CIRCULAR 249 DE 2024
(octubre 24)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Bogotá D.C.
| Para: | Servidores Públicos y Contratistas de la Dirección General del SENA |
| Asunto: | Diligenciamiento “Formulario de registro para la evaluación de cargas de trabajo por proceso y dependencia - Servicio Nacional de Aprendizaje -SENA". Proceso de Formalizaron de Empleo Público y Rediseño Institucional, Dirección General - SENA 2024. |
En el marco del proceso de Formalización de Empleo Público y Rediseño Institucional de la Dirección General del SENA, liderado por la Secretaría General, se ha dado inicio con la etapa de evaluación de cargas de trabajo por proceso y dependencia. Para ello, se requiere la participación de todos en el diligenciamiento del formulario de registro. Este formulario de entrevista permitirá entender en profundidad las demandas y desafíos que enfrenta en su trabajo diario o en el cumplimiento de las actividades y obligaciones contractuales, lo que facilitará la toma de decisiones estratégicas para optimizar los recursos y mejorar la eficiencia de los procesos. Su participación, honesta y objetiva, es fundamental para lograr el éxito de este proyecto.
La información proporcionada en el formulario de entrevista tiene fines exclusivamente estadísticos, su recolección tiene como propósito obtener algunos insumos para realizar la medición de las actividades y procesos necesarios para cumplir con el objetivo de la entidad, por lo cual, el procesamiento de los datos suministrados no está orientado a medir actividades de personas individualmente consideradas, razón por lo cual, su diligenciamiento no compromete a la entidad ni genera incidencias laborales y/o contractuales de ningún orden.
El resultado de la medición será producto del análisis de los datos globales que han sido incorporados por el conjunto de personas que diligenciaron el formulario de entrevista, por lo cual, no hay lugar a socializaciones individuales n¡ reclamaciones frente a los mismos por ser netamente estadísticos.
1. Objetivo del "Formulario de registro para la evaluación de cargas de trabajo por proceso y dependencia - Servicio Nacional de Aprendizaje -SENA".
Recopilar información relevante sobre los procesos, procedimientos y actividades en las dependencias de la Dirección General del SENA en términos de cargas de trabajo.
2. Instrumento "Formulario de registro para la evaluación de cargas de trabajo por proceso y dependencia - Servicio Nacional de Aprendizaje -SENA".
Para estandarizar la recolección de la información, se ha diseñado un instrumento consistente en un formulario para la medición de las cargas de trabajo basado en estándares subjetivos, que considera tanto los procesos, procedimientos y actividades documentadas como las no documentadas.
Cada una de estas actividades relacionadas en el formulario deberá estar asociada a una frecuencia de ejecución y delimitada por un tiempo específico.
El formulario se divide en dos (2) secciones de información:
a. Información del entrevistado.
b. Información de la carga de trabajo.
3. Responsables del diligenciamiento
Únicamente los servidores públicos y contratistas de la Dirección General del SENA deberán acceder, revisar y diligenciar de manera íntegra y completa el instrumento "Formulario de registro para la evaluación de cargas de trabajo por proceso y dependencia - Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA".
Los servidores públicos no podrán delegar ni encomendar a otro servidor público o subalterno el diligenciamiento del formulario. En el caso de los contratistas deberán diligenciarlo de manera personal.
4. Link de acceso al instrumento "Formulario de registro para la evaluación de cargas de trabajo por proceso y dependencia - Servicio Nacional de Aprendizaje -SENA".
El link de acceso al instrumento es el siguiente:
https://script.google.eom/macros/s/AKfvcbzxUECJBXEUTlMuXEykWz33x9RvR0r9ZDaNVV0mEHNTiKgEPNpF6wpgYuQ3E5YEFXT0/exec
5. Instrucciones para el diligenciamiento del "Formulario de registro para la evaluación de cargas de trabajo por proceso y dependencia - Servicio Nacional de Aprendizaje -SENA".
Con el fin de optimizar el tiempo y garantizar la calidad de la información, siga estas indicaciones:
- Revisar detalladamente el formulario antes de diligenciarlo, familiarizarse con su estructura, contenido y los temas que se abordarán.
- Recopilar la información relevante para cada uno de las secciones del formulario, se sugiere preparar insumos como:
- Identifique la dependencia y grupo de trabajo donde labora, o el que apoya con las actividades o las obligaciones del contrato (según el vinculo que tenga con el SENA).
- Volumetrías de trabajo o de actividades contractuales (según el vinculo que tenga con el SENA) y estadísticas: Datos cuantitativos sobre las actividades contractuales según tipo de vinculación y la producción de la dependencia.
- Identificar los procesos, procedimientos y actividades en los cuales está involucrado. Se recomienda consultar dicha información en el Sistema de Integrado de Gestión y Autocontrol (SIGA).
- En el caso de los contratistas, deberán identificar el objeto y obligaciones de sus respectivos contratos de prestación de servicios personales.
- Para obtener soporte técnico durante el diligenciamiento del formulario, por favor contacte a los siguientes profesionales de enlace de la Secretaría General:
| Dependencia | Enlace Secretaría General | Teléfono y correo de contacto |
| Dirección General | Jaime Ramón Gómez Pascuali | 3002692268 - jrgomezo@sena.edu.co |
| Oficina de Control Interno | Daniela Castañeda Agudelo | 3176600887 dcastaneda@sena.edu.co |
| Oficina de Control Interno Disciplinario | Erika Yurany Meló Castañeda | 3197035011 - emeloc@sena.edu.co |
| Secretaría General | Jaime Ramón Gómez Pascuali | 3002692268 - jrgomezo@sena.edu.co |
| Dirección de Empleo y Trabajo | Holman CidneyJimenez Collazos | 3102933117 - hci¡menez@sena.edu.co |
| Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo | Ricardo Alonso Zapata Ariza | 3192721959 - rzapata@sena.edu.co |
| Dirección Jurídica | Jaime Ramón Gómez Pascali | 3002692268 - jrgomezo@sena.edu.co |
| Dirección del Sistema Nacional de Formación para el Trabajo | Cristina Mahecha Parra | 3002982541 - cmahechao@sena.edu.co |
| Oficina de Comunicaciones | Alexander Oliveros Paredes | 3203622540 - aoliveros@sena.edu.co |
| Dirección Administrativa y Financiera | Daniela Castañeda Agudelo | 3176600887 dcastaneda@sena.edu.co |
| Dirección de Formación Profesional | Cristina Mahecha Parra | 3002982541 - cmahechao@sena.edu.co |
| Oficina de Sistemas | Erika Yurany Meló Castañeda | 3197035011 - emeloc@sena.edu.co |
| Dirección de Promoción y Relaciones Corporativas | Erika Yurany Meló Castañeda | 3197035011 - emeloc@sena.edu.co |
- Para que este proceso tenga éxito, es importante brindar información veraz, completa y con la mayor precisión posible en los tiempos establecidos.
- El tiempo estimado para el diligenciamiento del formulario es de (1) hora.
- La información recopilada será tratada con total confidencialidad y utilizada exclusivamente para fines del Proceso de Formalización de Empleo Público y Rediseño Institucional - Dirección General - SENA, 2024.
- Para facilitar el diligenciamiento del formulario de registro por dependencia para la evaluación de cargas laborales, se ha puesto a disposición un videotutorial que podrá consultar en el siguiente enlace: https://www.voutube.com/watch?v=nHZ UWrY05M
6. Fechas de diligenciamiento del formulario
Con el objetivo de cumplir con los tiempos de desarrollo del proyecto, es necesario diligenciar el formulario entre el 24 de octubre al 8 de noviembre del 2024.
Agradecemos su compromiso, participación y colaboración en esta importante iniciativa.
Cordialmente,
KATERINE GRIMALDOS ROBAYO
Secretaria General (E)
