Circular 260 de 2025 SENA

CIRCULAR 260 DE 2025

(noviembre 21)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Bogotá

En atención a las disposiciones institucionales vigentes, la Dirección Administrativa y Financiera comunica los lineamientos que regulan el procedimiento para la gestión y firma de los paz y salvo de los contratistas de prestación de servicios personales adscritos a la Dirección General.

Estos lineamientos tienen como objetivo facilitar y estandarizar el proceso, por lo cual, agradecemos su adopción y aplicación a partir de la fecha, conforme a lo descrito a continuación:

1. Medio de generación: Durante el mes de diciembre, los paz y salvo serán generados directamente por la Dirección Administrativa y Financiera. Estos documentos de archivo, debidamente diligenciados y autorizados, estarán disponibles para su consulta y descarga en el siguiente enlace: https://sena4.sharepoint.com/:u:/r/sites/INTRADAF/SitePages/Paz-y-Salvo.aspx?csf=1&web=1&share=EbUOu-3D9RdLtmF0EeiJ8mMB8S-AEx0mrt06aj4HBqmUkg&e=RLEteAos

En dicha ruta, se deberá ubicar la carpeta correspondiente a su dependencia para realizar el descargue respectivo. Por lo tanto, no será necesario que el contratista diligencie ni gestione las firmas del formato GTH-F-074 - Formato entrega contratista bienes, ya que este será emitido de manera masiva desde la DAF.

2. Responsable del descargue: El acceso a los paz y salvo estará habilitado únicamente para el supervisor de contrato de cada dependencia, quien deberá descargar los documentos GTH-F-074 - Formato entrega contratista bienes correspondientes a sus contratistas en una carpeta identificada con su nombre. Cada documento de archivo llevará el nombre completo del contratista y contará con las firmas de todas las áreas involucradas, de modo que, una vez descargado, pueda ser firmado por el supervisor y el contratista para completar el proceso y asegurar que sea cargado en el expediente contractual de SECOP.

3. Requisitos previos para la expedición de paz y salvo: Para la generación masiva de la paz y salvo por parte de la Dirección Administrativa y Financiera (DAF), es indispensable cumplir previamente con los siguientes requisitos:

- Inventario documental

De conformidad con lo establecido en el acuerdo 001 de 2024 del Archivo General de la Nación en su Artículo 1.3.2. "Recibo y entrega de documentos de archivo, todo servidor público al ser vinculado, trasladado o desvinculado de su cargo recibirá o entregará, según sea el caso, los documentos y archivos mediante inventarios documentales de conformidad con el Cuadro de Clasificación Documental - CCD, con el fin de garantizar la continuidad de la gestión pública."

Por lo anterior, el contratista deberá diligenciar el documento GD-F-004 - Formato Único de Inventario Documental (versión 6). El supervisor será responsable de cargarlo en formato PDF debidamente firmado por el contratista y el supervisor, antes del 2 de diciembre de 2025 en la ruta https://sena4- my.sharepoint.com/:f:/g/personal/fsuarezsa sena edu co/IgAkcZtA0 GfRo0H-RkxhK- FAaMJsevQDz1QxEqXoCkWAPw

El nombre del archivo debe contener el nombre completo en mayúsculas del contratista y su número de identificación sin comas ni puntos. Ej. GD-F-004 -PEDRO ANTONIO JIMENEZ GONZALEZ 1000611211

Por ningún motivo el servidor público o contratista podrá llevarse la documentación producida en ejercicio de sus funciones u obligaciones contractuales, según corresponda, por cuanto los documentos públicos son de propiedad del Estado, so pena de encontrarse incurso en cualquiera de las sanciones previstas por la Ley.

- Bienes a cargo

El contratista realizará la entrega o traspaso de sus bienes, entre ellos el equipo de cómputo para lo cual deberá solicitar previamente el concepto técnico a la mesa de servicio. Para los casos de perdida, daño o robo el contratista deberá soportar el hecho con la documentación respectiva y reportar de manera inmediata la situación al supervisor de contrato, a través del formato GIL-F-002- Informe Modo Tiempo y Lugar. Para más información puede consultar la guía "GIL-G-018 - Guía de manejo ante pérdida, hurto o daño de bienes del SENA o de terceros a cargo de la Entidad", que se encuentra publicada en la plataforma CompromISO.

Igualmente, es importante señalar que no se autoriza el retiro de equipos de cómputo de las instalaciones del SENA durante el mes de diciembre de 2025.

- Entrega de carnet

El contratista deberá entregar su carnet al supervisor del contrato, quien a su vez deberá remitir de manera consolidada y debidamente relacionada la totalidad de los carnets reintegrados a la Coordinación de Servicios Generales y Adquisiciones a más tardar el 15 de diciembre de 2025.

A partir de esta fecha, el ingreso a las instalaciones para los contratistas se realizará únicamente a través del sistema biométrico el cual estará habilitado hasta la fecha de terminación del contrato.

- Legalización de comisiones y cuentas de responsabilidad

Para la firma del paz y salvo es necesario que el contratista haya realizado el trámite de legalización de todas las comisiones surtidas durante la vigencia, así como no tener cuentas de responsabilidad activas.

4. Tiempos para generación de paz y salvo: Para el mes de diciembre, los paz y salvo de aquellos contratistas que se encuentren al día con todas las áreas responsables de firmar estarán disponibles en la ruta mencionada en el numeral 1, a más tardar el día 10 de diciembre. Posteriormente, se realizarán actualizaciones diarias respecto de los paz y salvo que permanezcan pendientes por alguna situación particular. Asimismo, se informará por correo electrónico a los supervisores sobre los paz y salvo pendientes yla razón por la cual no han sido expedidos.

OTROS ASPECTOS A TENER EN CUENTA

Para los meses diferentes a diciembre, se mantiene el procedimiento habitual para la expedición de paz y salvo, el cual se detalla a continuación:

- Remisión del documento

Cada contratista deberá enviar el formato de paz y salvo al correo electrónico de las coordinaciones responsables de su firma a saber: Gestión de TIC, Administración de Documentos, Servicios Generales y Adquisiciones y Contabilidad. No se aceptarán versiones impresas o en físico.

- Plazo de respuesta

Una vez recibido el documento, cada coordinación contará con dos (2) días hábiles, contados a partir de la recepción del correo de solicitud por parte del contratista, para verificar los requisitos y devolver el paz y salvo firmado al remitente.

- Aplicación de la circular:

Se aclara que esta circular no aplica para funcionarios, cuyo proceso se realiza mediante el formato GTH-F-051 - "Formato Verificación entrega de bienes por novedades administrativas", el cual se mantiene vigente.

Cualquier inquietud por favor comunicarse con las coordinaciones que participan en el aval y firma de los paz y salvo según corresponda.

Saludos cordiales,

ADRIANA MILENA GASCA CARDOSO

Directora Administrativa y Financiera