CIRCULAR 230 DE 2023
(noviembre 23)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
Bogotá, D.C.
| PARA: | SECRETARIA GENERAL, DIRECTORES EN DIRECCIÓN GENERAL, JEFES DE AREA, DIRECTORES REGIONALES, SUBDIRECTORES DE CENTRO DE FORMACION PROFESIONAL Y COORDINADORES GRUPOS DE APOYO ADMINISTRATIVO. |
| ASUNTO: | Lineamientos para el Cierre Financiero 2023 y Apertura 2024 |
Con este documento se pretende dar lineamientos que permitan llevar un adecuado y oportuno registro de la información financiera, a fin de consolidar la gestión de los recursos físicos y financieros del SENA para el cierre del año 2023 e igualmente instrucciones para el inicio de la vigencia 2024; lo anterior, en concordancia con la Circular Externa 035 de noviembre 15 de 2023 de la Administración SIIF Nación
RECAUDO Y CARTERA
- La Cartera Misional para el registro y cierre contable se generará del sistema SIREC, de tal forma que el día 5 de diciembre de 2023 se genera informe preliminar de CARTERA MISIONAL con corte a noviembre 30 de 2023, para efectos de Pre-conciliación del cierre de la vigencia por parte de cada una de las regionales.
- En los procesos de cobro se debe informar a los deudores cuando éstos lo soliciten, solo habrá pagos de cartera hasta el 31 de diciembre de 2023, y nuevamente a partir del 15 de enero de 2024.
- Las regionales deben realizar la conciliación de cartera conjuntamente entre las áreas de Relaciones Corporativas, Cobro Coactivo, Abogados Externos y de Régimen de Insolvencia con reportes generados desde el sistema SIREC, a más tardar el día 27 de diciembre de 2023.
- Las regionales verificarán y corregirán las diferencias entre instancias de cobro entre las áreas de tal forma que la cartera de cada una de las instancias corresponda a la instancia donde está el proceso de cobro reflejado en SIREC a más tardar el día 27 de diciembre de 2023.
- Las regionales verificaran en el sistema SIREC, la cartera que haya sido objeto de depuración con actos administrativos durante la vigencia 2023 que esta se encuentre descargada del sistema SIREC, deberá consolidar en un archivo la relación de todas las obligaciones depuradas y descargadas del sistema, para efecto de las auditorías internas y externas a más tardar el día 27 de diciembre de 2023.
- Teniendo en cuenta que la cartera no misional aún no se encuentra en SIREC, los actos administrativos de depuración de esta cartera de la vigencia 2023, deben ser enviados al área de contabilidad para su respectivo descargue contable, a más tardar y hasta el 15 de diciembre de 2023.
- Las reclasificaciones de pagos ordinarios a cartera y/o liquidaciones se atenderán solicitudes hasta el día 22 de diciembre de 2023, se recibirán nuevamente a partir del 20 de enero de 2023, para la siguiente vigencia.
- Las aplicaciones de títulos judiciales por parte del Grupo de Recaudo y Cartera se atenderán solicitudes hasta el día 23 de diciembre de 2023, se recibirán nuevamente a partir del 20 de enero de 2024, para la siguiente vigencia.
- Todos los ingresos que no son identificados por su naturaleza presupuestal de Recaudo por las dependencias encargadas, Regionales y/o Centros hasta el 22 de Diciembre 2023; se causaran en SIIF NACIÓN II al Rubro Genérico dispuesto por el Ministerio de Hacienda conjuntamente con la entidad SENA, por lo anterior las dependencias encargadas, Regionales y/o Centros serán los responsable del efecto presupuestal sobre los ingresos y los Fondos, asumiendo la responsabilidad del no registro de los ingresos y/o del abono de la cartera si es caso.
- La primera entrega del cierre preliminar al Grupo de Contabilidad por parte del grupo de recaudo y cartera de la CARTERA MISIONAL al 31 de diciembre 2023 se realizará el 05 de enero 2024.
- La segunda entrega del cierre preliminar al grupo de contabilidad por parte del grupo de recaudo y Cartera de la CARTERA MISIONAL a 31 de diciembre 2023 se realizará el 09 de enero 2024.
- La tercera entrega del cierre definitivo al Grupo de Contabilidad por parte del Grupo de Recaudo y Cartera de la CARTERA MISIONAL por Cl por radicar y firmas certificándola al 31 de diciembre 2023 se realizar el 15 de enero 2024.
- La CARTERA NO MISIONAL, los Grupos de Apoyo Administrativos Mixtos de las Regionales deberán remitir al Grupo de Recaudo y Cartera, el informe final definitivo de CARTERA NO MISIONAL con corte a diciembre 31 de 2023, máximo el 5 de enero de 2024, para efectos de cargue a SIREC, en los parámetros que este Grupo indique.
- La Plataforma de Pagos SENA estará activa hasta el 31 de diciembre 2023 continuando con su funcionamiento a partir del 01 de enero 2024.
- Las solicitudes de devoluciones de ingresos radicadas en OnBase se recibirán hasta el 31 de diciembre de 2023, pero se aprobarán en SIREC las radicadas hasta el 15 de diciembre 2023 para pago en SIIF NACION dentro de la vigencia 2023, se retomará las aprobaciones de devoluciones a partir del 09 de enero de 2024.
- FACTURACIÓN ELECTRÓNICA: Favor tener en cuenta los lineamientos emitidos por el Ministerio de Haciendo según circular adjunta.
PRESUPUESTO
- Ejecución Vigencia 2023
- Se debe efectuar seguimiento oportuno a los saldos de los Certificados de Disponibilidad Presupuestal (CDP), para garantizar la afectación de los recursos presupuéstales en documentos contractuales o en su defecto la depuración de los saldos de CDP, de tal forma que, a 31 de diciembre de 2023 se hayan ejecutado o depurado.
- Si efecto de la depuración de los compromisos presupuéstales en el período de transición se generan saldos de CDP, deberán ser reducidos a más tardar el 20 de enero de 2024. Por lo anterior, al finalizar el periodo de transición (20 de enero de 2024), en el reporte de ejecución presupuestal la columna CDP debe ser igual a la columna COMPROMISO; así las cosas, el saldo de CDP debe ser igual a cero.
- Para los contratos que finalizaron su objeto contractual se debe tramitar el acta de liquidación, aquellos que reflejan saldos a favor de la entidad, deben allegarse al Grupo de Presupuesto en la Dirección General o al Grupo de Apoyo Administrativo de la Regional o Centro de Formación, según el caso para la depuración de la ejecución presupuestal correspondiente; igualmente la depuración de los demás actos administrativos como resoluciones, servicios públicos, entre otros, se realizará mediante solicitud radicada. Esta depuración se extenderá hasta finalizar el período de transición (20 de enero de 2024) de manera que solamente se reflejen los saldos de compromisos presupuéstales reales que se constituirán como reservas presupuéstales, debidamente justificadas (fuerza mayor o caso fortuito), a más tardar el 20 de enero de 2024, de lo contrario podrán ser cuestionadas por los entes de control como hallazgos.
- Respecto al trámite de viáticos, gastos de viaje, incluido el pago, se recomienda que a más tardar el 15 de diciembre de 2023 sean remitidos al Grupo de Presupuesto en la Dirección General o al Grupo de Apoyo Administrativo de la Regional o Centro de Formación, según el caso, para su registro presupuestal; por ningún motivo los viáticos deberán ser constituidos como reservas presupuéstales.
- Los reintegros de viáticos registrados por Tesorería deben informarse inmediatamente al Grupo de Presupuesto en la Dirección General o al Grupo de Apoyo Administrativo de la Regional o Centro de Formación, para ser reducidos tanto en el compromiso presupuestal como en el CDP, incluso los que se reflejen durante el periodo de transición con soporte de consignación fecha máxima 28 de diciembre de 2023, para evitar constitución de reserva presupuéstales, efecto de reintegros presupuéstales.
- Las resoluciones para reconocimiento y pago de "Prestaciones Sociales, Préstamos Calamidad doméstica, Auxilio Funerario, Auxilio Educativo y las relacionadas con pagos del Fondo de Vivienda", se reciben para trámite en la Dirección General hasta el 15 de diciembre de 2023, con el fin de garantizar su pago dentro de la vigencia, siempre y cuando estén bien liquidadas; siendo responsabilidad del Grupo de Apoyo Administrativo Mixto y el Grupo de Talento Humano o quien haga sus veces en las regionales realizar el seguimiento permanente hasta garantizar el abono en cuenta de los beneficiarios del pago.
- Vigencias Futuras
- El registro de Compromisos presupuéstales de vigencias futuras (2024 y siguientes) se debe realizar en el Aplicativo SIIF Nación, una vez se formalice el contrato y se registre el valor correspondiente a la vigencia actual, en todo caso, a más tardar el 31 de diciembre de 2023.
- Las autorizaciones de vigencias futuras en estado aprobadas no comprometidas después del 31 diciembre 2023 no podrán ser adicionadas, ni reducidas, tampoco se podrán registrar compromisos con cargo a ellas.
- Los compromisos presupuéstales soportados con recursos presupuéstales de
vigencias futuras (2024 y siguientes) se deben trasladar en el Aplicativo SIIF Nación, una vez se haya cargado y distribuido el presupuesto 2024. (Deben ser los primeros registros de la vigencia 2024)
- Reservas Presupuéstales Vigencia 2022
- Para dar cumplimiento a la ejecución total de las reservas presupuéstales, las cuales expiran a 31 de diciembre 2023, evitando en lo posible perdidas de PAC de reservas al cierre de la vigencia y hallazgos de los Entes de Control, se debe agilizar conjuntamente con los ordenadores del gasto y los supervisores el pago de las obligaciones de los documentos contractuales de reservas.
- Con los saldos de reservas presupuéstales a favor de la entidad, se debe elaborar las actas de liquidación del documento contractual, con las firmas de las partes y enviarlas al Grupo de Presupuesto en la Dirección General y al Grupo de Apoyo Administrativo de la Regional o Centro de Formación para proceder a realizar las actas de cancelación de oficio y proceder a realizar el registro de las reducciones de los saldos no ejecutados de reservas, en el Aplicativo SIIF Nación II; el cual debe ocurrir en todo caso hasta el 31 de diciembre 2023.
- Es importante tener en cuenta que las reservas presupuéstales constituidas en la vigencia 2022 y que a 31 de diciembre de 2023 no se hayan pagado, EXPIRAN sin excepción; por tanto, las últimas obligaciones de compromisos de reservas presupuéstales se deben registrar a más tardar siempre y cuando se garantice que las cuentas bancarias y los terceros beneficiarios de estos pagos se encuentren en estado "Activa".
- Reservas Presupuéstales de 2023
- Las reservas presupuéstales corresponderán a la diferencia entre los compromisos y las obligaciones. Igualmente, la Ley 225 de 1995 y la Ley 344 de 1996 (Art. 2.8.1.7.3.5 Decreto 1068 de 2015) establece que máximo se podrán constituir reservas presupuéstales debidamente justificadas hasta el 2% del Presupuesto asignado para Funcionamiento y el 15% del Presupuesto asignado para Inversión. El Gobierno Nacional reducirá el presupuesto en el 100% del monto de las reservas presupuéstales constituidas sobre el presupuesto del año inmediatamente anterior, cuando excedan los porcentajes de constitución de reservas antes mencionados.
- El periodo de transición inicia el 1 de enero de 2024 y finaliza el 20 de enero de 2024, en este periodo, no se pueden asumir compromisos con cargo al presupuesto de la vigencia 2023; sin embargo, se podrá reducir o anular saldos de compromisos debidamente soportados, dado que el aplicativo SIIF Nación está habilitado para tal efecto.
- Aplicación de reintegros en período de transición: En el período de transición, seleccionando en la transacción diciembre 31 de 2023, se podrán aplicar reintegros presupuéstales para órdenes de pago presupuéstales pagadas durante el año 2023 de la vigencia actual, reservas presupuéstales y/o cuentas por pagar, siempre y cuando la consignación de los recursos se haya efectuado en el año 2023. Se debe informar al Grupo de Presupuesto en la Dirección General o al Grupo de Apoyo Administrativo de la Regional o Centro de Formación, para que realicen la respectiva reducción del compromiso y del CDP, en todo caso, antes del 20 de enero de 2024.
- Las reservas presupuéstales de la vigencia 2023, se constituyen con los saldos registrados a través del Sistema de Información Financiera SIIF Nación al 20 de enero de 2024 de acuerdo con el Artículo 2.8.1.7.3.2. del Decreto 1068 de 2015 y se constituirán Reservas Presupuéstales con justificaciones de Fuerza mayo o caso fortuito. Los Ordenadores del Gasto deberán remitir la solicitud formal de constitución de reservas, con sus respectivas justificaciones, al área de Presupuesto en la Dirección General o al Grupo de Apoyo Administrativo de la Regional o Centro de Formación, para la validación de los saldos y posterior traslado en el aplicativo SIIF Nación. Al respecto es importante señalar que la Contraloría General de la República ha observado falencias en la justificación de la constitución de las reservas presupuéstales, por lo cual es importante que ésta corresponda a la realidad de los hechos.
- El traslado de compromisos que constituyen reservas presupuéstales se debe efectuar en el aplicativo SIIF Nación, a más tardar el 20 de enero de 2023. (Ver Instructivo traslado reservas presupuéstales GRF-l-012) plataforma Compromiso.
- Solamente después del periodo de transición se podrán registrar reducciones efecto de actas de cancelación de oficio de las reservas constituidas a 31 de diciembre de 2023, lo anterior en razón a que se descuadran los informes definitivos de la vigencia que se cierra.
TESORERIA
- Fenecimiento de reservas presupuéstales y cuentas por pagar 2022:
- Las reservas presupuéstales y cuentas por pagar constituidas en el año 2022, que a 31 de diciembre de 2023 no se paguen, expiran. Para el efecto, se recomienda remitir a tesorería las obligaciones de los compromisos de reservas a más tardar el 15 de diciembre de 2023 para garantizar el pago en la presente vigencia. Los Supervisores de los contratos tienen la responsabilidad de tramitar oportunamente el pago de la reserva y deben verificar previamente con el Grupo de Tesorería, que la cuenta bancaria del beneficiario del pago de la reserva figure en estado activo en SIIF Nación, para evitar rechazo del pago en SIIF, en cuyo caso el sistema lo tomará como no pagado y expirará.
- Anulación de Órdenes de Pago de vigencia actual, reservas presupuéstales y cuentas por pagar 2022 no pagadas:
Las órdenes de pago presupuéstales de vigencia actual, reservas presupuéstales y de cuentas por pagar, que al 31 de diciembre de 2023 no figure en estado PAGADO en SIIF NACION, el sistema las anulará automáticamente, no permitiendo hacer su pago en el año 2024. Por tanto, los responsables de registrar la orden de pago en Tesorería deben verificar dicho estado para garantizar el abono en cuenta del beneficiario del pago de la reserva presupuestal o de la cuenta por pagar. Adicionalmente, las obligaciones de reservas presupuéstales o de cuentas por pagar que no se le realice la respectiva orden de pago y que de la misma quede en estado pagado expira la apropiación presupuestal.
- Órdenes de pago de deducciones de obligaciones pagadas en diciembre de 2023:
Las deducciones causadas a 31 de diciembre de 2023 asociadas a órdenes de pago presupuéstales que hayan sido pagadas al 28 de diciembre de 2023, se podrán solicitar a través de órdenes de pago no presupuestal de deducciones a partir del 2 de enero de 2024.
- Fecha máxima para generación de órdenes de pago:
El último día para generar y autorizar órdenes de pago presupuéstales de gastos y no presupuéstales de deducciones a Beneficiario Final, para ser atendidas por la DGCPTN es el 27 de diciembre de 2023.
Los responsables de registrar las órdenes de pago en las Tesorerías de las Regionales, centros de formación y Dirección General, deben garantizar que todas las obligaciones recibidas al 27 de diciembre de 2023, se genere la correspondiente orden de pago. Para el efecto, deben coordinar con el área de Contabilidad las fechas de recibo de las obligaciones presupuéstales.
Se recomienda a los responsables de las áreas de Formación quienes gestionan los pagos de apoyos de FIC, monitorias, alimentación y apoyos regulares, radicar el pago de dichos conceptos a más tardar el 7 de diciembre de diciembre de 2023 para que en caso de rechazo de la cuenta bancaria del aprendiz en SIIF NACION, se cuente con el margen suficiente de tiempo para el registro de la nueva cuenta y evitar la constitución de cuentas por pagar.
También se recomienda tramitar los pagos de giros al exterior a más tardar el 7 de diciembre de 2023 ya que el Tesoro de la Nación requiere aproximadamente 2 semanas para realizar la transferencia de divisas al beneficiario final del exterior.
El último día para generar y autorizar órdenes de pago no presupuéstales de deducciones con Traspaso a Pagaduría, para ser atendidas por la Tesorería de Dirección General es el 26 de diciembre de 2023. Recuerden que, de la misma forma, deben proceder con la solicitud del Gravamen a Movimientos Financieros para cubrir los pagos con Recursos Propios, antes de las 3pm del mismo día 26 de diciembre.
- Constitución de Cuentas por Pagar del año 2023
Las cuentas por pagar corresponden a las obligaciones presupuéstales de la vigencia actual 2023 a las cuales no se le generó la orden de pago y se incluyen también las recibidas en Tesorería luego de la fecha límite de registro de las órdenes de pago; es decir, después del 27 de diciembre de 2023 hasta el 31 de diciembre de 2023, siempre y cuando se cuente con el correspondiente programa anual mensualizado de caja de la vigencia.
Las Cuentas por Pagar, se constituyen cuando en los procesos contractuales se reciben a satisfacción los bienes y/o servicios con el lleno de los requisitos legales. Las cuentas por pagar de la vigencia 2023, estarán conformadas por las obligaciones registradas por el Grupo de Contabilidad debidamente soportadas (con factura y/o documento equivalente, actas de entrega, certificación de recibo a satisfacción por parte del supervisor o interventor, notas de entrada al Almacén, actas de entrega y certificación de la cuenta bancaria del beneficiario del pago, entre otros).
En general de conformidad con lo establecido en los artículos 2.8.1.7.3.1. y 2.8.1.7.3.2. del Decreto 1068 de 2015, las cuentas por pagar del año 2023 se constituyen con los saldos registrados en el SIlF Nación al 20 de enero de 2024 de las obligaciones no pagadas a 31 de diciembre del 2023.
Según lo establece el artículo 28 de la ley 2276 del 29 de diciembre de 2022 (ley de presupuesto), " Para las cuentas por pagar que se constituyen a 31 de diciembre de 2023 se debe contar con el correspondiente programa anual mensualizado de caja de la vigencia, de lo contrario deberán hacerse los ajustes en los registros y constituir las correspondientes reservas presupuéstales.
El reporte con el detalle de las obligaciones que quedarán como cuentas por pagar se puede generar por la transacción EPG/CONSULTAS/listado de obligación con la opción "saldo por pagar".
- Traslado de obligaciones de cuentas por pagar para el año 2024
Se recomienda a los servidores públicos responsables de los registros de pagos en las Tesorerías de la Dirección General, Regionales y Centros de Formación hacer el traslado en SIIF NACION de las cuentas por pagar entre el 2 y 15 de enero de 2024, con el fin de ser pagadas durante la vigencia 2024. Para el efecto deben consultar en la plataforma COMPROMISO del SENA el documento GRF-G-024 Guía para trasladar obligaciones que constituyen cuentas por pagar. Adicionalmente en la ruta: http://www.mlnhacienda.gov.co/SIF Nación/Ciclos de Negocio / 5 Gestión de Gasto / Guías, también pueden consultar la Guía para trasladar obligaciones que constituyen cuentas por pagar, en la cual figura el paso a paso para efectuar el traslado
Con el cierre del calendario a 31 diciembre de 2023, el 2 de enero de 2024, se podrá realizar el traslado de las obligaciones de la vigencia actual 2023 en estado generadas como cuentas por pagar y en la transacción EPG/Rezago/Registrar obligación y en ella, se debe definir la nueva fecha de pago,
Para 3-8 Inversión recursos Nación, la fecha a seleccionar es 1 de diciembre 2024. Para 9-1 Inversión recursos propios, la fecha a seleccionar es enero 29 de 2024.
Para 7-2 o 7-3 Funcionamiento recursos propios la fecha a seleccionar es enero 29 de 2024.
El sistema validará que para el mes definido en las nuevas fechas de pago exista CUPO PAC disponible de vigencia año anterior. Inmediatamente realicen el traslado de las obligaciones que constituyen cuentas por pagar deben generar el reporte de cuentas por pagar del 2023 en la ruta: EPG /consultas/listado de obligaciones, consolidarlo en único informe incluyendo las cuentas por pagar de las regionales y sus centros de formación profesional y remitirlo al correo: aguzman@sena.edu.copara evidenciar el traslado en SIIF NACION.
Una vez trasladadas las obligaciones que conforman las cuentas por pagar no se pueden realizar cambios de ningún tipo.
Se recuerda que previo a la realización del traslado de las obligaciones que constituyen cuentas por pagar, los responsables de realizar el traslado en SIIF NACION DEBEN VERIFICAR que la obligación registrada esté debidamente soportada de acuerdo con lo establecido en el documento GRF- G-024 Guía para trasladar obligaciones que constituyen cuentas por pagar y garantizar la correcta constitución de la cuenta por pagar y por tanto el pago en los plazos establecidos.
- Plazo para pagar las Cuentas por Pagar 2023 durante la Vigencia 2024
Las órdenes de pago de las cuentas por pagar de recursos propios del 2023 se deben registrar para pago a más tardar hasta el 29 de enero de 2024
Para el pago de las cuentas por pagar del 2023 de recursos Nación, previamente se debe realizar el anticipo del cupo PAC en SIIF de acuerdo con el calendario que el Tesoro de la Nación establece en el mes de enero de 2024.
Luego de aprobado el anticipo del cupo PAC de las cuentas por pagar por el Tesoro de la Nación deben registrar en SIIF NACION las órdenes de pago a más tardar el 27 de febrero de 2024.
- Plazo para registro de reintegros presupuéstales vigencia 2023 durante el periodo de transición enero 2024.
Los reintegros presupuéstales consignados dentro de la vigencia 2023, se deben registrar en SIIF Nación a más tardar el día 18 de enero 2024 para que a partir de dicha fecha el grupo de Recaudo y Cartera de la Dirección General y al Grupo de Presupuesto o quien haga sus veces en cada Regional y Centro de Formación realicen los ajustes pertinentes.
ALMACENES E INVENTARIOS
El Grupo de Almacenes e Inventarios en la Dirección General, o quien haga sus veces en los Despachos Regionales y Centros de Formación recibirán bienes físicamente y realizaran el ingreso de los mismos en el sistema de información para la Administración y Control de Bienes SACB hasta el último día hábil de la vigencia 2023, siempre y cuando estos cumplan con la documentación establecida en la Guía para Administración y Control de Bienes GIL.- G-003 y demás lineamientos emitidos por la Dirección Administrativa y Financiera.
Se recuerda que los responsables de Almacén e Inventarios en la Dirección General o quien haga sus veces en los Despachos Regionales y Centros de Formación, no firman el Formato entrega de bienes e información de ejecución contractual por el contratista GTK- F- 074, para ello los Supervisores de los Contratos deberán validar que el reporte generado desde la página de https://miinventario.sena.edu.co/lnicio.aspx anexo a este formato por parte de los Contratistas no registre bienes a cargo
CONTABILIDAD
- Trámites de pago diciembre 2023
Los supervisores de contrato y de convenios allegarán las facturas y demás documentos soporte para pago establecidos en el "Instructivo documentos requeridos para registro de obligaciones y trámite de pagos GRF-l-002", previo cumplimiento de las formalidades contractuales.
Por lo que se recomienda remitir las solicitudes de trámite de pago al área contable de la Dirección General, Regionales y Centros de Formación, a más tardar el día 22 de diciembre de 2023 para garantizar su trámite de pago en la presente vigencia, sujeto a la asignación del PAC y disponibilidad del Tesoro Nacional.
Las facturas y demás documentos soporte para pago recibidos después del 22 de diciembre 2023 serán obligados y quedarán registrados en cuentas por pagar hasta agotar el PAC, una vez agotado el PAC se causarán con comprobante manual todas aquellas obligaciones distintas a flujos de efectivo (como recursos entregados en administración, anticipos y demás figuras similares) con recibido a satisfacción, lo que implica, que el pago se generará después de la terminación del periodo de transición, es decir, después del 20 de enero de 2024, las cuales deberán constituirse como Reserva Presupuestal.
- Convenios y contratos interadministrativos
Con el fin que la información contable refleje la realidad económica y la ejecución financiera de los convenios al cierre del periodo contable 2023 y teniendo en cuenta que la transaccionalidad de SIIF Nación "Legalizar Anticipos, pagos anticipados o avances" se encontrará activa para periodo de transición (Con fecha 31 de diciembre de 2023), es necesario que los supervisores e interventores remitan al área contable en regional o Grupo de Contabilidad en Dirección General los informes periódicos de ejecución, a más tardar el 10 de enero de 2024, al correo del Coordinador del Grupo de Contabilidad (jcasallass@sena.edu.co).
Es necesario que las personas involucradas en el proceso del registro contable de Convenios y del área jurídica en Regionales, verifiquen conjuntamente que tanto el valor amortizado que se refleja en la cuenta de Gastos y el valor pendiente por legalizar que refleja la cuenta 190801001- En Administración y/o en la cuenta 190803001 - Encargos fiduciarios, correspondan con el último informe de ejecución entregado por la Supervisión y/o Interventoría, el cual debe reposar en el expediente del Convenio.
- Solicitud devolución de IVA
La relación del IVA pagado en el último bimestre de 2023 que se solicite como devolución, deberá ser enviada al Grupo de contabilidad de Dirección General antes del 10 de enero de 2024, a las cuentas de correo electrónico: ssastoque@sena.edu.co deyby_martinez@sena.edu.co
En cuanto a la conciliación de IVA la fecha máxima para el envío será el 19 de febrero de 2024, a través del correo electrónico y lo deberá remitir el profesional contable de la Regional en una carpeta comprimida, la cual contendrá todas las conciliaciones de los centros de formación. Los archivos serán nombrados con el número de la PCI que identifica a cada subunidad ejecutora, como se muestra en el siguiente ejemplo: conciliación PCI 36-02-00- 001-0000.
La conciliación deberá remitirse en el Excel adjunto y atendiendo todas las indicaciones y en formato pdf debidamente firmado por el contador y el profesional pagador de cada Regional. Para el caso de los centros de formación ésta será firmada por el profesional del área contable responsable y el profesional responsable del proceso en el área de tesorería.
- Reclasificación deducciones de impuestos y otros conceptos
El usuario del perfil Pagador Central y/o Regional deberá verificar que al cierre de la vigencia NO queden reclasificaciones sin aprobar. Las reclasificaciones(es) en estado creado están afectando la bolsa de deducciones porque la transacción disminuye el saldo de la deducción y al generar un reporte de deducciones por pagar estos movimientos no se mostrarán, asumiendo que ya fueron pagadas; la aprobación genera movimientos negativos de los valores contracreditados y movimientos positivos de los valores acreditados y estos se reflejan en la consulta de deducciones. Por lo tanto, la aprobación de solicitud de reclasificación de deducciones se debe realizar antes del 29 de diciembre de 2023, con lo cual el profesional contable que realice dicha solicitud debe igualmente remitirla al perfil pagador antes de esta fecha.
- Conciliación cuentas por pagar al 31 de diciembre 2023
Las Regionales y Centros de Formación elaborarán la conciliación entre cuentas por pagar contables y cuentas por pagar presupuéstales del grupo 24 Cuentas por Pagar. Mediante el formato de actas de conciliación establecido por la Entidad firmada por los Grupos correspondientes, las cuales deberán ser remitidas al Grupo de Contabilidad de la Dirección General a más tardar el 19 de febrero de 2024 al correo electrónico: sloaiza@sena.edu.co
- Ajustes contables manuales por efecto de la ausencia de PAC
En el evento que se reciban bienes y/o servicios y la entidad no cuente con PAC para registrar la obligación, el área contable deberá hacer los respectivos ajustes manuales correspondientes para reflejar en la contabilidad del SIIF Nación el hecho económico. En dichos comprobantes, por directriz de la Contraloría General de la República, se deberá registrar en la descripción que éste corresponde a una reserva inducida por la Ley. Los comprobantes se deberán realizar cuando se tenga certeza de la reserva presupuestal constituida y como plazo máximo el 20 de enero de 2024.
En el año 2024, al momento de obligar la reserva presupuestal inducida por la ley por la ausencia de PAC, se deberá seleccionar el atributo contable 40 Bienes, servicios, impuestos y transferencias causados, con el fin de que no se realice registro contable dado que el hecho económico debió ser registrado en diciembre del año 2023.
- Restricciones para el registro de obligaciones en el período de transición
De conformidad con lo establecido en el Decreto 1068 de 2015, en dicho período NO SE PODRÁN asumir obligaciones con cargo al presupuesto del año 2023.
- Reducción y anulación de obligaciones en el periodo de transición
Durante el periodo de transición se podrán anular o reducir obligaciones registradas a diciembre 31 de 2023. Para tal fin, se seleccionará en la transacción diciembre 31 de 2023 y se efectuará la operación respectiva sobre los documentos con saldo por pagar.
- Aplicación de reintegros en periodo de transición
En período de transición, seleccionando en la transacción diciembre 31 de 2023, se podrán aplicar reintegros presupuéstales para órdenes de pago presupuéstales pagadas durante el año 2023 de la vigencia actual, reservas presupuéstales y/o cuentas por pagar, siempre y cuando la consignación de los recursos se haya efectuado en el año 2023.
- Legalización de Comisión de Servicio y Orden de Viaje
Ninguna comisión deberá quedar pendiente de legalizar en el sistema de SIIF Nación al 31 de diciembre de 2023, esto con el fin de evitar inconsistencias financieras, requerimientos de los entes de control y procesos disciplinarios. En periodo de transición se podrá registrar legalizaciones pendientes con fecha 31 de diciembre de 2023.
Es responsabilidad de cada supervisor de contrato realizar seguimiento a la legalización oportuna y verificar que los soportes e informes de viaje se encuentren anexos en el informe mensual de ejecución contractual registrado en el SECOP II por parte del contratista.
Cuando en el trámite de legalización de la comisión u orden de viaje resulten saldos a favor del SENA por cancelación del desplazamiento o por cualquier otra causa, el comisionado o contratista deberá reintegrar los correspondientes recursos dentro del mismo plazo de la legalización de la comisión, es decir cinco (5) días hábiles siguientes a la finalización del desplazamiento.
Con el fin que los reintegros queden registrados y reflejados en el listado de ejecución viáticos por tercero generado por el sistema de información SIIF Nación, la fecha límite de consignación es el día 26 de diciembre de 2023.
Una vez reintegrados los valores el funcionario o el contratista, deberá entregar la consignación al ordenador del gasto y/o supervisor del contrato como soporte de la legalización de la comisión u orden de viaje, la cual deberá ser remitida a los Grupo de Tesorería y Contabilidad en la Dirección General o a quien haga sus veces en la regional o centro de formación por medio electrónico, con el fin de realizar el reintegro en el sistema SIIF Nación.
Se recuerda que no es procedente elaborar comprobantes manuales para el proceso de legalización de comisiones u órdenes de viaje, en caso de que sean elaborados estos serán rechazados, debido a que el proceso es de forma transaccional y se debe ver reflejado en el listado de ejecución viáticos por tercero generado por el mismo sistema de información SIIF Nación.
PRODUCCIÓN DE CENTROS
- Todo ingreso que vaya a ser recaudado por los centros de formación por venta de bien, servicio, arrendamiento y alquiler, debe ser pagado y consignado a la cuenta única de producción de centros conforme a la circular 0060 de 2021 con fecha máxima hasta el día 26 de diciembre de 2023.
- Todo ingreso recaudado por los centros de formación por venta de bien, servicio, arrendamiento y alquiler en la presente vigencia debe estar facturado por medio de SIIF Nación, emitiendo Factura Electrónica por parte de cada centro de formación. La fecha límite para emitir facturación electrónica será el 27 de diciembre de 2023.
- Toda compra de bien y servicio por medio de la estrategia SENA proveedor SENA y SENA Autoconsumo de la vigencia 2023 debe pagarse y consignarse en la presente vigencia, conforme a esto se deben realizar las acciones administrativas requeridas para que el pago se realice en la vigencia. Como recomendación se estima que deben radicarse las facturas electrónicas para pago como fecha máxima la primera semana de diciembre.
- Todo centro de formación que presente ingresos por venta de bien, servicio, arrendamiento y alquiler debe realizar conciliación con las facturas electrónicas emitidas para asegurar que el 100% de los ingresos quede facturado electrónicamente. Para validar esta conciliación, se debe utilizar el sistema de producción de centros SGARC, en los módulos de: i. Conciliación SIIF - SGARC ha contado y a plazos, ii. Prefacturas pagadas sin facturación y iii. Ingresos sin prefactura", módulos que permiten tener certeza que todos los ingresos de cada centro de formación estén facturados electrónicamente.
Con el fin de dar cumplimiento a los lineamientos y términos de la presente circular. Se hace necesario por parte de los Directores, Sub Directores y Coordinadores del Grupos de apoyo garantizar la permanencia de los funcionarios de planta del Área Financiera y a quienes considere necesarios para atender los requerimientos de los Entes de Control, así como adecuado el cierre de vigencia 2023 y apertura de la vigencia 2024.
No podemos parar el impulso para el fenecimiento de la cuenta de la Entidad.
Cordial saludo,
DIANA GISELA JIMÉNES CUERVO
Directora Administrativa y Financiera
SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN FINANCIERA - SIIF NACIÓN
CIRCULAR EXTERNA 035
2.0.0.1
Bogotá D. C., noviembre 15 de 2023
| PARA: | REPRESENTANTES LEGALES, SECRETARIOS GENERALES, ORDENADORES DEL GASTO, COORDINADORES Y USUARIOS DEL SIIF NACIÓN |
| ASUNTO: | ASPECTOS A CONSIDERAR PARA EL CIERRE DE LA VIGENCIA 2023 Y APERTURA DEL AÑO2024 EN EL SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN FINANCIERA - SIIF NACIÓN |
La Administración del Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF Nación informa los aspectos a considerar para el cierre de la vigencia fiscal 2023, con el fin de que el registro de la gestión financiera pública de su entidad responda a los criterios de oportunidad, veracidad, confidencialidad e integridad.
1. ASPECTOS LEGALES
De conformidad con lo señalado en el Decreto 1068 del 26 de mayo de 2015, la información registrada en el Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF Nación es de carácter oficial, por tanto, estas cifras deben ser consistentes con la documentación que soporta los registros realizados en el aplicativo por las entidades y las autoridades presupuéstales, contables y de tesorería.
La responsabilidad de la consistencia de las cifras registradas es exclusiva de las entidades usuarias y de las autoridades presupuéstales, contables y de tesorería. En consecuencia, es indispensable registrar correcta y oportunamente en el Sistema, todas las operaciones que permitan reflejar la gestión financiera realizada por todos los usuarios en la vigencia que termina. Asimismo, es necesario hacer validaciones de consistencia antes de efectuar el cierre definitivo del año.
Para efectos del cierre presupuestal, es importante considerar lo establecido en los siguientes artículos del Decreto 1068 del 26 de mayo de 2015, el cual fue modificado por el Decreto 412 de 2018:
- Artículo 2.8.1.7.1.1. Autorizaciones de Vigencias futuras ordinarias en ejecución de contratos.
- Artículo 2.8.1.7.3.1. Reservas presupuéstales y cuentas por pagar.
- Artículo 2.8.3.1.2. Presupuesto de Gastos
- Artículo 2.8.1.2.3. Sistema de Clasificación Presupuestal
- Artículo 2.8.1.2.4. Clasificación Económica
- Artículo 2.8.1.5.3. Desagregación de Gastos
- Artículo 2.8.1.5.6. Modificaciones al Detalle del Gasto
- Artículo 2.8.1.5.7. Clasificación de los Ingresos
- Artículo 2.8.1.5.8. Administración del Catálogo de Clasificación Presupuestal
- Articulo 2.8.1.5.11. Normas transitorias relacionadas con el Catalogo de Clasificación Presupuestal CCP
- Artículo 2.8.1.7.5. Registro de la ejecución presupuestal en el sistema integrado de información financiera
- Artículo 2.8.1.7.6. Ejecución compromisos presupuesta/es
- Artículo 2.8.1.7.1.10. Caducidad de las vigencias futuras y los avales fiscales.
- Artículo 2.8.1.7.3.2. Constitución de reservas presupuesta/es y cuentas por pagar.
- Artículo 2.8.1.8.1. Seguimiento y Evaluación Presupuestal
- Artículo 2.9.1.2.7. Desagregación para la ejecución del presupuesto a través del SIIF Nación
- Artículo 2.9.1.2.9. Del registro de los ingresos en el SIIF Nación
- Artículo 2.9.1.2.15. Del periodo de ajustes previos al cierre definitivo del sistema SIIF Nación
2. FECHAS IMPORTANTES
| ACTIVIDADES/CONSULTAS | FECHA MÁXIMA |
| a. Límite para la legalización definitiva de Cajas Menores | Hasta el Viernes 29 de diciembre de 2023. |
| b. Último día para generar y autorizar Órdenes de pago presupuéstales y no presupuéstales por parte de las Entidades | Miércoles 27 diciembre de 2023. |
| c. Último día de giro para Órdenes de Pago por parte de la DGCPTN | Jueves 28 de diciembre de 2023. |
| d. Cierre calendario | Domingo 31 de diciembre de 2023, hora 10 p.m. |
| e. Período de transición. (Artículo 2.9.1.2.15. Decreto 1068 de 2015) | Del Lunes 1 de enero al Sábado 20 de enero de 2024, hora 11 p.m. |
| f. Cierre definitivo de ingresos. (Artículo 11 Ley de Presupuesto para la vigencia 2023.) | Sábado 20 de enero de 2024, hora 11 p.m. |
| g. Reintegro de sobrantes de Cuentas por Pagar y Reservas Presupuéstales no ejecutadas de recursos nación CSF | Viernes 5 de enero de 2024. |
| h. Reintegro de sobrantes de Vigencia Presupuestal 2023 no ejecutados de recursos nación CSF | Viernes 5 de enero de 2024. |
| i. Plazo de registro de Compromisos de vigencias futuras | Domingo 31 de diciembre de 2023, hora 10 p.m. |
| j. Constitución de reservas presupuéstales y cuentas por pagar | Sábado 20 de enero de 2024. |
| k. Traslado de Compromisos Presupuéstales y Obligaciones que constituyen reservas presupuéstales y cuentas por pagar | Hasta el Miércoles 31 de Enero de 2024, hora 10 p.m. |
| I. Cierre contable del mes de noviembre del 2023. (La Contaduría General de la Nación podría cambiar esta fecha) | Viernes 5 de enero de 2024 |
| m. Fecha límite para registros contables correspondiente al periodo de diciembre 2023 (La Contaduría General de la Nación podría cambiar esta fecha) | Hasta el sábado 10 de febrero de 2024, hora 10 p.m. |
| n. Fecha de cierre de cuentas de resultado correspondiente al año 2023 (La Contaduría General de la Nación podría cambiar esta fecha) | El sábado 9 de marzo de marzo de 2024. |
| o. Fecha de Inicio año contable correspondiente al año 2023 (La Contaduría General de la Nación podría cambiar esta fecha) | El sábado 16 de marzo de 2024 |
Las entidades podrán consultar las gestiones pendientes (archivos Excel) en la página:
- http://www.minhaclenda.qov.co/ SilFNACION / Ciclos de Negocios / Cierre e Inicio de Año
3. MEDIDAS EN CASO DE CONTINGENCIA OPERATIVA
Como es bien conocido por los usuarios del SIIF Nación, en el mes de diciembre se duplica el número de registros de operaciones y de usuarios concurrentes, lo cual genera lentitud en el sistema y ocasionalmente bloqueos. Para mitigar esta situación se han adoptado las siguientes medidas:
a. Actualización de licencias de aplicaciones que utiliza el sistema.
b. Ampliación de la infraestructura que soporta el sistema.
c. Con el fin de facilitar los pagos, en la tercera y cuarta semana de diciembre, el sistema tendrá un horario de 9 a.m. a 11.50 p.m.
d. En el evento que se presente lentitud o bloqueos, se programaran turnos a la gestión de las obligaciones y a la generación de las órdenes de pago, los cuales serán informados por la Administración cuando sea necesario.
e. Igualmente, se limitará los horarios a la generación de reportes de ejecución presupuestal y de gestión contable.
4. NUEVAS PARAMETRIZACIONES
| ACTIVIDADES | FECHA MÁXIMA |
| a. Desagregación de proyectos de inversión: Como se implementó en 2023 los proyectos de inversión se deberán desagregar en Productos, de acuerdo con lo definido en la ficha BPIN del Departamento Nacional de Planeación (DNP) y a nivel cuenta de gasto según el Clasificador por Objeto de Gasto. Las entidades deberán solicitar la desagregación para proyectos nuevos que inician ejecución en 2024 al Departamento Nacional de Planeación (DNP) (objetoqasto(®dnD.qov.co) para que ellos evalúen y procedan a realizar la solicitud a la | |
| ACTIVIDADES | FECHA MÁXIMA |
| Dirección General del Presupuesto Público Nacional (DGPPN) y a la Administración del SIIF Nación. Para los rubros que se ejecutaron en 2023 y continúa su ejecución para 2024 se mantendrá la misma desagregación que traían. Si se requieren nuevas desagregaciones, se debe proceder como indica el párrafo anterior. Para aquellos rubros de inversión que se financian con recursos de destinación específica (Recurso 14 PRESTAMOS DESTINACIÓN ESPECIFICA), se hará la desagregación, adicional a lo arriba descrito, por los componentes definidos en los contratos firmados con la banca multilateral. La Identificación del proyecto de inversión a nivel de decreto será el aprobado en el Presupuesto General de la Nación para la vigencia fiscal 2024. | |
| b. Relación de usos presupuéstales para objetos de gasto de Adquisición de Bienes y Servicios y Gastos de Comercialización y Producción: Para el año 2024 los objetos de gasto a nivel de Sub Ordinal que pertenezcan a las cuentas presupuestal anteriormente mencionadas quedaran definidos con la marca requiere uso presupuestal y a su vez quedaran relacionados con los objetos de gasto que dependan de estos. Con esta relación, en el SIIF Nación, al momento de registrar una obligación presupuestal con objetos de gasto que tengan la marca requiere usos, el sistema habilitara la carpeta llamada "Usos Presupuéstales" para que el usuario seleccione el máximo nivel de desagregación del Catálogo de Clasificación Presupuestal CCP, donde se detalle los bienes y o servicios que se están adquiriendo. (Parágrafo 2, Articulo 2.8.1.7.6 Decreto 1068 de 2015) Las entidades podrán solicitar a la Administración del SIIF Nación la desvinculación de los objetos de gastos al máximo nivel de detalle que no requieran utilizar. | |
| c. Relación de usos presupuéstales para objetos de gastos de Transferencias Corrientes: Cuando en el año 2024 las entidades tengan una cuenta de transferencias corrientes con la marca requiere uso presupuestal, las áreas de planeación y presupuesto deberán evaluar que objetos de gasto del máximo nivel de desagregación del Clasificador por Objeto de Gasto, que tengan marca SI en usos presupuéstales, se relacionaran con dicha transferencia. Con esta relación, en el SIIF Nación, al momento de registrar una obligación presupuestal con objetos de gasto que tengan la marca requiere usos, el sistema habilitara la carpeta llamada "Usos Presupuéstales" para que el usuario seleccione el máximo nivel de desagregación del Clasificador por Objeto de Gasto, donde se detalle los bienes y o servicios que se están adquiriendo. (Parágrafo 2, Articulo 2.8.1.7.6 Decreto 1068 de 2015) | |
| ACTIVIDADES | FECHA MÁXIMA |
| El listado de las transferencias corrientes con la relación de los objetos de gasto al máximo nivel de desagregación del Clasificador por Objeto de Gasto, deberán ser enviados al correo electrónico siifsooortetSíminhacienda.qov.co. indicando: - Asunto del correo: Relación de Usos Presupuéstales de transferencias corrientes - Datos de Contacto: - Usuario de ingreso a SIIF - Unidad Ejecutora - Nombre y apellidos completos - Cédula - Teléfono de contacto | |
| d. Relación de usos presupuéstales para los proyectos de Inversión: Para el año 2024 las desagregaciones por objeto de gasto de los proyectos de Inversión quedaran definidos con la marca requiere uso presupuestal. Las áreas de planeación y presupuesto de las unidades ejecutoras del ámbito SIIF Nación, deberán evaluar que objetos de gasto del máximo nivel de desagregación del Clasificador por Objeto de Gasto, que tengan marca SI en usos presupuéstales, se relacionarán a cada uno de los proyectos. Con esta relación, en SIIF Nación, al momento de registrar una obligación presupuestal amparada con proyectos de inversión, el sistema habilitara la carpeta llamada "Usos Presupuéstales" para que el usuario seleccione el máximo nivel de desagregación del Clasificador por Objeto de Gasto, donde se detalle los bienes y o servicios que se están adquiriendo. (Parágrafo 2, Articulo 2.8.1.7.6 Decreto 1068 de 2015) Para los proyectos de inversión que inician su ejecución en el año 2024, se deberá relacionar al máximo nivel de desagregación del Clasificador por Objeto de Gasto, los objetos que se requieran como usos presupuéstales, los cuales deberán ser enviados al correo electrónico siifsoDortetfíminhacienda.qov.co, indicando: - Asunto del correo: Relación de Usos Presupuéstales de proyectos de inversión - Datos de Contacto: - Usuario de ingreso a SIIF - Unidad Ejecutora - Nombre y apellidos completos - Cédula - Teléfono de contacto | |
| e. Solicitudes de creación y/o parametrización contable de conceptos de ingresos que se requieren para hacer gestión con fecha 2024. | A más tardar el 18 de diciembre de 2023 |
| ACTIVIDADES | FECHA MÁXIMA |
| f. Las solicitudes de creación o vinculación de conceptos de ingreso que se requieren para hacer gestión con fecha 2024 deben realizarse a la DGPPN atendiendo el protocolo establecido por dicho órgano rector. | En la fecha establecida por la DGPPN |
5. ASPECTOS RELACIONADOS CON EL MÓDULO DE SEGURIDAD
| ACTIVIDADES | FECHA MÁXIMA |
| a. Revisión de fecha de expiración de usuarios: Se debe revisar la fecha de expiración de los usuarios y registrar en el aplicativo las solicitudes de modificación de usuarios próximas a expirar, para evitar que se desactiven en fechas críticas dentro del proceso financiero público. Se recomienda: - Implementar un procedimiento periódico, al menos mensual, en el cual se revisen las fechas de expiración de usuarios y se amplíen antes de que venzan. - No asignar la misma fecha de vencimiento para todos los usuarios. La fecha de expiración de los usuarios puede ser consultada por: - El usuario de perfil “Entidad - Registrador de Usuarios”. - El menú de reportes, en la Ruta: Seguridad SEG / Reportes / usuarios Z usuarios del sistema, utilizando el filtro “fecha de expiración de los privilegios. Para el seguimiento del estado de la solicitud, el registrador de usuarios de la entidad debe revisar en el SIIF Nación el estado del trámite de la solicitud. (Seguridad SEG Z Usuarios Z Estado de solicitud de usuarios) | Por lo menos 3 días hábiles antes de expirar |
| o. Incompatibilidad de perfiles: Se recuerda que No es permitido tener ninguna combinación que involucre para el mismo usuario, los siguientes perfiles: (Circular 044 de 2022) - Entidad - Gestión Presupuesto de gastos, Entidad - Central de cuentas por pagar, Entidad - Pagador Central, Entidad - Pagador Regional - Entidad - Programador Presupuestal, Entidad – Consolidado Presupuestal - Entidad - Beneficiario Cuenta, Entidad - Pagador Central - Entidad - Beneficiario Cuenta, Entidad - Pagador Regional - Entidad - Autorizador endoso, Entidad - Pagador Central - Entidad - Autorizador endoso, Entidad - Pagador Regional - Entidad - Gestión Administrativa, Entidad - Gestión Control Viáticos, Entidad - Gestión Autorizador Viáticos | No aplica |
ACTIVIDADES | FECHA MÁXIMA |
> UNV - Gestión Pagador Universidades, UNV - Gestión Presupuestal Universidades > El perfil de usuario Entidad - Consulta, debe ser asignado a usuarios de control interno o seguimiento La Administración del SIIF Nación rechazará aquellas solicitudes de usuarios que involucren alguna de las combinaciones de perfiles No permitidas. Se recuerda que en los datos de usuario se les debe asignar únicamente el correo electrónico institucional, por lo cual la Administración del SIIF Nación rechazará aquellas solicitudes de usuarios que involucren correos No institucionales. | |
| c. Cumplimiento de medidas de seguridad: Los Coordinadores SIIF Nación de las Entidades deben hacer cumplir las medidas de seguridad relacionadas con la ausencia temporal de usuarios por efecto de la temporada de vacaciones de final y principio de año y realizar oportunamente las modificaciones de usuarios para suplir dicha ausencia. Igualmente debe recordar al usuario el cumplimiento de las políticas de seguridad y reglamento de uso del SIIF Nación. Documentos publicados en la página WEB del SIIF Nación, Ciclos de Negocio/Administración de Seguridad. | No aplica |
| d. Verificación de expiración de certificado digital: Se debe revisar la fecha de expiración del certificado digital de los usuarios que lo requieren, con el fin de tramitar ante la respectiva Entidad Certificadora (Circular 24 de 2023 Andes, Camerfirma, Certicamara, GSE, Thomas Signe, Olimpia) su expedición o renovación, para evitar los contratiempos generados por no tenerlo. | No aplica |
e. Eliminación y expiración automática de usuarios: Los usuarios que no hayan utilizado el sistema en los últimos tres (3) meses serán eliminados del mismo automáticamente. Si se requiere nuevamente su creación, el Coordinador SIIF de la Entidad deberá seguir el procedimiento establecido para la creación de usuarios nuevos. Los usuarios que no hayan utilizado el sistema en los últimos quince (15) días serán expirados automáticamente. Si se requiere nuevamente la ampliación de la fecha de expiración, el Coordinador SIIF de la Entidad deberá seguir el procedimiento establecido para la modificación de usuarios. | No aplica |
f. Actualización de Coordinadores: Se recuerda actualizar ante la Administración del SI IF Nación, los cambios de Coordinador SIIF de la entidad o su delegado o soporte técnico, así como a actualización de los datos como dirección, teléfono, correo electrónico. Las solicitudes de administración de usuarios enviadas por personas diferentes al Coordinador SIIF de la entidad usuaria, serán rechazadas. | No aplica |
g. Información para el proceso de Administración de Usuarios: El detalle de los procedimientos para la Administración de usuarios y documentos de apoyo de este proceso están disponibles en la en la página WEB del SIIF Nación, Ciclos de Negocio / Administración de Usuarios En caso de requerirse soporte adicional deben comunicarse a la Línea de Atención SIIF Nación en Bogotá 6016021270 y a nivel nacional 01-8000-910071 opción 1 en el horario de 7am a 7pm en jomada continua. | No aplica |
| ACTIVIDADES | FECHA MÁXIMA |
| Chat de Ministerio de Hacienda fminhacienda.gov.co') | |
| (i. Reporte para el seguimiento y control Para realizar el seguimiento y control de las diferentes actividades descritas anteriormente se debe generar el siguiente reporte: - Seguridad SEG/ REPORTES/usuarios/usuarios, utilizando el filtro “Fecha de expiración de los privilegios”, para revisar la fecha de expiración de los usuarios. | |
| í. Gestión de usuarios en las entidades que cambian de condigo institucional presupuestal. El registrador de las entidades que a partir del año 2024 cambian de código institucional presupuestal, deberá vincularles a los usuarios del sistema la nueva sección presupuestal, con el fin que puedan realizar gestión en la misma. | |
6. ASPECTOS RELACIONADOS CON EL MÓDULO DE ADMINISTRACIÓN DE APROPIACIONES
| ACTIVIDADES | FECHA MÁXIMA |
| Una vez expedido el Decreto de liquidación del Presupuesto General de la Nación para la vigencia 2024, las unidades ejecutoras podrán desagregar y asignar apropiaciones a: a. Gastos funcionamiento y servicio de la deuda - Realizar la desagregación de los objetos de gastos de Gastos de Personal, Adquisición de Bienes y Servicios, Trasferencias Corrientes, Transferencias de Capital, Gastos de Comercialización y Producción, Disminución de Pasivos, Adquisición de activos financieros, Gastos por Tributos, Multas, Sanciones e Interés de Mora y Servicios de la Deuda Externa e Interna. - Registrar la asignación de presupuesto a Subunidades y dependencias de afectación de gastos. b. Proyectos de inversión - Realizar la desagregación de los proyectos de inversión a nivel cuenta de gasto de cada producto y para los proyectos de inversión que se financian con recursos de destinación específica (REC14 PRESTAMOS DESTINACIÓN ESPECIFICA), se desagregan en componentes de cada cuenta de gastos de cada producto. - Registrar la asignación de presupuesto a Subunidades y dependencias de afectación de gastos. Para efectuar estos registros el aplicativo dispone de cargas masivas, los Instructivos los encuentran en: - http://www.minhacienda.qov.co/SIIFNACION/Ciclos de Negocios/ Cargas Masivas/ Estructura Archivo Desagregación de Apropiaciones en Unidad Ejecutora - http://www.m¡nhac¡enda.qov.co/ SIIFNACION/Ciclos de Negocios/Cargas Masivas/ Estructura Archivo Asignar Apropiaciones a Subunidades | No aplica |
| ACTIVIDADES | FECHA MÁXIMA |
| - http://www.minhacienda.qov.co/SilFNACION/Ciclos de Negocios/Cargas Masivas/ Estructura Archivo Asignar Apropiaciones a Dependencias de Afectación c. Aforos: Las unidades ejecutoras que tengan aforos propios o fondos especiales y contribuciones parafiscales podrán: - Realizar la desagregación de aforos - Registrar asignación interna de aforos a Subunidades De conformidad con lo establecido en el artículo 2.8.1.5.7. del decreto 1068 del 2015, se debe desagregar las categorías presupuéstales de Ingresos (Ingresos corrientes y recursos de capital de la nación, fondos especiales, contribuciones parafiscales y recursos propios de los establecimientos públicos) en los conceptos de ingresos definidos en el Clasificador de Conceptos de Ingresos. | |
| d. Acompañamientos: Para desagregar apropiaciones, asignarla a subunidades y dependencias de afectación de gasto, la Administración del SIIF Nación realizará sesiones de acompañamiento la última semana del año 2023 y la primera semana del año 2024, para lo cual, los interesados deberán inscribirse a través de la línea soporte en el teléfono 6021270. e. Reportes y Consultas para el seguimiento y control: El seguimiento y control de las actividades descritas anteriormente se puede realizar por medio de los siguientes reportes: - ADMINISTRACIÓN DE APROPIACIONES Y AFOROS (APR)/REPORTES/Apropiaciones de Gasto/informes/informe Situación de Apropiación de Gasto, con este reporte se evalúa el comportamiento de la desagregación de apropiaciones, asignación de apropiación a subunidades y dependencias de gasto. - ADMINISTRACIÓN DE APROPIACIONES Y AFOROS (APR)/REPORTES/Apropiaciones de Gasto/Documento/Registro para desagregación de apropiaciones, con esta consulta se evalúa el comportamiento de las desagregaciones de apropiaciones. -- ADMINISTRACIÓN DE APROPIACIONES Y AFOROS (APR)/ REPORTES/Apropiaciones de Gasto/Documento/Registro de asignación interna de apropiación a subunidades, con esta consulta se evalúa el comportamiento de las asignaciones a las subunidades - ADMINISTRACIÓN DE APROPIACIONES Y AFOROS (APR)/ REPORTES/Apropiaciones de Gasto/Documento/Registro de asignación interna de apropiación a dependencia de afectación, con esta consulta se evalúa el comportamiento de las asignaciones a las dependencias de afectación - ADMINISTRACIÓN DE APROPIACIONES Y AFOROS (APR)/ REPORTES/Aforo de Ingresos/Listado/Listado de registro de desagregación de Aforo, con esta consulta se evalúa el comportamiento de las desagregaciones del aforo - ADMINISTRACIÓN DE APROPIACIONES Y AFOROS (APR)/ REPORTES/Aforo de Ingresos/Listado/Listado de registro de desagregación de Aforo a subunidades, con esta consulta se evalúa el comportamiento de la asignación de aforo desagregado a las subunidades | |
| ACTIVIDADES | FECHA MÁXIMA |
7. ASPECTOS RELACIONADOS CON EL MÓDULO DE PAC
7.1. Aspectos a tener en cuenta antes del 31 de diciembre de 2023
| ACTIVIDADES | FECHA MÁXIMA |
| a. Presentación de propuesta de distribución de PAC con recursos Nación CSF y SSF: En cumplimiento a lo dispuesto en el capítulo 7, sección 2, Artículo 2.8.1.7.2.7. del Decreto 1068 del 26 de mayo de 2015 que dice: “Los órganos presentarán su solicitud de PAC a la Dirección del Tesoro Nacional antes del 20 de diciembre, diferenciando los pagos que correspondan a recursos del crédito extremo y donaciones del exterior, cuando en éstos se haya estipulado mecanismos especiales de ejecución' Las entidades financiadas con Recursos Nación CSF y SSF del Presupuesto General de la Nación, deben presentar una propuesta a la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional (DGCPTN) de distribución inicial de PAC para la vigencia fiscal 2024, es decir, la mensualización de los montos a pagar durante este año fiscal. La presentación de la información debe enviarse en formato de Excel al correo electrónico pac(3).minhacienda.gov.co El formato de Excel se encuentra ubicado en: - http://www.minhacienda.aov.co/SIIFNACION/Ciclos de Negocios / Programa Anual de Caja / FORMATO ÚNICO DISTRIBUCIÓN DE PAC 2O24.xlsx Una vez recibidas las solicitudes, la DGCPTN analizará y consolidará la información con el fin de ajustarla a la meta de pago y a la disponibilidad de recursos en el Sistema de Cuenta Única Nacional. | 20 de diciembre de 2023 |
| b. Cierre de PAC vigencia 2023: El sistema cerrará automáticamente el PAC, igualando el PAC vigente de vigencia actual y rezago año anterior del año 2023, al PAC pagado real (PAC Pagado menos PAC Reintegrado). | El 31 de diciembre de 2023 |
7.2. Aspectos a tener en cuenta después del 31 de diciembre de 2023
| ACTIVIDADES | FECHA MÁXIMA |
| c. Distribución de PAC Nación CSF y SSF de 2024: Las entidades con recursos nación CSF y SSF contarán el 1o de enero de 2024 con el PAC asignado por la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional (DGCPTN) para la vigencia fiscal 2024, vigencia actual, rezago año siguiente y rezago año anterior. La distribución del PAC para rezago año anterior del año 2024 para las entidades con recursos nación CSF y SSF, no será igual a la que venía mensualidad como rezago año siguiente del 2023, es decir, es una nueva distribución que dependerá de la mensualización que establezca la entidad para la nueva vigencia fiscal, por consiguiente, al realizar el traslado de obligaciones para constituir cuentas por pagar, la nueva fecha de pago debe corresponder con los nuevos valores mensuales distribuidos para el año 2024. | El 1o de enero de 2024 |
| d. Distribución de PAC de Recursos Propios 2024: Una vez expedido el decreto de liquidación del presupuesto para la vigencia 2024, las entidades que administran recursos propios deben realizar la distribución de PAC de la vigencia 2024, según la autorización expedida por el CONFIS. La distribución del PAC para rezago año anterior del año 2024 para las entidades con recursos propios, no será igual a la que venía mensualizada como rezago año siguiente del 2023, es decir, es una nueva distribución que dependerá de la mensualización que establezca la entidad para la nueva vigencia fiscal, por consiguiente, al realizar el traslado de obligaciones para constituir cuentas por pagar, la nueva fecha de pago debe corresponder con los nuevos valores mensuales distribuidos para el año 2024. | A partir de la expedición del Decreto de Liquidación |
| e. Acompañamientos para Distribución de PAC con Recursos Propios: La Administración del SIIF Nación realizará sesiones de acompañamiento, para lo cual, los interesados deberán inscribirse a través de la línea soporte en el teléfono 6021270. | Del 3 al 22 de enero de 2024 |
| f. Distribución de cupo PAC de Vigencia Rezago Año Anterior: Con la aprobación de la distribución de PAC de rezago año anterior, el sistema automáticamente aprueba la distribución de CUPO PAC para esta misma vigencia PAC. | Del 3 al 22 de enero de 2024 |
| g. Distribución de cupo PAC Vigencia Actual y Rezago año Siguiente: Con base en el PAC distribuido, tanto para recursos propios como para nación CSF y SSF, las entidades podrán realizar la distribución de cupo PAC. Para realizar la distribución de CUPO PAC de la vigencia actual, el área de presupuesto, previamente, debe realizar las desagregaciones del presupuesto del decreto de liquidación al máximo nivel de afectación definido en el Clasificador por Objeto de Gasto, y distribuir el presupuesto a las subunidades y dependencias de gastos existentes, dado que, si la distribución de CUPO PAC se realiza antes de la distribución del presupuesto, esta quedara en cero, debiendo modificarse a través de las transacciones de administración de cupo PAC. | Del 3 al 22 de enero de 2024 |
| h. Soporte de la Asignación de PAC: Se sugiere generar el Reporte de Saldos de PAC Detallada (Programa Anual Mensualizado Caja (PAC)/ Reportes/Administración PAC/Saldos de PAC detallado) e imprimirlo como soporte del PAC asignado por la DGCPTN o por la Entidad. | No aplica |
| ACTIVIDADES | FECHA MAXIMA |
| i. Reportes y Consultas para el seguimiento y control: Para realizar el seguimiento y control de las diferentesACTIVIDADES descritas anteriormente se deben generen los siguientes reportes y consultas: - PROGRAMA ANUAL MENSUALIZADO CAJA (PAC)/ Reportes/Administración PAC/Saldos de PAC detallado. - PROGRAMA ANUAL MENSUALIZADO CAJA (PAC)/Reportes/Administración Cupo PAC/Saldos de Cupo PAC detallado.Con vigencia actual, año 2023, acumulado a diciembre para establecer saldos por ejecutar del año que se cierra. - PROGRAMA ANUAL MENSUALIZADO CAJA (PAC)/Consultas/PAC/Movimientos de PAC Vigente - PROGRAMA ANUAL MENSUALIZADO CAJA (PAC)/Consultas/Cupo PAC/Movimientos de cupo PAC Permite ver los conceptos que afectaron el saldo inicial de PAC aprobado para un mes cerrado. - PROGRAMA ANUAL MENSUALIZADO CAJA (PAC)/Consulta/Cupo PAC/Saldos Cupo PAC Detallados | |
8. ASPECTOS RELACIONADOS CON EL MÓDULO DE CUENTA ÚNICA NACIONAL (RECAUDOS Y PAGOS)
| ACTIVIDADES | FECHA MÁXIMA |
| a. Gestión de reintegros: Se deben gestionar oportunamente los reintegros que tenga la entidad para contar con cifras más ajustadas para el rezago 2023, de manera que la constitución de las reservas y las cuentas por pagar sean concordantes con la realidad. Para lo anterior, es necesario consignar los recursos que serán reintegros para más tardar el 28 de diciembre del 2023, para que la DGCPTN tenga el tiempo suficiente para cargar el extracto y la entidad pueda aplicarlo. S/ tos recursos se consignan en el año 2024, estos no se podrán aplicar en el año 2023 y se registrarán como un ingreso de dicha vigencia. | Antes del 20 de enero de 2024 |
| b. Autorización de Órdenes de Pago: Se podrán autorizar órdenes de pago presupuéstales de gastos y de ingresos donde la tesorería sea el Tesoro Nacional (13- 01-01-DT) hasta. | 27 de diciembre de 2023 |
| c. Último día de pagos de rezago 2023: La DGCPTN tendrá como último día de giro de las órdenes de pago presupuestales de gastos del rezago 2023 donde la tesorería sea el Tesoro Nacional (13-01 -01 -DT). | 28 de diciembre de 2023 |
| d. Último día de pago de obligaciones de vigencia: La DGCPTN tendrá como último día de giro de las órdenes de pago presupuéstales de gastos y no presupuéstales de | 28 de diciembre de 2023 |
| ACTIVIDADES | FECHA MÁXIMA |
| deducciones de la vigencia 2023, donde la tesorería sea el Tesoro Nacional (13-01-01- DT): | |
| e. Anulación de órdenes de pago: Las órdenes de pago presupuéstales de la Vigencia 2023 que no estén pagadas a diciembre 31 de 2023, serán anuladas por el sistema: | 31 de diciembre de 2023 |
| f. Inactivación de transacción de órdenes de pago: Se inactivarán las transacciones de generación de órdenes de pago presupuéstales y no presupuéstales de deducciones: | 28 de diciembre de 2023 a las 10 pm. |
| g. Inactivación de Traslado de Cuentas Bancarias de Tesorería: Se inactivará el traslado de cuentas bancadas de tesorería entre PCI(s) de la misma ECP, se inhabilita el 31 de diciembre y solo se habilitará una vez se realicen los inicios año contable en 2024. | 31 de diciembre de 2023 a las 10 pm. |
| h. Traslado de recursos a la CUN 2023: Último día para realizar traslado de recursos en efectivo a la SCUN y contar con saldo disponible para pagar al 28 de diciembre. | 23 de diciembre de 2023 |
| i. Confirmación de órdenes bancarias: El sistema No manera período de transición para los pagos, por tal razón, estos se deben registrar dentro de las fechas previstas. Si las entidades que tienen tesorerías distintas al Tesoro Nacional no confirman las órdenes bancarias, el sistema entenderá que no se pagó, por lo tanto, en la ejecución presupuestal quedará como una obligación por pagar y en la contabilidad no se registrará la salida de bancos ni la cancelación del pasivo. | 29 de diciembre de 2023 |
| j. Órdenes de pago de deducciones del año 2023. Se podrán generar órdenes de pago no presupuéstales para las deducciones causadas a 31 de diciembre de 2023 a partir del: | 2 de enero de 2024 |
| k. Órdenes de pago valor líquido cero: A todas las órdenes de pago en estado generadas de valor liquido cero CSF de vigencia actual, el pagador de la Entidad, a través del módulo de pagos. debe darles el estado PAGADO, si esto NO ocurre, el sistema con el cierre del 31 de diciembre las anulará. | Antes del 29 de diciembre de 2023 |
| 1. Órdenes de pago extensivas: Las entidades que generaron órdenes de pago con tipo de beneficiario traspaso a pagaduría, y cuyo pago real se efectúa en diciembre, deben realizar el proceso de generación y pago de las órdenes de pago (extensivas) de manera concomitante con el giro de recursos de su banco comercial, para reflejar la culminación de la gestión de pagos y su efecto en la contabilidad. En la ruta: - http://www.minhacienda.gov.co/ SIIFNACION/Ciclos de Negocios/Gestión Contable encontrarán el documento llamado Guía para generar órdenes de pago con tipo de beneficiario traspaso a pagaduría que contiene el paso a paso para operar las transacciones. | Antes del 29 de diciembre de 2023 |
| m. Carga de extractos 2023: Se deberán cargar los extractos del mes de diciembre de 2023 con el fin de imputar ingresos y aplicar reintegros de pagos presupuéstales. | Entre el 2 y el 16 de enero de 2024 |
| ACTIVIDADES | FECHA MÁXIMA |
| n. Reportes y Consultas para el seguimiento y control: Para realizar el seguimiento y control de las diferentes ACTIVIDADES descritas anteriormente se deben generar los siguientes reportes y consultas: - CUN/CONSULTAS/ Consulta Traslados Pendientes por Legalizar, con esta consulta pueden validar qué órdenes de pago se generaron con traspaso a pagaduría y aún no se han legalizado, es decir para cuales deben generar y pagar la orden de pago extensiva. - CUN/CONSULTAS/ Consulta de Órdenes de Pago / Consulta de Órdenes de Pago del día - CUN/CONSULTAS/ Consulta Consolidado de Órdenes de Pago / Órdenes de Pago Entidad - CUN / REPORTES / Control de Extractos Sanearlos> CUN/CONSULTAS/ Recursos administrados en CUN /Detallado> CUN/CONSULTAS/ Recursos administrados en CUN /Informe Mensual de operación CUN. | |
9. ASPECTOS RELACIONADOS CON EL MÓDULO DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE INGRESOS
| ACTIVIDADES | FECHA MÁXIMA |
| a. Clasificación de ingresos 2023: Atendiendo las instrucciones de la Dirección General del Presupuesto Público Nacional (DGPPN) todos los valores pendientes por clasificar (consignaciones) de la vigencia 2023 se deben imputar con fecha de registro 2023. Cuando no se tenga certeza del concepto de Ingreso a utilizar se debe hacer la consulta a dicha Dirección a través del sistema SITPRES. Para tal efecto se recomienda generar el reporte de Saldos por Imputar para el año 2023 con saldo mayor a cero, utilizando las opciones Bancos, Compensación de deducciones, Títulos, Agregado Factura Electrónica y Derechos y Cartera, por la siguiente ruta: ING/REPORTES/Informes/Saldos por imputar de ingresos presupuéstales. IMPORTANTE: Las entidades que hacen parte del SCUN, que tengan documentos de recaudo por clasificar generados en compensación de deducciones pendientes por Imputar, deben realizar la clasificación del ingreso antes del cierre de la vigencia, con el fin de aumentar los recursos disponibles en la libreta, incrementar los recursos entregados en administración a la DGCPTN y de evitar inconsistencias entre la libreta y la contabilidad de dicha Dirección. | A más tardar el 20 de enero de 2024 |
| b. Imputación de recursos de destinación específica 2023: La entidad debe solicitar a la DGCPTN la imputación de los ingresos correspondientes a los recursos que se encuentren en las cuentas de destinación específica y que financian gastos de REC14 fuente específica, con el fin que la unidad ejecutora pueda registrar y autorizar las solicitudes de recursos provenientes de estas fuentes. | Antes del 20 de diciembre de 2023 |
| c. Clasificación de reintegros del 2023 consignados en 2024: Todos los recursos consignados en las cuentas bancadas en enero de 2024 y que correspondan a reintegros de gastos realizados en el 2023, deben ser clasificados en el 2024 como ingresos, utilizando los conceptos desagregados de “REINTEGROS Y OTROS RECURSOS NO APROPIADOS. | A partir del 3 de enero de 2024 |
| d. Verificación de consistencia de la clasificación de los ingresos: Se recomienda generar los Informes de Ejecución Presupuestal y Gestión de Ingresos para la vigencia | No aplica |
| ACTIVIDADES | FECHA MÁXIMA |
| 2023 con el fin de verificar la consistencia de la información registrada respecto a fuente de financiación y situación de fondos y poder realizar ajustes antes del cierre presupuestal. | |
| e. Registros de ingresos en período de transición: En periodo de transición, se podrán imputar ingresos con fecha diciembre 31 de 2023, siempre y cuando la consignación de los recursos se haya efectuado en el año 2023. Igualmente es importante verificar que, al cierre de la vigencia, queden constituidas las cuentas por cobrar utilizando la transacción de Causación Básica, con el fin de evitar registros contables manuales. Los documentos de recaudo por clasificar de 2023 que correspondan a ingresos y no se imputen en dicha vigencia, quedarán disponibles para ser clasificados en la siguiente, por la transacción “Recaudo Vigencia Anterior”, la cual no genera efecto presupuestal, pero si efecto contable. | 20 de enero de 2024 |
| f. Cargas masivas: Se recuerda que el aplicativo dispone de cargas masivas para el registro de causación básica, recaudo anticipado, recaudo básico y recaudo causación simultánea para lo cual se encuentran publicados los instructivos en la página web. - Cargas Masivas (minhacienda.qov.co) | No aplica |
| g. Ajustes a la clasificación de los ingresos: Antes del cierre presupuestal, se podrán realizar ajustes a la información presupuestal de ingresos registrada en la vigencia 2023. Para ello se deben anular con fecha 2023, las imputaciones erradas y registrar las correcciones con fecha 2023, Igualmente se recuerda que los Recaudos generados por la transacción “Recaudos de Vigencia Anterior" se deben anular por la transacción de “Anulación de recaudos de ingresos originados a partir de recaudos por clasificar de vigencia anterior” | 20 de enero de 2024 |
| h. Registro de los Excedentes Financieros 2023: Los establecimientos públicos que tengan aforados recursos por concepto de excedentes financieros deben registrarlos consultando las instrucciones impartidas por la DGPPN en la circular de cierre y el procedimiento publicado por la Administración del SIIF Nación en el siguiente link: - 9. Gestión de Ingresos (minhacienda.qov.co) SIIFNACION / Ciclos de Negocios/Gestión Ingresos / Guía de Excedentes Financieros. | 20 de enero de 2024 |
| i. Registro de los ingresos por concepto de Estampilla Pro-universidades 2023: Para garantizar el registro de los ingresos por concepto de la estampilla pro-universidades se recomienda consultar la guía publicada en el siguiente link: - 9. Gestión de Ingresos fminhacienda.gov.co)/ Ciclos de Negocios/Gestión Ingresos / Guía registro DRXC compensación de deducciones estampilla pro- universidades | No aplica |
| j. Rendimientos Financieros CUN. Se recomienda a las entidades autorizadas a recibir estos rendimientos consultar los documentos de recaudo por clasificar asignados por la DGCPTN y realizar la imputación de los mismos antes del cierre de ingresos. | 20 de enero de 2024 |
| ACTIVIDADES | FECHA MÁXIMA |
| k. Registro de los ingresos de FONSECON 2023: Para garantizar el registro de los ingresos por concepto de la Contribución de FONSECON se recomienda consultar la guía publicada en el siguiente link: - 9. Gestión de Ingresos (minhacienda.gov.co) SIIFNACION / Ciclos de Negocios/Gestión Ingresos / Guía Registro DRXC Compensación de Deducciones FONSECON | Antes del 20 de enero de 2024 |
| 1. Ejecución presupuestal de Ingresos y sus efectos en la contabilidad: La ejecución presupuestal de ingreso se hará al máximo nivel de desagregación del concepto de ingreso. Para efectos contables la Contaduría General de la Nación podrá realizar las parametrizaciones contables a ese nivel o a niveles más agregados según lo considere pertinente. | No aplica |
| m. Creación de procesos de acumulación de facturas electrónicas de la vigencia 2023: Las entidades que vayan a iniciar proceso de facturación electrónica (Plazos o Contado) o aplicar un recaudo de factura electrónica por primera vez deberán solicitar por medio de incidente la creación del respectivo proceso de acumulación. | 3 de Enero de 2024 |
| n. Recaudos de factura en periodo de Transición: Los procesos de acumulación de facturas de contado, plazo y recaudo a plazo se ejecutan una vez al día por entidad, por tanto, aquellos recaudos que se realicen el 20 de enero después de la fecha de ejecución de proceso de acumulación se procesarán el día siguiente afectando la vigencia 2024. Los horarios de los procesos de acumulación se encuentran publicados en el siguiente enlace: - 9. Gestión de Ingresos (minhacienda.gov.col SIIFNACION / Ciclos de Negocios/Gestión Ingresos / Horarios Procesos de acumulación de facturas | No aplica |
| o. Gestión que deben realizar las entidades que cambiaron de código institucional para la vigencia 2024. - Parametrizaciones - Si la entidad requiere crear más de una dependencia de afectación de ingresos podrá realizarlo por el módulo de Administración. - Una vez vinculados los rubros de ingresos a las nuevas secciones presupuéstales, aquellas unidades o subunidades que lo requieran pueden relacionar los rubros de ingresos con dependencias de ingresos. - Las entidades que hagan gestión de facturación a través del módulo de DYC, deben solicitar la actualización de la relación de rubros con posiciones de bienes y servicios del estado colombiano. - Gestión de Ingresos Vigencia 2023 - Los valores que ingresan como consignaciones en 2023 debe ser gestionados por las secciones presupuéstales actuales (2023). | No aplica |
| ACTIVIDADES | FECHA MÁXIMA |
| - Los valores por imputar de los recaudos por clasificar anteriores al 2024 deben ser gestionados por las secciones presupuéstales actuales (2023). - Gestión de Ingresos Vigencia 2024 - La gestión de ingresos de valores que Ingresan como consignaciones en 2024 debe ser gestionados por las nuevas secciones presupuéstales. Para lo anterior se debe garantizar en el módulo de CUN se trasladen las cuentas bancarias recaudadoras de la entidad. - Las devoluciones de ingresos de vigencias anteriores al 2024 debe realizarse por la sección presupuestal actual (2023) vinculando los documentos de recaudo de ingresos correspondientes. |
10. ASPECTOS RELACIONADOS CON EL MÓDULO DE DERECHOS Y CARTERA
ACTIVIDADES | FECHA MAXIMA |
a. Ampliación de la aplicabilidad de los precios base 2023: Las entidades que se encuentran en producción registrando las operaciones derivadas de las ventas de contado y a plazos y que requieran continuar utilizando los precios base en la vigencia 2024, deben verificar el periodo de aplicabilidad y ampliar la fecha final de aquellos que vencen en la vigencia 2023. Si no se amplía la fecha final del periodo de aplicabilidad, dichos precios expiran y quedan inhabilitados para su utilización en la vigencia 2024. La verificación del estado y periodo de aplicabilidad de los precios base se puede realizar generando el reporte de precios base de venta por la siguiente ruta: Derechos y Cartera (DYC) / Reportes / Parametrización / Precios base de venta | 20 de diciembre de 2023 |
| b. Actualización del catálogo de bienes y servicios y conceptos equivalentes de ingresos: Las entidades podrán solicitar la actualización, si es requerido, de las posiciones del catálogo de bienes y servicios y los conceptos de ingresos equivalentes a cada servicio prestado de acuerdo con el nuevo clasificador por conceptos de ingresos para utilizarlo a partir del 1o de enero de 2024. Esta información es necesaria para iniciar la gestión sin inconveniente en la vigencia 2024 y se debe radicar una solicitud en la línea soporte para gestionar la actualización. En la solicitud se deben adjuntar los formatos definidos para tal fin los cuales están dispuestos en el siguiente sitio: https://www.minhacienda.gov.co/webcenter/Dortal/SIIFNacion/Dagesciclodeneg | 29 de diciembre de 2023 |
| ocios/p8derechosvca rtera | |
| c. Gestión de facturas electrónicas: Para no tener inconvenientes en el registro de notas débito, notas crédito (salvo el concepto “Anulación factura") y recaudos de facturas electrónicas de venta, las entidades deben gestionar con los adquirentes de bienes y servicios la gestión de los documentos electrónicos emitidos, esto es, aceptación o | 29 de diciembre de 2023 |
| ACTIVIDADES | FECHA MAXIMA |
| rechazo por parte de los adquirentes de facturas electrónicas de venta (Contado y plazos), notas débito y notas crédito a través del correo automático que se envía con la expedición del respectivo documento. Lo anterior en razón a que solamente se podrá realizar gestión sobre estos documentos cuando su estado es estado “Aceptado” o “Aceptado tácitamente". | |
| d. Numeración documentos electrónicos: Las entidades deben verificar que tengan suficientes consecutivos disponibles para generar a 31 de diciembre los documentos electrónicos relacionados con la venta de bienes y servicios (Facturas electrónicas, notas débito y notas crédito). Importante: A partir del 1 de enero de 2024 el procedimiento para configurar y actualizar prefijos y consecutivos cambiará. El nuevo procedimiento será informado en una circular específica sobre este tema la cual se publicará oportunamente antes de terminar la vigencia. | 15 de diciembre de 2023 |
| e. Certificado de firma digital: Las entidades deben verificar que el certificado de firma digital de persona jurídica para facturación electrónica se encuentre vigente y en caso de que se encuentre vencido o próximo a vencer, deben gestionar la adquisición de un nuevo certificado con el fin de evitar rechazos de documentos electrónicos (Facturas electrónicas, notas débito y notas crédito) por parte de la DIAN. Importante: A partir del 1 de enero de 2024 el procedimiento para configurar el certificado de firma digital para emisión de documentos electrónicos cambiará. El nuevo procedimiento será informado en una circular específica sobre este tema la cual se publicará oportunamente antes de terminar la vigencia | 15 de diciembre de 2023 |
| f. Periodo de transición: Con el cierre calendario del 31 de diciembre de 2023, el sistema queda en período de transición, sin embargo. se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones en la gestión de DYC: Para los documentos de recaudo de contado y la gestión de convenios interadministrativos, no aplica el periodo de transición por lo que las entidades no podrán realizar la siguiente gestión: > No se permite aprobar órdenes de consignación generadas en la vigencia 2023 o anteriores para generar documentos de recaudo de contado con fecha de registro diciembre de 2023. > No se podrán anular órdenes de consignación creadas en la vigencia 2023 o anteriores, con fecha diciembre de 2023. > No se permite generar documentos de recaudo de contado con fecha de registro diciembre de 2023. > No se permite realizar gestión de convenios interadministrativos con fecha de registro diciembre de 2023. | 29 de diciembre de 2023 |
| g. Documentos electrónicos en periodo de transición: Las entidades podrán realizar la siguiente gestión: | 5 de enero de 2024 |
| ACTIVIDADES | FECHA MAXIMA |
| Expedir facturas electrónicas de venta de contado con y sin orden de consignación, facturas electrónicas de venta a plazos, notas débito y notas crédito con fecha de registro del mes de diciembre. Es Importante aclarar que por disposición normativa solamente se permite modificar la fecha de registro hasta por 5 días anteriores a la fecha del sistema al momento de la expedición del documento electrónico, es decir, para definir como fecha de registro 31 de diciembre de 2023 se debe ingresar a registrar el documento máximo el 5 de enero de 2024. Así las cosas, el periodo de transición para la expedición de documentos electrónicos es hasta el 5 de enero de 2024. | |
| h. Registro y anulación de recaudos de facturas electrónicas de venta en periodo de transición: Las entidades podrán registrar estos documentos con fecha diciembre 31 de 2023, siempre y cuando la consignación de los recursos se haya efectuado en el año 2023. Es importante aclarar que para registrar recaudos de facturas electrónicas se debe tener en cuenta que la fecha de registro diligenciada debe ser superior o igual a la fecha de factura a recaudar. | 20 de enero de 2024 |
| i. Configuración de entidades que cambian de código institucional presupuestal en la vigencia 2024: Las entidades que se encuentren realizando gestión de emisión de facturas electrónicas por venta de bienes y/o servicios que en la vigencia 2024 cambian de sección presupuestal, deben realizar las siguientes parametrizaciones en el módulo Derechos y Cartera: - Definición del catálogo de bienes y servicios del Estado Colombiano, - Definir las posiciones de ingresos a relacionar al catálogo de bienes y servicios - Especificación de condiciones de pago - Especificación de puntos generación de derechos - Creación de precios base si a ello hubiere lugar - Definir información para emisión y/o recepción de facturas electrónicas de venta. El procedimiento para realizar cada una de estas parametrizaciones se encuentra publicado en la guía “Guía parametrización - Modulo Derechos y Cartera” la cual se encuentra publicada en el siguiente sitio: https://www.minhac¡enda.gov.co/webcenter/portal/SIIFNacion/pages_clclodenegoc¡os/p 8derechosycartera El procedimiento para realizar la configuración de prefijos y consecutivos de documentos electrónicos (Factura electrónica, nota débito y nota crédito) y el certificado de firma digital, será informado en una circular específica sobre este tema la cual se publicará oportunamente antes de terminar la vigencia. Por lo pronto se Informa que, si la entidad tiene un certificado vigente al momento de iniciar operaciones en el 2024, no es necesario adquirir uno nuevo y en la circular mencionada se informara el procedimiento para asociarlo a la nueva sección presupuestal. | 20 de enero de 2024 |
| j. Habilitación de las entidades del ámbito SIIF Nación como facturadores directos: A partir del 1° de enero de 2024 el SIIF Nación se convertirá en facturador directo, para tal fin las entidades se deberán habilitar ante la DIAN con esa opción tecnológica durante | 20 de enero de 2024 |
| ACTIVIDADES | FECHA MAXIMA |
| el presente año. La Administración del SilF Nación informará el instante en que se realizará dicho proceso con el fin que estén listas para emitir facturas desde el primer día del año 2024. | |
11. ASPECTOS RELACIONADOS CON EL MÓDULO DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DEL GASTO
11.1. Aspectos a tener en cuenta antes del 31 de diciembre de 2023
| ACTIVIDADES | FECHA MÁXIMA |
| a. Fenecimiento de reservas presupuéstales y cuentas por pagar 2022: Las reservas presupuéstales y cuentas por pagar constituidas en el año 2022 y ejecutadas en el año 2023 que a 31 de diciembre de 2023 no se hayan obligado y pagado, expiran. Por lo anterior, las últimas obligaciones de los compromisos de reservas se sugiere registrarlas a más tardar el 27 de diciembre de 2023 para garantizar que a 28 de diciembre se efectúe su pago, para lo cual se debe verificar que las cuentas bancadas de los beneficiarios de estos pagos se encuentren en estado “Activa”. | 27 de diciembre de 2023 |
| b. Anulación de Órdenes de Pago no pagadas a diciembre 31: Las órdenes de pago presupuestales que al 31 de diciembre de 2023 que no pueden en estado PAGADO, el sistema las anulará automáticamente, no permitiendo hacer su pago en el año 2024. Por lo mencionado, se deben revisar todas las órdenes de pago antes de esta fecha para pagarlas o anularlas. Consulte archivo en página web. - http://www.minhacienda.qov.co/SilFNACION/Ciclos de Negocios/Cierre Inicio Año | 31 de diciembre de 2023 |
| c. Ultimo día para generar Órdenes de pago: El último día para generar y autorizar órdenes de pago presupuéstales de gastos y no presupuéstales de deducciones, para ser atendidas por la DGCPTN. | 27 de diciembre de 2023 |
| d. Órdenes de pago de deducciones de obligaciones pagadas en diciembre de 2023: Las deducciones causadas a 31 de diciembre de 2023 asociadas a órdenes de pago presupuéstales que hayan sido pagadas a 30 de diciembre de 2023, se podrán solicitar a través de órdenes de pago no presupuestal de deducciones a partir del: | 2 de enero de 2024 |
| e. Reclasificación de Deducciones sin Aprobar a diciembre 31 de 2023: El usuario del perfil Pagador Central y/o Regional deberá verificar que al cierre de la vigencia NO queden reclasificaciones sin aprobar. Las reclasificaciones(es) en estado creado están afectando la bolsa de deducciones porque la transacción disminuye el saldo de la deducción y al generar un reporte de deducciones por pagar estos movimientos no se mostrarán, asumiendo que ya fueron pagadas; la aprobación genera movimientos negativos de los valores contracreditados y movimientos positivos de los valores acreditados y estos se reflejan en la consulta de deducciones. | |
| ACTIVIDADES | FECHA MÁXIMA |
| f. Legalización de cajas menores: De acuerdo con lo establecido en el Decreto 1068 de 2015 Titulo 5 Artículo 2.8.5.13, la legalización definitiva de las cajas menores constituidas durante la vigencia fiscal se hará antes del 29 de diciembre, fecha en la cual se deberá registrar el reintegro del saldo sobrante y el respetivo cuentadante responderá por el incumplimiento de su legalización oportuna y del manejo de dinero que se encuentre a su cargo. En consecuencia, los recursos sobrantes de las cajas menores deberán ser consignados en las cuentas bancadas del tesoro dos (2) días antes de su legalización, con el fin que queden disponibles para registrar el reintegro y causación deducciones de la legalización definitiva. Para tal fin, se debe expedir un acto administrativo que reconozca los gastos efectuados contra los montos autorizados de las cajas menores. Con base en este documento se registra en el SIIF Nación la legalización de gastos por cierre de caja menor, la guía que contiene los pasos a seguir la encuentra en: - http://www.minhacienda.qov.co/SilFNACION/Ciclos de Negocios/Gestión de Cajas Menores / Guía Cierre Caja Menor Cuentadante La legalización definitiva de cajas menores tiene normalmente tres componentes: legalización de gastos, reintegro de sobrantes y reintegro de deducciones practicadas en los egresos generados después del último rembolso recibido. Para recursos nación CSF los reintegros se deben efectuar a cuentas de la DGCPTN. Para recursos nación SSF y propios CSF los reintegros se deben realizar a cuentas de la tesorería de la misma entidad. Si las Cajas menores no son legalizadas y registrado el gasto en el sistema, esta situación no se puede subsanar en la vigencia 2024. Consulte el archivo en la página web. Para considerar: Si al cierre de la vigencia presupuestal existen recursos de caja menor que han sido embargados por un Juez de la República, el cuentadante debe registrar un pago sin egreso para dejar en SilF la cuenta bancaria en cero. En este caso, en el acto administrativo de legalización de gastos se deja registrada esta novedad y en el área de Contabilidad deberá quedar registrado este hecho económico. En la siguiente vigencia fiscal, cuando se declare el desembargo, el área de tesorería envía los recursos a la DTN, la entidad registra una causación y recaudo simultáneo contra un rubro de ingreso llamado "Reintegro de vigencias Anteriores” y el área de contabilidad registra el hecho económico del desembargo. | Antes del 29 de diciembre de 2023 |
| g. Aplicación de Reintegros Presupuéstales por Sobrantes de Caja Menor: El cuentadante de caja menor para el registro del pago sin egreso debe utilizar como tercero beneficiario el NIT de su entidad pública para reflejar la salida de recursos sobrantes de la Caja Menor. | A partir del 1o de diciembre de 2023. |
| ACTIVIDADES | FECHA MÁXIMA |
| El cuentadante de Caja Menor debe entregar al pagador de la entidad los siguientes documentos para soportar la devolución de los sobrantes de caja menor: Consignación o comprobante de trasferencia de los recursos devueltos y reporte de ejecución presupuestal de caja menor con corte a la fecha de cierre de la caja menor. El pagador de la entidad al momento de aplicar el reintegro presupuestal registrará como valor a reintegrar por rubro presupuestal el saldo por ejecutar que muestra el reporte de ejecución presupuestal de la caja menor. Una vez aplicado el reintegro presupuestal, el pagador deberá informar a la persona responsable de presupuesto para que se reduzca el compromiso presupuestal que soportó la constitución de la caja menor. El proceso de cierre de caja menor culmina con la reducción del compromiso. | |
| h. Gravamen a los Movimientos Financieros (GMF) en la constitución de reservas presupuéstales y cuentas por pagar contra recursos administrados en el SCUN: Las entidades que tienen recursos propios y Nación SSF en el SCUN, deben tener en cuenta que para los compromisos y obligaciones que queden constituidas en el rezago presupuestal, no deben contemplar dentro de la constitución valor alguno por el gravamen a los movimientos financieros (4*1000), en razón a que estos pagos se harán a beneficiario final a través de la tesorería central de la DGCPTN; si durante la vigencia fiscal 2024 alguna de las obligaciones o compromisos se deban realizar con traspaso a pagaduría, este gasto deberá ser atendido con cargo al presupuesto del año 2024. | No aplica |
| i. Ejecución de compromisos que amparan los GMF: Las entidades que durante el año 2023 estuvieron sujetas al gravamen a los movimientos financieros (4*1000), deben dejar presupuestalmente ejecutado el gasto (obligaciones y órdenes de pago en estado pagadas), con el fin de no dejar partidas conciliatorias por este concepto. Para el pago del GMF (4*1000) de los últimos días de diciembre, se debe dejar registrado a 31 de diciembre la obligación para afectar este valor y que quede constituido como una cuenta por pagar. | Antes del 29 de diciembre de 2023 |
| j. Pago de la Cuota de Auditaje de la Contraloría 2023: Las entidades deben revisar la ejecución presupuestal de gasto del concepto Cuota de Auditaje de la Contraloría financiada con recursos Nación SSF y Propios CSF para los establecimientos públicos que ingresaron al SCUN, verificando que el procedimiento para el pago se haya realizado en su totalidad, es decir, que se haya pagado la Orden de Pago Presupuestal y se haya generado el documento de recaudo por clasificar de compensación de deducciones a favor de la Contraloría. | Antes del último día de pagos de 2023 |
11.2. Aspectos a tener en cuenta después del 31 de diciembre de 2023
| ACTIVIDADES | FECHA MÁXIMA |
| a. Inicio del Período de transición: Con el cierre calendario del 31 de diciembre de 2023, el sistema queda en período de transición, de conformidad con lo estipulado en el Artículo 2.9.1.2.15. del Decreto 1068 de 2015. | 1 de enero de 2024 - (6 a.m.) |
| ACTIVIDADES | FECHA MÁXIMA |
| b. Restricciones para el registro de compromisos en el período de transición: De conformidad con lo estipulado en el Estatuto Orgánico de Presupuesto y en el Decreto 1068 de 2015, en dicho período NO SE PODRÁN asumir compromisos con cargo al presupuesto del año 2023. | Dell al 20 de enero de 2024 |
| c. Restricciones para el registro de obligaciones en el período de transición: De conformidad con lo establecido en el Decreto 1068 de 2015, en dicho período NO SE PODRÁN asumir obligaciones con cargo al presupuesto del año 2023. | Del 1 al 20 de enero de 2024 |
| d. Reducción y anulación de compromisos en el período de transición: Los saldos de compromisos por obligar que no se van a utilizar, el sistema los contemplará para constituir las reservas presupuéstales, por tal razón, se sugiere que durante el periodo de transición se efectúen las reducciones o anulaciones de compromisos, cuando se cuente con el acto legal que indique que éstos no van a ser utilizados, para que no queden constituidos. Para tal fin, se seleccionará en el compromiso diciembre 31 de 2023 y se efectuará la operación respectiva sobre los documentos con saldo por utilizar. | Del 1 al 20 de enero de 2024 |
| e. Reducción y anulación de obligaciones en el periodo de transición: Durante el periodo de transición se podrán anular o reducir obligaciones registradas a diciembre 31 de 2023. Para tal fin, se seleccionará en la transacción diciembre 31 de 2023 y se efectuará la operación respectiva sobre los documentos con saldo por pagar. | Del 1 al 20 de enero de 2024 |
| f. Aplicación de reintegros en período de transición: En período de transición, seleccionando en la transacción diciembre 31 de 2023, se podrán aplicar reintegros presupuéstales para órdenes de pago presupuéstales pagadas durante el año 2023 de la vigencia actual, reservas presupuéstales y/o cuentas por pagar, siempre y cuando la consignación de los recursos se haya efectuado en el año 2023. | Del 1 al 20 de enero de 2024 |
| g. Constitución de reservas presupuéstales y cuentas por pagar del año 2023: De conformidad con lo establecido en los artículos 2.8.1.7.3.1. y 2.8.1.7.3.2. del Decreto 1068 de 2015, las reservas presupuéstales y las cuentas por pagar del año 2023, se constituyen con los saldos registrados en el SIIF Nación al 20 de enero de 2024, así: - Reservas presupuéstales: Con los Compromisos no obligados a 31 de diciembre. - Cuentas por pagar: Con las obligaciones no pagadas a 31 de diciembre. Según lo establece el artículo 28 de la ley de presupuesto para la vigencia 2023, " Para las cuentas por pagar que se constituyen a 31 de diciembre de 2022 se debe contar con el correspondiente programa anual mensualizado de caja de la vigencia, de lo contrario deberán hacerse los ajustes en los registros y constituir las | 20 de enero de 2024 |
| ACTIVIDADES | FECHA MÁXIMA |
| correspondientes reservas presupuéstales. Igual procedimiento se deberá cumplir en la vigencia 2023" El reporte con el detalle de los compromisos que se constituirán como reservas presupuéstales, se puede generar por la transacción EPG/CONSULTAS/Listado de compromisos, con la opción, “saldo por obligar”, así mismo, para ver el detalle de las obligaciones que quedarán como cuentas por pagar se puede generar el listado de obligación con la opción “saldo por pagar”. | |
| h. Traslado al año 2024 de obligaciones de cuentas por pagar para su ejecución: Las Unidades Ejecutoras que realicen las ACTIVIDADES anteriormente descritas para el cierre de la vigencia fiscal 2023 antes del 20 de enero de 2024 y requieran trasladar las cuentas por pagar durante el período de transición, podrán realizarlo a través de la transacción de traslado de obligaciones Culminado el periodo de transición, las Unidades Ejecutoras deberán trasladar las obligaciones sin pagar (Cuentas por Pagar), con el fin de ser pagadas durante la vigencia 2024. Importante: Con el cierre calendario a 31 diciembre de 2023, el Sistema actualiza la fecha de pago de las obligaciones por pagar a enero 2 de 2024, por tal razón, cuando se está realizando su traslado, se debe definir la nueva fecha de pago, caso en el cual el sistema validará que para el mes definido en las nuevas fechas de pago exista CUPO PAC disponible de vigencia año anterior. Una vez trasladadas las obligaciones que conforman las cuentas por pagar no se pueden realizar cambios de ningún tipo. En la ruta http://www.minhacienda.qov.co/SIFNación/Ciclos de Negocio / 5.Gestion'de Gasto / Gujas Encontrarán la “Guía para trasladar obligaciones que constituyen cuentas por pagar”. | 31 de enero 2024. |
| i. Traslado al año 2024 de compromisos de reservas presupuéstales para su ejecución: Las Unidades Ejecutoras que realicen las actividades anteriormente descritas para el cierre de la vigencia fiscal 2023 antes del 20 de enero de 2024 y requieran trasladar los compromisos por obligar durante el período de transición, podrán realizarlo a través de la transacción de traslado de compromisos. Culminado el periodo de transición, las Unidades Ejecutoras deberán trasladar los compromisos sin obligar (Reservas Presupuéstales), con el fin de ser pagados durante la vigencia 2024. Importante: Con el cierre calendario a 31 diciembre de 2023, el Sistema actualiza la fecha de pago de los compromisos por obligar a enero 2 de 2024, por tal razón, cuando se está realizando su traslado se debe definir la nueva fecha de pago. El sistema no validará que para el mes definido en las nuevas fechas de pago que exista CUPO PAC disponible. Una vez trasladados los compromisos que conforman las reservas presupuéstales no se pueden realizar cambios de ningún tipo. | 31 de enero de 2024. |
| ACTIVIDADES | FECHA MÁXIMA |
| En la ruta http://www.minhaclenda.qov.co/SIFNación/Ciclos de Negocio / 5.Gestion de | |
| Gasto / Gujas Encontrarán la “Guía para trasladar compromisos que constituyen reservas presupuéstales”. | |
| j. Anulación de solicitudes de vigencias futuras no aprobadas: Con el cierre definitivo del año 2024, todas las solicitudes de vigencias futuras en estado generadas pasan a estado ANULADAS y sobre ellas el sistema no permitirá realizar ninguna gestión. | 20 de enero de 2024 |
| k. Adición, Reducción y Compromisos de Vigencias Futuras: Las entidades deberán registrar los compromisos asumidos con cargo a las vigencias futuras autorizadas en el año 2023 a más tardar el 31 de diciembre de dicho año, después de esta fecha, las autorizaciones de Vigencias Futuras en estado aprobadas no comprometidas, no podrán ser adicionadas ni reducidas, tampoco se podrán registrar compromisos con cargo a ellas. Es de resaltar que el registro del compromiso con cargo a vigencias futuras se debe hacer de manera concomitante con el del año actual y en su defecto con la firma del contrato, cuando éstas sean excepcionales. La ejecución presupuestal de vigencias futuras y el listado de compromisos de vigencias futuras lo pueden ver por las consultas dispuestas en: - EPG/CONSULTAS/Consulta Ejecución Vigencias Futuras y EPG/CONSULTAS/Listado Compromisos Vigencias Futuras | 31 de diciembre de 2023 |
| 1. Verificación de cuentas por pagar y reservas presupuéstales constituidas: Una vez realizado el cierre definitivo de la vigencia 2023, el 20 de enero de 2024, las entidades podrán revisar cuál será el valor de las reservas presupuéstales y de las cuentas por pagar a constituir, utilizando el reporte de “Ejecución Presupuestal Agregada” seleccionando año fiscal 2023, mes diciembre acumulado, vigencia fiscal actual, el cual se exporta a Excel para efectuar los siguientes cálculos: - Las reservas presupuéstales se obtienen de restarle a los Compromisos las Obligaciones, - Las cuentas por pagar se obtienen de restar a las Obligaciones los Pagos. | 20 de enero de 2024 |
| m. Actualización de documentos de destinación específica: Las Unidades Ejecutoras que administran documentos de destinación específica (DDE), los cuales controlan recursos de fuente específica (REC 14 CSF) y donaciones (REC 15 CSF), deberán ingresar y actualizar su ámbito presupuestal, una vez las entidades que ejecutan los recursos hayan distribuido el presupuesto de 2024 a las subunidades y a las dependencias de gasto. | A partir de la distribución del presupuesto |
| n. Traslado de compromisos de Vigencias Futuras: A partir del 1o de enero de 2024, las unidades y subunidades ejecutoras podrán realizar el traslado de compromisos de vigencias futuras registrados en el año 2023 o anteriores, cuyo año futuro es 2024, para que se afecte el presupuesto de la vigencia que inicia. | A partir del 1 de enero de 2024 |
| ACTIVIDADES | FECHA MÁXIMA |
| En la siguiente ruta encontrarán la “Guía para crear compromisos de Vigencia Actual a partir de Compromisos de Vigencias Futuras”, que contiene el paso a paso para operar la transacción. > httD://www.minhacienda.qov.co/SIIFNACION/Ciclosde Negocios/Gestión de Gasto / 07-01-2013 Guía para Crear compromisos de Vigencia Actual a partir de Compromisos de Vigencias Futuras Esta transacción registra de forma automática la Solicitud de CDP, el CDP y el Compromiso Presupuestal afectando las apropiaciones de la vigencia fiscal 2024. | |
| o. Gestión Presupuestal para las entidades que cambian su código institucional presupuestal para la vigencia 2024: Las Unidades Ejecutaras que para el año 2024 cambian su código de identificación presupuestal por cambio de sector, deberán en la nueva Sección Presupuestal, registrar la Solicitud de CDP, CDP y Compromisos presupuestal(es) de los compromisos de vigencias futuras que se crearon en años anteriores en el código Institucional vigente al 31 de diciembre de 2023. La ejecución del rezago presupuestal constituido al cierre de la vigencia 2023, se deberá ejecutaren la Sección Presupuestal donde se constituyó, es decir el código institucional presupuestal vigente al 31 de diciembre de 2023. En conclusión, la entidad tendrá en el año 2024 dos códigos institucionales presupuéstales uno para ejecutar la vigencia actual 2024 y otro para ejecutar el rezago 2023. | |
| p. Información sobre trámites pendientes por culminar: En la página web del Ministerio de Hacienda y Crédito Público podrán encontrar información sobre Órdenes de Pago pendientes por finalizar gestión, Cajas Menores por legalizar y otro tipo de trámites a culminar antes del 31 de diciembre de 2023. Este archivo se actualizará diariamente y se podrá consultar en la siguiente dirección: - httD://www.minhacienda.qov.co/SIIFNACION/Ciclos de Negocios/Cierre e Inicio de año | A partir del 1o de diciembre de 2023. |
q. Reportes y Consultas para el seguimiento y control: Para realizar el seguimiento y control de las diferentes ACTIVIDADES descritas anteriormente se deben generar los siguientes reportes y consultas:
- EPG/ REPORTES/Reporte de Ejecución Presupuestal Agregada,
Con vigencia reservas y cuentas por pagar año 2023 para establecer saldos por ejecutar del rezago presupuestal que se está ejecutando en el año que se cierra.
- Con vigencia actual, año 2023, acumulado a diciembre para establecer saldos por ejecutar del año que se cierra.
- EPG/CONSULTAS/Listado de CDP, con saldo por comprometer para revisar los CDPs susceptibles de reducir o anular.
| ACTIVIDADES | FECHA MÁXIMA |
| - EPG/CONSULTAS/Listado de Compromisos, con saldo por obligar para establecer cuales compromisos quedaran como reservas presupuéstales. - EPG/CONSULTAS/Listado de Obligaciones, con saldo por ordenar para establecer cuales obligaciones quedaran como cuentas por pagar. - EPG/CONSULTAS/Listado de Órdenes de Pago, en estado diferente a pagada y anulada, para establecer que órdenes de pago están pendientes de gestionar. - EPG/CONSULTAS/Listado de Compromisos de Vigencias Futuras, año 2023, para validar que estén registrados todos los compromisos de las vigencias futuras aprobadas en el año que se cierre. - EPG/CONSULTAS/Consulta Ejecución Vigencias Futuras. - EPG/CONSULTAS/Listado Cajas Menores, para visualizar que cajas menores aún están pendiente de hacer cierre presupuestal. | |
12. ASPECTOS RELACIONADOS CON EL MÓDULO DE CONTABILIDAD
| ACTIVIDADES | FECHA MAXIMA |
| a. Seguimiento de lineamientos establecidos por la Contaduría General de la Nación: Las entidades contables públicas deberán tener en cuenta los lineamientos que expedida la Contaduría General de la Nación en el mes de diciembre de 2023, relacionados con el cambio de período contable 2023 - 2024, el reporte de Información y otros aspectos del proceso contable dirigido a representantes legales y otros niveles directivos, jefes de áreas financieras, jefes de control Interno, jefes de contabilidad y contadores de las entidades contables públicas de los niveles nacional y territorial. | Hasta el 10 de febrero 2024 |
| b. Ajustes contables manuales por efecto de la ausencia de PAC: En el evento que se reciban bienes y/o servicios y la entidad no cuente con PAC para registrar la obligación, el área contable deberá hacer los respectivos ajustes manuales correspondientes para reflejar en la contabilidad del SIIF Nación el hecho económico. | Hasta eMO de febrero |
| En el año 2024, al momento de obligar la reserva presupuestal inducida por la ley por la ausencia de PAC. se deberá seleccionar el atributo contable diferente al 5- Ninguno que corresponda en la parametrización de la tabla TCON09, con el fin de que no se realice registro contable dado que, el hecho económico debió ser registrado en diciembre del año 2023. | 2024 |
| c. Operaciones Reciprocas: Se ha evidenciado que el reporte de operaciones reciprocas falla por una o varios de las siguientes validaciones. - Falta de análisis, existen terceros con saldos negativos que, al verificarlos con el saldo total de la respectiva cuenta contable, el sistema encuentra que la suma de los terceros recíprocos supera el saldo del reporte del saldos y movimientos para Igual fecha. La solución es revisar los saldos detallados; no pueden existir saldos contrarios a la naturaleza de la cuenta contable. | Hasta el 10 de febrero 2024 |
| ACTIVIDADES | FECHA MAXIMA |
| - Llevan los saldos acumulados en códigos genéricos y/o utilizan el tercero de la PCI de conexión, esto conlleva a que el sistema no les va a disponer estos detalles, en la validación solo dispone terceros que identifiquen ECP (activas), SIIF o NO SIIF (TCON097 y TCON098). La solución es reclasifiquen estos saldos a los terceros correctos. - Existen saldos con terceros correctos y el sistema no los dispuso en el reporte, porque al validar el sistema no los identifico como ECP, se debe verificar que existan en las tablas (TCON097 y TCON098), en caso de que no existan deben reportar el caso a través del call center del SIIF Nación para proceder a crearlos en TCON097, en el caso deben especificar CODIGO DE CONSOLIDACION- TERCERO = NIT, con sus correspondientes descripciones. El Tercero debe existir en el SIIF NACION. Para realizar el análisis de la información, la Administración del SIIF Nación tiene disponible la consulta denominada “Documento - operaciones reciprocas - provisional convergencia” que permiten analizar la información relacionada con operaciones reciprocas antes que la fecha límite para hacer registros contables expire. Con esto el usuario realizará los análisis correspondientes y, si es el caso, proceda con los ajustes y/o reclasificaciones a que haya lugar. Es importante tener en cuenta las validaciones que la Contaduría General de la Nación solicitó incluir en estos procesos las cuales fueron informadas por la Administración del SIIF Nación en las circulares 017 del 15 de junio de 2012 y 023 del 21 de agosto de 2012.Para generar los reportes CGN2015001 y CGN2015002 se debe tener en cuenta el “Instructivo Distribución Corriente y no Corriente” publicado en la página web del Ministerio de Hacienda / SIIF Nación / Gestión contable / Guías y Manuales desde el 28 de octubre de 2011. Así mismo se puede acceder a través del siguiente link: https://www.minhacienda.qov.co/webcenter/ShowPropertv?nodeld=%2FConexionContent%2FWCCCLUSTER-0167700/o2F%2FidcPrimarvFile&revision=latestreleased - Realizar la clasificación de los saldos en corriente y no corriente a través de la siguiente ruta: CON / Procesos Especiales / Distribución Saldo Corriente - No Corriente / Distribución Saldos para CGN.2015.001 /... Se debe crear el documento, verificarlo y aprobarlo. - A partir del documento CGN.2015.001 en estado “aprobado” se debe continuar con las recíprocas. Para tal efecto se debe acceder por la siguiente ruta: CON / Procesos Especiales / Distribución Saldo Corriente - No Corriente / Distribución Saldos para CGN.2015.002 /... Se debe crear el documento, verificarlo y aprobarlo. | |
| ACTIVIDADES | FECHA MAXIMA |
| 1. Gestión de Imputaciones de Documentos de Recaudo por clasificar generados por la DGCPTN: Los documentos de Recaudo por clasificar asignados por la DGCPTN a cada entidad, deben ser imputados dentro del mismo año de su fecha de registro. Si por alguna razón quedan documentos de recaudo por clasificar con saldo por imputar mayor de cero se debe: | |
| - Si son Fuente Nación/ CSF a 31 de diciembre 2023, la entidad responsable de la Imputación debe aplicar el procedimiento de la CGN cerrando la operación reciproca con la DGCPTN 572080 y creando el pasivo 240790001- Recaudos de Terceros por clasificar. - Si son Propios/CSF o Nación/SSF, obligatoriamente deben ser gestionados ya que los saldos de las libretas de la DGCPTN no van a coincidir con el saldo de Recursos entregados en Administración SCUN a la DGCPTN | Antes del 20 de enero de 2024 |
| e. Algunas validaciones para el cierre contable del periodo 2023: - Los códigos de la clase 7 deben cerrar con saldo igual a cero (a nivel de cada código contable con marca de imputable) - El código contable del grupo 59 deben cerrar con saldo igual a cero (a nivel de cada código contable con marca de imputable) - Las cuentas bancadas deben quedar conciliadas, por sus implicaciones de las partidas en ingresos y/o gastos o reclasificaciones de cheques no cobrados. - Reclasificaciones de los saldos por imputar de Documentos de recaudo por clasificar asignados por la DGCPTN (ver numeral de ingresos) | Hasta el 10 de febrero 2024 |
| ACTIVIDADES | FECHA MAXIMA |
| f. Reportes y consultas para el seguimiento y control: El módulo contable cuenta con las siguientes consultas, reportes, procesos especiales, estados contables y notas en las rutas que se describen a continuación: - Consulta comprobantes Contables. Ruta: CON / Consulta /.. - Reporte de Comprobantes Contables Aprobados httos://www.minhacienda.qov.co/webcenter/ShowPropertv?nodeld=%2FConexion | |
| Content%2FWCCCLUSTER-216677%2F%2FidcPrimarvFile&revision=latestreleased - Consulta Comprobantes Contables Aprobados https://www.minhacienda.qov.co/webcenter/ShowPropertv?nodeld=%2FConexion | |
| Content%2FWCCCLUSTER-216675%2F%2FidcPrimarvFiie&revision=latestreleased - Consulta de documentos contables (Comprobantes manuales en estado distinto a aprobado, en proceso de elaboración) https://www.minhacienda.qov.co/webcenter/ShowProDertv?nodeld=%2FConexion Content%2FWCCCLUSTER-216676%2F%2FidcPrimarvFile&revision=latestreleased - Consultas por Subunidad que realiza el registro. Ruta: CON / Consulta / - Consulta Saldos Contables por Subunidad: - Consulta Saldos y Movimientos Por PCI - Auxiliar Contable por PCI - Auxiliar Contable Detallado - Consulta Saldos Contables y Auxiliar Unidad / Subunidad - Consulta de Saldos Negativos Códigos Contables de la Subunidad - Consulta Saldos Negativos Auxiliares Contables por Subunidad - Consulta Saldos y Movimiento Código Contable Sub Unidad - Consulta Saldos y Movimiento Auxiliares Código Contable Subunidad - Consultas por Unidad Ejecutora que realiza el registro. Ruta: CON / Consulta / - Consulta Saldos Contables por Unidad Ejecutora: - Consulta Saldos y Movimientos Por Unidad Ejecutora - Consulta Saldos y Movimientos Auxiliar Contable de las SubUn x UE - Consulta Saldos y Movimientos Código Contable UE - Consultas por Entidad Contable Pública, ECP. Ruta: CON / Consulta / Consulta Saldos Contables por ECP | |
| ACTIVIDADES | FECHA MAXIMA |
| - Consulta Saldos y Movimientos Por ECP - Consulta Saldos Contables y Auxiliar ECP - Consulta Saldos Negativos Códigos Contables ECP - Consulta Saldos y Movimiento Código Contable ECP - Consulta Saldos y Movimiento Auxiliares Contables ECP - Operaciones reciprocas provisionales. Ruta: CON / Consulta / Operaciones reciprocas provisionales: - Documento - operaciones recíprocas - provisional convergencia - Reportes formales a CHIP. Ruta: CON l Reportes 1 Reportes formales a CHIP: - Reporte CGN2015.001 - Saldos y Movimientos Convergencia - Reporte CGN2015.002 - Operaciones Reciprocas Convergencia - Reporte CGN 2016 01 Variaciones Significativas - Libros. Ruta: CON / Reportes / Libros: - Consolidado del Libro Diario - Libro Mayor - Estados Contables antes de convergencia. Ruta: CON / Reportes / Estados Contables antes de convergencia: - Balance General - Estado de Actividad Financiera - Estado de Cambios en el Patrimonio - Hoja de Trabajo por ECP para definir estados contables (TCON016) - Notas Generales - Notas Especificas - Sistema Cuenta Única Nacional, CUN: Estas consultas permiten tener información para realizar la conciliación bancada. - Movimientos Bancarios Vs Auxiliar Contable Bancos - Movimientos Bancarios Vs Auxiliar Contable Bancos Detallada - Cuenta Bancaria con saldo Vs extractos bancarios Estas consultas permiten tener información para conciliar los Recursos Administrados. - Sistema Cuenta Única Nacional CUN/Consultas/Libretas CUN/REA VS RRA Consolidado | |
| ACTIVIDADES | FECHA MAXIMA |
- Sistema Cuenta Única Nacional CUN/Consultas/Libretas CUN/REA VS RRA
Detallado
- Procesos Especiales. Ruta: CON / Procesos Especiales:
- Distribución saldos para CGN2015.001
- Distribución saldos para CGN2015.002
- Ht Balance General Análisis Vertical - Horizontal
- HT Balance General análisis vertical horizontal
Se puede consultar la guía en la página web del Ministerio de Hacienda / SilF Nación / Gestión contable / Guías y Manuales o utilizando el siguiente link
httDs://www.minhacienda.qov.co/webcenter/ShowPropertv?nodeld=%2FConexionContent%2FWCCCLUSTER-141950%2F%2FidcPrimarvFile&revision=latestreleased
Es importante que los usuarios de los perfiles contables consulten las parametrizaciones que la Contaduría de la Nación realiza en el SIIF NACION, para el catálogo de Ingresos y de Gastos
Las consultas las encuentran en:
Al dar clic en la opción de Catalogo (encontraran los datos aprobados de cada tabla de eventos):
- CON /Catalogo Contable.
- Consulta Códigos Contables
- CON /Parametrización / Parámetros Contables
Transversales
- T-CON-005 Auxiliares Contables
- T-CON-006 Relación Códigos Contables Auxiliares
- T-CON-008 Tabla de Eventos Contables Pagos No Presupuéstales
Causación de Gasto
| ACTIVIDADES | FECHA MAXIMA |
| - T-CON-012 Tipos de Operación - T-CON-012 4 Relación Uso Contable Código Contable - T-CON-007 Tabla de Eventos Contables Causación Gasto | |
| Causación y Recaudo de Ingreso -T-CON-010 Tabla de Eventos Contables Causación y Acreedores de Ingresos - T-CON-011 Tabla de Eventos Contables Recaudos Pagos presupuéstales y no presupuéstales - T-CON-009 Tabla de Eventos Contables Pagos Presupuéstales de Gasto - T-CON-014 Tabla de Eventos Contables Otros Pagos Asientos Tipificados - TCON094 Tabla de Eventos - Lista de asientos tipificados - TCON095 Tabla de Eventos - relación de Códigos contables con cada asiento tipificado Relaciones de Códigos de consolidación con NITs - TCON097 Tabla de Eventos - Relación Códigos de consolidación con NIT - entidades NO SIIF - TCON098 Tabla de Eventos - - Relación Códigos de consolidación con NIT - entidades ámbito SIIF | |
DAVID FERNANDO MORALES DOMÍNGUEZ
Administrador del SIIF Nación
Viceministerio General
