CIRCULAR 237 DE 2025
(octubre 29)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Bogotá
| Para: | DIRECTORES REGIONALES, SUBDIRECTORES DE CENTRO, COORDINADORES GRUPO DE APOYO ADMINISTRATIVO, DIRECTORES DE ÁREAS DIRECCIÓN GENERAL, COORDINADORES DE GRUPOS, JEFES DE OFICINA DIRECCIÓN GENERAL, PROFESIONALES DEL ÁREA CONTABLE, PRESUPUESTO Y TESORERÍA A NIVEL NACIONAL. |
Asunto: | Lineamientos para el trámite de pago de estímulos educativos para funcionarios de planta |
Reciban un cordial y efusivo saludo, estimados directores, subdirectores, coordinadores, jefes y profesionales de apoyo.
De manera atenta, desde la Dirección Administrativa y Financiera nos permitimos remitir los lineamientos para el trámite de pago de apoyos educativos para funcionarios de planta en el Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, con el fin de que puedan ser revisados y adoptados en el desarrollo de sus funciones para su correcta implementación.
En ese sentido, según lo establecido en el Decreto 1625 de 2016, artículo 1.2.1.12.8, los apoyos económicos entregados a una persona natural para financiar programas educativos, entregados por el Estado y no reembolsables o condonados, son un ingreso no constitutivo de renta ni ganancial ocasional.
De igual manera, la norma referenciada señala que la persona natural deberá declarar las sumas de que trata el presente artículo en la cédula general y corresponderá a una renta de trabajo el apoyo económico otorgado en razón a una relación laboral, legal y reglamentaria.
Asimismo, este tratamiento es ratificado en el artículo 46 del Estatuto Tributario (ET), el cual señala: "Son ingresos no constitutivos de renta o ganancia ocasional, los apoyos económicos no reembolsables o condonados, entregados por el Estado o financiados con recursos públicos, para financiar programas educativos".
Por su parte el Descriptor 1.8. del Concepto General Unificado 0912 del 19 de julio de 2018, establece que: "(...) Sin perjuicio de lo anteriormente mencionado, en esta oportunidad resulta necesario interpretar cuál es el alcance de lo que se debe entender por apoyos económicos entregados por el Estado o financiados con recursos públicos. En ese sentido, respecto de los apoyos económicos entregados por el Estado se deberá atender al tenor literal contenido en el artículo 46 del E.T. En cuanto a los apoyos económicos financiados con recursos públicos, este despacho interpreta que el carácter de ingreso no constitutivo de renta o ganancia ocasional del apoyo económico se mantiene, siempre que una de las fuentes sea ésta (recursos públicos). Es decir, que un apoyo económico será ingreso no constitutivo de renta ni ganancia ocasional cuando provenga, en todo o en parte, de un recurso público; independientemente, de la calidad que ostente la entidad que entrega el apoyo."
Ahora bien, la Resolución No. 000022 emitida el 20 de febrero de 2024 por la DIAN, prescribe el formulario No. 220 "Certificados de Ingresos y Retenciones por Rentas de Trabajo y de Pensiones" para los años gravables 2023 y siguientes. De este modo, en cumplimiento del marco normativo referenciado, se adiciona en este Formulario el renglón 51, cuyo concepto corresponde a apoyos económicos educativos financiados con recursos públicos, no reembolsables o condonados.
Lo anterior, significa que la Entidad que aprueba estos recursos a la persona natural como apoyo económico educativo, deberá certificarlos en cabeza del beneficiario de dicho apoyo, que en este caso es el funcionario que tiene una relación laboral con la Entidad, independientemente de que los recursos los entregue directamente a la universidad o institución educativa, dado que es el funcionario de planta quien está obteniendo el beneficio proveniente de la aprobación del apoyo educativo generado a su favor.
Po lo tanto el Grupo de Administración de Salarios incluirá el estímulo educativo entregado al servidor público en el renglón 51 del Certificado de Ingresos y Retenciones a partir de la vigencia 2025, el cual será expedido en el año 2026. Esta acción se realiza en cumplimiento de lo establecido en la Resolución No. 000022 del 20 de febrero de 2024, expedida por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN, la cual prescribe el Formulario No. 220.
En este mismo sentido, desde el de Grupo De Formación y Desarrollo de Talento Humano se consolidará a nivel nacional los pagos efectuados durante cada vigencia de los estímulos educativos los cuales serán entregados al Grupo de Administración de Salarios quien será el encargado de registrar esta información en el aplicativo Kactus, para que se vea reflejado en el renglón correspondiente del Certificado de Ingresos y Retenciones, con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en la Resolución No. 000022 de 2024 de la DIAN.
Por su parte, es menester precisar que para efectos del trámite de pago por parte del SENA, al no tener la Entidad un vínculo contractual alguno con la institución educativa y, de acuerdo con los argumentos normativos anteriormente expuestos, será suficiente la factura de venta a nombre del funcionario y la resolución emitida por parte del Grupo de Formación y Desarrollo Talento Humano del SENA, en donde se evidencia la aprobación del estímulo a favor del funcionario, el valor aprobado y los datos de la institución educativa incluyendo la cuenta bancaria de esta.
Adicionalmente el registro presupuestal y la obligación deberán registrarse en el aplicativo SIIF Nación a nombre directamente del funcionario y girarse los recursos directamente a la institución educativa con la figura del endoso.
El procedimiento para el registro de la obligación presupuestal del pago por concepto de estímulos educativos otorgados a los empleados del Estado en el Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA) se desarrolla conforme a las siguientes situaciones, según corresponda:
1. Cuando el estímulo educativo se otorga con cargo a un rubro de funcionamiento:
- Se debe seleccionar el atributo "NINGUNO".
- No se selecciona cuenta contable, dado que esta se genera de forma automática en el proceso de registro.
- Se utiliza la posición del catálogo presupuestal A-01-01-03-013 - Estímulos a los empleados del Estado.
- No se selecciona cuenta contable, dado que esta se genera de forma automática en el proceso de registro.
- En los Datos Contables, se debe diligenciar el tipo de gasto: 15 - Gastos de Administración y Operación, Sueldos y Salarios.
- La obligación debe ser tipo DIP 08 Proveedores exterior en el caso de giros internacionales.
2. Cuando el estímulo educativo se otorga con cargo a un rubro de inversión:
- Se debe seleccionar el atributo "NINGUNO".
- Es obligatorio seleccionar la cuenta contable correspondiente. Para este caso, se debe utilizar la cuenta contable: 510803001 - Capacitación, Bienestar Social y Estímulo a Corto Plazo.
- Se debe utilizar el uso presupuestal: A-01-01-03-013 - Estímulos a los empleados del estado.
- La obligación debe ser tipo DIP 08 Proveedores exterior en el caso de giros internacionales.
De acuerdo con lo expuesto, a partir de la fecha y conforme con lo indicado en el GRF-I-002 Instructivo Documentos Requeridos para Registro de Obligaciones y Trámite de Pagos, en lo que corresponde a los apoyos económicos de educación formal y a favor del funcionario, se requiere la siguiente documentación:
- Comunicación radicada, remitida por el Nominador con el Formato comunicación interna para trámite de pagos GRF-F-089.
- Registro presupuestal a nombre del funcionario de planta que obtuvo el beneficio.
- Resolución por la cual se reconoce y/o aprueba el apoyo económico, indicando los datos del funcionario beneficiario, así como lo datos de la institución educativa a la cual se deben girar los recursos.
- Factura de venta a nombre del funcionario de planta que obtuvo el beneficio.
- Certificación bancaria de la institución educativa a la cual deben girarse los recursos.
- En el caso de pagos a entidades educativas en el exterior se debe remitir código ABA – SWIFT para dólares y código IBAN para Euros.
Finalmente, las Direcciones Regionales y el Grupo de Formación y Desarrollo de Talento Humano deberán remitir al Grupo de Recaudo y Cartera cualquier acto administrativo emitido por no condonación de los recursos otorgados y que deba constituirse como cuenta por cobrar a nombre del funcionario, al igual que deberá enviar una base de datos consolidada a nivel de Dirección General y por cada Regional de manera anual, con corte al 31 de diciembre, la cual deberá ser remitida en el mes de enero del año siguiente, en la cual se refleje el estado de dichas carteras. Posteriormente, el Grupo de Recaudo y Cartera realizará la revisión y procesamiento de la información recibida y reportará al Grupo de Contabilidad lo correspondiente.
Cordial saludo,
ADRIANA MILENA GASCA CARDOSO
Directora Administrativa y Financiera
