Circular 237 de 2024 SENA

CIRCULAR 237 DE 2024

(octubre 11)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Bogotá D.C.

De manera atenta les informo que en el marco del proceso de Formalización de Empleo Público y el Rediseño Institucional 2024, que está adelantando el SENA en la Dirección General, se ha iniciado la etapa de diagnóstico organizacional.

Para el desarrollo de esta etapa, se requiere la consolidación de información de diferentes componentes de las Áreas y Oficinas de la Dirección General, así como de los coordinadores(as) de sus grupos internos de trabajo, la cual será recopilada por medio del instrumento denominado "Entrevista de diagnóstico integral por dependencia".

El diligenciamiento de este instrumento permitirá obtener los datos detallados sobre el funcionamiento, las capacidades y los desafíos de cada área, con el fin de identificar oportunidades de mejora yfortalecer la Entidad frente a los nuevos retos institucionales y sectoriales.

A continuación se indican los aspectos que se deben tener en cuenta al diligenciar el formulario de la entrevista:

1. Objetivo del diligenciamiento del instrumento "Entrevista de diagnóstico integral por dependencia"

Su objetivo es recopilar información relevante de las Direcciones de Área, las jefaturas de Oficina y las coordinaciones de grupos internos de trabajo de la Dirección General, para analizar las funciones, procesos, estructura organizacional, recursos, prestación del servicio y prospectiva de cada dependencia.

2. Instrumento "Entrevista de diagnóstico integral por dependencia"

Para estandarizar la recolección de la información, se ha diseñado un instrumento consistente en un formulario que aborda diferentes aspectos, que permitirán la generación del diagnóstico para la formalización y rediseño organizacional de la Dirección General del SENA. El formulario consta de siete (7) bloques de información:

a. Información general

b. Análisis de funciones

c. Información de procesos y procedimientos

d. Información organizacional

e. Información relacionada con recursos humanos, tecnológicos y financieros

f. Información relacionada con la evaluación de la prestación del servicio

g. Prospectiva de la dependencia

3. Responsables del diligenciamiento

Únicamente el Director General, los Directores de Área, los Jefes de Oficina y los Coordinadores de los Grupos Internos de Trabajo de la Dirección General del SENA, deben acceder, revisar y diligenciar de manera íntegra y completa el instrumento "Entrevista de diagnóstico integral por dependencia".

Dicha responsabilidad no podrá delegarse ni encomendarse a ningún subalterno.

4. Link de acceso al instrumento "Entrevista de diagnóstico integral por dependencia"

El link de acceso al instrumento es el siguiente:

https://script.google.eom/macros/s/AKfvcbxKt87UnylpH5CeezSFiAbYvlzuT04hi7Jo2XaAdixSa5XHJI HbKsml6Q3N8yq4V-k8uA/exec

5. Instrucciones para el diligenciamiento del instrumento "Entrevista de diagnóstico integral por dependencia"

Con el fin de optimizar el diligenciamiento del instrumento y garantizar la calidad de la información, se solicita al Director General, a cada Jefe de Oficina, a los Directores de Área y a los Coordinadores de Grupos Internos de Trabajo de la Dirección General lo siguiente:

- Recopilar la información relevante para cada uno de los bloques del formulario. Se sugiere preparar insumos como:

- Normativa relevante

- Volumetrías de trabajo (estadísticas): Datos cuantitativos sobre las actividades y la producción de la dependencia

- Información del talento humano: Detalles sobre los servidores públicos y contratistas que laboran en la dependencia (número, perfiles, funciones y roles)

- Documentación de procesos: Manuales de procedimiento u otros documentos que describan los procesos y procedimientos

- Informes de auditoría

- Indicadores de gestión

- Diligenciar el formulario de manera íntegra y completa. El tiempo estimado para el diligenciamiento del instrumento es de una (1) hora.

- Para obtener soporte técnico durante el diligenciamiento del formulario, por favor contacte a los siguientes profesionales de enlace de la Secretaría General:

- En caso de considerarlo necesario, usted podrá estar acompañado durante el diligenciamiento del instrumento "Entrevista de diagnóstico integral por dependencia", por los integrantes de su equipo de trabajo que consideren pertinentes para brindar la información requerida.

- Brindar información veraz, completa y con la mayor precisión posible; su colaboración es esencial para el éxito de este proceso.

- La información recopilada en estas entrevistas será tratada con total confidencialidad y utilizada exclusivamente para fines del Proceso de Formalización de Empleo Público y Rediseño Institucional - Dirección General - SENA, 2024.

- Para facilitar el diligenciamiento del instrumento "Entrevista de diagnóstico integral por dependencia", se ha puesto a su disposición un video tutorial que podrá consultar en el siguiente link:

https://sena4-my.sharepoint.eom/:f:/g/personal/lberrio_sena_edu_co/EIAlqAWQSlZOIAG24MduOw8Bz J7p43YtNzLE6gAYJBXWFg?e=kGQTxg

6. Fechas de diligenciamiento del instrumento "Entrevista de diagnóstico integral por dependencia"

Con el objetivo de cumplir con los tiempos de desarrollo del proyecto, es necesario diligenciar el instrumento de entrevista entre el 15 al 18 de octubre de 2024.

Las dudas sobre esta circular serán atendidas por las mismas personas indicadas en el cuadro anterior de soporte técnico.

Agradecemos su compromiso, participación y colaboración en esta importante iniciativa de interés prioritario para la entidad.

Cordialmente,

HERNANDO ALBERTO GUERRERO GUÍO

Secretario General (E)