CIRCULAR 251 DE 2024
(octubre 25)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Bogotá D.C
| Para: | Directores de Área, Jefes de Oficina, Directores Regionales, Subdirectores de Centro de Formación Profesional, Coordinadores de Grupo, funcionarios y contratistas de la Entidad a nivel nacional. |
| Asunto: | Migración aplicativo OnBase |
De conformidad con lo establecido en el Acuerdo 01 de 2024, “Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones” proferido por el Archivo General de la Nación como ente rector en materia de gestión documental, las comunicaciones oficiales son todas aquellas “recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado”, y cuyo manejo implica los procesos de recepción, revisión, radicación, registro y distribución, y lo cual se efectúa en el SENA a través del aplicativo OnBase a nivel nacional.
Ahora bien, debido a la migración tecnológica que adelantará la Oficina de Sistemas a dicha plataforma, esta Secretaría General, como encargada de entre otros asuntos, coordinar la actividad administrativa de la Entidad, tal como lo establece el numeral 1o del artículo 9 del Decreto 249 de 2004, presenta el siguiente plan que deberá ser implementado ÚNICAMENTE si se evidencia alguna novedad de indisponibilidad que genere retrasos en la gestión y en la respuesta de comunicaciones, pérdida de seguimiento de documentos críticos, incremento de errores por procesos manuales alternativos y/o impacto en la comunicación interna y externa, y cuyo objetivo es asegurar la continuidad de las operaciones de la gestión documental a nivel nacional, especialmente en la administración de correspondencia física y electrónica, en caso de una falla temporal o prolongada del sistema OnBase, y que puede llegar a afectar las áreas de gestión documental, atención al cliente y procesos administrativos y operativos.
A. Notificación y Escalación
1. Notificación de la Caída: Tan pronto se detecte la falla, la Oficina de Sistemas deberá notificar a todos los usuarios afectados.
2. Escalación a Soporte Técnico: Iniciar contacto con el soporte de OnBase o mesa de servicio, para el diagnóstico y estimación del tiempo de reparación.
B. Activación de Procedimientos Manuales
1. Correspondencia Física:
- Registrar manualmente la correspondencia física recibida y enviada en una hoja de control con los datos clave (fecha, remitente, destinatario, descripción), lo cual deberá ser llevado a cabo únicamente por la Unidad de Correspondencia de la respectiva Regional, única dependencia que puede asignar los consecutivos que se requieran para comunicaciones recibidas, comunicaciones producidas y Resoluciones. (previo contar con los último números generados de estos documentos por regional)
2. Correspondencia Electrónica:
- Desviar temporalmente los correos electrónicos a un buzón de la Regional, el cual asignará un consecutivo físico.
- Utilizar un sistema de archivo temporal en carpetas organizadas por fecha para facilitar la recuperación posterior.
3. Seguimiento de Documentos:
- Mantener una hoja de control de seguimiento de documentos críticos (PQRSD y Tutelas)
- Registrar manualmente toda la correspondencia y tareas pendientes, asegurando
C. Restauración del Sistema y Recuperación de Datos
1. Validación del Sistema: Una vez restablecido el servicio del aplicativo OnBase, se informará a la comunidad Sena y se proporcionarán las instrucciones respectivas.
2. Comunicación a Usuarios: Informar a los usuarios del restablecimiento del sistema y proporcionar instrucciones para la actualización de información pendiente a través de mesa de servicio y los correos ramirezm@sena.edu.co mpuertas@sena.edu.co
La Secretaría General recuerda a funcionarios y contratistas, que de acuerdo con la información contenida en la presente Circular, es responsabilidad de todos y cada uno apropiarse de su contenido, para de esta forma evitar pérdidas de información que incidan negativamente en la adecuada ejecución de los procesos misionales, estratégicos, de evaluación y de soporte a cargo de la Entidad.
Cordialmente,
KATERINE GRIMALDOS ROBAYO
Secretaria General(E)
