CIRCULAR 278 DE 2024
(noviembre 27)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
1-1010-
Bogotá D.C.
| Para: | Secretaria General, Directores de Área y Jefes de Oficina de la Dirección General, Directores Regionales y Subdirectores de Centro Del SENA. |
| Asunto: | Contratación de Servicios Personales 2025. |
Reciban un cordial y afectuoso saludo, estimados directivos.
Mediante la presente Circular se imparten directrices y lineamientos para el proceso de contratación de servicios personales en el SENA para la vigencia 2025 (artículo 32 - numeral 3o de la Ley 80 de 1993).
1. DIRECTRICES GENERALES:
La contratación de servicios personales en el SENA para la vigencia 2025 se debe realizar con plena observancia de las normas legales y reglamentarias vigentes que rigen el tema, así como las de austeridad del gasto público, garantizando la aplicación de los principios de contratación (como transparencia, economía y responsabilidad, establecidos en los artículos 23y siguientes de la Ley 80 de 1993), el principio de la gestión fiscal eficiente, y los que orientan la función administrativa (como los de planeación, igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, que establece el artículo 209 de la Constitución Política), la satisfacción del interés general, el cumplimiento de los fines estatales, y aplicando las directrices y procedimientos de esta Circular.
Para el proceso de contratación, además de las funciones que le corresponde cumplir a la Oficina de Control Interno del SENA, los ordenadores del gasto inculcarán y fomentarán la cultura del autocontrol en las personas que actúen en cualquier etapa del proceso contractual, como elemento importante del sistema de gestión y control para la prevención de riesgos, el mejoramiento continuo y la salvaguarda de los recursos públicos.
En cumplimiento del principio de transparencia, todas las dependencias que participen en el trámite contractual permitirán el acceso a los documentos precontractuales, contractuales y post-contractuales a quienes lo soliciten, incluidas las veedurías ciudadanas, con excepción de aquellos documentos que tengan reserva conforme a la ley.
Todos los contratos referidos en esta Circular deben adelantarse y tramitarse por medio de la plataforma SECOP II.
Los ordenadores del gasto, como responsables de esta contratación, deben verificar la coherencia entre las necesidades registradas en el Plan de Acción y el Plan Anual de Adquisiciones. Las obligaciones de estos contratos deben ser coherentes con su objeto y no incluir en su redacción elementos subordinantes; igualmente, durante la ejecución del contrato, los supervisores y ordenadores del gasto deberán vigilar y garantizar la autonomía del contratista, para no incurrir en conductas que puedan configurar subordinación y producir daño antijurídico para el SENA, aplicando lo señalado en el Manual de Supervisión e Interventoría de la Entidad.
Adicionalmente, es deber de los ordenadores del gasto y del pago cumplir a cabalidad las normas, políticas y lineamientos de austeridad, eficiencia, economía y efectividad, para lo cual, conforme al artículo 2.8.4.4.5 del Decreto 1068 de 2015 y el artículo 3o del Decreto No. 199 de 2024, cada Dirección de Área, Oficina, Regional o Centro de Formación debe realizar una revisión previa y rigurosa de las razones que justifiquen la contratación de servicios y de apoyo a la gestión para suscribir solamente los que sean estrictamente indispensables según sus necesidades y por el tiempo necesario durante la vigencia 2025.
2. PROTECCION CONSTITUCIONAL ESPECIAL:
Los casos de protección constitucional especial de las personas que vienen contratados en el SENA durante el 2024, deben ser analizados y resueltos por cada ordenador del gasto para la contratación de la vigencia 2025, teniendo en cuenta los lineamientos emitidos por la Dirección Jurídica del SENA sobre el tema, con base en las normas y la jurisprudencia vigente.
3. CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE INSTRUCTOR:
Teniendo en cuenta lo dispuesto por los artículos 9 (numeral 17) y 22 (numeral 14) del Decreto 249 de 2004, la contratación de Instructores se debe realizar utilizando el Banco de Instructores.
Con este fin, para la contratación de servicios personales de Instructor en la vigencia 2025, se tendrán en cuenta las hojas de vida registradas en el Banco de Instructores conformado según la Circular No. 32023- 000212 del 3 de noviembre de 2023 y los demás lineamientos emitidos con base en ella, con excepción de la conformación del Comité de Verificación, que se regirá por lo indicado en esta Circular. En consecuencia, la contratación de los Instructores en el 2025 se realizará aplicando el procedimiento y los demás lineamientos indicados en esa circular y como se ha venido trabajando en el 2024 bajo el esquema de publicación de perfiles a necesidad de los Centros de Formación Profesional dado que el Banco está abierto de forma permanente. Teniendo en cuenta lo anterior, no se realizará convocatoria nacional en diciembre del 2024, sino que se continuará con el esquema de convocatorias específicas de acuerdo con los requerimientos de los Centros de Formación para suplir nuevas necesidades de contratación, o aquellas que no se puedan suplir con las hojas de vida registradas actualmente en el Banco de Instructores.
Los Centros que requieran nuevos perfiles, según la oferta de los programas de formación, podrán hacer nuevas convocatorias a partir de enero del 2025, una vez se tenga la actualización remitida por parte de la Dirección de Formación Profesional a la Agencia Pública de Empleo del SENA.
La inscripción en el Banco de Instructores del SENA para las personas interesadas en formar parte de este, sigue siendo permanente, y quienes lo hagan a partir de la fecha de esta circular podrán participar en las convocatorias específicas que realizará la entidad durante el 2025 para suplir nuevas necesidades de contratación, o aquellas que no se puedan suplir con el actual Banco de Instructores. Los perfiles de las convocatorias específicas que requieran los Centros de Formación durante el 2025, serán publicados en el mismo aplicativo de la Agencia Pública de Empleo - APE.
Las peticiones, quejas, reclamaciones y/o tutelas que se presenten en el 2025 por la aplicación de esta Circular y de la Circular No. 3-2023-000212 del 3 de noviembre de 2023 seguirán siendo analizadas y respondidas por cada Centro de Formación; las relacionadas con la disponibilidad y uso de la aplicación web de la APE serán respondidas por ésta.
Las dudas, interpretaciones o vacíos que se presenten durante el proceso de contratación de Instructores 2025 serán resueltas o suplidas mediante lineamientos emitidos de manera conjunta por la Dirección de Formación Profesional, la Secretaría General y la Dirección de Empleo y Trabajo. Los términos y condiciones de uso del aplicativo de la Agencia Pública de Empleo son presentados a los usuarios en el momento de registro de su hoja de vida y al leerlos indican su aceptación.
Conformación del Comité de Verificación para la contratación de Instructores 2025:
Cada Centro de Formación debe integrar para la contratación de Instructores 2025 un “Comité de Verificación”, conformado por los siguientes integrantes, que ejecutarán las funciones señaladas en la Circular No. 3-2023-000212 del 3 de noviembre de 2023:
- El Subdirector de Centro o su representante.
- Un (1) Coordinador Académico del Centro de Formación.
- Un (1) Instructor de planta del Centro de Formación.
-Para verificar la idoneidad de los(as) inscritos(as) a programas de la estrategia CampeSENA, se resta el Instructor de planta e ingresa un profesional responsable de la implementación de la estrategia CampeSENA, designado por el Comité Articulador Regional de CampeSENA.
- Para verificar la idoneidad de los inscritos(as) a programas de la estrategia Economía Popular, se resta el instructor de planta e ingresa un integrante profesional con funciones de la Escuela Nacional de Instructores -ENI.
En cada Centro de Formación los representantes de los Aprendices podrán escoger a uno (1) de ellos, para que haga veeduría al proceso de contratación de Instructores.
En los casos que se considere necesario, la Dirección General podrá designar un representante para acompañar el proceso en el(os) Centro(s) de Formación que se estime(n) pertinente(s), el cual actuará con voz y sin voto.
4. CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE APOYO ADMINISTRATIVO O MISIONAL DIFERENTE A INSTRUCTOR.
De conformidad con el artículo 2o- numeral 4o, literal h) de la Ley 1150 de 2007 y los artículos 2.2.1.2.1.4.9, 2.2.1.2.1.4.1 y s.s. del Decreto 1082 de 2015, la contratación de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión (administrativo o de apoyo misional diferente a instructor) se realizará mediante la modalidad de contratación directa, con la persona natural que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato, debiendo cada ordenador del gasto de la Entidad, verificar la idoneidad o experiencia requerida y relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesaria la obtención previa de varias ofertas, de lo cual debe dejar constancia por escrito.
5. GENERALIDADES PARA LA CONTRATACIÓN DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE NUMERALES 2, 3 y 4. 5.1. Los ordenadores del gasto deben verificar el cumplimiento de los requisitos de idoneidad y experiencia exigidos en los estudios previos de cada contrato a suscribir, para lo cual el área solicitante debe constatar previamente la verificación de los documentos con los cuales se soporta la idoneidad y experiencia, la cual debe ser anexada al expediente contractual con la constancia de verificación suscrita por el Director del Área, el Jefe de Oficina, el Director Regional o el Subdirector de Centro. Para la contratación de Instructores el ordenador del gasto debe acreditar además que la hojas de vida de la persona seleccionada hace parte del Banco de instructores del SENA aplicando los lineamientos de esta Circular y de la Circular No. 3-2023-000212 del 3 de noviembre de 2023.
5.2. Para agilizar la gestión y lograr el inicio oportuno de los programas y proyectos institucionales del 2025, es necesario que antes del 31 de diciembre de 2024 se realicen las siguientes actividades:
- Proyectar los Planes de Contratación de instructores (sólo para Centros de Formación).
- Elaborar el Plan Anual de Adquisiciones 2025 de cada Regional y de la Dirección General; de ser necesario este Plan podrá actualizarse en el 2025.
- Obtener la(s) autorización(es) necesaria(s) para la contratación de prestación de servicios personales. - Crear los procesos precontractuales, elaborar, suscribir y subir al SECOP II la certificación de inexistencia de personal de planta (artículo 3o del Decreto 1737 de 1998, modificado por el artículo 1o del Decreto 2209 de 1998), indicando expresamente la causal que aplica en cada caso.
- Elaborar, suscribir y subir al SECOP II los estudios previos para todos los contratos de prestación de servicios que tenga planeado para el 2025 cada Centro de Formación, Dirección Regional, Área y Oficina de la Dirección General.
- Preseleccionar en el módulo Banco de Instructores de la APE a los inscritos que tenga planeado contratar el Centro de Formación como Instructores.
En el año 2025 se deben realizar las siguientes actividades a partir del 2 de enero:
- Obtener el(los) CDP(s) inmediatamente se haga la asignación del presupuesto 2025.
- Verificar que las personas seleccionadas para suscribir los contratos cumplen los requisitos y el perfil de idoneidad y experiencia, y dejar constancia de ello.
- Recibir las ofertas radicadas de las personas a contratar.
- Suscribir electrónicamente por medio del SECOP II los contratos.
- Registrar presupuestalmente cada contrato.
- Aprobar las garantías (cuando se requiera)
- Asignar en el módulo Banco de Instructores de la APE, el estado “Contratado” a todos aquellos Inscritos que sean contratados durante la vigencia 2025.
La contratación de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión no podrá realizarse a través de Cooperativas o Pre-cooperativas de Trabajo Asociado, ni de otra modalidad que implique intermediación.
En el 2025 los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión se suscribirán según las necesidades de contratación y su correspondiente justificación de cada Centro de Formación, Regional y Área u Oficina de la Dirección General. Los contratos de instructor podrán tener vigencia máxima hasta el último día del calendario académico 2025, y los diferentes a Instructor hasta el 31 de diciembre del 2025.
Cada Ordenador del Gasto es responsable de velar por el registro de la información pre-contractual, contractual y post-contractual, garantizando condiciones de oportunidad, veracidad, completitud y confiabilidad. La consolidación de la información contractual estará en cabeza de cada Ordenador del Gasto y se enviará a la Dirección General.
El valor máximo de los honorarios mensuales para los contratos de prestación de servicios de instructor y de actividades diferente a instructor, serán las establecidas en la(s) tabla(s) de tarifas para el 2025 que divulgará la Dirección de Formación Profesional y la Secretaría General.
Los lineamientos de esta circular son de carácter obligatorio y su incumplimiento será reportado a la Oficina de Control Interno Disciplinario para la investigación correspondiente.
Cordial saludo,
JORGE EDUARDO LONDOÑO ULLOA
Director General
