para las deducciones causadas a 31 de diciembre de 2022 a partir del: | 2 de enero de 2023 |
| k. Órdenes de pago valor líquido cero: A todas las órdenes de pago en estado generadas de valor liquido cero CSF de vigencia actual, el pagador de la Entidad, a través del módulo de pagos, debe darles el estado PAGADO, si esto NO ocurre, el sistema con el cierre del 31 de diciembre las anulará. | Antes del 30 de diciembre de 2022 |
| l. Órdenes de pago extensivas: Las entidades que generaron órdenes de pago con tipo de beneficiario traspaso a pagaduría, y cuyo pago real se efectúa en diciembre, deben realizar el proceso de generación y pago de las órdenes de pago (extensivas) de manera concomitante con el giro de recursos de su banco comercial, para reflejar la culminación de la gestión de pagos y su efecto en la contabilidad. En la ruta: SIIFNACION/Ciclosde http://www.minhacienda.gov.co/Negocios/Gestión Contableencontrarán el documento llamado Guía para generar órdenes de pago con tipo de beneficiario traspaso a pagaduría que contiene el paso a paso para operar las transacciones. | Antes del 31 de diciembre de 2022 |
| m. Carga de extractos 2022: Se deberán cargar los extractos del mes de diciembre de 2022 con el fin de imputar ingresos y aplicar reintegros de pagos presupuestales. | Entre el 2 y el 16 de enero de 2023 |
| n. Reportes y Consultas para el seguimiento y control: Para realizar el seguimiento y control de las diferentes ACTIVIDADES descritas anteriormente se deben generar los siguientes reportes y consultas: -- CUN/CONSULTAS/ Consulta Traslados Pendientes por Legalizar, con esta consulta pueden validar qué órdenes de pago se generaron con traspaso a pagaduría y aún no se han legalizado, es decir para cuales deben generar y pagar la orden de pago extensiva. -- CUN/CONSULTAS/ Consulta de Órdenes de Pago / Consulta de Órdenes de Pago del día -- CUN/CONSULTAS/ Consulta Consolidado de Órdenes de Pago / Ordenes de Pago Entidad -- CUN / REPORTES / Control de Extractos Bancarios -- CUN/CONSULTAS/ Recursos administrados en CUN /Detallado -- CUN/CONSULTAS/ Recursos administrados en CUN /Informe Mensual de operación CUN. | |
9. ASPECTOS RELACIONADOS CON EL MÓDULO DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE INGRESOS
ACTIVIDADES | FECHA MÁXIMA |
a. Clasificación de ingresos 2022: Atendiendo las instrucciones de la Dirección General del Presupuesto Público Nacional (DGPPN) todos los valores pendientes por clasificar (consignaciones) de la vigencia 2022 se deben imputar con fecha de registro 2022. Cuando no se tenga certeza del concepto de ingreso a utilizar se debe hacer la consulta a dicha Dirección a través del sistema SITPRES. Para tal efecto se recomienda generar el reporte de Saldos por Imputar para el año 2022 con saldo mayor a cero, utilizando las opciones Bancos, Compensación de deducciones, Títulos, Agregado Factura Electrónica y Derechos y Cartera, por la siguiente ruta: ING/REPORTES/Informes/Saldos por imputar de ingresos presupuestales. IMPORTANTE: Las entidades que hacen parte del SCUN, que tengan documentos de recaudo por clasificar generados en compensación de deducciones pendientes por imputar, deben realizar la imputación antes del cierre de la vigencia, con el fin de aumentar los recursos disponibles en la libreta e incrementar los recursos entregados en administración a la DGCPTN. | A más tardar el 20 de enero de 2023 |
b. Imputación de recursos de destinación específica 2022: La entidad debe solicitar a la DGCPTN la imputación de los ingresos correspondientes a los | Antes del 20 de diciembre de 2022 |
recursos que se encuentren en las cuentas de destinación específica y que financian gastos de REC 14 fuente específica, con el fin que la unidad ejecutora pueda registrar y autorizar las solicitudes de recursos provenientes de estas fuentes. | |
c. Pago de la Cuota de Auditaje de la Contraloría 2022: Las entidades deben revisar la ejecución presupuestal de gasto del concepto Cuota de Auditaje de la Contraloría financiada con recursos Nación SSF y Propios CSF para los establecimientos públicos que ingresaron al SCUN, verificando que el procedimiento para el pago se haya realizado en su totalidad, es decir, que se haya pagado la Orden de Pago Presupuestal y se haya generado el documento de recaudo por clasificar de compensación de deducciones a favor de la Contraloría. | Antes del último día de pagos de 2022 |
d. Clasificación de reintegros del 2022 consignados en 2023: Todos los recursos consignados en las cuentas bancarias en enero de 2023 y que correspondan a reintegros de gastos realizados en el 2022, deben ser clasificados en el 2023 como ingresos, utilizando los conceptos desagregados de “REINTEGROS Y OTROS RECURSOS NO APROPIADOS. | A partir del 3 de enero de 2023 |
e. Verificación de consistencia de la clasificación de los ingresos: Se recomienda generar los Informes de Ejecución Presupuestal y Gestión de Ingresos para la vigencia 2022 con el fin de verificar la consistencia de la información registrada respecto a fuente de financiación y situación de fondos y poder realizar ajustes antes del cierre presupuestal. | No aplica |
f. Registros de ingresos en período de transición: En periodo de transición, se podrán imputar ingresos con fecha diciembre 31 de 2022, siempre y cuando la consignación de los recursos se haya efectuado en el año 2022. Igualmente es importante verificar que, al cierre de la vigencia, queden constituidas las cuentas por cobrar utilizando la transacción de Causación Básica, con el fin de evitar registros contables manuales. Los documentos de recaudo por clasificar de 2022 que correspondan a ingresos y no se imputen en dicha vigencia, quedarán disponibles para ser clasificados en la siguiente, por la transacción “Recaudo Vigencia Anterior”, la cual no genera efecto presupuestal, pero si efecto contable. | 20 de enero de 2023 |
g. Cargas masivas: Se recuerda que el aplicativo dispone de cargas masivas para el registro de causación básica, recaudo anticipado, recaudo básico y recaudo causación simultánea para lo cual se encuentran publicados los instructivos en la página web. -- Cargas Masivas (minhacienda.gov.co) | No aplica |
h. Ajustes a la clasificación de los ingresos: Antes del cierre presupuestal, se podrán realizar ajustes a la información presupuestal de ingresos registrada en la vigencia 2022. Para ello se deben anular con fecha 2022, las imputaciones erradas y registrar las correcciones con fecha 2022, Igualmente se recuerda que los Recaudos generados por la transacción “Recaudos de Vigencia Anterior” se deben anular por la | 20 de enero de 2023 |
transacción de “Anulación de recaudos de ingresos originados a partir de recaudos por clasificar de vigencia anterior” | |
i. Registro de los Excedentes Financieros 2022: Los establecimientos públicos que tengan aforados recursos por concepto de excedentes financieros y que los utilizaron para el pago de apropiaciones financiadas con los mismo, deben registrarlos consultando las instrucciones impartidas por la DGPPN en la circular de cierre y el procedimiento publicado por la Administración del SIIF Nación en el siguiente link: -- 9. Gestión de Ingresos (minhacienda.gov.co) SIIFNACION / Ciclos de Negocios/Gestión Ingresos / Guía de Excedentes Financieros. | 20 de enero de 2023 |
j. Registro de los ingresos por concepto de Estampilla Pro-universidades 2022: Para garantizar el registro de los ingresos por concepto de la estampilla prouniversidades se recomienda consultar la guia publicada en el siguiente link: -- 9. Gestión de Ingresos (minhacienda.gov.co)/ Ciclos de Negocios/Gestión Ingresos / Guía registro DRXC compensación de deducciones estampilla pro-universidades | No aplica |
k. Registro ingresos por rendimientos financieros generados por el SCUN. Se recomienda a las entidades aurorizadas a recibir estos rendimientos, consultar los documentos de recaudo por clasificar asignados por la DGCPTN y realizar la imputación de estos antes del cierre de ingresos. | 20 de enero de 2023 |
l. Registro de los ingresos de FONSECON 2022: Para garantizar el registro de los ingresos por concepto de la Contribución de FONSECON se recomienda consultar la guía publicada en el siguiente link: 9. Gestión de Ingresos (minhacienda.gov.co) SIIFNACION / Ciclos de Negocios/Gestión Ingresos / Guía Registro DRXC Compensación de Deducciones FONSECON | Antes del 20 de enero de 2023 |
| m. Ejecución presupuestal de Ingresos y sus efectos en la contabilidad: La ejecución presupuestal de ingreso se hará al máximo nivel de desagregación del concepto de ingreso. Para efectos contables la Contaduría General de la Nación podrá realizar las parametrizaciones contables a ese nivel o a niveles más agregados según lo considere pertinente | No aplica |
10. ASPECTOS RELACIONADOS CON EL MÓDULO DE DERECHOS Y CARTERA
| ACTIVIDADES | FECH A MAXIM A |
| a. Ampliación de la aplicabilidad de los precios base 2022: Las entidades que se encuentran en producción registrando las operaciones derivadas de las ventas de contado y a plazos y que requieran continuar utilizando los precios base en la vigencia 2023, deben verificar el periodo de aplicabilidad y ampliar la fecha final de aquellos que vencen en la vigencia 2022. Si no se amplía la fecha final del periodo de aplicabilidad, dichos precios expiran y quedan inhabilitados para su utilización en la vigencia 2023. | 20 de diciem bre de 2022 |
| b. Actualización del catálogo de bienes y servicios y conceptos equivalentes de ingresos: Las entidades podrán solicitar la actualización, si es requerido, de las posiciones del catálogo de bienes y servicios y los conceptos de ingresos equivalentes a cada servicio prestado de acuerdo al nuevo clasificador por conceptos de ingresos para utilizarlo a partir del 1o de enero de 2023. Esta información es necesaria para iniciar la gestión sin inconveniente en la vigencia 2023 y se debe radicar una solicitud en la línea soporte para gestionar la actualización. En la solicitud se deben adjuntar los formatos definidos para tal fin los cuales están dispuestos en el siguiente sitio: https://www.minhacienda.gov.co/webcenter/portal/SIIFNacion/pages_ciclodenego | 30 de diciem bre de 2022 |
| cios/p8derechosycartera | |
| c. Gestión de facturas electrónicas: Para no tener inconvenientes en el registro de notas débito, notas crédito (salvo el concepto “Anulación factura”) y recaudos de facturas electrónicas de venta, las entidades deben gestionar con los adquirentes de bienes y servicios la gestión de los documentos electrónicos emitidos, esto es, aceptación o rechazo por parte de los adquirentes de facturas electrónicas de venta (Contado y plazos), notas débito y notas crédito a través del correo automático que se envía con la expedición del respectivo documento. Lo anterior en razón a que solamente se podrá realizar gestión sobre estos documentos cuando su estado es estado “Aceptado” o “Aceptado tácitamente”. | 30 de diciem bre de 2022 |
| d. Numeración documentos electrónicos: Las entidades deben verificar que tengan suficientes consecutivos disponibles para generar documentos electrónicos y en caso de que dichos consecutivos estén próximos a terminar, deben gestionar la creación de nuevos rangos y prefijos con el fin de evitar rechazos de documentos electrónicos (Facturas electrónicas, notas débito y notas crédito) por parte de la DIAN. Se recomienda consultar el procedimiento para gestionar la numeración de documentos electrónicos en la circular 19 del 8 de julio de 2022. | 15 de diciem bre de 2022 |
| e. Certificado de firma digital: Las entidades deben verificar que el certificado de firma digital de persona jurídica para facturación electrónica se encuentre vigente y en caso de que se encuentre vencido o próximo a vencer, deben gestionar la adquisición de un nuevo certificado con el fin de evitar rechazos de documentos electrónicos (Facturas electrónicas, notas débito y notas crédito) por parte de la DIAN. Se recomienda consultar el procedimiento para adquirir el certificado en la circular 19 del 8 de julio de 2022. | 15 de diciem bre de 2022 |
| f. Periodo de transición: Con el cierre calendario del 31 de diciembre de 2022, el sistema queda en período de transición, sin embargo, se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones en la gestión de DYC: Para los documentos de recaudo de contado y la gestión de convenios interadministrativos, no aplica el periodo de transición por lo que las entidades no podrán realizar la siguiente gestión: - No se permite aprobar órdenes de consignación generadas en la vigencia 2022 o anteriores para generar documentos de recaudo de contado con fecha de registro diciembre de 2022. - No se podrán anular órdenes de consignación creadas en la vigencia 2022 o anteriores, con fecha diciembre de 2022. - No se permite generar documentos de recaudo de contado con fecha de registro diciembre de 2022. - No se permite realizar gestión de convenios interadministrativos con fecha de registro diciembre de 2022. | 30 de diciem bre de 2022 |
| g. Para la expedición de documentos electrónicos si aplica el periodo de transición por lo que las entidades podrán realizar la siguiente gestión: Expedir facturas electrónicas de venta de contado con y sin orden de consignación, facturas electrónicas de venta a plazos, notas débito y notas crédito con fecha de registro del mes de diciembre. Es importante aclarar que por disposición normativa solamente se permite modificar la fecha de registro hasta por 5 días anteriores a la fecha del sistema al momento de la expedición del documento electrónico, es decir, para definir como fecha de registro 31 de diciembre de 2022 se debe ingresar a registrar el documento máximo el 5 de enero de 2023. Así las cosas, el periodo de transición para la expedición de documentos electrónicos es hasta el 5 de enero de 2023. | 5 de enero de 2023 |
| h. Para el registro y anulación de recaudos de facturas electrónicas de venta si aplica el periodo de transición por lo que las entidades podrán registrar estos documentos con fecha diciembre 31 de 2022, siempre y cuando la consignación de los recursos se haya efectuado en el año 2022. Es importante aclarar que para registrar recaudos de facturas electrónicas se debe tener en cuenta que la fecha de registro diligenciada debe ser superior o igual a la fecha de factura a recaudar. | 20 de enero de 2023 |
11. ASPECTOS RELACIONADOS CON EL MÓDULO DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DEL GASTO
11.1. Aspectos a tener en cuenta antes del 31 de diciembre de 2022
| ACTIVIDADES | FECHA MÁXIMA |
| a. Fenecimiento de reservas presupuestales y cuentas por pagar 2021: Las reservas presupuestales y cuentas por pagar constituidas en el año 2021 y ejecutadas en el año 2022 que a 31 de diciembre de 2022 no se hayan pagado, expiran. Por lo anterior, las últimas obligaciones de los compromisos de reservas se sugiere registrarlas a más tardar el 27 de diciembre de 2022 para garantizar que a 29 de diciembre se efectúe su pago, para lo cual se debe verificar que las cuentas bancarias de los beneficiarios de estos pagos se encuentren en estado “Activa”. | 31 de diciembre de 2022 |
| b. Anulación de Órdenes de Pago no pagadas a diciembre 31: Las órdenes de pago presupuestales que al 31 de diciembre de 2022 no queden en estado PAGADO, el sistema las anulará automáticamente, no permitiendo hacer su pago en el año 2023. Por lo mencionado, se deben revisar todas las órdenes de pago antes de esta fecha para pagarlas o anularlas. Consulte archivo en página web. http://www.minhacienda.gov.co/ SIIFNACION/Ciclos de Negocios/Cierre Inicio Año | 31 de diciembre de 2022 |
| c. Ultimo día para generar Ordenes de pago: El último día para generar y autorizar órdenes de pago presupuestales de gastos y no presupuestales de deducciones, para ser atendidas por la DGCPTN. | 27 de diciembre de 2022 |
| d. Órdenes de pago de deducciones de obligaciones pagadas en diciembre de 2022: Las deducciones causadas a 31 de diciembre de 2022 asociadas a órdenes de pago presupuestales que hayan sido pagadas a 30 de diciembre de 2022, se podrán solicitar a través de órdenes de pago no presupuestal de deducciones a partir del: | 2 de enero de 2023 |
| e. Legalización de cajas menores: De acuerdo con lo establecido en el Decreto 1068 de 2015 Titulo 5 Artículo 2.8.5.13, la legalización definitiva de las cajas menores constituidas durante la vigencia fiscal, se hará antes del 29 de diciembre, fecha en la cual se deberá registrar el reintegro del saldo sobrante y el respetivo cuentadante responderá por el incumplimiento de su legalización oportuna y del manejo de dinero que se encuentre a su cargo. En consecuencia, los recursos sobrantes de las cajas menores, deberán ser consignados en las cuentas bancarias del tesoro dos (2) días antes de su legalización, con el fin que queden disponibles para registrar el reintegro y causación deducciones de la legalización definitiva. Para tal fin, se debe expedir un acto administrativo que reconozca los gastos efectuados contra los montos autorizados de las cajas menores. Con base en este documento se registra en el SIIF Nación la legalización de gastos por cierre de caja menor, la guía que contiene los pasos a seguir la encuentra en: http://www.minhacienda.gov.co/ SIIFNACION/Ciclos de Negocios/Gestión de Cajas Menores / Guía Cierre Caja Menor Cuentadante La legalización definitiva de cajas menores tiene normalmente tres componentes: legalización de gastos, reintegro de sobrantes y reintegro de deducciones practicadas en los egresos generados después del último rembolso recibido. Para recursos nación CSF los reintegros se deben efectuar a cuentas de la DGCPTN,Para recursos nación SSF y propios CSF los reintegros se deben realizar a cuentas de la tesorería de la misma entidad. Si las Cajas menores no son legalizadas y registrado el gasto en el sistema, esta situación no se puede subsanar en la vigencia 2023. Consulte el archivo en la página web. Para considerar: Si al cierre de la vigencia presupuestal existen recursos de caja menor que han sido embargados por un Juez de la República, el cuentadante debe registrar un pago sin egreso para dejar en SIIF la cuenta bancaria en cero. En este caso, en el acto administrativo de legalización de gastos se deja registrada esta novedad y en el área de Contabilidad deberá quedar registrado este hecho económico. En la siguiente vigencia fiscal, cuando se declare el desembargo, el área de tesorería envía los recursos a la DTN, la entidad registra una causación y recaudo simultáneo contra un rubro de ingreso llamado ''Reintegro de vigencias Anteriores'' y el área de contabilidad registra el hecho económico del desembargo. | Antes del 29 de diciembre de 2022 |
| f. Gravamen a los Movimientos Financieros (GMF) en la constitución de reservas presupuestales y cuentas por pagar contra recursos administrados en el SCUN: Las entidades que tienen recursos propios y Nación SSF en el SCUN, deben tener en cuenta que para los compromisos y obligaciones que queden constituidas en el rezago presupuestal, no deben contemplar dentro de la constitución valor alguno por el gravamen a los movimientos financieros (4*1000), en razón a que estos pagos se harán a beneficiario final a través de la tesorería central de la DGCPTN; si durante la vigencia fiscal 2023 alguna de las obligaciones o compromisos se deban realizar con traspaso a pagaduría, este gasto deberá ser atendido con cargo al presupuesto del año 2023. | No aplica |
| g. Ejecución de compromisos que amparan los GMF: Las entidades que durante el año 2022 estuvieron sujetas al gravamen a los movimientos financieros (4*1000), deben dejar presupuestalmente ejecutado el gasto (obligaciones y órdenes de pago en estado pagadas), con el fin de no dejar partidas conciliatorias por este concepto. Para el pago del GMF (4*1000) de los últimos días de diciembre, se debe dejar registrado a 31 de diciembre la obligación para afectar este valor y que quede constituido como una cuenta por pagar. | Antes del 31 de diciembre de 2022 |
11.2. Aspectos a tener en cuenta después del 31 de diciembre de 2022
| ACTIVIDADES | FECHA MÁXIMA |
| a. Inicio del Período de transición: Con el cierre calendario del 31 de diciembre de 2022, el sistema queda en período de transición, de conformidad con lo estipulado en el Artículo 2.9.1.2.15. del Decreto 1068 de 2015. | 1 de enero de 2023 - (6 a.m.) |
| b. Restricciones para el registro de compromisos en el período de transición: De conformidad con lo estipulado en el Estatuto Orgánico de Presupuesto y en el Decreto 1068 de 2015, en dicho período NO SE PODRÁN asumir compromisos con cargo al presupuesto del año 2022. | Del 1 al 20 de enero de 2023 |
| c. Restricciones para el registro de obligaciones en el período de transición: De conformidad con lo establecido en el Decreto 1068 de 2015, en dicho período NO SE PODRÁN asumir obligaciones con cargo al presupuesto del año 2022. | Del 1 al 20 de enero de 2023 |
| d. Reducción y anulación de compromisos en el período de transición: Los saldos de compromisos por obligar que no se van a utilizar, el sistema los contemplará para constituir las reservas presupuestales, por tal razón, se sugiere que durante el período de transición se efectúen las reducciones o anulaciones de compromisos, cuando se cuente con el acto legal que indique que éstos no van a ser utilizados, para que no queden constituidos. Para tal fin, se seleccionará en el compromiso diciembre 31 de 2022 y se efectuará la operación respectiva sobre los documentos con saldo por utilizar. | Del 1 al 20 de enero de 2023 |
| e. Reducción y anulación de obligaciones en el periodo de transición: Durante el periodo de transición se podrán anular o reducir obligaciones registradas a diciembre 31 de 2022. Para tal fin, se seleccionará en la transacción diciembre 31 de 2022 y se efectuará la operación respectiva sobre los documentos con saldo por pagar. | Del 1 al 20 de enero de 2023 |
| f. Aplicación de reintegros en período de transición: En período de transición, seleccionando en la transacción diciembre 31 de 2022, se podrán aplicar reintegros presupuestales para órdenes de pago presupuestales pagadas durante el año 2022 de la vigencia actual, reservas presupuestales y/o cuentas por pagar, siempre y cuando la consignación de los recursos se haya efectuado en el año 2022. | Del 1 al 20 de enero de 2023 |
| g. Constitución de reservas presupuestales y cuentas por pagar del año 2022: De conformidad con lo establecido en los artículos 2.8.1.7.3.1. y 2.8.1.7.3.2. del Decreto 1068 de 2015, las reservas presupuestales y las cuentas por pagar del año 2022, se constituyen con los saldos registrados en el SIIF Nación al 20 de enero de 2023, así: Reservas presupuestales: Con los Compromisos no obligados a 31 de diciembre. Cuentas por pagar: Con las obligaciones no pagadas a 31 de diciembre. Según lo establece el artículo 27 de la ley de presupuesto para la vigencia 2022, " Para las cuentas por pagar que se constituyen a 31 de diciembre de 2022 se debe contar con el correspondiente programa anual mensualizado de caja de la vigencia, de lo contrario deberán hacerse los ajustes en los registros y constituir las correspondientes reservas presupuestales. Igual procedimiento se deberá cumplir en la vigencia 2023” El reporte con el detalle de los compromisos que se constituirán como reservas presupuestales, se puede generar por la transacción EPG/CONSULTAS/Listado de compromisos, con la opción, “saldo por obligar', así mismo, para ver el detalle de las obligaciones que quedarán como cuentas por pagar se puede generar el listado de obligación con la opción “saldo por pagar'. | 20 de enero de 2023 |
| h. Traslado al año 2023 de obligaciones de cuentas por pagar para su ejecución: Para poder pagar las cuentas por pagar constituidas al 20 de enero de 2023, conforme a lo definido en el punto anterior, las Unidades Ejecutoras deberán trasladar las obligaciones sin pagar a 31 de diciembre de 2022 a través de la transacción de traslado de obligaciones. En el evento que requieran realizar pagos de cuentas por pagar durante el período de transición, se podrán trasladar a través de la transacción mencionada a partir del 2 de enero del 2023. Importante: Con el cierre calendario a 31 diciembre de 2022, el Sistema actualiza la fecha de pago de las obligaciones por pagar a enero 2 de 2023, por tal razón, cuando se está realizando su traslado, se debe definir la nueva fecha de pago, caso en el cual el sistema validará que para el mes definido en las nuevas fechas de pago exista CUPO PAC disponible de vigencia año anterior. Una vez trasladadas las obligaciones que conforman las cuentas por pagar no se pueden realizar cambios de ningún tipo. En la ruta http://www.minhacienda.gov.co/SIF Nacion/Ciclos de Negocio / 5.Gestion de Gasto / Guias Encontrarán la “Guía para trasladar obligaciones que constituyen cuentas por pagar”. | 31 de enero 2023. |
| i. Traslado al año 2023 de compromisos de reservas presupuéstales para su ejecución: Para poder obligar y pagar las reservas presupuestales constituidas al 20 de enero de 2023, conforme a lo definido en el punto g), las Unidades Ejecutoras deberán trasladar los compromisos sin obligar a 31 de diciembre de 2022 a través de la transacción de traslado de compromisos. En el evento que requieran realizar pagos de reservas presupuestales 2022 durante el período de transición, se podrán trasladar a través de la transacción mencionada a partir del 2 de enero del 2023 Importante: Con el cierre calendario a 31 diciembre de 2022, el Sistema actualiza la fecha de pago de los compromisos por obligar a enero 2 de 2023, por tal razón, cuando se está realizando su traslado se debe definir la nueva fecha de pago. El sistema no validará que para el mes definido en las nuevas fechas de pago que exista CUPO PAC disponible. Una vez trasladados los compromisos que conforman las reservas presupuestales no se pueden realizar cambios de ningún tipo. En la ruta http://www.minhacienda.gov.co/SIF Nacion/Ciclos de Negocio / 5.Gestion de Gasto / Guias Encontrarán la “Guía para trasladar compromisos que constituyen reservas presupuestales”. | 31 de enero de 2023. |
| j. Anulación de solicitudes de vigencias futuras no aprobadas: Con el cierre definitivo del año 2023, todas las solicitudes de vigencias futuras en estado generadas pasan a estado ANULADAS y sobre ellas el sistema no permitirá realizar ninguna gestión. | 20 de enero de 2023 |
| k. Adición, Reducción y Compromisos de Vigencias Futuras: Las entidades deberán registrar los compromisos asumidos con cargo a las vigencias futuras autorizadas en el año 2022 a más tardar el 31 de diciembre de dicho año, después de tal fecha, las autorizaciones de Vigencias Futuras en estado aprobadas no comprometidas, no podrán ser adicionadas ni reducidas, tampoco se podrán registrar compromisos con cargo a ellas. | 31 de diciembre de 2022 |
| Es de resaltar que el registro del compromiso con cargo a vigencias futuras se debe hacer de manera concomitante con el del año actual y en su defecto con la firma del contrato, cuando éstas sean excepcionales. La ejecución presupuestal de vigencias futuras y el listado de compromisos de vigencias futuras lo pueden ver por las consultas dispuestas en: -- EPG/CONSULTAS/Consulta Ejecución Vigencias Futuras y EPG/CONSULTAS/Listado Compromisos Vigencias Futuras | |
| l. Verificación de cuentas por pagar y reservas presupuéstales constituidas: Una vez realizado el cierre definitivo de la vigencia 2022, el 20 de enero de 2023, las entidades podrán revisar cuál será el valor de las reservas presupuestales y de las cuentas por pagar constituidas, utilizando el reporte de “Ejecución Presupuestal Agregada” seleccionando año fiscal 2022, mes diciembre acumulado, vigencia fiscal actual, el cual se exporta a Excel para efectuar los siguientes cálculos: -- Las reservas presupuestales se obtienen de restarle a los Compromisos las Obligaciones, -- Las cuentas por pagar se obtienen de restar a las Obligaciones los Pagos. | 20 de enero de 2023 |
| m. Actualización de documentos de destinación específica: Las Unidades Ejecutoras que administran documentos de destinación específica (DDE), los cuales controlan recursos de fuente específica (REC 14 CSF) y donaciones (REC 15 CSF), deberán ingresar y actualizar su ámbito presupuestal, una vez las entidades que ejecutan los recursos hayan distribuido el presupuesto de 2023 a las subunidades y a las dependencias de gasto. | A partir de la distribución del presupuesto |
| n. Traslado de compromisos de Vigencias Futuras: A partir del 1o de enero de 2023, las unidades y subunidades ejecutoras podrán realizar el traslado de compromisos de vigencias futuras registrados en el año 2022 o anteriores, cuyo año futuro fue 2023, para que se afecte el presupuesto de la vigencia que inicia. En la siguiente ruta encontrarán la “Guía para crear compromisos de Vigencia Actual a partir de Compromisos de Vigencias Futuras”, que contiene el paso a paso para operar la transacción. -- http://www.minhacienda.gov.co/SIIFNACION/Ciclos de Negocios/Gestión de Gasto / 07-01-2013 Guía para Crear compromisos de Vigencia Actual a partir de Compromisos de Vigencias Futuras Esta transacción registra de forma automática la Solicitud de CDP, el CDP y el Compromiso Presupuestal afectando las apropiaciones de la vigencia fiscal 2023. | A partir del 1 de enero de 2023 |
| o. Información sobre trámites pendientes por culminar: En la página web del Ministerio de Hacienda y Crédito Público podrán encontrar información sobre Órdenes de Pago pendientes por finalizar gestión, Cajas Menores por legalizar y otro tipo de trámites a culminar antes del 31 de diciembre de 2022. Este archivo se actualizará diariamente y se podrá consultar en la siguiente dirección: -- http://www.minhacienda.gov.co/ SIIFNACION/Ciclos de Negocios/Cierre e Inicio de año | A partir del 1o de diciembre de 2022. |
| p. Vinculación de facturas electrónicas a obligaciones: Toda factura electrónica recibida a través del buzón del SIIF Nación debe quedar vinculada a una obligación salvo que se trate de facturas cuyas obligaciones no se hayan podido registrar por no tener cupo de PAC. En tal caso, se deberán vincular a las obligaciones de reservas presupuestales que se registren en el 2023. | |
| q. Reportes y Consultas para el seguimiento y control: Para realizar el seguimiento y control de las diferentes ACTIVIDADES descritas anteriormente se deben generar los siguientes reportes y consultas: -EPG/ REPORTES/Reporte de Ejecución Presupuestal Agregada, - Con vigencia reservas y cuentas por pagar año 2022 para establecer saldos por ejecutar del rezago presupuestal que se está ejecutando en el año que se cierra. - Con vigencia actual, año 2022, acumulado a diciembre para establecer saldos por ejecutar del año que se cierra. - EPG/CONSULTAS/Listado de CDP, con saldo por comprometer para revisar los CDPs susceptibles de reducir o anular. - EPG/CONSULTAS/Listado de Compromisos, con saldo por obligar para establecer cuales compromisos quedaran como reservas presupuestales. - EPG/CONSULTAS/Listado de Obligaciones, con saldo por ordenar para establecer cuales obligaciones quedaran como cuentas por pagar. - EPG/CONSULTAS/Listado de Órdenes de Pago, en estado diferente a pagada y anulada, para establecer que órdenes de pago están pendientes de gestionar. - EPG/CONSULTAS/Listado de Compromisos de Vigencias Futuras, año 2022, para validar que estén registrados todos los compromisos de las vigencias futuras aprobadas en el año que se cierre. - EPG/CONSULTAS/Consulta Ejecución Vigencias Futuras. - EPG/CONSULTAS/Listado Cajas Menores, para visualizar que cajas menores aún están pendiente de hacer cierre presupuestal. | |
11.3. Proceso de Generación y Transmisión del Documento Soporte para No Obligados a Facturar
En cumplimiento del numeral 1.3 de la Directiva Presidencial 09 del 17 de septiembre de 2020, el SIIF Nación a partir del 1 de agosto de 2022 dispuso la funcionalidad para que con la información de los pagos y la información tributaria de los terceros beneficiarios se generará un proceso para elaborar y trasmitir a la DIAN el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta.
Para que las entidades puedan realizar el proceso con Olimpia y la DIAN se debe adquirir un certificado de firma digital de persona jurídica para facturación electrónica y trasmisión de documento soporte con las siguientes características:
- El certificado digital se emite mediante el formato PKCS#10.
- Certificado X.509 V3
- Llave privada de 2048 bits con algoritmo de encripción SHA256
- Algoritmo de firma de certificado con HASH
El certificado puede ser adquirido con cualquiera de las entidades de certificación digital (ECD) acreditadas por la ONAC (Organismo Nacional de Acreditación de Colombia) para emitir este tipo de certificados. La consulta de estas entidades la pueden realizar en la página web: https://onac.org.co/directorio-de- acreditados
Cabe resaltar que en este momento las entidades que están EMITIENDO facturas electrónicas de venta, notas débito y notas crédito con validación previa a su expedición deben tener el certificado de firma digital de persona jurídica, este mismo certificado servirá para el proceso de trasmisión del Documento Soporte para no Obligados a Facturar.
IMPORTANTE: Este certificado es diferente al certificado que los usuarios utilizan al firmar las transacciones del SIIF Nación y es un certificado asociado al NIT de la unidad y/o subunidad ejecutora. Se debe adquirir un certificado por cada NIT que tenga la entidad.
La información sobre las parametrizaciones y el flujo que se debe seguir esta publicado en:
- CIRCULARES
- https://www.minhacienda.gov.co/webcenter/ShowProperty?nodeId=%2FConexionContent%2FWCCCLUSTER-200239%2F%2FidcPrimaryFile&revision=latestreleased
- CR 021 Registro de Información de Adquiriente para Documento Soporte a No obligados
Fecha de Publicación: 28 de julio de 2022
- CR 022 Proceso de Implementación para Transmitir Documento Soporte a No Obligados a Facturar
Fecha de Publicación: 3 de agosto de 2022
- GUIAS
https://www.minhacienda.gov.co/webcenter/portal/SIIFNacion/pagesciclodenegocios/pl8recepcionfacturaelectronica/guiasymanuales
- Guía como hacer el Proceso de Habilitación en la DIAN para Documento Soporte NO Obligados a Facturar
Fecha de Publicación: 24 de agosto de 2022
- Guía Proceso Configuración Prefijos y Resolución y Cargue Archivo Plano en Olimpia IT para
Documento Soporte No Obligados a Facturar
Fecha de Publicación: 28 de septiembre de 2022
- Guía Proceso para Consultar y o Modificar datos de Proveedores registrados en Olimpia IT para Doc Soporte a NO Obligados a Facturar
Fecha de Publicación: 12 de octubre2022.
- Listado de Códigos Postales por Ciudad publicados por DIAN para Doc Soporte a NO Obligados aFacturar.
Fecha de Publicación: 13 de octubre de 2022
- Ejemplo_Archivo_Infomacion_Origen de Pagos en SIIF Nación Para Marco de Olimpia Plano Documento Soporte
Contiene un ejemplo de la salida de información que entrega el SIIF NACION de los pagos presupuestales y egresos de caja menor que servirán de insumo para generar el Doc. Soporte.
Cada hoja del archivo contiene la información necesaria para copiar y pegar en la macro de Olimpia, los campos de este archivo se relacionan por colores con los campos de la Macro.
Semanalmente se está publicando los pagos en archivos llamados
Detalle de Pagos Ppatales y Egresos de CM para Doc Soporte del Mes XXX al XXX de 2022
Los cuales contienen el detalle de las órdenes de pago presupuestales en estado pagadas y egresos de caja menor del día (n) al (n+1), documentos donde el tercero es una persona natural que No tiene la responsabilidad de facturador electrónico y donde los rubros que se están afectando son de A-02, A-03, A-05 Y C ( para inversión documentos donde los usos presupuestales vinculados a la obligación inician por A-02,A-03 y A-05), se excluyen los documentos donde el tipo de cuenta por pagar vinculada a la obligación fue 07 Viáticos Funcionarios, 08 Viáticos Contratistas y 14 Viáticos.
Macro de Olimpia Para Generar Plano Documento Soporte OlimpiaV2 Fecha de Publicación: 7 de septiembre de 2022
Contiene la macro dispuesta por Olimpia para armar el archivo plano de carga masiva para la generación del documento soporte
En la macro se definieron colores en las columnas que deben ser diligenciadas según los datos dispuestos en el archivo Detalle de Pagos Ppatales y Egresos de CM para Doc Soporte.
- Relación entre campos Macro_Olimpia vs Campos_Archivo_Origen_PagosSIIF_Para Documento Soporte Estructura Carga Masiva Archivo Plano Olimpia para Generar Documento
Soporte
Fecha de Publicación: 12 de agosto de 2022
Contiene la relación entre los campos de la macro dispuesta por Olimpia para armar el archivo plano de carga masiva para la generación del documento soporte y los campos del archivo origen de pagos SIIF NACION.
12. ASPECTOS RELACIONADOS CON EL MÓDULO DE CONTABILIDAD
| ACTIVIDAD | FECHA MAXIMA |
| a. Seguimiento de lineamientos establecidos por la Contaduría General de la Nación: Las entidades contables públicas deberán tener en cuenta los lineamientos que expedida la Contaduría General de la Nación en el mes de diciembre de 2022, relacionados con el cambio de período contable 2022 - 2023, el reporte de información y otros aspectos del proceso contable dirigido a representantes legales y otros niveles directivos, jefes de áreas financieras, jefes de control interno, jefes de contabilidad y contadores de las entidades contables públicas de los niveles nacional y territorial. | |
| b. Ajustes contables manuales por efecto de la ausencia de PAC: En el evento que se reciban bienes y/o servicios y la entidad no cuente con PAC para registrar la obligación, el área contable deberá hacer los respectivos ajustes manuales correspondientes para reflejar en la contabilidad del SIIF Nación el hecho económico. En dichos comprobantes, por directriz de la Contraloría General de la República, se deberá registrar en la descripción que éste corresponde a una reserva inducida por la ley. En el año 2023, al momento de obligar la reserva presupuestal inducida por la ley por la ausencia de PAC, se deberá seleccionar el atributo contable diferente al 5- Ninguno que corresponda en la parametrización de la tabla TCON09, con el fin de que no se realice registro contable dado que el hecho económico debió ser registrado en diciembre del año 2022. | |
| c. Reportes y consultas para el seguimiento y control: El módulo contable cuenta con las siguientes consultas, reportes, procesos especiales, estados contables y notas en las rutas que se describen a continuación: Consulta comprobantes Contables. Ruta: CON / Consulta /.. Consulta Comprobantes Contables Consulta Masiva de Comprobantes Consultas por Subunidad que realiza el registro. Ruta: CON / Consulta / Consulta Saldos Contables por Subunidad: Consulta Saldos y Movimientos Por PCI Auxiliar Contable por PCI Auxiliar Contable Detallado Consulta Saldos Contables y Auxiliar Unidad / Subunidad Consulta de Saldos Negativos Códigos Contables de la Sub_Unidad Consulta Saldos Negativos Auxiliares Contables por Subunidad Consulta Saldos y Movimiento Código Contable Sub Unidad Consulta Saldos y Movimiento Auxiliares Código Contable SubUnidad Consultas por Unidad Ejecutora que realiza el registro. Ruta: CON / Consulta / Consulta Saldos Contables por Unidad Ejecutora: Consulta Saldos y Movimientos Por Unidad Ejecutora Consulta Saldos y Movimientos Auxiliar Contable de las SubUn x UE Consulta Saldos y Movimientos Código Contable UE Consultas por Entidad Contable Pública, ECP. Ruta: CON / Consulta / Consulta Saldos Contables por ECP Consulta Saldos y Movimientos Por ECP Consulta Saldos Contables y Auxiliar ECP Consulta Saldos Negativos Códigos Contables ECP Consulta Saldos y Movimiento Código Contable ECP Consulta Saldos y Movimiento Auxiliares Contables ECP Operaciones reciprocas provisionales. Ruta: CON / Consulta / Operaciones reciprocas provisionales: Documento - operaciones recíprocas - provisional convergencia Reportes formales a CHIP. Ruta: CON / Reportes / Reportes formales a CHIP: Reporte CGN2015.001 - Saldos y Movimientos Convergencia Reporte CGN2015.002 - Operaciones Reciprocas Convergencia Reporte CGN 2016 01 Variaciones Significativas Libros. Ruta: CON / Reportes / Libros: Consolidado del Libro Diario Libro Mayor Estados Contables antes de convergencia. Ruta: CON / Reportes / Estados Contables antes de convergencia: Balance General Estado de Actividad Financiera Estado de Cambios en el Patrimonio Hoja de Trabajo por ECP para definir estados contables (TCON016) Notas Generales Notas Especificas Sistema Cuenta Unica Nacional, CUN: Movimientos Bancarios Vs Auxiliar Contable Bancos Movimientos Bancarios Vs Auxiliar Contable Bancos Detallada Cuenta Bancaria con saldo Vs extractos bancarios Final del formulario Procesos Especiales. Ruta: CON / Procesos Especiales: Distribución saldos para CGN2015.001 Distribución saldos para CGN2015.002 Ht Balance General Análisis Vertical - Horizontal Cabe anotar que la Administración del SIIF Nación dispuso unas consultas denominadas “documento - operaciones reciprocas - provisional convergencia” que permiten analizar la información relacionadas con operaciones reciprocas antes que la fecha límite para hacer registros contables expire. Con esto el usuario realizará los análisis correspondientes y, si es el caso, proceda con los ajustes y/o reclasificaciones a que haya lugar. Es importante tener en cuenta las validaciones que la Contaduría General de la Nación solicitó incluir en estos procesos las cuales fueron informadas por la Administración del SIIF Nación en las circulares 017 del 15 de junio de 2012 y 023 del 21 de agosto de 2012. Para generar los reportes CGN2015001 y CGN2015002 se debe tener en cuenta el “Instructivo Distribución Corriente y no Corriente” publicado en la página web del Ministerio de Hacienda / SIIF Nación / Gestión contable / Guías y Manuales desde el 28 de octubre de 2011. Así mismo se puede acceder a través del siguiente link: httgs://www.minhacienda.gov.co/webcenter/ShowProgerty?nodeId=%2FConexionContent %2FWCC_CLUSTER;016770%2F%2FidcPrimaryFile&revision=latestreleased Realizar la clasificación de los saldos en corriente y no corriente a través de la siguiente ruta: CON / Procesos Especiales / Distribución Saldo Corriente - No Corriente / Distribución Saldos para CGN.2015.001 /... Se debe crear el documento, verificarlo y aprobarlo. A partir del documento CGN.2015.001 en estado “aprobado” se debe proseguir con las reciprocas. Para tal efecto se debe acceder por la siguiente ruta: CON / Procesos Especiales / Distribución Saldo Corriente - No Corriente / Distribución Saldos para CGN.2015.002 /... Se debe crear el documento, verificarlo y aprobarlo. HT Balance General análisis vertical horizontal Se puede consultar la guía en la página web del Ministerio de Hacienda / SIIF Nación / Gestión contable / Guías y Manuales o utilizando el siguiente link https://www.minhacienda.gov.co/webcenter/ShowProperty?nodeId=%2FConexionCon tent%2FWCC CLUSTER-141950%2F%2FidcPrimaryFile&revision=latestreleased Además de lo anterior, se hace necesario que los usuarios de los perfiles contables consulten las parametrizaciones de las tablas contables realizadas por la Contaduría General de la Nación en el SIIF Nación, con ocasión de la entrada en vigencia 2022 los nuevos clasificadores presupuestales, tanto de gasto como de ingreso. Para deben ingresar, como siempre lo hacen, por la siguiente ruta: CON /Catalogo Contable.. Consulta Códigos Contables CON /Parametrización / Parámetros Contables Transversales T-CON-005 T-CON-006 T-CON-008 Auxiliares Contables Relación Códigos Contables Auxiliares Tabla de Eventos Contables Pagos No Presupuestales Causación de Gasto T-CON-012 Tipos de Operación T-CON-012 4 Relación Uso Contable Código Contable T-CON-007 Tabla de Eventos Contables Causación Gasto Causación y Recaudo de Ingreso T-CON-010 Tabla de Eventos Contables Causación y Acreedores de Ingresos T-CON-011 Tabla de Eventos Contables Recaudos Pagos presupuestales y no presupuestales T-CON-009 Tabla de Eventos Contables Pagos Presupuestales de Gasto T-CON-014 Tabla de Eventos Contables Otros Pagos | |
Cordial Saludo,
DAVID FERNANDO MORALES DOMÍNGUEZ
Administrador del SIIF Nación
Viceministerio General
