CIRCULAR 215 DE 2022
(diciembre 1)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Bogotá
| PARA: | Directores de área, jefes de oficina, directores regionales, subdirectores de centro de formación profesional, coordinadores de grupo, funcionarios y contratistas a nivel nacional. |
| ASUNTO: | Divulgación Instructivo para el archivamiento de los documentos electrónicos. |
De conformidad con lo señalado en el artículo 11 de la Ley 594 de 2000, “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”, “El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.” Igualmente,el artículo 21 de esta ley dispone que las entidades públicas pueden contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes en la gestión de sus documentos.
En virtud de lo anterior, el artículo 2.8.2.6.1 del Decreto 1080 de 2015, “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura”, estipula que las Entidades públicas deben contar con un sistema de gestión documental que permita, entre otros aspectos, la organización de los documentos independientemente del soporte en el que se encuentren, sea este físico o electrónico, garantizar la autenticidad e integridad de los documentos de archivo y respaldar la gestión de los diferentes procesos administrativos, manteniendo la información en un entorno seguro. En este sentido, el artículo 2.8.2.6.3 del Decreto 1080 de 2015 establece que “...En los sistemas de archivo electrónico implementados en las entidades públicas, se debe garantizar la autenticidad, integridad, confidencialidad y la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo que de acuerdo con las Tablas de Retención Documental o las Tablas de Valoración Documental lo ameriten, así como su disponibilidad, legibilidad (visualización) e interpretación, independientemente de las tecnologías utilizadas en la creación y almacenamiento de los documentos...”
Es así como el Archivo General de la Nación expidió el Acuerdo 003 de 2015, “Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos de conformidad con lo establecido en el capítulo IV de la Ley 1437 de 2011, se reglamenta el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 y el capítulo IV del Decreto 2609 de 2012”.
Para asegurar que los archivos cumplan con el fin establecido, y tomando en consideración el desarrollo de la gestión documental y el avance de las tecnologías de la información y las comunicaciones, el Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA adquirió un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA que se basa en el aplicativo OnBase, con el cual se conforma el Archivo Electrónico SENA - AES, y que ya inició su implementación. Para lo anterior, a partir de diciembre del presente año, se entregarán licencias, se llevarán a cabo capacitaciones con las distintas dependencias y se hará monitoreo y control con el ánimo de realizar el seguimiento de las actividades realizadas por las áreas, y de esta manera conformar adecuadamente los expedientes electrónicos endicho aplicativo.
En tanto se realiza la implementación del Archivo Electrónico SENA - AES, y las dependencias cuentan con los accesos y la capacitación necesaria, la Secretaría General, a través del Grupo Administración de Documentos, diseñó el Instructivo para el Archivamiento de los Documentos Electrónicos, publicado en el aplicativo Compromiso en el módulo de documentos del proceso de gestión documental, bajo el código GD-I-002, el cual tiene como objetivo definir lineamientos y orientar respecto a la conformación y alistamiento delos expedientes electrónicos para su posterior cargue en el Archivo Electrónico SENA - AES. Este instructivo facilita la gestión de los documentos electrónicos, cuenta con instrucciones claras para la conformación de expedientes y por lo tanto, del archivo de la Entidad, evitando la impresión innecesaria de los documentos producidos en formato electrónico durante el tiempo de vigencia de las Tablas de Retención Documental-TRD.
La Secretaría General y el Grupo Administración de Documentos recuerdan a funcionarios y contratistas que, de acuerdo con la información de la presente circular, es obligación de todos y cada uno apropiarse del contenido del Instructivo para el Archivamiento de los Documentos Electrónicos, con el fin que las dependencias conformen sus expedientes aplicando los lineamientos allí planteados, se facilite el cumplimiento de las actividades archivísticas, y se garantice la protección del patrimonio documental de la Entidad.
Cordialmente,
VERONICA PONCE VALLEJO
Secretaria General
