CIRCULAR 281 DE 2024
(noviembre 29)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Bogotá, D.C.,
| Para: | Secretaria General, Directores en Dirección General, Jefes de Área, Directores Regionales, Subdirectores de Centro de Formación Profesional y Coordinadores Grupos de Apoyo Administrativo. |
| Asunto: | Lineamientos para el Cierre Financiero 2024 y Apertura 2025. |
El presente documento pretende impartir lineamientos que permitan llevar un adecuado y oportuno registro de la información financiera, con el fin de consolidar la gestión de los recursos físicos y financieros del SENA, para el cierre del año 2024, e impartir instrucciones para el inicio de la vigencia 2025; lo anterior, en concordancia con la Circular Externa 040 del 14 de noviembre de 2024, emitida por el Grupo de Administración del Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF Nación, a saber:
1.- RECAUDO Y CARTERA:
La Cartera Misional para el registro y cierre contable se generará del sistema SIREC, de tal forma que el día 6 de diciembre de 2024 se genera informe preliminar de CARTERA MISIONAL, con corte a noviembre 30 de 2024, para efectos de Pre-conciliación del cierre de la vigencia por parte de cada una de las regionales.
Asimismo, en los procesos de cobro se debe informar a los deudores cuando éstos lo soliciten, solo habrá pagos de cartera hasta el31de diciembre de 2024 y nuevamente a partir del 15 de enero de 2025.
Por su parte, las regionales deben realizar la conciliación de cartera conjuntamente entre las áreas de Relaciones Corporativas, Cobro Coactivo, Abogados Externos y de Régimen de Insolvencia con reportes generados desde el sistema SIREC, a más tardar el día 27 de diciembre de 2024.
Las regionales verificarán y corregirán las diferencias entre instancias de cobro entre las áreas de tal forma que la cartera de cada una de las instancias corresponda a la instancia donde está el proceso de cobro reflejado en SIREC a más tardar el día 27 de diciembre de 2024.
Las regionales verificaran en el sistema SIREC, la cartera que haya sido objeto de depuración con actos administrativos durante la vigencia 2024 que esta se encuentre descargada del sistema SIREC, deberá consolidar en un archivo la relación de todas las obligaciones depuradas y descargadas del sistema, para efecto de las auditorías internas y externas a más tardar el día 27 de diciembre de 2024.
Teniendo en cuenta que, dentro de la cartera no misional, únicamente las carteras de Crédito Hipotecario y Préstamos sobre Ahorro han sido migradas al sistema SIREC, se informa que, debido a temas relacionados con los usuarios, los informes de estas carteras deberán continuar elaborándose bajo el esquema utilizado en años anteriores hasta que se estabilice completamente el proceso de migración.
Por otro lado, considerando que el resto de la cartera no misional aún no se encuentra migrada a SIREC, los actos administrativos de depuración correspondientes a la vigencia 2024 deberán ser enviados al área de Contabilidad para su respectivo descargue contable, a más tardar el 15 de diciembre de 2024.
Las reclasificaciones de pagos ordinarios a Cartera Misional y/o Liquidaciones de Fiscalización se atenderán solicitudes hasta el día 20 de diciembre de 2024, se recibirán nuevamente a partir del 20 de enero de 2025, para la siguiente vigencia.
Los ajustes de Cartera Misional en SIREC solo podrán ser realizados hasta día 27 de diciembre de 2024.
Las aplicaciones de títulos judiciales por parte del Grupo de Recaudo y Cartera se atenderán solicitudes hasta el día 20 de diciembre de 2024, se recibirán nuevamente a partir del 20 de enero de 2025, para la siguiente vigencia.
Todos los ingresos que no son identificados por su naturaleza presupuestal de Recaudo por las dependencias encargadas, Regionales y/o Centros hasta el 20 de Diciembre 2024; se causaran en SIIF NACIÓN II al Rubro Genérico dispuesto por el Ministerio de Hacienda conjuntamente con la entidad SENA, por lo anterior las dependencias encargadas, Regionales y/o Centros serán los responsable del efecto presupuestal sobre los ingresos y los Fondos, asumiendo la responsabilidad del no registro de los ingresos y/o del abono de la cartera si es caso.
La primera entrega del cierre preliminar al Grupo de Contabilidad por parte del grupo de recaudo y cartera de la CARTERA MISIONAL al 31 de diciembre 2024 se realizará el 05 de enero 2025.
La segunda entrega del cierre preliminar al grupo de contabilidad por parte del grupo de recaudo y Cartera de la CARTERA MISIONAL a 31 de diciembre 2024 se realizará el 09 de enero 2025.
La tercera entrega del cierre definitivo al Grupo de Contabilidad por parte del Grupo de Recaudo y Cartera de la CARTERA MISIONAL por Cl por radicar y firmas certificándola al 31 de diciembre 2024 se realizar el 15 de enero 2025.
La CARTERA NO MISIONAL, los Grupos de Apoyo Administrativos Mixtos de las Regionales deberán remitir al Grupo de Recaudo y Cartera, el informe final definitivo de CARTERA NO MISIONAL con corte a diciembre 31 de 2024, máximo el 03 de enero de 2025, para efectos de cargue a SIREC, en los parámetros que este Grupo indique.
La Plataforma de Pagos SENA estará activa hasta el 31 de diciembre 2024 continuando con su funcionamiento a partir del 01 de enero 2025.
Las solicitudes de devoluciones de ingresos radicadas en OnBase se recibirán hasta el 31 de diciembre de 2024, pero se aprobarán en SIREC las radicadas hasta el 13 de diciembre 2024 para pago en SIIF NACION dentro de la vigencia 2024, se retomará las aprobaciones de devoluciones a partir del 10 de enero de 2025.
2.- PRESUPUESTO:
2.1.- Ejecución Vigencia 2024:
- Se informar sobre las liquidaciones de documentos contractuales, y la depuración de los demás actos administrativos como resoluciones, autorizaciones (Sena proveedor Sena), entre otros, que reflejen saldos a favor del Sena, para que mediante solicitud radicada al respectivo Grupo de Apoyo Administrativo, en las respectivas Regionales y Centros de Formación, o al Grupo de Presupuesto en la Dirección General, según sea el caso, con el fin de reversar y/o ajustar los registros presupuéstales y optimizar la ejecución presupuestal. Esta depuración se extenderá hasta finalizar el período de transición (20 de enero de 2025), de manera que solamente se reflejen los saldos de compromisos presupuéstales, que corresponden a la diferencia entre la columna Total compromisos, menos el Total de obligaciones; las cuales deben estar soportadas en las correspondientes certificaciones y/o justificaciones (fuerza mayor o caso fortuito), de lo contrario podrán ser cuestionadas por los entes de control como hallazgos a más tardar el 20 de enero de 2025.
- Respecto al trámite de viáticos, gastos de viaje, incluido el pago, se recomienda que a más tardar el 13 de diciembre de 2024, sean remitidos a las áreas administrativas, con el fin de gestionar la cadena presupuestal; por ningún motivo los viáticos deberán ser constituidos como reservas presupuéstales, dado que estos tengan connotación de anticipo. Los reintegros de viáticos del año 2024, que cuenten con soporte de consignación de fecha máxima 28 de diciembre de 2024, registrados por Tesorería, deben informarse por escrito al respectivo Grupo de Apoyo Administrativo, en las Regionales y Centros de Formación, o al Grupo de Presupuesto en la Dirección General, según sea el caso, para ser reducidos tanto en el compromiso presupuestal como en el CDP, incluso en el periodo de transición (1 de enero a 20 de enero 2025).
- Las resoluciones que se tramitan en la Dirección General para reconocimiento y pago de "Prestaciones Sociales, Préstamos Calamidad doméstica, Auxilio Funerario, Auxilio Educativo y las relacionadas con pagos del Fondo de Vivienda", se reciben para trámite hasta el 13 de diciembre de 2024, con el fin de garantizar su pago dentro de la presente vigencia, (siempre y cuando estén bien liquidadas en su defecto se devuelven); siendo responsabilidad del Grupo de Apoyo Administrativo Mixto y el Grupo de Talento Humano, o quien haga sus veces en las regionales, quienes deberán realizar el seguimiento permanente, hasta garantizar el abono en cuenta de los beneficiarios del pago.
- Se solicita de forma perentoria, que antes de las 10:00 P.M., del 31 de diciembre de 2024, NO SE REFLEJEN SALDOS DE CDPs. Para lo cual se debe garantizar la afectación de los recursos presupuéstales, en documentos contractuales o en su defecto la depuración de estos, de tal forma que, a 31 de diciembre de 2024, se hayan ejecutado o depurado todos los certificados de disponibilidad presupuestal.
- Por consiguiente, si en el periodo de transición (1 de enero al 20 de enero 2025), por efecto de la depuración de saldos de compromisos a 31 de diciembre 2024, se generan saldos de CDP, deberán ser reducidos de inmediato, o a más tardar el 20 de enero de 2025. En consecuencia, el reporte de ejecución presupuestal en la columna CDP, debe ser igual a la columna COMPROMISO; así las cosas, en el reporte de ejecución presupuestal, columna w "SALDOS DE CDPS" no debe reflejarvalores.
- En igual sentido, en cumplimiento a la norma de Presupuesto, la cual establece que: "Al cierre de la vigencia fiscal cada órgano constituirá las reservas presupuéstales con los compromisos que al 31 de diciembre no se hayan cumplido, siempre y cuando estén legalmente contraídos y desarrollen el objeto de la apropiación. Por lo anterior es importante que la constitución de reservas de la vigencia 2024, sean el reflejo de una óptima depuración de los saldos de compromisos presupuéstales a 31 de diciembre 2024.
2.2. Vigencias Futuras:
- Los documentos contractuales que se originen con recursos presupuéstales del año en curso, y de vigencias futuras, aprobadas en el año 2024, que se soporten con presupuesto de vigencias futuras de los años 2025 y 2026, se deberán registrar en el Aplicativo SIIF Nación, una vez se formalice el contrato se procederá a registrar lo correspondiente a la vigencia actual, y a los años siguientes; en todo caso esta actividad se deberá realizar a más tardar el próximo 31 de diciembre de 2024.
- Una vez se haya cargado y distribuido el presupuesto de la vigencia 2025, los compromisos presupuéstales soportados con la figura de vigencias futuras 2025, se deberán trasladar en el Aplicativo SIIF Nación. (Serán los primeros registros de la vigencia 2025).
- Por su parte, las autorizaciones de vigencias futuras, en estado aprobadas no comprometidas después del 31 diciembre 2024, no podrán ser adicionadas, ni reducidas, tampoco se podrán registrar compromisos con cargo a ellas, evitando de esta manera perder su utilización.
2.3. - Reservas Presupuéstales Vigencia 2023:
- Se solicita, dar estricto cumplimiento a la ejecución total de las reservas presupuéstales, las cuales expiran el 31 de diciembre 2024, con el fin de evitar pérdidas de PAC, de reservas al cierre de la vigencia, y posibles hallazgos de los entes de Control.
- Se solicita agilizar conjuntamente con el apoyo de los ordenadores del gasto, y supervisores, el pago de las obligaciones de los documentos contractuales de reservas presupuéstales 2023, garantizando el abono en cuenta hasta máximo el próximo 26 de diciembre 2024.
- Con relación a los saldos de reservas presupuéstales a favor de la entidad, se solicita tramitar las actas de liquidación del documento contractual con las firmas de las partes, y enviarlas al Grupo de Presupuesto de la Dirección General, y al Grupo de Apoyo Administrativo de la Regional, o Centro de Formación, para proceder a realizar las actas de cancelación de oficio, y proceder a realizar el registro de las reducciones de los saldos no ejecutados de reservas, en el Aplicativo SIIF Nación II; el cual debe hacerse en todo caso hasta máximo el próximo 31 de diciembre 2024.
- Es importante tener en cuenta que las reservas presupuéstales constituidas en la vigencia 2023, y que a corte 31 de diciembre de 2024, no se hayan pagado, EXPIRAN SIN EXCEPCIÓN; por tanto, las últimas obligaciones de compromisos de reservas presupuéstales se deben registrar a más tardar el próximo 26 de diciembre 2024, para lo cual se deberá garantizar que las cuentas bancarias, y que los terceros beneficiarios de estos pagos se encuentren en estado "Activo".
2.4. - Reservas Presupuéstales vigencia 2024:
- Se solicita que los saldos de compromisos presupuéstales a 31 de diciembre 2024, que corresponden a la diferencia entre los compromisos y las obligaciones, se deberán constituir como reservas presupuéstales 2024. Lo anterior en concordancia con lo expuesto en la Ley 225 de 1995 y la Ley 344 de 1996 (Art. 2.8.1.7.3.5 Decreto 1068 de 2015), la cual establece que máximo se podrán constituir reservas presupuéstales debidamente justificadas hasta el 2% del Presupuesto asignado para Funcionamiento y el 15% del Presupuesto asignado para Inversión.
- Se informa que el periodo de transición inicia el 1 de enero de 2025, y finaliza el 20 de enero de 2025, en este periodo, no se pueden asumir compromisos con cargo al presupuesto de la vigencia 2024; sin embargo, se podrá reducir o anular saldos de compromisos de la vigencia 2024, debidamente soportados en actas de terminación o autorización del ordenador del gasto, lo anterior teniendo en cuenta que el aplicativo SIIF Nación, estará habilitado para tal efecto hasta el 20 de enero 2025.
- Con relación a la aplicación de reintegros en período de transición en el aplicativo SIIF Nación (1 de enero a 20 de enero 2025), seleccionando de fecha diciembre 31 de 2024, se podrán aplicar reintegros presupuéstales, siempre y cuando la consignación de los recursos se haya efectuado en el año 2024. Para lo cual se deberá informar al Grupo de Presupuesto en la Dirección General, o al Grupo de Apoyo Administrativo de la Regional o Centro de Formación, según el caso, para que realicen la respectiva reducción del compromiso y del CDP, a más tardar el 20 de enero de 2025.
- Por su parte se informa que las reservas presupuéstales de la vigencia 2024, se deberán constituir con los saldos registrados a través del Sistema de Información Financiera SIIF Nación, al 20 de enero de 2025, de acuerdo con el Artículo 2.8.1.7.3.2. del Decreto 1068 de 2015, y se constituirán Reservas Presupuéstales con justificaciones de "Fuerza mayor o caso Fortuito", importante que ésta corresponda a la realidad de los hechos. Por lo que los Ordenadores del Gasto, deberán remitir la solicitud formal de constitución de reservas, con sus respectivas justificaciones, a la Dirección General, al Grupo de Presupuesto, y en las Regionales y Centros de Formación, al Grupo de Apoyo Administrativo para la validación de los saldos y posterior traslado en el aplicativo SIIF Nación. Una vez se hayan consolidado las justificaciones en reporte CEN DE COMPROMISOS, se deberá remitir copia al Grupo de Presupuesto de la Dirección General a fin de consolidar las justificaciones a nivel nacional para soporte a los Entes de Control.
- El traslado de compromisos que constituyen las reservas presupuéstales se debe efectuar en el aplicativo SIIF Nación, a más tardar el 30 de enero de 2025. (Ver Instructivo traslado reservas presupuéstales GRF-l-012), plataforma Compromiso.
3.- CENTRAL DE CUENTAS:
3.1. Trámites de pago a diciembre 2024:
Los supervisores de contrato y de convenios allegarán las facturas y demás documentos soporte para pago establecidos en el "Instructivo documentos requeridos para registro de obligaciones y trámite de pagos GRF- 1-002", previo cumplimiento de las formalidades contractuales.
Por lo que se recomienda remitir las solicitudes de trámite Obligaciones para pago al área Central de Cuentas de la Dirección General, Regionales y Centros de Formación, a más tardar el día 20 de diciembre de 2024 hasta el mediodía, para garantizar su trámite de pago en la presente vigencia, sujeto a la asignación del PAC y disponibilidad del Tesoro Nacional.
Las facturas y demás documentos soporte para pago recibidos después del 20 de diciembre 2024 hasta mediodía, serán obligados y quedarán registrados en cuentas por pagar hasta agotar el PAC, una vez agotado el PAC se causarán con comprobante manual todas aquellas obligaciones distintas a flujos de efectivo (como recursos entregados en administración, anticipos y demás figuras similares) con recibido a satisfacción, lo que implica, que el pago se generará después de la terminación del periodo de transición, es decir, después del 20 de enero de 2025, las cuales deberán constituirse como Reserva Presupuestal.
3.2. Restricciones para el registro de obligaciones en el período de transición:
De conformidad con lo establecido en el Decreto 1068 de 2015, en dicho período NO SE PODRÁN asumir obligaciones con cargo al presupuesto del año 2024.
3.3. Ajustes contables manuales por efecto de la ausencia de PAC:
En el evento que se reciban bienes y/o servicios y la entidad no cuente con PAC para registrar la obligación, el grupo Central de Cuentas de la Dirección General, Regionales y Centros de Formación o quien haga esta labor, deberá hacer los respectivos ajustes manuales correspondientes para reflejar en la contabilidad del SIIF Nación el hecho económico. En dichos comprobantes, por directriz de la Contraloría General de la República, se deberá registrar en la descripción que éste corresponde a una reserva inducida por falta de PAC, siempre y cuando se hayan recibido a satisfacción los bienes y/o servicios. Los comprobantes se deberán realizar cuando se tenga certeza de la reserva presupuestal constituida y como plazo máximo el 20 de enero de 2025.
En el año 2025, al momento de obligar la reserva presupuestal inducida por la ausencia de PAC, se deberá seleccionar el atributo contable 40 Bienes, servicios, impuestos y transferencias causados, con el fin de que no se realice registro contable dado que el hecho económico debió ser registrado en diciembre del año 2024.
3.4. Tramite Obligaciones para pago de Contratistas:
La fecha máxima para remitir al área de Central de Cuentas de la Dirección General, Regionales y Centros de Formación, los documentos y soportes para el trámite de obligación de Contratistas será hasta el 18 de diciembre de 2024, con los requisitos establecidos para el pago de la última cuenta del año, incluido paz y salvo.
3.5. Legalización de Comisión de Servicio y Orden de Viaje:
La fecha máxima para radicar y tramitar obligaciones presupuéstales en SIIF Nación por concepto de comisiones y ordenes de viaje será hasta el 13 de diciembre del 2024. Este plazo obedece a la necesidad de contar con el respectivo paz y salvo firmado antes del cierre de fin de año.
Ninguna comisión deberá quedar pendiente de legalizar en el sistema de SIIF Nación al 31 de diciembre de 2024, esto con el fin de evitar inconsistencias financieras, requerimientos de los entes de control y procesos disciplinarios. En periodo de transición se podrá registrar legalizaciones pendientes con fecha 31 de diciembre de 2024.
Es responsabilidad de cada supervisor de contrato realizar seguimiento a la legalización oportuna y verificar que los soportes e informes de viaje se encuentren anexos en el informe mensual de ejecución contractual registrado en el SECOP II por parte del contratista.
Cuando en el trámite de legalización de la comisión u orden de viaje resulten saldos a favor del SENA por cancelación del desplazamiento o por cualquier otra causa, el comisionado o contratista deberá reintegrar los correspondientes recursos dentro del mismo plazo de la legalización de la comisión, es decir cinco (5) días hábiles siguientes a la finalización del desplazamiento.
Con el fin que los reintegros queden registrados y reflejados en el listado de ejecución viáticos por tercero generado por el sistema de información SIIF Nación, la fecha límite de consignación es el día 20 de diciembre de 2024.
Una vez reintegrados los valores el funcionario o el contratista, deberá entregar la consignación al ordenador del gasto y/o supervisor del contrato como soporte de la legalización de la comisión u orden de viaje, la cual deberá ser remitida a los Grupo de Tesorería y Central de Cuentas en la Dirección General o a quien haga sus veces en la regional o centro de formación por medio electrónico, con el fin de realizar el reintegro en el sistema SIIF Nación.
Se recuerda que no es procedente elaborar comprobantes manuales para el proceso de legalización de comisiones u ordenes de viaje, en caso de que sean elaborados estos serán rechazados, debido a que el proceso es de forma transaccional y se debe ver reflejado en el listado de ejecución viáticos por tercero generado por el mismo sistema de información SIIF Nación.
4.- TESORERIA:
4.1. Fenecimiento de reservas presupuéstales y cuentas por pagar 2024:
Las reservas presupuéstales y cuentas por pagar constituidas en el año 2024, que a 31 de diciembre de 2024 no se paguen, expiran. Para el efecto, se recomienda remitir a tesorería las obligaciones de los compromisos de reservas a más tardar el 15 de diciembre de 2024 para garantizar el pago en la presente vigencia. Los Supervisores de los contratos tienen la responsabilidad de tramitar oportunamente el pago de la reserva y deben verificar previamente con el Grupo de Tesorería, que la cuenta bancaria del beneficiario del pago de la reserva figure en estado activo en SIIF Nación, para evitar rechazo del pago en SIIF, en cuyo caso el sistema lo tomará como no pagado y expirará.
4.2. Anulación de Órdenes de Pago de vigencia actual, reservas presupuéstales y cuentas por pagar 2024 no pagadas:
Las órdenes de pago presupuéstales de vigencia actual, reservas presupuéstales y de cuentas por pagar, que al 31 de diciembre de 2024 no figure en estado PAGADO en SIIF NACION, el sistema las anulará automáticamente, no permitiendo hacer su pago en el año 2025. Por tanto, los responsables de registrar la orden de pago en Tesorería deben verificar dicho estado para garantizar el abono en cuenta del beneficiario del pago de la reserva presupuestal o de la cuenta por pagar. Adicionalmente, las obligaciones de reservas presupuéstales o de cuentas por pagar que no se le realice la respectiva orden de pago o que la misma no figure en estado pagado, expira la apropiación presupuestal.
4.3. Órdenes de pago de deducciones de obligaciones pagadas en diciembre de 2024:
Las deducciones causadas a 31 de diciembre de 2024 asociadas a órdenes de pago presupuéstales que hayan sido pagadas al 26 de diciembre de 2024, se podrán solicitar a través de órdenes de pago no presupuestal de deducciones a partir del 2 de enero de 2025.
4.4. Fecha máxima para generación de órdenes de pago:
El último día para generar y autorizar órdenes de pago presupuéstales de gastos y no presupuéstales de deducciones a Beneficiario Final, para ser atendidas por la DGCPTN es el 26 de diciembre de 2024. Sin embargo, se recomienda tramitar durante la primera quincena de diciembre de 2024 el registro de las obligaciones en contabilidad para garantizar el pago oportuno previo al cierre de la presente vigencia.
Los responsables de registrar las órdenes de pago en las Tesorerías de las Regionales, centros de formación y Dirección General, deben garantizar que todas las obligaciones recibidas al 26 de diciembre de 2024, se genere la correspondiente orden de pago. Para el efecto, deben coordinar con el área de Contabilidad las fechas de recibo de las obligaciones presupuéstales.
Se recomienda a los responsables de gestionar los pagos en las áreas de Formación por concepto de apoyos de FIC, monitorias, alimentación y apoyos regulares, radicar el pago a más tardar el 6 de diciembre de diciembre de 2024 para que en caso de rechazo de la cuenta bancaria del aprendiz en SIIF NACION, se cuente con el margen suficiente de tiempo para el registro de la nueva cuenta y evitar la constitución de cuentas por pagar.
4.5. Plazo para generar órdenes de pago con traspaso a pagaduría:
Con la finalidad de garantizar el pago oportuno antes del cierre de la vigencia 2024, se establece las fechas de registro de las órdenes de pago con traspaso a pagaduría, para los siguientes conceptos:
- Embargos de contratistas 20 de diciembre de 2024.
- Impuestos, servicios públicos, planillas de seguridad social etc. hasta el 23 de diciembre de 2024.
- Concepto Sena proveedor Sena y Sena autoconsumo hasta el 23 de diciembre de 2024 y la fecha máxima de solicitud del pago la deben remitir a más tardar el 26 de diciembre hasta las 12 m. Se debe garantizar que todos los pagos de estos conceptos se realicen antes del cierre de la vigencia fiscal 2024.
- Los pagos por concepto de préstamos de vivienda que se tramiten como traspaso a pagaduría para liberación de gravámenes hipotecarios o para el pago de depósitos judiciales a cuentas de los juzgados, se registrarán hasta el 23 de diciembre de 2024. Las obligaciones que se reciban posteriormente a esta fecha, se pagarán en el mes de enero de 2025. Este plazo se establece para para contar con el tiempo suficiente para la generación del cheque de gerencia y pago en ventanilla del banco.
Es importante recordar que las cuentas bancadas a las cuales se gira el desembolso del crédito y que pertenecen a un tercero, las debe registrar cada regional y validar que figuren es en estado ACTIVO, previo a la solicitud del pago con traspaso a pagaduría que realizan ante la tesorería de la dirección General.
Adicionalmente, los pagos de giros al exterior se deben tramitar con la suficiente antelación para que a más tardar el 16 de diciembre de 2024 se reciban en tesorería y se gestione con el Ministerio de Hacienda el giro de las divisas al beneficiario del exterior.
De igual manera se recomienda realizar el registro y solicitud del Gravamen a Movimientos Financieros para cubrir los pagos con Recursos Propios, antes de las 3 pm del 23 de diciembre de 2024.
4.6. Constitución de Cuentas por Pagar del año 2024:
Las cuentas por pagar corresponden a las obligaciones presupuéstales de la vigencia actual 2024 a las cuales no se le generó la orden de pago y se incluyen también las recibidas en Tesorería luego de la fecha límite de registro de las órdenes de pago; es decir, después del 26 de diciembre de 2024 hasta el 31 de diciembre de 2024, siempre y cuando se cuente con el correspondiente programa anual mensualizado de caja de la vigencia.
Las Cuentas por Pagar, se constituyen cuando en los procesos contractuales se reciben a satisfacción los bienes y/o servicios con el lleno de los requisitos legales. Las cuentas por pagar de la vigencia 2024, estarán conformadas por las obligaciones registradas por el Grupo de Contabilidad debidamente soportadas (con factura y/o documento equivalente, actas de entrega, certificación de recibo a satisfacción por parte del supervisor o interventor, notas de entrada al Almacén, actas de entrega y certificación de la cuenta bancaria del beneficiario del pago, entre otros).
En general de conformidad con lo establecido en los artículos 2.8.1.7.3.1. y 2.8.1.7.3.2. del Decreto 1068 de 2015, las cuentas por pagar del año 2024 se constituyen con los saldos registrados en el SIIF Nación al 20 de enero de 2025 de las obligaciones no pagadas a 31 de diciembre del 2024.
Según lo establece el Ley No. 2342 del 15 de Diciembre 2023 en el artículo 28 (ley de presupuesto), "Para las cuentas por pagar que se constituyan a 31 de diciembre de 2024 se debe contar con el correspondiente programa anual mensualizado de caja de la vigencia, de lo contrario deberán hacerse los ajustes en los registros y constituir las correspondientes reservas presupuéstales. Igual procedimiento se deberá cumplir en la vigencia 2024".
El reporte con el detalle de las obligaciones que quedarán como cuentas por pagar se puede generar por la transacción EPG/CONSULTAS/listado de obligación con la opción "saldo por pagar".
4.7. Traslado de obligaciones de cuentas por pagar para el año 2025:
Se recomienda a los servidores públicos responsables de los registros de pagos en las Tesorerías de la Dirección General, Regionales y Centros de Formación hacer el traslado en SIIF NACION de las cuentas por pagar entre el 2 y 15 de enero de 2025, con el fin de ser pagadas durante la vigencia 2025. Para el efecto deben consultar en la plataforma COMPROMISO del SENA el documento GRF- G-024 Guía para trasladar obligaciones que constituyen cuentas por pagar. Adicionalmente en la ruta: http://www.minhacienda.gov.co/SIF Nación/Ciclos de Negocio / 5 Gestión de Gasto / Guías, también pueden consultar la Guía para trasladar obligaciones que constituyen cuentas por pagar, en la cual figura el paso a paso para efectuar el traslado.
Con el cierre del calendario a 31 diciembre de 2024, el 2 de enero de 2025, se podrá realizar el traslado de las obligaciones de la vigencia actual 2024 en estado generadas como cuentas por pagar y en la transacción EPG/Rezago/Registrar obligación y en ella, se debe definir la nueva fecha de pago,
Para 3-8 Inversión recursos Nación, la fecha a seleccionar es 1 de diciembre 2025.
Para 9-1 Inversión recursos propios, la fecha a seleccionar es enero 29 de 2025.
Para 7-2 o 7-3 Funcionamiento recursos propios la fecha a seleccionar es enero 29 de 2025.
El sistema validará que para el mes definido en las nuevas fechas de pago exista CUPO PAC disponible de vigencia año anterior. Inmediatamente realicen el traslado de las obligaciones que constituyen cuentas por pagar deben generar el reporte de cuentas por pagar del 2024 en la ruta: EPG /consultas/listado de obligaciones, consolidarlo en único informe por regional en el cual se incluya las cuentas por pagar de los centros de formación profesional y remitirlo al correo: ocastroa@sena.edu.co para evidenciar que efectivamente realizaron el traslado en SIIF NACION.
Una vez trasladadas las obligaciones que conforman las cuentas por pagar no se pueden realizar cambios de ningún tipo.
Se recuerda que previo a la realización del traslado de las obligaciones que constituyen cuentas por pagar, los responsables de efectuar el traslado en SIIF NACION DEBEN VERIFIICAR que la obligación registrada esté debidamente soportada de acuerdo con lo establecido en el documento GRF- G-024 Guía para trasladar obligaciones que constituyen cuentas por pagar y garantizar la correcta constitución de la cuenta por pagar y por tanto el pago en los plazos establecidos.
4.8. Plazo para pagar las Cuentas por Pagar 2024 durante la Vigencia 2025:
Las órdenes de pago de las cuentas por pagar de recursos propios del 2024 se deben registrar para pago a más tardar hasta el 29 de enero de 2025.
Para el pago de las cuentas por pagar del 2024 de recursos Nación, previamente se debe realizar el anticipo del cupo PAC en SIIF de acuerdo con el calendario que el Tesoro de la Nación establece en el mes de enero de 2025.
Luego de aprobado el anticipo del cupo PAC de las cuentas por pagar por el Tesoro déla Nación deben registrar en SIIF NACION las órdenes de pago a más tardar el 26 de febrero de 2025.
4.9. - Plazo para registro de reintegros presupuéstales vigencia 2024 durante el periodo de transición enero 2025:
Los reintegros presupuéstales consignados dentro de la vigencia 2024, se deben registrar en SIIF Nación a más tardar el día 17 de enero 2025 para que a partir de dicha fecha el grupo de Recaudo y Cartera de la Dirección General y al Grupo de Presupuesto o quien haga sus veces en cada Regional y Centro de Formación realicen los ajustes pertinentes.
4.10. Plazo para remisión de informes de estampilla y obra pública:
Informe de estampilla Universidad Nacional del 1 de julio a diciembre 31de 2024, remitirlo al correo Adriana Caicedo Parrado acaicedo@sena.edu.co, a más tardar el 30 de diciembre de 2024 en el formato establecido para el efecto.
Informe de obra pública del mes de diciembre 2024 remitirlo a más tardar el 2 de enero de 2025 al correo Adriana Caicedo Parrado acaicedo@sena.edu.co en el formato establecido para el efecto. Se recuerda que esta información se debe registrar en la plataforma fonsecon a más tardar el día 10 de enero de 2025.
5.- CONTABILIDAD:
5.1. Convenios y contratos interadministrativos:
Con el fin que la información contable refleje la realidad económica y la ejecución financiera de los convenios al cierre del periodo contable 2024 y teniendo en cuenta que la transaccionalidad de SIIF Nación "Legalizar Anticipos, pagos anticipados o avances" se encontrará activa para periodo de transición (Con fecha 31 de diciembre de 2024), es necesario que los supervisores e interventores remitan al área contable en regional o Grupo de Contabilidad en Dirección General los informes periódicos de ejecución, a más tardar el 10 de enero de 2025, al correo del Coordinador del Grupo de Contabilidad (jcasallass@sena.edu.co).
Es necesario que las personas involucradas en el proceso del registro contable de Convenios y del área jurídica en Regionales, verifiquen conjuntamente que tanto el valor amortizado que se refleja en la cuenta de Gastos y el valor pendiente por legalizar que refleja la cuenta 190801001- En Administración y/o en la cuenta 190803001 - Encargos fiduciarios, correspondan con el último informe de ejecución entregado por la Supervisión y/o Interventoría, el cual debe reposar en el expediente del Convenio.
5.2. Solicitud devolución de IVA:
La relación del IVA pagado en el último bimestre de 2024 que se solicite como devolución, deberá ser enviada al Grupo de contabilidad de Dirección General antes del 13 de enero de 2025, por medio de Cl por radicar y cargada en el grupo denominado "SOLICITUD DE IVA 2024" en TEAMS.
En cuanto a la conciliación de IVA la fecha máxima para el envío será el 13 de febrero de 2025, a través de Cl por radicar y cargada en el grupo denominado "SOLICITUD DE IVA 2024" en TEAMS., la cual contendrá todas las conciliaciones de los centros de formación. Los archivos serán nombrados con el número de la PCI que identifica a cada subunidad ejecutora, como se muestra en el siguiente ejemplo: conciliación PCI 36-02-00001-0000.
La conciliación deberá remitirse en el Excel y atendiendo todas las indicaciones del formato GR-F-094 debidamente firmado como se especifica en el mismo.
5.3. Reclasificación deducciones de impuestos y otros conceptos:
El usuario del perfil Pagador Central y/o Regional deberá verificar que al cierre de la vigencia NO queden reclasificaciones sin aprobar. Las reclasificaciones(es) en estado creado están afectando la bolsa de deducciones porque la transacción disminuye el saldo de la deducción y al generar un reporte de deducciones por pagar estos movimientos no se mostrarán, asumiendo que ya fueron pagadas; la aprobación genera movimientos negativos de los valores contracreditados y movimientos positivos de los valores acreditados y estos se reflejan en la consulta de deducciones. Por lo tanto, la aprobación de solicitud de reclasificación de deducciones se debe realizar antes del 27 de diciembre de 2024, con lo cual el profesional contable que realice dicha solicitud debe igualmente remitirla al perfil pagador antes de esta fecha.
5.4. Conciliación cuentas por pagar al 31 de diciembre 2024:
Las Regionales y Centros de Formación elaborarán la conciliación entre cuentas por pagar contables y cuentas por pagar presupuéstales del grupo 24 Cuentas por Pagar, a través del formato de actas de conciliación establecido por la Entidad la cual debe estar firmada por los Grupos correspondientes de tesorería, contabilidad y presupuesto, así mismo, debe remitir como anexos del acta de conciliación de cuentas por pagar vigencia 2024, la certificación de constitución de las reservas inducidas diciembre 2024 debidamente firmada por el ordenador del gasto y/o director regional y también el formato de la relación detallada de la constitución de cada una de las reservas inducidas 2024, todo lo anterior, deberá ser remitido al Grupo de Contabilidad de la Dirección General a más tardar el 28 de febrero de 2025 al correo electrónico: sloaiza@sena.edu.co.
5.5. Ajustes contables manuales por efecto de la ausencia de PAC:
En el evento que se reciban bienes y/o servicios y la entidad no cuente con PAC para registrar la obligación, el área contable deberá hacer los respectivos ajustes manuales correspondientes para reflejar en la contabilidad del SIIF Nación el hecho económico. En dichos comprobantes, por directriz de la Contaduría General de la Nación, se deberá registrar en la descripción que éste corresponde a una reserva inducida por la Ley. Los comprobantes se deberán realizar cuando se tenga la certeza de la reserva presupuestal constituida y el plazo máximo para elaboración y solicitud de estos comprobantes manuales será el 20 de enero de 2025.
En el año 2025, al momento de obligar la reserva presupuestal inducida por la ley por la ausencia de PAC, se deberá seleccionar el atributo contable 40 Bienes, servicios, impuestos y transferencias causados, con el fin de que no se realice registro contable dado que el hecho económico debió ser registrado en diciembre del año 2024.
5.6. Restricciones para el registro de obligaciones en el período de transición:
De conformidad con lo establecido en el Decreto 1068 de 2015, en dicho período NO SE PODRÁN asumir obligaciones con cargo al presupuesto del año 2024.
5.7. Reducción y anulación de obligaciones en el periodo de transición:
Durante el periodo de transición se podrán anular o reducir obligaciones registradas a diciembre 31 de 2024. Para tal fin, se seleccionará en la transacción diciembre 31 de 2024 y se efectuará la operación respectiva sobre los documentos con saldo por pagar.
5.8. Aplicación de reintegros en período de transición:
En el período de transición, seleccionando en la transacción diciembre 31 de 2024, se podrán aplicar reintegros presupuéstales para órdenes de pago presupuéstales pagadas durante el año 2024 de la vigencia actual, reservas presupuéstales y/o cuentas por pagar, siempre y cuando la consignación de los recursos se haya efectuado en el año 2024.
7. PRODUCCION DE CENTROS:
Todo ingreso que vaya a ser recaudado por los centros de formación por venta de bien, servicio, arrendamiento y alquiler, debe ser pagado y consignado a la cuenta única de producción de centros conforme a la circular 0060 de 2021 con fecha máxima hasta el día 26 de diciembre de 2024.
Todo ingreso recaudado por los centros de formación por venta de bien, servicio, arrendamiento y alquiler en la presente vigencia debe estar facturado por medio de SIIF Nación, emitiendo Factura Electrónica por parte de cada centro de formación. La fecha límite para emitir Facturación Electrónica será el 27 de diciembre de 2024.
Toda compra de bien y servicio por medio de la estrategia SENA proveedor SENA y SENA Autoconsumo de la vigencia 2024 debe pagarse y consignarse en la presente vigencia, por lo anterior se deben radicar las Facturas Electrónicas con fecha máxima el día 6 de diciembre de 2024.
Todo centro de formación que presente ingresos por venta de bienes, servicios, arrendamientos y alquiler debe realizar conciliación con las Facturas Electrónicas emitidas para asegurar que el 100% de los ingresos quede facturado electrónicamente. Para validar esta conciliación, se debe consultar el link de https://sena4-my.sharepoint.com/:f:/g/personal/edcaicedo_sena_edu_co/EgUOrS2xlYlMqGMzy4BhKlsBuNjPKYX4WAsX 8hFq0vnNkA?e=dbESXt y verificar que todos los ingresos a nombre de su centro de formación cuenten con la información completa.
No podemos parar el impulso para el fenecimiento de la cuenta de la Entidad.
Cordial Saludo,
CARLOS ALFONSO MAYORGA
Director Administrativo y Financiero
