Circular 289 de 2024 SENA

CIRCULAR 289 DE 2024

(diciembre 9)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Bogotá, D.C.,

Con el fin de garantizar el cumplimiento de ley 603 de 2000, disponer eficiencia en el reporte anual ante la Dirección Nacional de Derechos de Autor desde la Oficina de Control Interno de Gestión y la Gestión de Tecnologías de la Información del SENA. Así mismo fortalecer la implementación de la Política de Gobierno Digital en su habilitador de Seguridad y privacidad de la información con la Norma ISO 27001 y aplicabilidad de sus controles como parte del mantenimiento y mejora continua del Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información (SGSI) del SENA. Se requiere que a través de las capacidades de los servicios de infraestructura de la Entidad se haga buen un buen uso y adecuación de la gestión de los activos de TI tipo hardware y Software.

Por tal motivo, solicitamos a todas las regionales, centros y dependencias del SENA realizar inventario y reporte del parque computacional actualmente en servicio exclusivamente en los Ambientes, Laboratorios, bibliotecas al servicio de la Formación Profesional del SENA, con el fin de adelantar actividades de aprovisionamiento, configuración técnica en estos activos informáticos, para que una vez se normalice la situación de conectividad estén preparados para brindar un mejor servicio.

1. Procedimiento para el Reporte de Equipos de la Formación Profesional

a. Identificar en sitio el ambiente y/o laboratorio a reportar

b. Identificar los números de placas de inventario SENA de los equipos de computo

c. Entre el 25 de noviembre al 10 de diciembre de 2024, se debe reportar la información

d. La información del equipo de cómputo solicitada únicamente es tipo de sistema operativo y Placa de almacén SENA

e. se mediante el diligenciamiento de los datos requeridos en el siguiente enlace: https://forms.office.eom/r/DSSAffqkbX

f. La capacidad de instrumento es de 35 equipos por envió, promedio en cada ambiente o sala de formación. En caso de superar esta capacidad se debe registrar el excedente en un nuevo envió, por lo que la actividad estima un único envío de información por cada ambiente o sala de cómputo en servicio.

g. NO se deben incluir equipos activos y cuyo uso actual sea entre el personal administrativo y/o Instructor. Toda vez que la asignación de sus cuentas de dominio @sena.edu.co, ya se disponen el aprovisionamiento de servicios de licenciamiento base y esquemas de seguridad requeridos en el proceso.

h. Para equipos de cómputo que no tengan características de portátil, todo en uno. Solo se debe reportar la placa de inventario asignado al bien del elemento tipo CPU.

i. Solo se deben reportar equipos que dispongan placa de inventario SENA. En caso de identificar alguno PC activo sin esta condición es necesario reportar al grupo de almacén e inventarios, y solamente cuando el elemento disponga la placa se deberá reportar su información.

2. Procedimiento aprovisionamiento de servicios de software base Equipos de la Formación Profesional

a. Finalizada la fecha del reporte de información se realizará la consolidación, depuración de datos, para cruce de información con los sistemas del grupo de almacén e inventarios del SENA en Dirección General.

b. Los registros coincidentes sufrirán un procedimiento de creación de cuentas masivas con el domino@senaedu.edu.co

c. Creada la cuenta, se realizará el aprovisionamiento del siguiente grupo de licencias estándar de instalación en los equipos para su uso y aprovechamiento individual:

i. Microsoft Windows 10, Windows 11

ii. Microsoft Office 365 beneficio educativo del SENA (A5Benefit)

iii. Microsoft Intune, Gestión de seguridad, hardware y software

iv. Microsoft Defender End Point, Como antivirus

v. Adobe Creative Cloud edition 2024 (Acrobat Pro DC)

3. Procedimiento de entrega y despliegue en ambientes y laboratorios SENA

a. Acorde a los datos de contacto reportados (Dinamizador TI), se entregarán las credenciales de activación de los productos mencionados.

b. Acorde a la ubicación y placa del equipo reportado se deberá registrar las credenciales entregadas en los dispositivos, acción que deberá coordinarse en cada lugar con el personal de mesa de servicios.

c. Se iniciará con la información de centros que reporten debidamente la información, con el fin de lograr un mejor control de la distribución del software base de los dispositivos.

d. Recordamos cual es el estándar de implementación en el parque de cómputo del SENA:

i. Parámetros fundamentales del dispositivo de computo

1. Vinculación de la maquina en un dominio institucional

2. Nemotecnia Hostname del dispositivo debidamente registrada

ii. Sistema Operativo:

1. Windows 11 23H2o superior, Windows 10 22H2

2. MacOS 10.15 Catalinao superior.

iii. Seguridad y Gestión de Activos de TI:

1. Antivirus, Windows Defender

2. Agente de Gestión: Microsoft Intune

iv. Ofimática:

1. Microsoft office 365 benefit

2. Adobe Acrobat Pro, versión 2024.004.20272 or superior

3. Browser o Navegadores Web como Edge, Safari, Firefox

4. Compresor de archivos como la base del sistema operativo y/o 7-Zip es software GNU LGPL.

Agradecemos de antemano su cooperación y compromiso con esta importante tarea, la debida conciencia técnica, veracidad, exactitud y precisión en la información, será parte de la operativización de nuevos controles sobre la concesión de licencias, la sublicencia, el exceso de licencias, además del cumplimiento de los términos y condiciones de estas, y permitir su conciliación de los datos de gestión de activos informáticos con los datos de otros sistemas de información cuanto a propietarios, ubicación, valor de la empresa y justificaciones de necesidades, en particular con los sistemas de información financiera que registren los activos y los gastos de los productos. reiteramos la importancia de cumplir con los plazos establecidos para asegurar que todas las estaciones de trabajo de la entidad estén debidamente y conforme a la ley.

Cordialmente:

PABLO FERNANDO ARCINIEGAS CHAMORRO

JEFE OFICINA DE SISTEMAS (E)