CONCEPTO 6071 DE 2026
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
1-0020
Bogotá, D. C.
| Para: | XXXXX |
| De: | Coordinadora Nacional de Producción Normativa y Conceptos Jurídicos |
| Asunto: | Respuesta a 05-9-2025-069324 - Concepto sobre expedición y validación de títulos en SOFIA Plus - Programas tecnológicos sin registro calificado vigente |
Cordial saludo:
A continuación, damos respuesta a su comunicación con radicado 05-9-2025-069324, mediante la cual pone en conocimiento que en los trámites para la depuración de información de aprendices de vigencias pasadas conforme a los lineamientos de la Circular 120 de 2022, se identificaron algunos casos de aprendices que se encuentran en estado "Por certificar" en el Sistema SofiaPlus, para programas del nivel tecnológico, que al ser contactados manifiestan que ya cuenta con su título académico en físico.
Así mismo, informa que en un caso particular, una institución educativa ha solicitado validar la autenticidad de uno de esos títulos.
En este contexto, solicita "precisar si resulta jurídicamente procedente adelantar dicha certificación cuando el programa académico no cuenta actualmente con registro calificado vigente, atendiendo los principios de legalidad, seguridad jurídica, confianza legítima y derechos adquiridos, así como el alcance que dichos principios imponen frente a la validez de los títulos y certificaciones académicas expedidas con anterioridad."
Así mismo, se requiere se indique de manera expresa, clara y detallada el procedimiento administrativo que debe surtirse en cada uno de los escenarios planteados, en observancia de los principios de competencia, debido proceso administrativo, eficacia y buena fe, previstos en el artículo 209 de la Constitución Política y en la Ley 1437 de 2011, teniendo en cuenta que al momento de la expedición de los diplomas respectivos el acto fue suscrito por un subdirector distinto al suscrito servidor, circunstancia que podría incidir en la competencia para la expedición, certificación y validación de los documentos académicos derivados.
ALCANCE DE LOS CONCEPTOS JURÍDICOS
Los conceptos emitidos por la Dirección Jurídica del SENA son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes.
ANÁLISIS JURÍDICO
Frente a la solicitud de emitir concepto jurídico respecto de la procedencia legal y administrativa de expedir certificaciones de egreso y validar títulos académicos de aprendices del nivel tecnológico que, pese a contar con diploma físico expedido por el SENA en vigencias anteriores, figuran en el sistema SOFIA Plus en estado "Por certificar", particularmente cuando el programa académico no cuenta actualmente con registro calificado vigente, consideramos lo siguiente:
En el contexto del SENA, el Sistema Optimizado para la Formación Integral del Aprendizaje Activo - SOFIA PLUS, se concibe como una plataforma de información que "ayuda a mejorar la administración educativa y la formación profesional de todos sus usuarios. Este aplicativo, desarrollado para el SENA, busca generar una gestión académica eficiente, transparente, flexible y de calidad, brindando así a sus usuarios, ya sean estos internos y/o externos, la posibilidad de consultar en tiempo real y por internet sus temas y trámites académicos con el SENA. Igualmente, la plataforma también mejora la eficiencia y la flexibilidad porque lleva la gestión de cada aprendiz de manera individualizada, optimizando el tiempo según su dedicación y capacidad." (https://sena-sofia-plus.co/que-es-sofia-plus-sena)
De acuerdo con la reglamentación vigente expedida en el SENA, mediante la Resolución 1590 de 2019 "se adoptan los modelos de los títulos, certificados y constancias que el SENA expide de la Formación Profesional Integral". De conformidad con su artículo 1, el SENA expide documentos académicos como títulos, actas de grado, certificados de formación, entre otros, por intermedio de los Centros de Formación Profesional; lo cuales, según el artículo 2, "deben ser firmados digitalmente por el Subdirector del Centro de Formación Profesional".
Mediante Resolución 2243 de 2004, "por la cual se asignan funciones de certificación académica de los Centros de Formación Profesional del SENA", se decidió "asignar a los Subdirectores Grado 02 de la planta de personal de los diferentes Centros de Formación Profesional, la función de expedir los certificados correspondientes a estructuras curriculares, salidas plenas, salidas parciales, módulos de formación función que comprende expresamente la facultad de expedir las actas de grado y los duplicados de los mismos.
En el contexto del artículo 4 de esa Resolución, como en el de los procedimientos vigentes, "los funcionarios a quienes se les asignen funciones en esta resolución, deben tener en cuenta para todos los efectos lo dispuesto en el manual de manejo del Sistema de Gestión Académica de Centros y las demás disposiciones que al respecto imparta la entidad." Posteriormente, el Sistema de Gestión Académica de Centros sería reemplazado por SOFIA Plus.
Ahora bien, como se habla de títulos expedidos en las vigencias 2012-2013, es preciso mencionar que para entonces se encontraba vigente el artículo 3 de la Resolución 3139 de 2009, conforme al cual, se preveía que "todos los diplomas y certificados deben ser firmados digitalmente por el Subdirector de Centro, conforme a lo estipulado en la Ley 527 de 1999; y el documento académico debe llevar el siguiente texto en la parte final: 'La autenticidad de este documento puede ser verificado en el registro electrónico que se encuentra en la página web http://certificados.sena.edu.co bajo el número __." Como medida transitoria,parágrafo de este artículo dispuso: "La certificación manual continuará, en tanto se implemente la firma digital en los Centros, con la instalación del aplicativo correspondiente y la entrega del dispositivo con el certificado de firma certificada al Subdirector."
Ahora bien, en la línea de la facultad general de certificar y expedir duplicados, y por los cambios técnicos, tecnológicos y normativos que se han presentado en el ámbito institucional, la Resolución 1590 de 2019 prevé, en su artículo 4, la reexpedición de títulos, actas de grado y certificado, así: "Los Centros de Formación Profesional podrán reexpedir los documentos académicos a los aprendices que culminaron satisfactoriamente la Formación Profesional Integral, correspondiente a los programas y versiones vigentes anteriores al año 2010. La reexpedición de los títulos, actas de grado y/o certificados contendrá el número de registro y fecha respectiva de expedición del documento académico original."
Y en relación con el asunto consultado, que se refiere también a la circunstancias de que en el Sistema de Gestión Académica Administrativa los aprendices se encuentran en estado "por certificar", el artículo 16 de la citada Resolución 1590 de 2019 dispone que: "La Dirección de Formación Profesional establecerá las directrices para que los Centros de Formación Profesional Integral resuelvan los casos de aprendices pendientes por certificar, de conformidad con lo estipulado en el reglamento del aprendiz vigente y en el marco del debido proceso."
Por eso, es pertinente referirnos a lo que señala el Reglamento del Aprendiz. Tratándose de programas de formación en 2012 y 2013, para estos aplicaba, según cada caso y las fechas en que se hubieran cursado y certificado, el Acuerdo 15 de 2009 que estuvo vigente hasta la expedición y publicación del Acuerdo 7 de 2012.
El artículo 11 del reglamento adoptado con el Acuerdo 15 de 2009 disponía que "el registro académico es el procedimiento que protocoliza las acciones académicas y disciplinarias del aprendiz SENA, y actualiza su ficha académica durante el proceso de formación." Conforme al artículo 12, preveía que la responsabilidad de registrar oportunamente la información académica era del instructor, en tanto el coordinador académico respondía por el control del registro oportuno y la consolidación de la información de los resultados de la evaluación que permitieran el seguimiento y certificación de los aprendices.
En cuanto a la certificación, el artículo 12 de ese reglamento disponía que: "La certificación es el procedimiento de administración de la formación a través del cual se hace el reconocimiento formal de los resultados obtenidos por el aprendiz SENA durante su proceso de formación en términos de competencias para el desempeño laboral."
Posteriormente, en idénticos términos, los artículos 16 y 17 del Reglamento del Aprendiz definieron el registro académico y la certificación, así como las responsabilidades del instructor y el coordinador académico. Valga aclarar que el Acuerdo 7 de 2012 fue derogado con la expedición del Reglamento del Aprendiz adoptado mediante Acuerdo 9 de 2024, no obstante, no consideramos pertinente su cita, porque la consulta se refiere a programas cursados y culminados en vigencia de los reglamentos anteriores.
Ahora bien, la Resolución 2091 de 1993, "por la cual se reglamenta el registro y certificación, acciones y usuarios de la formación profesional del SENA", señala en su artículo 1, que "a las personas que logren los objetivos de formación establecidos en los planes y programas de formación se les expedirá el correspondiente certificado." Por referirse la consulta a programas del nivel tecnológico, esta disposición es concordante, para los efectos de este análisis, con lo dispuesto en el artículo 24 de la Ley 30 de 1992, conforme al cual, "el título es el reconocimiento expreso de carácter académico, otorgado a una persona natural, a la culminación de un programa, por haber adquirido un saber determinado en una institución de educación superior. Tal reconocimiento se hará constar en un diploma. / El otorgamiento de títulos en la educación superior es de competencia exclusiva de las instituciones de ese nivel de conformidad con la presente ley."
En este punto, es oportuno mencionar que los títulos o certificados legalmente otorgados por el cumplimiento de los requisitos para su obtención al finalizar un programa de formación, gozan de validez y se presumen legales.
En lo referente a la expedición de certificaciones de egreso y títulos, a la luz de las disposiciones normativas y de la jurisprudencia y doctrina, estos son tratados como documentos con la naturaleza jurídica de actos académicos y administrativos, porque son declaraciones emitidas por una entidad pública, como en el caso del SENA, que acreditan la situación jurídica de haber culminado satisfactoriamente los estudios y haber cumplido los requisitos para su titulación o certificación, circunstancia por la cual producen efectos jurídicos para el administrado, estando sujetas a control judicial, como lo establece la jurisprudencia colombiana.
Los títulos o certificaciones de programas de formación formalizan el cumplimiento de requisitos académicos y validan el derecho a ejercer una profesión u oficio, trascendiendo lo meramente académico a un ámbito jurídico-administrativo. Por tanto, el diploma expedido por el SENA constituye un acto administrativo particular y concreto, mediante el cual se reconoce el cumplimiento de los requisitos académicos exigidos para la obtención de un título del nivel tecnológico.
La Corte Constitucional ha reiterado que: "Los derechos adquiridos son aquellas situaciones jurídicas individuales que han quedado definidas y consolidadas bajo el imperio de una ley anterior y que, por tanto, no pueden ser desconocidas por normas posteriores"(Corte Constitucional, Sentencia C-478 de 1998. Ponente: Alejandro Martínez C.).
En consecuencia, tanto los títulos como diplomas expedidos por el SENA en las vigencias 2012 y 2013, son completamente válidos, y consolidaron derechos adquiridos en cabeza de los aprendices, los cuales no pueden ser desconocidos ni condicionados por situaciones administrativas o técnicas posteriores, como inconsistencias en los sistemas de información.
Ahora bien, por el hecho de la expedición y otorgamiento de un título, los egresados han adquirido mediante la situación jurídica, derechos que no pueden desconocerse por el solo hecho de encontrarse en estado "por certificar" en el aplicativo SOFIA PLUS. De ahí que, en el caso de haberse expedido y entregado el título, esa circunstancia no es suficiente para restarle validez, si efectivamente se trata de aprendices que cumplieron los requisitos para obtenerlo, como tampoco es motivo para que se expida nuevamente el título, pues daría lugar a otorgar una doble titulación respecto de un mismo programa de formación.
En vista de que se menciona que los aprendices se encuentran en estado "por certificar", conviene mencionar que el "Procedimiento certificación académica", estandarizado con el código GFPI-P-012 en CompromISO, prevé en su generalidades que, "cuando el aprendiz pase el estado 'por certificar', el Centro debe establecer lugar, horario y requisitos adicionales que el aprendiz debe presentar para su certificación" y que, entre las actividades que se realizan, se encuentra que se debe "identificar las fichas académicas que tengan aprendices en estado por certificar en el Sistema de Gestión Académico Administrativo, para configurar la cita correspondiente para la entrega de los documentos requeridos para la certificación. Esto aplica solo para los aprendices de formación titulada.
Lo anterior nos permite inferir que el estado "por certificar" no indica que se encuentre pendiente el cumplimiento de evaluaciones o requisitos académicos para la expedición del título o certificación, sino que en ese estado ya se han agotado las evaluaciones y verificaciones académicas necesarias para determinar el cumplimiento de los requisitos para titularse o certificarse, y que solamente haría falta la entrega de documentos requeridos para la certificación o requisitos adicionales que pueden presentarse para ese fin.
Por lo anterior, sin perjuicio del análisis particular de cada caso, la condición de que los aprendices se encuentran en estado "por certificar", permite presumir que los títulos fueron debidamente otorgados, si bien no se expidieron digitalmente, y la validación de un título otorgado pese a encontrarse en ese estado dependerá de la verificación que pueda realizarse respecto al cumplimiento de los requisitos académicos para su expedición, sin considerar aspectos meramente formales del procedimiento.
Por último, en lo que concierne al registro calificado, debe precisarse que este constituye un requisito legal para la oferta y desarrollo de programas académicos; sin embargo, no tiene efectos retroactivos respecto de los títulos expedidos cuando dicho requisito se encontraba cumplido. La Corte Constitucional ha sostenido que: "La supresión o modificación de un régimen jurídico no puede afectar situaciones jurídicas consolidadas ni desconocer los efectos de actos administrativos expedidos válidamente"(Sentencia T-131 de 2005, ponente: Manuel José Cepeda).
Por lo tanto, la falta actual de registro calificado vigente para los programas certificados o titulados en 2012 - 2013, que para entonces contaban con dicho registro, no afecta la validez, eficacia, ni autenticidad de los títulos académicos expedidos en su vigencia, siendo completamente procedentes en ámbitos administrativos y legales.
Para finalizar, en cuanto a la solicitud de precisar el procedimiento administrativo aplicable en estos casos, a la luz de los principios de legalidad, competencia, debido proceso administrativo, seguridad jurídica, confianza legítima y derechos adquiridos, consideramos que lo analizado precisa lo necesario para concluir que los diplomas expedidos y otorgados gozan de presunción de legalidad, por lo que no habría lugar a expedir un nuevo título.
Ahora bien, en aras de dar una posible solución a la necesidad de cerrar el registro de los aprendices en estado "por certificar" a los que se les entregó título en físico, observamos que en los lineamientos y normas aplicables al asunto no se estableció un procedimiento directamente aplicable a esta situación. En tal sentido, conforme a las normas citadas, consideramos que se puede valorar la posibilidad de reexpedir el título, con las formalidades que se establecen en la Resolución 1590 de 2019. No obstante, sugerimos que el procedimiento y solución sea consultado con la Dirección de Formación Profesional, por cuanto el artículo 16 de dicha Resolución señala que: "La Dirección de Formación Profesional establecerá las directrices para que los Centros de Formación Profesional Integral resuelvan los casos de aprendices pendientes por certificar, de conformidad con lo estipulado en el reglamento del aprendiz vigente y en el marco del debido proceso."
CONCLUSIONES
De conformidad con el análisis general expuesto en este documento, respondemos a sus inquietudes:
1. "(...) emitir concepto jurídico respecto de la procedencia legal y administrativa de expedir certificaciones de egreso y validar títulos académicos de aprendices del nivel tecnológico que, pese a contar con diploma físico expedido por el SENA en vigencias anteriores, figuran en el sistema SOFIA Plus en estado 'por certificar', particularmente cuando el programa académico no cuenta actualmente con registro calificado vigente."
Respuesta: A la luz de las disposiciones citadas y el análisis expuesto, se considera que los títulos o certificaciones de programas de formación formalizan el cumplimiento de requisitos académicos. Los diplomas expedidos por el SENA constituye un acto administrativo particular y concreto, mediante el cual se reconoce el cumplimiento de los requisitos académicos exigidos para la obtención de un título del nivel tecnológico, que conforme a la normativa citada, se presumen válidos, salvo que por circunstancias particulares se pueda desvirtuar esa presunción.
En consecuencia, se considera que los títulos y diplomas expedidos por el SENA en las vigencias 2012 y 2013, son completamente válidos, y consolidaron derechos adquiridos en cabeza de los aprendices, los cuales no pueden ser desconocidos ni condicionados por situaciones administrativas o técnicas posteriores, como inconsistencias en los sistemas de información.
En el caso de haberse expedido y entregado el título, la circunstancia de encontrarse en estado "por certificar" no es suficiente para restarle validez, si efectivamente se trata de aprendices que cumplieron los requisitos para obtenerlo, como tampoco es motivo para que se expida nuevamente el título, pues daría lugar a otorgar una doble titulación respecto de un mismo programa de formación.
Esto, por cuanto conforme a los procesos y procedimientos estandarizados en el SENA, se infiere que el estado "por certificar" no indica que se encuentre pendiente el cumplimiento de evaluaciones o requisitos académicos para la expedición del título o certificación, sino que solamente haría falta la entrega de documentos requeridos para la certificación o requisitos adicionales que pueden presentarse para ese fin.
Por lo anterior, sin perjuicio del análisis particular de cada caso, la condición de que los aprendices se encuentran en estado "por certificar", permite presumir que los títulos fueron debidamente otorgados, si bien no se expidieron digitalmente.
En cuanto a la vigencia del registro calificado, debe precisarse que este constituye un requisito legal para la oferta y desarrollo de programas académicos; sin embargo, no tiene efectos retroactivos respecto de los títulos expedidos cuando dicho requisito se encontraba cumplido. Por lo tanto, la falta actual de registro calificado vigente para los programas certificados o titulados en 2012 - 2013, que para entonces contaban con dicho registro, no afecta la validez, eficacia, ni autenticidad de los títulos académicos expedidos en su vigencia.
2. "(…)precisar el procedimiento administrativo aplicable en estos casos, a la luz de los principios de legalidad, competencia, debido proceso administrativo, seguridad jurídica, confianza legítima y derechos adquiridos, teniendo en cuenta que los diplomas fueron suscritos por un subdirector distinto al actual."
Respuesta: Consideramos que lo analizado precisa lo necesario para concluir que los diplomas expedidos y otorgados gozan de presunción de legalidad, por lo que no habría lugar a expedir un nuevo título.
En cuanto a la necesidad de cerrar el registro de los aprendices en estado "por certificar" a los que se les entregó título en físico, observamos que en los lineamientos y normas aplicables al asunto no se estableció un procedimiento directamente aplicable a esta situación.
Por tal motivo, conforme a las normas citadas, consideramos que se puede valorar la posibilidad de reexpedir el título, con las formalidades que se establecen en la Resolución 1590 de 2019. No obstante, sugerimos que el procedimiento y solución sea consultado con la Dirección de Formación Profesional, por cuanto el artículo 16 de dicha Resolución señala que: "La Dirección de Formación Profesional establecerá las directrices para que los Centros de Formación Profesional Integral resuelvan los casos de aprendices pendientes por certificar, de conformidad con lo estipulado en el reglamento del aprendiz vigente y en el marco del debido proceso."
Para finalizar, se reitera que no es del alcance de los conceptos jurídicos dar solución a situaciones particulares, por lo que lo aquí expresado no puede tomarse como decisión o pronunciamiento respecto de ningún caso en concreto. Los análisis de este documento deben leerse como orientaciones generales para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes, y la decisión de los asuntos que suscitaron la consulta deberá realizarse teniendo en cuenta estas generalidades, y las particularidades de cada caso.
En estos términos damos respuesta a su petición.
Atentamente,
CAROLINA OSPINA VILLEGAS
Coordinadora Nacional de Producción Normativa y Conceptos Jurídicos
