CIRCULAR 265 DE 2024
(noviembre 8)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Bogotá D.C.
| Para: | Directores de Área, Secretaría General, Jefes de Oficina, Directores Regionales, Subdirectores de Centro de Formación Profesional Integral. |
| Asunto: | Reporte de Vehículos No Matriculados |
Con el fin de garantizar el cumplimiento de la normatividad vigente, en especial la Ley 769 de 2002 del Código Nacional de Tránsito y las directrices establecidas en la Guía del Parque Automotor del SENA, es fundamental asegurar que todos los vehículos de nuestra entidad se encuentren debidamente matriculados.
Por tal motivo, solicitamos a todas las regionales, centros y dependencias del SENA realizar un inventario y reporte de aquellos vehículos que actualmente no se encuentran matriculados.
Procedimiento para el Reporte de Vehículos No Matriculados:
A continuación, se presenta la información que debe ser recopilada. En el siguiente enlace de OneDrive encontrarán un formato en Excel que deberán completar con los siguientes datos;
Enlace
https://sena4-
my.sharepoint.com/:f:/g/personal/kasancheza_sena_edu_co/Esq5SKcvwPNHk2Cy4VMAc3gB3ktCuKiIt oMdl TZ1ng 3w?e=c4ioHZ
- Información a recopilar:
- Número de Identificación del Vehículo (VIN)
- Marca y Modelo
- Año de Fabricación
- Tipo de Vehículo (automóvil, motocicleta, camioneta, etc.)
- Número de Placa (si aplica)
- Estado Actual (en uso, en reparación, etc.)
- Ubicación Actual
- Responsable del Vehículo
- Motivo por el cual no está- matriculado
Es imperativo que este procedimiento se realice a la mayor brevedad posible para poder gestionar la matriculación correspondiente, conforme a las normativas mencionadas. Agradecemos su colaboración en la identificación de estos vehículos y en la recolección de la información necesaria.
Por favor, cargar su reporte en el enlace anteriormente mencionado antes del 15 de noviembre de 2024.
Adicionalmente, aprovechamos esta comunicación para recordarles los procedimientos establecidos para la adquisición y matriculación de vehículos, de manera que todo vehículo nuevo o adquirido se registre correctamente de acuerdo a las normativas vigentes.
Procedimiento de Adquisición y Matriculación de Vehículos
1.- Procedimiento de Adquisición de Vehículos:
Para la adquisición de los vehículos, se utilizará el mecanismo de Acuerdo Marco de Precios definido por la Agencia Nacional para la Contratación - Colombia Compra Eficiente, de acuerdo con las normativas vigentes.
A continuación, se describen los pasos que deben seguirse en este proceso:
- Solicitud de Compra: El responsable de cada área deberá generar una solicitud formal a través del Plan Anualde adquisiciones, especificando el tipo de vehículo requerido y sus características técnicas. Esta solicitud debe contar con la aprobación del área.
- Selección del Proveedor: La adquisición se realizará a través del Acuerdo Marco de Precios, un mecanismo que permite acceder a precios preestablecidos y condiciones de compra convenientes mediante la plataforma Colombia Compra Eficiente. El área será la encargada de consultar y seleccionar el proveedor autorizado en el acuerdo marco correspondiente.
- Aprobación de la Compra: Una vez seleccionado el proveedor, el contrato de compra será formalizado y aprobado por las partes involucradas.
- Recepción del Vehículo: Al recibir el vehículo, el área encargada de la recepción verificará el estado del mismo y su conformidad con las especificaciones contratadas. Se firmará el acta de entrega y se procederá con la inclusión del vehículo en el inventario de la entidad.
Asimismo, el inciso octavo del numeral 1.2, relativo a la Adquisición del Parque Automotor en la Guía del Parque Automotor de la Entidad, remite a las disposiciones establecidas en los siguientes términos:
(...) Las autorizaciones para la adquisición o reposición del parque automotor las otorga el o la Director(a) General, de conformidad con lo establecido en la Ley Anual de Presupuesto.
La priorización de compra y asignación del parque automotor se realiza a partir de solicitudes y soportes allegados a la Dirección Administrativa y Financiera, Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones, teniendo en cuenta las necesidades de la Dirección General, Regionales y sus Centros de Formación, el cumplimiento de metas de formación, ejecución presupuestal, historial de comparendos, vehículos dados de baja, depuración del parque automotor, entre otros. Información que una vez revisada es presentada al Despacho de la Dirección General para autorización y aprobación. Para la adquisición de los vehículos, se utilizará el mecanismo de Acuerdo Marco de Precios definido por la Agencia Nacional para la Contratación- Colombia Compra Eficiente. (...).
2.- Procedimiento de Matriculación de Vehículos
Una vez recibido el vehículo, el siguiente paso es realizar la matricula, lo cual incluye:
- Recolección de Documentación: El área administrativa deberá reunir toda la documentación necesaria para la matriculación, tales como la factura de compra, cédula de identidad del responsable, y el comprobante de pago de impuestos, etc. Esta documentación debe ser firmada por el Representante Legal de la Entidad.
- Solicitud de Matriculación: La solicitud debe ser presentada ante la autoridad de tránsito correspondiente, junto con la documentación necesaria.
- Pago de Impuestos y Tarifas (si aplica): Una vez cumplidos los trámites anteriores, se procederá al pago de los impuestos y tarifas.
- Entrega de Placas: Finalmente, se obtendrán las placas del vehículo, que deberán ser colocadas según las normativas legales.
- Registro Interno Aplicativo (CRM): El vehículo deberá ser registrado en el sistema interno (Aplicativo CRM) de la entidad para su control y seguimiento.
Paso a Paso Completo del Procedimiento:
- Solicitar la compra del vehículo y obtener las cotizaciones.
- Seleccionar al proveedor y formalizar la compra.
- Recibir el vehículo y firmar el acta de entrega.
- Reunir la documentación para matricularlo.
- Realizar la solicitud de matrícula ante las autoridades.
- Pagar impuestos y tarifas, y recibir las placas.
- Registrar el vehículo en el sistema de la entidad (Aplicativo CRM).
Agradecemos de antemano su cooperación y compromiso con esta importante tarea, y reiteramos la importancia de cumplir con los plazos establecidos para asegurar que todos los vehículos de la entidad estén debidamente matriculados conforme a la ley.
Agradecemos de antemano su cooperación y compromiso con esta importante tarea.
Cordialmente;
CARLOS ALFONSO MAYORGA PRIETO
DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
