CIRCULAR 223 DE 2020
(diciembre 17)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
| PARA: | SECRETARÍA GENERAL, DIRECTORES DE ÁREA Y JEFES DE OFICINA, DIRECTORES REGIONALES Y SUBDIRECTORES DE CENTRO DEL SENA |
| ASUNTO: | Lineamientos para el cumplimiento de la planeación en gestión contractual. |
Los Ordenadores del Gasto deben realizar la publicación, seguimiento y control del Plan Anual de Adquisiciones, al ser una herramienta para identificar, registrar, programar y divulgar sus necesidades de bienes, obras y servicios de acuerdo con el presupuesto asignado, por lo que se deberá dar aplicación a las disposiciones y reglamentos normativos en materia de austeridad del gasto público. Cada ordenador del gasto debe tener claro la totalidad de bienes, servicios y obras a contratar en donde se determina el objeto contractual, la vigencia, el valor y la modalidad de selección.
De acuerdo con el artículo 1 de la Resolución 54 de 2018, se establecen las directrices para la elaboración y consolidación del Plan Anual de Adquisiciones de la entidad, para lo cual se establecen funciones en cabeza de las Direcciones Regionales y Centros de formación relacionadas con su consolidación y aprobación. Sin embargo, de conformidad con el parágrafo primero de la mencionada disposición normativa, la consolidación del plan anual de adquisiciones de la entidad corresponde al Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones de la Dirección Administrativa y Financiera, el cual tiene la función de publicarlo en la página web de la entidad y la plataforma SECOP II como se enuncia a continuación:
“ARTÍCULO PRIMERO. PLANES ANUALES DE ADQUISIONES. Los Planes Anuales de Adquisiciones, que deben contener la lista de bienes, obras y servicios que se pretenden adquirir, incluidos los servicios de instructores, serán elaborados, aprobados y actualizados en el SENA, así:
a) De los Centros de Formación. Los Centros de Formación elaborarán sus correspondientes Planes Anuales de Adquisiciones y los enviarán a los Directores Regionales para su aprobación y suscripción.
b) De los Despachos de las Direcciones Regionales. Los Despachos de las Direcciones Regionales elaborarán sus correspondientes Planes Anuales de Adquisiciones que serán aprobados y suscritos por los Directores Regionales.
(...)
PARÁGRAFO PRIMERO. Los Planes Anuales de Adquisiciones enviados por las Regionales y las Áreas de la Dirección General del SENA serán consolidados por el Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones de la Dirección Administrativa y Financiera para la publicación en la página de la Entidad y en el SECOP” (negrita y subrayado fuera de texto).
Para dar cumplimiento a la mencionada disposición normativa para la vigencia 2020, por parte de la Dirección Administrativa y Financiera de la entidad se expidió la Circular 199 de 2019, en la cual se reitera lo anteriormente mencionado y se establece que el único competente para consolidar y publicar en la plataforma SECOP II es el Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones de la Dirección Administrativa y Financiera, tal y como se puede evidenciar en los siguientes apartes:
“4. DILIGENCIAMIENTO FORMATO "PAA" COLOMBIA COMPRA EFICIENTE
(...) Cada Director Regional debe enviar un CIX Radicar desde su correo institucional al Director Administrativo y Financiero del SENA, con copia al Coordinador del Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones de la Dirección General - SENA”
5. PROCEDIMIENTO PARA EL TRAMITE DE SOLICITUDES DE MODIFICACIONES, ELIMINACIONES O ADICIONES EN LOS PLAN ES ANUALES DE ADQUSICIONES En el evento en el que^ durante el transcurso del respectivo bimestre, se presente una necesidad imprevista o urgente para la adquisición de un bien o servicio que no esté incluido dentro del Plan Anual de Adquisiciones inicial o en las modificaciones ya publicadas, el Director Regional, Jefe de área, Secretaria General podrá actualizar el Plan Anual de Adquisiciones, enviando un CI por radicar al Director Administrativo y Financiero con copia al Coordinador del Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones, acompañado del formato de Colombia Compra Eficiente debidamente diligenciado (Enviar todo el Plan Anual de Adquisiciones desde el inicial hasta la modificación que este solicitando), actualizado y validado en el SECOPII, y el respectivo acto administrativo de adopción y/o modificación, sin perjuicio de la actualización bimestral enunciada en el ítem anterior.
(...)
El Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones adscrito a la Dirección Administrativa y Financiera publicará cada viernes a la 12:00 m en la Página Web del SECOP II, las modificaciones del Plan Anual de Adquisiciones solicitadas por las Direcciones Regionales. Cabe recordar que cada archivo actualizado que se envíe a publicar reemplaza al anterior, siendo este el definitivo”.
En ese sentido, se recuerda que ninguna Regional o Centro de formación tiene la competencia para realizar la publicación del Plan Anual de Adquisiciones en la plataforma SECOP II, ya que dicha función es competencia de la Dirección Administrativa y Financiera, por lo cual se insta a todas las regionales y Centros de Formación a abstenerse de realizar dicha publicación en la plataforma SECOP II y seguir el trámite establecido en las mencionadas disposiciones.
1. Respecto de la planeación contractual, para el Plan Anual de Adquisiciones, una vez agotada la identificación de los bienes, obras y servicios, es necesario clasificarlos en los códigos (UNSPSC), de conformidad con las directrices establecidas por Colombia Compra Eficiente.
2. Registrar únicamente los procesos contractuales que serán llevados a cabo directamente por la dependencia, NO se deberán ingresan aquellos que realizan otras dependencias, aunque se aporten recursos para la contratación.
3. Con el propósito de evidenciar buenas prácticas de planeación contractual por parte de la entidad, el Plan Anual de Adquisiciones debe estar aproximado a la contratación que se realizará durante el año, ya que los ítems que no se encuentren allí registrados no podrán ser contratados y su inclusión implicará constantes modificaciones en la plataforma transaccional del SECOP II.
4. Deberán incluirse en el Plan Anual de Adquisiciones aquellas contrataciones que se establezcan en la Resolución de apertura del presupuesto de la entidad, atendiendo los plazos, perfiles, valores y demás características que se informen en la Resolución y sus respectivos anexos.
5. Se recomienda que los Centros de Formación, Regionales y Áreas de la Dirección General identifiquen desde la formulación del Plan Anual de Adquisiciones aquellos gastos en los cuales puedan optimizar recursos por razones de austeridad, restricciones de ejecución, entre otros.
6. Toda necesidad de modificación contractual debe reflejarse en el Plan Anual de Adquisiciones en particular lo relacionado con adiciones de los contratos ya suscritos y/o en ejecución.
Cordial saludo,
CARLOS MARIO ESTRADA MOLINA
Director General
Para consultar la versión original PDF de este documento dirigirse al siguiente link: https://www.avancejuridico.com/docpdf/sena/C_SENA_0223_2020.pdf>
