Circular 252 de 2023 SENA

CIRCULAR 252 DE 2023

(diciembre 26)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

Bogotá D.C

De conformidad con lo consagrado en los artículos 11 y 12 de la Ley 594 de 2000, “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”, el Estado está en la obligación de crear, organizar, preservar y controlar sus archivos, teniendo en cuenta los principios que en la materia aplican y la normatividad archivística, así como la responsabilidad que le atañe frente a la gestión de documentos y la administración de sus archivos. Esta obligación se desarrolla en el Acuerdo 38 de 2002 expedido por el Archivo General de la Nación, que en su artículo 1 establece: “RESPONSABILIDAD DEL SERVIDOR PUBLICO FRENTE A LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS.

El servidor público será responsable de la adecuada conservación, organización, uso y manejo de los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones”. Así las cosas, tanto el SENA como sus servidores públicos, están en la obligación legal de la conformación de sus archivos, independiente el soporte en que estos se encuentren, sea físico o electrónico; por consiguiente, es responsable de velar por que se cumplan estas disposiciones en todas y cada una de las dependencias a nivel nacional.

En este mismo sentido, el Acuerdo 042 de 2002, “Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000”, establece en su artículo 3 que las distintas unidades administrativas en cabeza de sus jefes, deben velar por la adecuada conformación, organización, preservación y control de sus archivos de gestión, lo anterior sin perjuicio de la responsabilidad disciplinaria propia a todo servidor público.

Igualmente, la Resolución 2340 de 2010 “Por la cual se actualizan los procedimientos para el manejo de las comunicaciones institucionales y la documentación normativa y contractual en virtud del uso de las nuevas tecnologías para la gestión electrónica documental”, señala en su artículo 30 que: “Los Directores, Subdirectores, Jefes y Coordinadores de Grupo de todas las dependencias de la Entidad tanto en la Dirección General como en las Regionales y Centros de Formación Profesional, serán responsables de la adecuada organización de los archivos de gestión de las dependencias a su cargo y velarán porque que aplique la Tabla de Retención Documental aprobada para la Entidad.

Ahora bien, y como es de su conocimiento, en el marco de las funciones de inspección y vigilancia otorgadas al Archivo General de la Nación, de conformidad con la Ley 594 de 2000 y los Decretos 1080 y 106, ambos de 2015, esta Entidad asignó al SENA una serie de hallazgos relacionados con la elaboración de inventarios documentales en la totalidad de las áreas, la aplicación de Tablas de Valoración Documental, la organización de archivos de gestión y la custodia y aplicación de criterios archivísticos en las historias laborales. Con el objetivo de superar estos hallazgos, el SENA elaboró un Plan de Mejoramiento Archivístico -PMA, un documento en el que se establecieron acciones de mejora para superar dichos hallazgos, las cuales deben ser desarrolladas por todas las dependencias a nivel nacional, y de cuyos avances se deben remitir informes periódicos al Archivo General de la Nación por conducto de la Oficina de Control Interno de Gestión.

Se recuerda que, y de conformidad con lo expresado en múltiples espacios de socialización, el año 2023 es la última vigencia que tiene el SENA para reportar avances y por ende, para dar por culminadas las actividades contempladas en el Plan de Mejoramiento Archivístico, por lo que es muy importante el compromiso frente a esta labor en cada una de las dependencias a nivel nacional, reiterando que el no cumplimiento del PMA podría acarrear la imposición de multas en contra del SENA y a favor del erario público, tal como lo establece el artículo 25 del Decreto 106 de 2015.

Por todo lo anterior, y dando cumplimiento a la normatividad archivística, principalmente la relacionada con la responsabilidad en materia de gestión documental y referida al inicio de la presente Circular, los hallazgos mencionados fueron asignados a los Directores de Área, Jefes de Oficina, Directores Regionales, Subdirectores de Centro de Formación Profesional y Coordinadores de Grupo en la Dirección General, por lo que esta Secretaría General, como encargada de dirigir y controlar el proceso de organización de los archivos de la Entidad, tal como lo establece el numeral 4 del artículo 9 del Decreto 249 de 2004, solicita que se adopten las medidas que se consideren necesarias para dar cumplimiento a los compromisos adquiridos con el Archivo General de la Nación en el Plan de Mejoramiento Archivístico, y así evitar las consecuencias enunciadas anteriormente.

Igualmente se reitera que de acuerdo con lo establecido en el artículo 24 del Decreto 249 de 2004, las Direcciones Regionales tienen entre sus funciones las de: "...1. Asegurar que las políticas, objetivos, estrategias, planes, programas, normas y procedimientos adoptados por la entidad se cumplan, para garantizar el cumplimiento de la misión del SENA. 19. Implementar y mantener los procesos definidos en el Sistema de Gestión de Calidad y velar por la mejora continua de los mismos en la Dirección Regional y en los Centros de Formación Profesional de su jurisdicción.”.

De conformidad con lo establecido en la normatividad anteriormente señalada, es responsabilidad de los Directores Regionales velar por que las funciones propias de la gestión documental, como parte de la red de procesos de la Entidad se cumplan a cabalidad, tal y como se menciona en la circular 3-2023-000140 del 8 de agosto de 2023; por ello deben procurar que encada uno de los procedimientos que forman parte del proceso mencionado se lleven a cabo las actividades previstas, dando cumplimiento a las orientaciones y directrices de la Dirección General, disponiendo los recursos físicos, humanos y presupuestales que se requieran para el mejoramiento continuo del proceso de gestión documental y administración de Archivos, en cumplimiento de las obligaciones mencionadas anteriormente.

La Secretaría General y el Grupo Administración de Documentos recuerdan a funcionarios y contratistas que, de acuerdo con la información de la presente circular, es obligación de todos y cada uno apropiarse de su contenido con el fin de facilitar el cumplimiento de las actividades archivísticas, se vele por la protección del patrimonio documental de la Entidad y se garantice el derecho constitucional que tienen los ciudadanos de acceder a información pública.

Cordialmente,

KATHERINE GRIMALDO ROBADO

Secretaria General