CONCEPTO 171721 DE 2021
(mayo 18)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA
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Referencia: Aclaración sobre obligatoriedad de contar con actos administrativos individuales para la adopción de las políticas de gestión y desempeño que desarrolla MIPG. Radicado No. 20219000209592 del 28 de abril de 2021.
Cordial saludo,
En atención a su comunicación de la referencia, a continuación me permito dar respuesta en los siguientes términos:
CONSULTA
“(…) ?Es necesario hacer una declaración individual por parte de la entidad frente al compromiso de implementación de cada una de las 18 políticas o se puede hacer 1 solo acto administrativo de adopción del MIPG, con el Sistema de gestión de calidad como herramienta para la generación de Guías de implementación individuales? (…)”.
ANÁLISIS
Para dar respuesta a su inquietud, es importante hacer las siguientes precisiones:
En primer lugar, se debe señalar que el Decreto 1499 de 2017 “Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015” establece lo siguiente:
“ARTÍCULO 2.2.22.1.1 SISTEMA DE GESTIÓN. El Sistema de Gestión, creado en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015, que integra los Sistemas de Desarrollo Administrativo y de Gestión de la Calidad, es el conjunto de entidades y organismos del Estado, políticas, normas, recursos e información cuyo objeto es dirigir la gestión pública al mejor desempeño institucional y a la consecución de resultados para la satisfacción de las necesidades y el goce efectivo de los derechos de los ciudadanos en el marco de la legalidad y la integridad. (Subrayado fuera del texto)
ARTÍCULO 2.2.23.1 ARTICULACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN CON LOS SISTEMAS DE CONTROL INTERNO. El Sistema de Control Interno previsto en la Ley 87 de 1993 y en la Ley 489 de 1998, se articulará al Sistema de Gestión en el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG, a través de los mecanismos de control y verificación que permiten el cumplimiento de los objetivos y el logro de resultados de las entidades.
El Control Interno es transversal a la gestión 'Y desempeño de las entidades Y se implementa a través del Modelo Estándar de Control Interno –MECI.” (Subrayado fuera del texto)
A partir de la anterior reglamentación, se integró el Sistema de Desarrollo Administrativo y el Sistema de Gestión de la Calidad, definiéndose un solo Sistema de Gestión, el cual se articula con el Sistema de Control Interno a través del Modelo Estándar de Control Interno MECI.
Como producto de lo anterior, se define el Modelo Integrado de Planeación y Gestión –MIPG, el cual le permite a todas las entidades del estado, planear, gestionar, evaluar, controlar y mejorar su desempeño, bajo criterios de calidad, cumpliendo su misión y buscando la satisfacción de los ciudadanos.
Lo anterior indica de forma general que el Modelo Estándar de Control Interno-MECI continua siendo la herramienta de operación del Sistema de Control Interno, cuya estructura se actualiza en articulación con al MIPG.
Ahora bien, para su implementación es importante en primera instancia que se conformen los comités que permitan la asignación de responsabilidades en cabeza del Representante Legal de su entidad. En lo que tiene que ver con la integración del Comité Institucional de Gestión y Desempeño, el mismo Decreto 1499 de 2017 determina lo siguiente:
“ARTÍCULO 2.2.22.3.8 COMITÉS INSTITUCIONALES DE GESTIÓN Y DESEMPEÑO. En cada una de las entidades se integrará un Comité Institucional de Gestión y Desempeño encargado de orientar la implementación y operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG, el cual sustituirá los demás comités que tengan relación con el Modelo y que no sean obligatorios por mandato legal.
En el nivel central de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional, el Comité será liderado por el viceministro o subdirector de departamento administrativo o secretarios generales; en el nivel descentralizado, por los subdirectores generales o administrativos o los secretarios generales o quienes hagan sus veces, e integrado por los servidores públicos del nivel directivo o asesor que designe el representante legal de cada entidad.
En el orden territorial el representante legal de cada entidad definirá la conformación del Comité Institucional, el cual será presidido por un servidor del más alto nivel jerárquico, e integrado por servidores públicos del nivel directivo o asesor.
Los Comités Institucionales de Gestión y Desempeño cumplirán las siguientes funciones:
1. Aprobar y hacer seguimiento, por lo menos una vez cada tres meses, a las acciones y estrategias adoptadas para la operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG
2. Articular los esfuerzos institucionales, recursos, metodologías y estrategias para asegurar la implementación, sostenibilidad y mejora del Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG.
3. Proponer al Comité Sectorial de Gestión y el Desempeño Institucional, iniciativas que contribuyan al mejoramiento en la implementación y operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG.
4. Presentar los informes que el Comité Sectorial de Gestión y el Desempeño Institucional y los organismos de control requieran sobre la gestión y el desempeño de la entidad.
5. Adelantar y promover acciones permanentes de autodiagnóstico para facilitar la valoración interna de la gestión.
6. Asegurar la implementación y desarrollo de las políticas de gestión y directrices en materia de seguridad digital y de la información.
7. Las demás que tengan relación directa con la implementación, desarrollo y evaluación del Modelo.
Parágrafo 1. La secretaría técnica será ejercida por el jefe de la oficina de planeación, o por quien haga sus veces, en la entidad. (Subrayado fuera del texto)
Parágrafo 2. Las entidades que no cuenten con servidores públicos del nivel directivo, las funciones del Comité serán ejercidas directamente por el representante legal de la entidad y los servidores públicos del nivel profesional o técnico que designen para el efecto.
Parágrafo 3. La Oficina de control Interno o quien haga sus veces será invitada permanente con voz, pero sin voto.”.
Dada la anterior reglamentación, las entidades que hacen parte de la rama ejecutiva, deben conformar dicho comité para asegurar y desarrollar las acciones encaminadas en la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión.
Con respecto a este comité será necesario que se incluyan todos los temas que atiendan la implementación y desarrollo de las políticas de gestión, por lo que aquellos comités que no estén estipulados en una norma específica serán absorbidos por éste.
Así mismo, en lo que tiene que ver con el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, el artículo 13 de la Ley 87 de 1993 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones” establece:
“ARTICULO 13.- COMITÉ DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. Los organismos y entidades a que se refiere el artículo quinto de la presente Ley, deberán establecer al más alto nivel jerárquico un Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, de acuerdo con la naturaleza de las funciones propias de la organización”. (Subrayado fuera de texto)
Para este comité el Decreto 648 de 2017 “Por el cual se modifica y adiciona el Decreto 1083 de 2015, Decreto Reglamentario Único del Sector de la Función Pública”, modificó la conformación y funciones en el siguiente sentido:
“ARTÍCULO 2.2.21.1.5 COMITÉ INSTITUCIONAL DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO. Las entidades que hacen parte del ámbito de aplicación de la Ley 87 de 1993, deberán establecer un Comité Institucional de Coordinación de Control Interno como órgano asesor e instancia decisora en los asuntos de control interno, integrado por:
1. El representante legal quien lo presidirá
2. El jefe de planeación o quien haga sus veces.
3. Los representantes del nivel directivo que designe el representante legal.
4. El representante de la alta dirección para la implementación del Modelo Estándar de Control Interno.
El Jefe de control interno o quien haga sus veces, participará con voz pero sin voto en el mismo y ejercería la secretaría técnica.
ARTÍCULO 2.2.21.1.6 FUNCIONES DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO. Son funciones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno:
a. Evaluar el estado del Sistema de Control Interno de acuerdo con las características propias de cada organismo o entidad y aprobar las modificaciones, actualizaciones y acciones de fortalecimiento del sistema a partir de la normatividad vigente, los informes presentados por el jefe de control interno o quien haga sus veces, organismos de control y las recomendaciones del equipo MECI.
b. Aprobar el Plan Anual de Auditoria de la entidad presentado por el jefe de control interno o quien haga sus veces, hacer sugerencias y seguimiento a las recomendaciones producto de la ejecución del plan de acuerdo con lo dispuesto en el estatuto de auditoría, basado en la priorización de los temas críticos según la gestión de la administración.
c. Aprobar el Estatuto de Auditoría Interna y el Código de Ética del auditor, así como verificar su cumplimiento.
d. Revisar la información contenida en los estados financieros de la entidad y hacer recomendaciones a que haya lugar.
e. Servir de instancia para resolver diferencias que surjan en desarrollo del ejercicio de auditoría interna.
f. Conocer y resolver los conflictos de interés que afecten la independencia de la auditoría.
g. Someter a aprobación del representante legal la política de administración del riesgo y hacer seguimiento, en especial a la previsión y detección de fraude y mala conducta.
h. Las demás asignadas por el Representante Legal de la entidad.
Párrafo 1. El Comité se reunirá como mínimo dos (2) veces en el año.
Párrafo 2. En las entidades que no cuenten con servidores públicos que hagan parte de la alta dirección, las funciones del comité serán ejercidas directamente por el representante legal de la entidad y los servidores que se designen.
Párrafo 3. En las entidades donde exista comité de auditoría este asumirá las funciones relacionadas con los literales b, c, e y f del presente artículo e informará al comité institucional de coordinación de control interno de su estado y desarrollo.”.
De acuerdo con lo anterior, el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno a partir del Decreto 648 de 2017 se modifica en cuanto a integrantes y funciones, por lo que se hace necesario actualizar los actos administrativos correspondientes.
En este caso, dado que el Decreto 1499 de 2017 determina un solo Sistema de Gestión articulado con el Sistema de Control Interno a través del MECI, será importante que las funciones que se determinen para el Comité Institucional de Gestión y Desempeño y el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno se armonicen, a fin de tener una integralidad de los temas que ambos sistemas desarrollan.
Ahora bien, dado que estos comités son de nivel estratégico y decisorios frente a las acciones necesarias para la implementación del MIPG y del MECI, las actas que resulten producto de las reuniones para las determinaciones y planeación para la implementación permitirán dar cuenta de la adopción del modelo, por lo que no se hace necesario elevar a actos administrativos las políticas de gestión y desempeño que desarrolla MIPG, no obstante si su entidad considera pertinente elevar a resolución interna tales determinaciones es viable hacerlo, pero deben considerar en su estructura actividades o lineamientos que faciliten su actualización en el tiempo, toda vez que dichas resoluciones tienden a volver estáticos los temas y se trata de esquemas que requieren mejoras para su avance y madurez en la entidad.
CONCLUSIÓN:
En virtud de lo anteriormente expuesto, dado que, tanto el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, así como el de Coordinación de Control Interno son de nivel estratégico y decisorios frente a las acciones necesarias para la implementación del MIPG y del MECI, en criterio de esta Dirección Técnica, no es necesario contar con actos administrativos de adopción de las políticas de gestión y desempeño que desarrolla MIPG, ya que las actas producto de las reuniones que se lleven a cabo se constituyen en elementos formales que dan cuenta de la implementación del MIPG y en adelante de las mejoras que se requieran, no obstante si su entidad lo considera necesario lo podrán establecer mediante esta figura, considerando actividades o lineamientos que faciliten su actualización en el tiempo.
Cabe señalar en este caso, que cuando la norma citada en su consulta define la adopción del modelo por parte de las entidades, hace referencia a la implementación de los lineamientos establecidos en cada una de las políticas de gestión y desempeño institucional, acciones que se materializan a través de la estructura de la planeación estratégica y su despliegue hacia los procesos, procedimientos, políticas de operación, sistemas de información y los mecanismos de seguimiento y monitoreo establecidos por parte de su entidad, de acuerdo a su misionalidad, complejidad, usuarios y demás características que le son propias.
De este modo, si bien contar con el acto administrativo de adopción es un mecanismo de formalización, la implementación del modelo va más allá de contar con un documento, sino que debe considerarse desde la aplicación de los lineamientos y su evaluación para determinar la efectividad e impacto en la mejora de la gestión y la prestación de servicios a los usuarios o grupos de valor.
El anterior concepto se imparte en los términos del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Cordialmente,
MARIA DEL PILAR GARCIA GONZÁLEZ
Directora de Gestión y Desempeño Institucional
