CIRCULAR 227 DE 2025
(octubre 21)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Bogotá
| Para: | DIRECTORESREGIONALES,SUBDIRECTORESDECENTRO,COORDINADORESGRUPODEAPOYO ADMINISTRATIVO, DIRECTORES DE ÁREAS DIRECCIÓN GENERAL, COORDINADORES DE GRUPOS, JEFES DE OFICINA DIRECCIÓN GENERAL, PROFESIONALES Y APOYOS DEL ÁREA CONTABLE, PROFESIONALES Y APOYOS DE ALMACENES E INVENTARIOS. |
Asunto: | Seguimiento y control cuentas de responsabilidad de bienes muebles y bienes almacenados para el consumo. |
Dentro de las actividades relacionadas con el fenecimiento de la cuenta del SENA y con el fin de efectuar seguimiento y control a los registros de las cuentas de responsabilidad relacionadas con la pérdida, daño o hurto de bienes muebles y bienes almacenados para consumo en cada una de las Regionales y Centros de Formación Profesional y Dirección General, se requiere llevar a cabo el proceso de revisión, validación y actualización de la información que reposa en la Dirección General, los despachos Regionales, Centros de Formación Profesional, en el Sistema de Información que administra los bienes muebles (SACB) y la información contable (SIIF Nación II).
Así mismo, la Dirección Administrativa y Financiera, los directores regionales y subdirectores de Centro de Formación Profesional, deberán adelantar las acciones necesarias para la revisión y actualización de la información relacionada con los procesos adelantados, en los casos de cuentas de responsabilidad por pérdida, daño o hurto de bienes muebles y bienes almacenados para consumo, respecto de lo cual es importante tener en cuenta que:
1. De acuerdo con las acciones realizadas en la vigencia actual y anteriores, así como en cumplimiento de lo estipulado en la circular 3-2023-000177 del 14/09/2023, se deben contar con las bases de datos en archivos de Excel diligenciados con la respectiva información de las responsabilidades por pérdida, daño o hurto de bienes muebles y bienes almacenados para consumo, en el formato GRF-F-073 Formato Consolidado Saldos Cuentas de Responsabilidad, los cuales deben coincidir con los saldos contables en la cuenta 8361 Responsabilidades en Proceso que reposan en el aplicativo SIIF Nación II.
2. Es necesario recodar que de acuerdo con la Guía de manejo ante pérdida, hurto o daño de bienes del SENA o de terceros a cargo de la entidad GIL-G-018, la Dirección Administrativa y Financiera, los Directores Regionales y Subdirectores de Centro de Formación Profesional, son los responsables sobre el control de los bienes muebles, por tanto, es necesario se realicen los procesos administrativos de investigaciones preliminares sobre todos los procesos de baja de bienes con cuentas de responsabilidad y se realice la actualización correspondiente en el formato mencionado anteriormente.
3. El Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones de la Dirección General, es el encargado de adelantar el proceso de reclamaciones ante las compañías aseguradoras, por lo tanto, deberá reportar al Grupo de Recaudo y Cartera de la Dirección General, los Directores Regionales, Subdirectores de Centro, los encargados de los almacenes y los apoyos del área contable en la Dirección General, Regionales y los Centros de Formación, lo correspondiente a las reclamaciones aceptadas y que han sido liquidadas y las indemnizadas por las aseguradoras detallando el valor liquidado y forma de pago, atendiendo los lineamientos de la Dirección Administrativa y Financiera (reposición de los bienes o pago de indemnización a través del Tesoro Nacional, según el caso), sin embargo, la responsabilidad para adelantar el proceso de reclamación recaerá exclusivamente en los Ordenadores del Gasto a nivel nacional, quienes deberán demostrar la ocurrencia del siniestro, así como la cuantía de la pérdida o daño de los bienes, como se establece en el Decreto 410 de 1971 "Por el cual se expide el Código de Comercio" en razón al artículo 1077 - Carga de la Prueba, dando cumplimiento al procedimiento establecido en la Circular Interna N° 3-2025-000201 del 16/09/2025 mediante la cual se brindan las Orientaciones para el trámite de reclamaciones de seguros en el SENA y a la GUÍA DE MANEJO ANTE PÉRDIDA, HURTO O DAÑO DE BIENES DEL SENA O DE TERCEROS A CARGO DE LA ENTIDAD GIL-G-018, formalizada en la plataforma CompromISO SENA.
Los Ordenadores del Gasto de la Dirección General, Despachos Regionales y Centros de Formación a nivel nacional, deberán atender y realizar las diligencias necesarias en el proceso de reclamación con oportunidad, evitando incurrir en los términos de prescripción descritos en el artículo 1081 del Código de Comercio, previniendo exonerar a las compañías de seguros a realizar los pagos por las indemnizaciones a que puedan estar obligadas en virtud de los contratos de seguros suscritos evitando un detrimento patrimonial a la Entidad y la correspondiente responsabilidad fiscal al funcionario o contratista responsable. Así mismo, una vez finalizado el proceso de reclamación independientemente de si es indemnizado, objetado o desistido, los Ordenadores del Gasto a nivel nacional deberán remitir copia de las diligencias administrativas al Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones, con el fin de proceder con el cierre del expediente de la reclamación.
4. El Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones reportará al Grupo de Contabilidad de la Dirección General, la información de las reclamaciones reconocidas por las aseguradoras dentro del proceso de indemnización para que procedan con la causación de la cuenta por cobrar a la compañía aseguradora en el aplicativo SIIF NACIÓN II, la cual se cancelará con la reposición de los bienes o pago de indemnización a través del Tesoro Nacional, según el caso.
5. Los ordenadores de gasto y/o Coordinadores del grupo de apoyo administrativo, junto con el apoyo de los encargados de los almacenes y del área contable en Dirección General, Regionales y Centros de Formación Profesional, deberán efectuar los ajustes a que haya lugar en los sistemas de información tanto de almacén como contable, con los debidos documentos soporte como:
a. Reporte de baja por cuenta de responsabilidad.
b. Resolución o documento que ordena la baja por cuenta de responsabilidad.
c. Auto de apertura del proceso administrativo.
d. Auto de cierre del proceso administrativo donde confirme o no la responsabilidad del cuentadante.
e. Documento que soporte el pago de la indemnización, reposición de los bienes u objeción de la reclamación.
f. Nota de entrada de almacén de la reposición o de la recuperación del bien.
g. Formato GRF-F-073 Formato Consolidado Saldos Cuentas de Responsabilidad que soporte el saldo de la cuenta.
h. Documento de traslado ante autoridad competente del proceso.
i. Auto, Resolución o documento del fallo de la autoridad competente, donde confirme o no la responsabilidad del cuentadante.
En caso de realizarse ajustes contables deben ser enviadas las transacciones a aprobar junto con los documentos soporte correspondientes por cada una de las transacciones de baja o procesos, por correo electrónico a más tardar el décimo (10) día hábil del mes al correo electrónico de Neyla Judith Carranza Espejo, ncarranza@sena.edu.co de acuerdo con cada uno de los casos, bien sea creación de la cuenta de responsabilidad o cancelación de esta, teniendo en cuenta los siguientes escenarios:
j. Creación de cuenta de responsabilidad: Una vez efectuada la baja por cuenta de responsabilidad del bien en el aplicativo de almacén y reportada la información al Grupo de Contabilidad, se debe reconocer contablemente la baja del bien de acuerdo con las siguientes opciones:
i. Baja por cuenta de responsabilidad Propiedades, Planta y Equipo:
Crédito al auxiliar correspondiente donde se encuentre el bien de la cuenta 16 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO por el costo reconocido del bien, un debito al auxiliar correspondiente a la cuenta 1685 DEPRECIACIÓN ACUMULADA DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO (CR) por el valor de depreciación que tenga el bien, un débito al auxiliar correspondiente 1695 DETERIORO ACUMULADO DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO (CR) por el valor del deterioro que tenga el bien, y un débito al auxiliar 589017 Pérdidas en siniestros de la cuenta 5890 GASTOS DIVERSOS por la diferencia entre el valor del costo menos la depreciación acumulada, menos el deterioro acumulado.
Así mismo, se debe reconocer la contingencia mediante el registro de un debito al auxiliar 836101 Internas, de la cuenta 8361 RESPONSABILIDADES EN PROCESO por el costo de reposición del bien objeto de la baja suministrado por el grupo de almacenes e inventarios y un crédito al auxiliar 891521 responsabilidades en proceso de la cuenta 8915 DEUDORAS DE CONTROL POR CONTRA (CR) por el mismo valor.
Este registro se realiza desde la Dirección General con la información de los movimientos mensuales reportados por el grupo de almacenes e inventarios.
ii. Baja por cuenta de responsabilidad de bienes almacenados para el consumo:
Crédito al auxiliar correspondiente donde se encuentre el bien de la cuenta 8374 BIENES ALMACENADOS PARA CONSUMO por el costo reconocido del bien y un débito al auxiliar 891574 Bienes almacenados para consumo, de la cuenta 8915 DEUDORAS DE CONTROL POR CONTRA (CR) por el mismo valor.
Así mismo, se debe reconocer la contingencia mediante el registro de un debito al auxiliar 836101 Internas, de la cuenta 8361 RESPONSABILIDADES EN PROCESO por el costo de reposición del bien objeto de la baja y un crédito al auxiliar 891521 responsabilidades en proceso de la cuenta 8915 DEUDORAS DE CONTROL POR CONTRA (CR) por el mismo valor.
Este registro se realiza desde la Dirección General con la información de los movimientos mensuales reportados por el grupo de almacenes e inventarios.
Es de aclarar que cualquiera de los dos casos, el comprobante contable debe contener la descripción clara del proceso que se está realizando, el tipo de movimiento, la transacción de almacén que lo origina,la fecha de la transacción, el número de identificación y nombre del cuenta dante, entre otros datos que se consideren relevantes para el correcto control y seguimiento del caso.
a. Reconocimiento de reclamación ante aseguradora: De ser el caso, si con las gestiones administrativas realizadas ante la compañía aseguradora ésta reconoce la reposición o el pago de la indemnización, el registro contable por el reconocimiento del derecho corresponde a un débito en la subcuenta 138421-Indemnizaciones de la cuenta 1384- OTRAS CUENTAS POR COBRAR, y un crédito a la subcuenta 480828-Indemnizaciones, de la cuenta 4808-INGRESOS DIVERSOS, por el valor que reconocerá la compañía aseguradora.
Este registro se realiza desde la Dirección General con la información de las reclamaciones a aseguradora reportadas por el grupo de servicios generales.
A su vez desde el centro de costo en el cual se originó la cuenta de responsabilidad (Dirección general, Regional o Centro de formación), cancelará en su totalidad, la cuenta de responsabilidad creada inicialmente, realizando un debito al auxiliar 891521001-Responsabilidades en proceso, de la cuenta 8915-DEUDORASDECONTROL POR CONTRA (CR) y un crédito al auxiliar 836101001 Internas, de la cuenta 8361 RESPONSABILIDADESENPROCESO.
En caso de presentarse diferencia entre el valor de constitución de la cuenta de responsabilidad inicial y el valor de reposición o de indemnización por parte de la aseguradora, la regional o centro de formación, deberá crear una nueva cuenta de responsabilidad por la diferencia de estos, a cargo del cuentadante inicial, el cual se cancelará con el fallo del proceso administrativo adelantado.
Si la reclamación es objetada por la empresa aseguradora, la cuenta de responsabilidad se mantendrá al 100% a cargo del cuentadante y se cancelará con el auto de cierre del proceso administrativo y/o fallo de la autoridad competente.
Estos registros se realizan desde la Dirección General, Regional o Centro de formación, donde se origina la cuenta de responsabilidad, con la información de las reclamaciones a aseguradora reportadas por el grupo de servicios generales.
b. Traslado ante autoridad competente: Si durante alguna de las fases del proceso, este debe ser trasladado a alguna de las entidades de control del orden nacional para la finalización de la debida investigación y el establecer o no una responsabilidad y en el momento en que la autoridad competente notifique la apertura del proceso, la entidad cancelará las cuentas de orden reconocidas con un debito la subcuenta 891521- Responsabilidades en proceso, de la cuenta 8915-DEUDORAS DE CONTROL POR EL CONTRARIO (CR) y como contrapartida un crédito en la subcuenta 836101-Internas, de la cuenta 8361-RESPONSABILIDADES EN PROCESO, y procederá al reconocimiento de la apertura del proceso de responsabilidad fiscal.
Cuando se notifica el inicio de un proceso de responsabilidad fiscal por parte del organismo de control respectivo, en cumplimiento de las normas legales vigentes, la entidad contable pública afectada reconoce en cuentas de orden de control el valor correspondiente determinado, que dependerá de la situación que lo origina, con un débito a la subcuenta 836102-Ante autoridad competente de la cuenta 8361- RESPONSABILIDADES EN PROCESO y un crédito a la subcuenta 891521- Responsabilidades en proceso, de la cuenta 8915- DEUDORAS DE CONTROL POR CONTRA (CR).
Estos registros se realizan desde la regional o centro de formación con la información delas actuaciones administrativas que se trasladen a entes de control.
Tratándose de la pérdida de un bien, el valor por el cual se debe afectar la cuenta de orden es el que determine el órgano de control correspondiente. Este valor no es susceptible de actualización.
Si el proceso de responsabilidad se inicia por la diferencia entre el valor que la compañía aseguradorareconoceyelvalordelapérdidaofaltantedebienes,laentidad contable pública deberá ajustar el valor reconocido en las cuentas de orden, de tal manera que revelen el saldo que queda pendiente de recuperar, tal como se menciona en el literal anterior.
Este registro permanecerá en la contabilidad hasta que el proceso sea fallado.
c. Cancelación de cuenta de responsabilidad: Una vez se surte el proceso administrativo correspondiente, se debe proceder de la siguiente forma para la cancelación del saldo en las cuentas de orden:
i. Cancelación de los derechos originados en la pérdida de bienes, con el pago de la indemnización por parte de la compañía aseguradora o el pago por parte del servidor público mediante cancelación en efectivo: En el evento en que el recaudo se realice directamente en la entidad contable pública afectada, el reconocimiento corresponde a un débito en las subcuentas correspondientes a las cuentas que representan el efectivo y equivalentes al efectivo y un crédito a la subcuenta 138421- Indemnizaciones, de la cuenta 1384-OTRAS CUENTAS POR COBRAR.
Este registro lo realiza el Grupo de Recaudo y Cartera en Dirección General de forma transaccional.
ii. Cancelación de los derechos originados en la pérdida de bienes con el pago de la indemnización por parte de la compañía aseguradora o el pago por parte del servidor público mediante reposición del bien: En el caso que se realice la reposición del bien, se debita la subcuenta correspondiente de la cuenta del grupo 16- PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO, y acreditará la subcuenta 138421-Indemnizaciones,delacuenta 1384-OTRAS CUENTAS POR COBRAR, en caso de haber un pago por deducibles se procederá a cruzar con dicho pago el restante.
Este registro se realiza desde la dirección general con los movimientos que reporta el grupo de almacenes e inventarios de forma mensual.
iii. Registro del fallo sin responsabilidad: En este caso, con el acto administrativo que soporta el fallo, se deben cancelar los registros contables que están en cuentas de orden, debitando la subcuenta 891521- Responsabilidades en proceso, de la cuenta 8915- DEUDORAS DE CONTROL POR CONTRA (CR) y acreditando las subcuentas 836101- Internas u 836102-Ante autoridad competente, de la cuenta 8361- RESPONSABILIDADES EN PROCESO, según corresponda.
Este registro se realiza desde la regional o centro de formación con el fallo de la actuación administrativa y se remite al grupo de contabilidad para su correspondiente aprobación.
6. Teniendo en cuenta lo expuesto anteriormente, la cancelación de los saldos en la cuenta de Responsabilidades en proceso se realizará únicamente con el acto administrativo (auto, resolución, entre otros), que contiene el fallo del proceso administrativo adelantado bien sea de forma interna o por parte de las autoridades competentes. Dicho auto y/o resolución debe ser cargada al SharePoint creado para cada una de las Regionales y Centros de Formación, según la PCI que corresponda y el mes al cual se está aplicando. Para esto, los Ordenadores del Gasto de la Dirección General, Despachos Regionales y Centros de Formación a nivel nacional, deberán remitir copia de las diligencias administrativas al Grupo de Contabilidad de la Dirección General para todos los casos que aplique, con el fin de realizar el proceso contable que corresponda (la causación de las cuentas por cobrar a los cuentadantes o depuración de la cuenta de responsabilidad), esta actividad deberá realizarse una vez culmine el proceso de reclamación ante las compañías aseguradoras.
7. Los autos de apertura y cierre se elaboraran de acuerdo con lo establecido en la Guía de manejo ante pérdida, hurto o daño de bienes del SENA o de terceros a cargo de la entidad,GIL-G-018,asímismo, al interior de estos es necesario relacionar los bienes por placa y transacción de baja con indicación del valor correspondiente a la cuenta de responsabilidad creada, así como las razones del traslado a autoridad competente, en los casos que aplique, la exoneración de la responsabilidad, la ratificación como responsable o el archivo de las diligencias y sus motivos, esto con el fin de que sea claro al momento de realizar el diligenciamiento y seguimiento del formato, de igual forma para la realización de los ajustes contables a que haya lugar.
8. De existir información de responsabilidades pertenecientes a bienes almacenados para consumo, se deben relacionar en la hoja dispuesta para tal fin en el Formato Consolidado Saldos Cuentas de Responsabilidad, GRF-F-073, el cual también hará parte del saldo de la cuenta contable.
El formato de Responsabilidades actualizado de bienes muebles y bienes almacenados para consumo deberá cargarse en formato Excel de forma mensual el quinto (05) día hábil posterior al cierre contable establecido por la Contaduría General de la Nación, en el espacio dispuesto en Share Point para cada una de las Regionales y Centros de Formación, el cual debe guardar el histórico de archivos mes a mes, así no se presenten cambios de un mes a otro. Así mismo, será necesario que se cargue en el Share Point, el formato de Responsabilidades en formato PDF con las correspondientes firmas a fin de certificar que la información contenida en este fue validada y que corresponde a la realidad de la entidad.
Con el fin de mantener la información ordenada, se hace necesario que las personas que realizan el cargue de la información realicen la creación de subcarpetas por cada vigencia y mes al interior de las carpetas dispuesta para cada centro de formación profesional o regional, esto con el fin de organizar la información del repositorio creado y evitar que se presenten confusiones al momento de la revisión, tarea que debe ser realizada a más tardar en la entrega de información correspondiente al mes de septiembre de 2025.
Para lo mencionado anteriormente, se requiere que por parte del Director Regional, Subdirector de Centro o Coordinador grupo de apoyo administrativo se remita un correo electrónico a la coordinadora del grupo de contabilidad, Sandra Viviana Sastoque - ssastoque@sena.edu.coy a la profesional Neyla Judith Carranza Espejo - ncarranza@sena.edu.co con el nombre, dirección de correo electrónico y cargo de la persona que realizará el cargue de los formatos en SharePoint.
Cualquier duda e inquietud por favor comunicarse con los grupos de apoyo en la DirecciónGeneral.
Agradeciendo la atención prestada.
Cordialmente,
ADRIANA MILENA GASCA CARDOSO
DIRECTORA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
