CIRCULAR 244 DE 2023
(diciembre 15)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
| PARA: | DIRECTORES DE ÁREA, JEFES DE OFICINA, DIRECTORES REGIONALES, SUBDIRECTORES DE CENTRO DE FORMACIÓN PROFESIONAL, COORDINADORES DE GRUPO, FUNCIONARIOS Y CONTRATISTAS A NIVEL NACIONAL. |
| ASUNTO: | Divulgación Política de Administración de Archivos y Gestión Documental versión 02 |
De conformidad con lo establecido en el artículo 11 de la Ley 594 de 2000, “El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.” En virtud de lo anterior, el Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA ha conformado sus respectivos archivos como evidencia de la gestión administrativa y misional de la Entidad, los cuales constituyen su patrimonio documental y garantizan el derecho de los ciudadanos de acceder a documentos e información pública, tal como lo preceptúa el artículo 74 de la Constitución Política de Colombia, como fin último de la gestión documental.
En virtud de lo anterior, y tomando en consideración lo preceptuado en el artículo 2.8.2.5.6 del Decreto 1080 de 2015, “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura”, la Secretaría General, a través del Grupo de Administración de Documentos, actualizó la POLÍTICA DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS Y GESTIÓN DOCUMENTAL como deber legal de toda entidad pública, y la cual tiene como objetivo principal impulsar y desarrollar una correcta, eficiente y oportuna gestión documental en la Entidad, estableciendo sus componentes y lineamientos generales, tales como la planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a largo plazo y valoración documental, con el fin de brindar un óptimo servicio a los grupos de valor y de interés, y salvaguardar la memoria institucional de la entidad, de acuerdo con la normatividad vigente, y tiene que ver con el establecimiento de una metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información a largo plazo, se alineándose con el Plan de Acción vigente y el Plan Institucional de Archivos (PINAR), en cumplimiento de la Ley de Transparencia y el Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG).
La actualización de la Política de Administración de Archivos y Gestión Documental que se divulga con la presente Circular y que se encuentra publicada en la página web del SENA en el módulo de Transparencia, numeral 2 normativa, en el enlace de políticas y lineamientos sectoriales e instituciones, se compone de la generalidad de procesos técnicos de gestión documental, los instrumentos archivísticos que implementa la Entidad, la gestión de la información física y electrónica, la gestión electrónica de documentos, la administración de archivos, el procedimiento de transferencias documentales, los procedimientos para la conservación de la memoria institucional, el procedimiento para garantizar el acceso a la información, la consulta y préstamo de documentos, los procesos de modernización de la gestión documental, los procedimientos encaminados a la cooperación, articulación y coordinación con los demás procedimientos y políticas, las actividades que se realicen encaminadas al fortalecimiento de la cultura archivística y del cambio, y las acciones de seguimiento y control para su implementación y cumplimiento.
Por lo anterior, y de conformidad con lo establecido en el artículo 2.8.2.5.4 del Decreto 1080 de 2015 anteriormente referido, esta Secretaría General reitera que la gestión documental es un proceso transversal a toda la organización, por lo tanto la implementación de los lineamentos y componentes que integran la Política de Administración de Archivos y Gestión Documental es responsabilidad de todos los servidores públicos de la entidad, así como de los contratistas que presten sus servicios al SENA, quienes deben dar cumplimiento en todas sus actuaciones y gestiones a los objetivos de calidad de la información que garantice la autenticidad, integridad, disponibilidad y confidencialidad de los documentos.
Igualmente, los Directores de Área, Jefes de Oficina, Coordinadores de Grupo, Directores Regionales y Subdirectores de Centro de Formación Profesional Integral, serán los responsables de velar por la implementación de los lineamientos y demás componentes que integran la Política de Administración de Archivos y Gestión Documental en el Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), en cada una de las dependencias, Regionales y Centros de Formación de acuerdo con su competencia. En el mismo sentido se recuerda que en Regionales, los Coordinadores de los Grupos de Gestión del Talento Humano o de Apoyo Administrativo Mixto, según sea el caso, son los responsables de garantizar la adecuada conservación de los archivos de la respectiva Regional.
La Secretaría General, como encargada de dirigir y controlar el proceso de organización de los archivos de la entidad y el Grupo de Administración de Documentos, como encargado de proponer y ejecutar las políticas, planes, programas, normas y procedimientos que aseguren la adecuada gestión documental en el SENA, recuerdan a funcionarios y contratistas que, de acuerdo con la información de la presente circular, es obligación de todos y cada uno apropiarse de su contenido con el fin de facilitar el cumplimiento de las actividades archivísticas, se vele por la protección del patrimonio documental de la Entidad y se garantice el derecho constitucional que tienen los ciudadanos de acceder a información pública.
Cordialmente,
KATERINE GRIMALDOS ROBAYO
Secretaria General
