CIRCULAR 276 DE 2024
(noviembre 25)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Bogotá D.C
| Para: | Directores Regionales, Subdirectores de Centro de Formación Profesional, Coordinadores de Grupo de Talento y Humano y Coordinadores de Grupo Administrativo Mixto donde no hay de talento Humano. |
| Asunto: | Orientaciones y directrices evitar riesgos de Pérdida de patrimonio Documental SENA |
De conformidad con lo establecido en la Ley 594 de 2000, “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”, específicamente en su artículo 11, “El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.” Es así como el Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA ha conformado sus respectivos archivos como evidencia de la gestión administrativa y misional de la Entidad, los cuales constituyen su patrimonio documental y garantizan el derecho de los ciudadanos de acceder a documentos e información pública, tal como lo preceptúa el artículo 74 de la Constitución Política de Colombia, como fin último de la gestión documental.
En virtud de lo anterior y considerando la actual temporada de lluvias y los riesgos de inundaciones que se puedan generar en los depósitos de archivo y áreas dedicadas a la gestión documental; La Secretaría General y el Grupo de Administración de Documentos, como encargado de proponer y ejecutar las políticas, planes, programas, normas y procedimientos que aseguren la adecuada gestión documental en el SENA, se permite realizar recomendaciones de prevención que eviten la ocurrencia de dichos incidentes y otras en caso de que el evento se haya suscitado:
Comorequisitogeneralserecomiendarealizarunanálisisderiesgoparaidentificarlospeligrosque están presentes en la construcción incluyendo las instalaciones eléctricas e hidráulicas, a partir de este diagnóstico se adoptarán las medidas pertinentes para mitigar los riesgos para ello es necesario, entre otros, tomar las siguientes medidas:
- Realizar labores de mantenimiento y limpieza de las canaletas de aguas lluvias y de sistema de alcantarillado adyacente a la edificación.
- Elevar las baldas inferiores de la estantería a 10 cm del suelo o más.
- Mantenimiento de tubería de drenaje de aguas lluvias de la edificación.
- Impermeabilizar paredes y cubiertas. Utilizar morteros usando mezclas de baja permeabilidad.
- Garantizar que las áreas de gestión documental se encuentren por encima de la cota de inundación del sector.
En caso de que se haya presentado un evento que haya generado afectación en los fondos documentales custodiados, se debe seguir el siguiente procedimiento (GUÍA DE RECUPERACIÓN DE MATERIAL DE ARCHIVO AFECTADO POR INUNDACIONES-Archivo General de la Nación).
1. Luego de ocurrida la inundación en un depósito de archivo, se hace necesario realizar las siguientes acciones:
- Estabilizar el medioambiente retirando primero el agua que aún permanezca en el lugar mediante el uso de motobombas, bombas manuales o con baldes y traperos (en caso de que las primeras no estén disponibles).
- Retirar del lugar los materiales que absorben la humedad como tapetes y cortinas, entre otros.
- Disminuir los niveles de humedad relativa y la temperatura del local. Para este fin se pueden usar ventiladores de pie, deberá circular el aire al interior de los depósitos, así como también recurrir a deshumidificadores. Esto permitirá renovar el aire y retardar el crecimiento de hongos sobre los documentos.
- En regiones que presentan condiciones climáticas húmedas y cálidas es necesario que los trabajos de recuperación empiecen lo más pronto posible ya que la humedad y temperatura alta favorecerán el rápido desarrollo de los hongos en comparación con regiones secas y frías.
2. Desinfectar espacios. Para desinfectar los espacios donde se encuentran los documentos húmedos se recomienda el uso de alcohol antiséptico. Esta desinfección puede hacerse con aspersores o nebulizadores, en el ambiente y de manera cuidadosa sobre las cajas y carpetas. Nunca directamente sobre los documentos exceptuando aquellos casos en los cuales un conservador dirija la acción.
3. Secado de documentos:
- El lugar para el secado de documentos debe ser amplio, con buenas condiciones de iluminación, ventilación, filtrado de aire y contar con servicio de Electricidad como mínimo.
- El traslado de los documentos del lugar del siniestro deberá hacerse de forma organizada, cambiando las cajas y carpetas húmedas por empaques temporales en papel periódico blanco o papel absorbente (sin estampados o impresión alguna). Se deberá asegurar la plena identificación de los expedientes a fin de evitar inconvenientes en la organización de los archivos.
- Luego se recomienda almacenarlos en cajas plásticas y trasladarlos al lugar donde se realizará el secado.
- Se sugiere tener en cuenta la organización original de la documentación y en lo posible conservar un orden similar en el nuevo espacio. Así, la identificación de las cajas, con el contenido y el lugar donde está se encontraban en la estantería, deberá conservarse para poder hacer un seguimiento sobre el lugar y el proceso de recuperación en que se encuentra el material. Esto servirá además para colocar los documentos en su ubicación original una vez se haya superado la emergencia.
Se recuerdan a funcionarios y contratistas que, de acuerdo con la información contenida en la presente circular, es obligación de todos y cada uno apropiarse de su contenido con el fin de facilitar el cumplimiento de las actividades archivísticas, se ve le por la protección del patrimonio documental de la Entidad y se garantice el derecho constitucional que tienen los ciudadanos de acceder a información pública.
Cordialmente,
KATERINE GRIMALDOS ROBAYO
Secretaria General
