CONCEPTO 10366 DE 2026
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
1-0020
| Para: | XXXXX |
| De: | Carolina Ospina Villegas - Coordinadora Grupo Coordinación Nacional de Producción Normativa y Conceptos Jurídicos - Dirección Jurídica - 1-0020 |
| Asunto: | Concepto evaluación del desempeño - evaluación parcial por encargo - principios de publicidad e irretroactividad de los actos administrativos. |
En relación con la solicitud formulada en la Agenda Unificada Relacionamiento Sindical entre las Organizaciones Sindicales SEASENA, USCTRAB, SINFUSENA, COSSENA y SIIDSENA, en especial en el punto correspondiente al sindicato SEASENA sobre la evaluación del desempeño de empleado público de Centro de Formación Profesional a quien le fue terminado el encargo mediante acto administrativo con efectos retroactivos y a quien tan solo se le comunicó dicha terminación en la fecha en que debía reintegrarse al cargo del cual es titular.
Respecto a este punto se informa en la Agenda de Relacionamiento Sindical lo siguiente:
Que mediante resolución de 3 de diciembre de 2025 se dió por terminado el encargo del servidor público con efectos a partir del 10 de noviembre de
Que el servidor se presentó a laborar en el Centro Biotecnológico del Caribe hasta el día 3 de diciembre de 2025, fecha en la que fue notificado de la citada resolución con efectos retroactivos.
Que una vez notificado del acto administrativo se presentó a prestar sus servicios en el Centro de de Formación donde presta sus servicios como profesional a partir del 4 de diciembre de 2025.
Que de acuerdo con lo anterior solicitan emitir concpto <SIC> jurídico para que se determine quién debe asumir el registro de la evaluación del desempeño laboral por el periodo comprendido entre el 9 de noviembre de 2025 y el 3 de diciembre de 2025 y sobre la procedencia, alcance y límites de la retroactividad en las resoluciones que disponen movimientos de personal y que inciden en el reconocimiento y pago de salarios y prestaciones,
ALCANCE DE LOS CONCEPTOS JURÍDICOS
Los conceptos emitidos por la Dirección Jurídica del SENA son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes.
En este punto resulta necesario reiterar que el Grupo Coordinación Nacional de Producción Normativa y Conceptos Jurídicos de la Dirección Jurídica del SENA no se pronuncia ni resuelve asuntos o casos de carácter particular y concreto, por lo que en el caso objeto de consulta, se hará un análisis de carácter general a la luz de las normas aplicable al caso.
Debemos indicar, igualmente, que la revisión del caso objeto consulta se hizo con base en la información reportada en la Agenda de la Agenda Unificada Relacionamiento Sindical entre las Organizaciones Sindicales SEASENA, USCTRAB, SINFUSENA, COSSENA y SIIDSENA.
PRECEDENTES NORMATIVOS
1°. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
La Ley 909 de 2004 en su artículo 38 establece:
"Artículo 38, Evaluación de desempeño. El desempeño laboral de los empleados de carrera administrativa deberá ser evaluado y calificado con base en parámetros previamente establecidos que permitan fundamentar un juicio objetivo sobre su conducta laboral y sus aportes al cumplimiento de las metas institucionales. A tal efecto, los instrumentos para la evaluación y calificación del desempeño de los empleados se diseñarán en función de las metas institucionales.
El resultado de la evaluación será la calificación correspondiente al período anual, establecido en las disposiciones reglamentarias, que deberán incluir dos (2) evaluaciones parciales al año (...)".
El Decreto 1083 de 2015 "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública" prevé:
"ARTÍCULO 2.2.8.1.5. Evaluación definitiva, evaluaciones semestrales y evaluaciones eventuales. La calificación definitiva del desempeño de los empleados de carrera será el resultado de ponderar las evaluaciones semestrales previstas en el artículo 38 de la Ley 909 de 2004.
En las evaluaciones semestrales se tendrán en cuenta las evaluaciones que por efecto de las siguientes situaciones sea necesario efectuar:
1. Por cambio de evaluador, quien deberá evaluar a sus subalternos antes de retirarse del empleo.
2. Por cambio definitivo de empleo como resultado de traslado.
3. Cuando el empleado deba separarse temporalmente del ejercicio de las funciones del cargo por suspensión o por asumir por encargo las funciones de otro o con ocasión de licencias, comisiones o de vacaciones, en caso de que el término de duración de estas situaciones sea superior a treinta (30) días calendario.
4. La que corresponda al lapso comprendido entre la última evaluación, si la hubiere, y el final del período semestral a evaluar.
Estas evaluaciones deberán realizarse dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha en que se produzca la situación que las origine, con excepción de la ocasionada por cambio de jefe que deberá realizarse antes del retiro de este.
Parágrafo 1. El término de duración de las situaciones administrativas enunciadas no se tendrá en cuenta para la evaluación semestral, excepto la situación de encargo en la cual se evaluará al empleado para acceder a los programas de capacitación y estímulos..."
Mediante el Acuerdo 6176 de 2018 expedido por la Comisión Nacional del Servicio Civil, se estableció el Sistema Tipo de Evaluación de Desempeño Laboral de los empleados Públicos de Carrera Administrativa y en Período de Prueba.
Acorde con lo anterior, por medio de la Resolución 139 de 2019, modificada por la Resolución 1658 de 2019, se adoptó transitoriamente el Sistema Tipo de Evaluación del Desempeño Laboral de los empleados públicos de Carrera Administrativa y en periodo de Prueba del Servicios Nacional de Aprendizaje - SENA, la cual establece:
"ARTÍCULO 4o. RESPONSABLES DE EVALUAR. Los responsables del proceso de evaluación del desempeño laboral deben tener en cuenta las siguientes condiciones:
a) Si el empleado sujeto de evaluación se encuentra desempeñando sus funciones directamente en el despacho de una dependencia de la Dirección General, Dirección Regional o Centro de Formación, su evaluación del desempeño deberá efectuarla el funcionarlo de Libre Nombramiento y Remoción que ocupa el empleo del nivel Directivo en propiedad, mediante comisión o encargo en esa dependencia, en los términos y condiciones señaladas en el Acuerdo 20181000006176 de 2018.
b) SI el empleado sujeto de evaluación se encuentra adscrito a un grupo de trabajo creado formalmente en la entidad, será responsable del proceso de evaluación la comisión evaluadora, la cual estará Integrada por el Coordinador del Grupo de Trabajo respectivo y el funcionarlo de Libre Nombramiento y Remoción de la dependencia a la que está adscrito en propiedad, mediante comisión o encargo.
PARÁGRAFO 1. La Secretaria General emitirá los lineamientos para la conformación de las comisiones evaluadoras a nivel nacional.
PARÁGRAFO 2. También serán responsables quienes hayan sido designados por el Director General del SENA como resultado de un proceso de Impedimento y/o recusación en los términos y condiciones señalados en el Acuerdo 20181000006176 de 2018.
"ARTÍCULO 6o. PROCESO DE EVALUACIÓN. Para garantizar el cumplimiento del debido proceso de evaluación del desempeño en el SENA, se deberá aplicar en forma integral el Sistema Tipo establecido en el Acuerdo 20181000006176 de 2018 por la Comisión Nacional del Servicio Civil y su respectivo anexo técnico.
"ARTÍCULO 5o. EVALUACIONES PARCIALES Y EVENTUALES EN EL PERÍODO ANUAL. Durante el período anual de Evaluación del Desempeño Laboral se deberán efectuar las siguientes evaluaciones parciales semestrales y eventuales cuando así se requieran:
Evaluación parcial del primer semestre. Corresponde al período comprendido entre el primero (1) de febrero y el treinta y uno (31) de julio de cada año. La evaluación deberá producirse dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su vencimiento.
Evaluación parcial del segundo semestre. Corresponde al período comprendido entre el primero (1) de agosto y el treinta y uno (31) de enero del año siguiente. La evaluación deberá producirse a más tardar dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su vencimiento.
Evaluaciones parciales eventuales. En las evaluaciones del primero como del segundo semestre, el evaluador deberá tener en cuenta el resultado de las evaluaciones parciales eventuales que se generen por las siguientes situaciones:
a) Por cambio de evaluador, quien deberá evaluar a sus colaboradores antes de retirarse del empleo.
b) Por cambio definitivo del empleo como resultado de traslado del evaluado o reubicación del empleo.
c) Cuando el empleado deba separarse temporalmente del ejercicio de las funciones del cargo por suspensión o por asumir por encargo las funciones de otro cargo o con ocasión de licencias, comisiones o de vacaciones, en caso de que el término de duración de estas situaciones sea superior a treinta (30) días calendario.
d) La que corresponda al lapso comprendido entre la última evaluación, si la hubiere, y el final del período semestral a evaluar.
e) Por separación temporal del empleado público con ocasión de un nombramiento en período de prueba, la cual surtirá efectos solo en los eventos en que el servidor regrese a su empleo o no supere el período de prueba.
Las evaluaciones parciales eventuales deben producirse dentro de los diez (10) días hábiles siguientes, contados a partir del momento en que se presente la situación que las origina, con excepción de la ocasionada por cambio de evaluador, la cual se realizará antes del retiro de este". (Negrillas y subrayado fuera de texto original)
2. SITUACIÓN ADMINISTRATIVA DE ENCARGO
La figura del Encargo, en tanto situación administrativa, se encuentra prevista en diversas normas:
- Ley 909 de 2004 - Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones.
"Artículo 24. Encargo. Mientras se surte el proceso de selección para proveer empleos de carrera administrativa, y una vez convocado el respectivo concurso, los empleados de carrera tendrán derecho a ser encargados de tales empleos si acreditan los requisitos para su ejercicio, poseen las aptitudes y habilidades para su desempeño, no han sido sancionados disciplinariamente en el último año y su última evaluación del desempeño sea sobresaliente. El término de esta situación no podrá ser superior a seis (6) meses.
El encargo deberá recaer en un empleado que se encuentre desempeñando el empleo inmediatamente inferior que exista en la planta de personal de la entidad, siempre y cuando reúna las condiciones y requisitos previstos en la norma. De no acreditarlos, se deberá encargar al empleado que acreditándolos desempeñe el cargo inmediatamente inferior y así sucesivamente.
Los empleos de libre nombramiento y remoción en caso de vacancia temporal o definitiva podrán ser provistos a través del encargo de empleados de carrera o de libre nombramiento y remoción, que cumplan los requisitos y el perfil para su desempeño. En caso de vacancia definitiva el encargo será hasta por el término de tres (3) meses, vencidos los cuales el empleo deberá ser provisto en forma definitiva".
- Decreto ley 2400 de 1968 Por el cual se modifican las normas que regulan la administración del personal civil y se dictan otras disposiciones.
"ARTICULO 23. Los empleados podrán ser encargados para asumir parcial o totalmente las funciones de empleos diferentes de aquellos para los cuales han sido nombrados, por ausencia temporal o definitiva del titular. Cuando se trate de ausencia temporal el encargo podrá conferirse hasta por el término de aquella y en caso de vacante definitiva hasta por un plazo máximo de tres (3) meses. Vencido este término el encargado cesará automáticamente en el ejercicio de tales funciones y el empleo deberá proveerse de acuerdo con los procedimientos normales".
- Decreto 1083 de 2015 - Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública. - modificado y adicionado por el Decreto 648 de 2017
"Artículo 2.2.5.4.7 Encargo. Los empleados podrán ser encargados para asumir parcial o totalmente las funciones de empleos diferentes de aquellos para los cuales han sido nombrados, por ausencia temporal o definitiva del titular, desvinculándose o no de las propias de su cargo, en los términos señalados en el siguiente capítulo.
"Artículo 2.2.5.5.41. Encargo. Los empleados podrán ser encargados para asumir parcial o totalmente las funciones de empleos diferentes de aquellos para los cuales han sido nombrados, por ausencia temporal o definitiva del titular, desvinculándose o no de las propias de su cargo.
El encargo no interrumpe el tiempo de servicio para efectos de la antigüedad en el empleo del cual es titular, ni afecta los derechos de carrera del empleado.
(...)
Artículo 2.2.5.5.46 Reintegro al empleo al vencimiento del encargo. Al vencimiento del encargo la persona que lo venía ejerciendo cesará automáticamente en el desempeño de las funciones de éste y asumirá las del empleo del cual es titular, en caso de no estarlos desempeñando simultáneamente.
Sobre la terminación del encargo, la Dirección Jurídica del Departamento Administrativo de la Función Pública en Concepto 184421 de 2016 expresó:
"(...) Analizadas las disposiciones legales citadas, respecto de la duración de un encargo, es preciso destacar que las vacantes temporales o definitivas de los empleos de carrera se podrán proveer a través del encargo de los empleados de carrera o a través de nombramiento provisional de no encontrarse empleado de carrera que pueda ser encargado.
(...)
Respecto de las causales de terminación de un encargo, es pertinente precisar que el encargo puede darse por terminado cuando se presenta renuncia del mismo, por obtención de evaluación del desempeño no satisfactoria, por decisión del nominador debidamente motivada, por la pérdida de los derechos de carrera, cuando se acepte la designación para el ejercicio de otro empleo, por la imposición de sanción disciplinaria consistente en suspensión o destitución y por determinarse procedente la provisión definitiva del empleo".
3°. COMUNICACIÓN, NOTIFICACIÓN o PUBLICACIÓN DE LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS
La Constitución Política en el artículo 209 consagra los principios de la función administrativa, entre los cuales se destaca el principio de Publicidad:
"ARTICULO 209. La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones".
Por su parte, la Ley 1437 de 2011 "Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo" consagra en su artículo 3o los principios bajo los cuales deben desarrollarse las actuaciones administrativas:
"ARTÍCULO 3o. PRINCIPIOS. Todas las autoridades deberán interpretar y aplicar las disposiciones que regulan las actuaciones y procedimientos administrativos a la luz de los principios consagrados en la Constitución Política, en la Parte Primera de este Código y en las leyes especiales.
Las actuaciones administrativas se desarrollarán, especialmente, con arreglo a los principios del debido proceso, igualdad, imparcialidad, buena fe, moralidad, participación, responsabilidad, transparencia, publicidad, coordinación, eficacia, economía y celeridad (...)
9. En virtud del principio de publicidad, las autoridades darán a conocer al público y a los interesados, en forma sistemática y permanente, sin que medie petición alguna, sus actos, contratos y resoluciones, mediante las comunicaciones, notificaciones y publicaciones que ordene la ley, incluyendo el empleo de tecnologías que permitan difundir de manera masiva tal información de conformidad con lo dispuesto en este Código. Cuando el interesado deba asumir el costo de la publicación, esta no podrá exceder en ningún caso el valor de la misma...".(Negrillas y subrayado fuera de texto original)
Pues bien, teniendo en cuenta lo antes expuesto debemos referirnos a la existencia, validez y eficacia del acto administrativo en cuanto a presupuestos para que produzca efectos jurídicos.
Al respecto, el Consejo de Estado en Sentencia de 8 de agosto de 2012 expresó:
"(...) En los actos administrativos se distinguen los presupuestos de existencia, los presupuestos de validez y los presupuestos de eficacia final. Los presupuestos de existencia son aquellas exigencias sin las cuales el acto no se configura como tal y por ende no surge a la vida jurídica. Los presupuestos de validez son aquellas condiciones de un acto existente que determinan que sea valorado positivamente por encontrarse ajustado al ordenamiento o, con otras palabras, que si el acto es sometido a un juicio de validez no permiten que le sobrevenga una valoración negativa. Los presupuestos de eficacia final son aquellos requisitos indispensables para que el acto existente y válido produzca finalmente los efectos que estaría llamado a producir..." [Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Tercera, Subsección C - consejero ponente: Jaime Orlando Santofimio Gamboa, radicación número: 54001-23-31-000-1999-0111-01 (23358)]
La Corte Constitucional en Sentencia C-957 de 1999 sobre los elementos del acto administrativo señaló:
" (...) En relación con la vigencia de los actos administrativos, el Consejo de Estado considera que la decisión administrativa contenida en el acto de carácter general o particular es válida desde el momento en que se expide (desde que ha sido firmado, aún sin haber sido publicado o notificado, según el caso); sin embargo, su fuerza vinculante comienza desde que se ha producido la publicación o notificación del acto; por lo tanto, la publicación no constituye un requisito de validez del acto administrativo; se trata simplemente de una condición para que pueda ser oponible a los particulares, es decir, de obligatoriedad. En este evento, se está ante un problema de eficacia de la norma, no de validez; es un aspecto extrínseco del acto y posterior al mismo. Adicionalmente, la jurisprudencia contencioso-administrativa sostiene que, si el acto administrativo concede un derecho al particular, éste puede reclamarlo de la administración aunque el acto no haya sido publicado. Si por el contrario, el acto impone una obligación, ésta no puede exigirse hasta tanto dicho acto sea publicado, aunque haya una instrucción en el mismo en sentido contrario..."
La eficacia está ligada necesariamente al conocimiento del acto administrativo bien sea de carácter general o particular, mediante la publicación, comunicación o notificación, conforme con los artículos 65, 66, 67 y siguientes de la Ley 1437 de 2011, modificada por la Ley 2080 de 2021.
En este sentido, en la antes citada Sentencia de 8 de agosto de 2012, el Consejo de Estado indicó:
"(...) Así que entonces, como puede observarse, la publicidad de los actos administrativos no es un requisito para su existencia ni para su validez sino para que ellos puedan producir los efectos a que están destinados. Con otras palabras, los vicios en la publicidad de los actos administrativos, por no generarse en su producción sino en su comunicación, sólo impactan en su eficacia final y por ello tales hechos jamás pueden aducirse como circunstancias de inexistencia del acto o como causal de invalidez del mismo.
(...)
Por consiguiente, si el acto administrativo que se encuentra viciado en su publicidad no le produce efectos al destinatario, es conclusión obligada que si lo en él previsto de todas maneras se ejecuta o se lleva a efecto, tal situación no puede tenerse como la consecuencia de un acto administrativo sino como el resultado de una operación administrativa que será ilegal por consistir en la ejecución de un acto que aún no puede producir sus efectos por haberse omitido la notificación o por haber sido ésta indebidamente realizada..."
De lo anterior se infiere que un acto administrativo es válido y eficaz desde el momento de su expedición, y en tal virtud tiene la capacidad de producir efectos jurídicos, una vez cumplidos los requisitos de publicación, comunicación o notificación.
4°. PRINCIPIO DE IRRETROACTIVIDAD DE LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS
En relación con la irretroactividad de los actos administrativos, la Corte Constitucional en Sentencia T- 502 de 1992, con Magistrado Ponente Dr. José Gregorio Hernández Galindo, señaló:
"La autoridad es pública cuando el poder del que dispone proviene del Estado, de conformidad con las instituciones que lo rigen. Subjetivamente hablando, la expresión autoridad sirve para designar a quien encarna y ejerce esa potestad. Para el acceso a mecanismos judiciales concebidos para la defensa de los derechos fundamentales, como es el caso del derecho de amparo o recurso extraordinario en otros sistemas, o de la acción de tutela entre nosotros, por 'autoridades públicas' deben entenderse todas aquellas personas que están facultadas por la normatividad para ejercer poder de mando o decisión en nombre del Estado y cuyas actuaciones obliguen y afecten a los particulares. Los jueces son autoridad pública, puesto que ejercen jurisdicción, es decir, administran justicia en nombre del pueblo y por autoridad de la Constitución y de la Ley" (Subraya y negrilla propia)
Ahora bien, respecto a los efectos del acto administrativo se tiene que por regla general surte efectos a partir de su expedición, siempre que no contenga alguna determinación que lo dilate, posponga o suspenda, como su publicación, notificación, requerimiento de aprobación de un superior o estar sujeto a una condición para que produzca sus efectos. Así lo ha afirmado el Consejo de Estado - Sala de lo Contencioso Administrativo - Sección Segunda, en sentencia del 12 de diciembre de 1984:
"El principio universal de la irretroactividad de los actos jurídicos es uno de los pilares del estado de derecho ya que las relaciones jurídicas requieren seguridad y estabilidad sin las cuales surgirían el caos y la arbitrariedad, pues como dice Kholer 'Toda nuestra cultura exige una cierta firmeza de relaciones y todo nuestro impulso para establecer el orden jurídico responde a la consideración de que nuestras relaciones jurídicas van a perdurar'.
En muchas legislaciones, este principio está expresamente consagrado en los Códigos. Entre nosotros también lo estaba en el artículo 10 del Código Civil que fue derogado por el artículo 49 de la Ley 153 de 1887. Ello no significa que la irretroactividad haya sido abolida de nuestro derecho ya que inspira todo el sistema jurídico y numerosas normas legales regulan la aplicación de las leyes en el tiempo.
A este respecto, en concepto del 25 de febrero de 1975 la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado se expresó así: (...) de conformidad con el artículo 30_de la Constitución Nacional y la Ley 153 de 1887, es norma general que la ley es irretroactiva, que sólo tiene efectos para el futuro, con miras a mantener la confianza, seguridad y certidumbre de las personas en el orden jurídico. Es norma de observancia para los Jueces y el legislador en garantía de situaciones nacidas válidamente al amparo de normas legítimamente existentes.
De la irretroactividad de la ley se deduce la irretroactividad de los actos administrativos, los cuales no pueden surtir efecto con anterioridad a su vigencia. Sólo en forma excepcional puede un acto administrativo tener efectos hacia el pasado y siempre con base en una autorización legal.
Los tratadistas de derecho administrativo son acordes al afirmar que el acto administrativo no produce efectos sino para el futuro. El profesor Rivero en su obra 'Derecho Administrativo' sostiene que la aplicación de un acto administrativo con retroactividad puede dar lugar a su declaratoria de nulidad por exceso de poder, pues la Administración no puede hacer remontar los efectos de su decisión sino para el futuro. En su otra 'El Principio de la Irretroactividad de los Actos Administrativos' afirma Lietourner que la regla de la irretroactividad de los actos administrativos significa que un acto de esta índole no puede legalmente producir efectos en una fecha anterior a aquella de su entrada en vigencia" (Subraya propia)
Por último, en relación con la vigencia de los actos administrativos la Corte Constitucional en Sentencia C-957 de 1999 con ponencia del magistrado Álvaro Tafur Galvis expresó:
"En relación con la vigencia de los actos administrativos, el Consejo de Estado considera que la decisión administrativa contenida en el acto de carácter general o particular es válida desde el momento en que se expide (desde que ha sido firmado, aún sin haber sido publicado o notificado, según el caso). Sin embargo, su fuerza vinculante comienza desde que se ha producido la publicación o notificación del acto; por lo tanto, la publicación no constituye un requisito de validez del acto administrativo; se trata simplemente de una condición para que pueda ser oponible a los particulares, es decir, de obligatoriedad. En este evento, se está ante un problema de eficacia de la norma, no de validez; es un aspecto extrínseco del acto y posterior al mismo. Adicionalmente, la jurisprudencia contencioso administrativa sostiene que, si el acto administrativo concede un derecho al particular, éste puede reclamarlo de la administración, aunque el acto no haya sido publicado. Si, por el contrario, el acto impone una obligación, ésta no puede exigirse hasta tanto dicho acto sea publicado, aunque haya una instrucción en el mismo en sentido contrario"
ANÁLISIS
(I) La evaluación del desempeño laboral es una obligación legal, reglada y vinculante, cuyo cumplimiento debe realizarse de conformidad con lo establecido en la Ley 909 de 2004, el Decreto 1083 de 2015, el Acuerdo 20181000006176 de 2018 expedido por la Comisión Nacional del Servicio Civil y la Resolución 139 de 2019 expedida por el Director General del SENA.
Como quedó antes indicado, durante el proceso de evaluación de los empleados de carrera administrativa se deberán efectuar las siguientes evaluaciones:
- Evaluación parcial del primer semestre. Corresponde al período comprendido entre el primero (1) de febrero y el treinta y uno (31) de julio de cada año. La evaluación deberá producirse dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su vencimiento.
- Evaluación parcial del segundo semestre. Corresponde al período comprendido entre el primero (1) de agosto y el treinta y uno (31) de enero del año siguiente. La evaluación deberá producirse a más tardar dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su vencimiento.
- Evaluaciones parciales eventuales. En las evaluaciones del primero como del segundo semestre, el evaluador deberá tener en cuenta el resultado de las evaluaciones parciales eventuales que se generen por las siguientes situaciones:
- Cuando el empleado deba separarse temporalmente del ejercicio de las funciones del cargo por suspensión o por asumir por encargo las funciones de otro cargo o con ocasión de licencias, comisiones o de vacaciones, en caso de que el término de duración de estas situaciones sea superior a treinta (30) días calendario.
- Las evaluaciones parciales eventuales deben producirse dentro de los diez (10) días hábiles siguientes, contados a partir del momento en que se presente la situación que las origina, con excepción de la ocasionada por cambio de evaluador, la cual se realizará antes del retiro de éste.
(II) El ENCARGO es un modo de provisión transitoria, que no tiene vocación de permanencia indefinida en el tiempo, sino que por el contrario, tiene un carácter temporal, que debe ser establecido desde el momento mismo en que se conceda.
Al vencimiento del encargo, la persona que lo venía ejerciendo cesará automáticamente en el desempeño de las funciones y asumirá las del empleo del cual es titular, en caso de no estarlos desempeñando simultáneamente.
Debemos recordar que el Encargo debe hacerse mediante acto administrativo motivado, en el cual se señale el término durante el cual el empleado público estará encargado.
La decisión de dar continuidad o terminar los encargos corresponde a una facultad del resorte exclusivo del nominador, que debe ser ejercida con sujeción a las normas que rigen la materia.
En este sentido debemos recordar que el artículo 2.2.5.3.4 del Decreto 1083 de 2015 prevé: "Antes de cumplirse el término de duración del encargo, de la prórroga o del nombramiento provisional, el nominador, por resolución motivada, podrá darlos por terminados".
En este caso, debe tenerse en cuenta que mediante Resolución 2529 de 2004 expedida por el Director General del SENA se efectuaron delegaciones en materia de gestión del Talento Humano entre los cuales se encuentra la facultad para realizar encargos y darlos por terminados.
(III) En relación con la publicidad de los actos administrativos, conviene señalar que en el caso de la publicación, comunicación o notificación, si ésta no se ha hecho de forma válida, la misma no se tendrá por surtida.
El acto administrativo de carácter general o particular existe desde el momento de su expedición, pero no será obligatorio y por tanto no producirá efectos jurídicos hasta tanto se realice su publicación, notificación o comunicación, tal como lo dispone el artículo 72 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, según el cual" Sin el lleno de los anteriores requisitos no se tendrá por hecha la notificación, ni producirá efectos legales la decisión, a menos que la parte interesada revele que conoce el acto, consienta la decisión o interponga los recursos legales". (Negrillas y subrayado fuera de texto original)
De esta suerte, la falta o indebida notificación de un acto administrativo afecta su eficacia, más no su validez, como lo ha sostenido en forma reiterada el Consejo de Estado.
(IV) Respecto a la vigencia de las normas jurídicas, encontramos que, por regla general, una ley o acto administrativo surte efectos a partir de su expedición de forma inmediata y hacia futuro, siempre que no contenga alguna determinación que lo difiera, posponga o suspenda.
De esta forma, los actos administrativos, como las leyes, tienen como característica esencial el carácter irretroactivo, es decir, que los efectos jurídico-materiales que producen, por regla general son ex nunc (hacia el futuro) a efectos de preservar la confianza, la seguridad y la certidumbre de las personas en el orden jurídico vigente.
CONCLUSIÓN
De acuerdo con lo antes expuestos, y acorde con la información suministrada, frente al caso objeto de consulta encontramos:
El acto administrativo mediante el cual se dio por terminado el encargo sólo produjo efectos jurídicos a partir de la fecha de su comunicación o notificación al servidor público.
El acto administrativo se expidió con efectos retroactivos, es decir, se expidió el 3 de diciembre de 2025 con efectos a partir del 9 de noviembre de 2025. En este caso, un acto de esta índole no puede legalmente producir efectos en una fecha anterior a aquella de su entrada en vigor, máxime cuando al servidor público no se le había comunicado o notificado el contenido del mismo. El acto solo podía producir efectos a partir de la comunicación o notificación al empleado público que se encontraba en encargo, pues no era dable que la terminación se hiciera casi con un mes de antelación, sin que diera a conocer al interesado.
De acuerdo con la información suministrada, y como quiera que el acto administrativo no produjo efectos jurídicos al no haber sido comunicado o notificado oportuna y en debida forma, en nuestro criterio la evaluación parcial del desempeño debe realizarla el servidor público de la dependencia donde prestaba sus servicios el empleado público en encargo.
En este sentido, debe tenerse en cuenta lo previsto en la "Guía para proveer vacantes mediante encargo" (GTH-G-011 - Plataforma Compromiso Sena):
"12. Evaluación del desempeño laboral.
Los servidores públicos encargados deben solicitar a su evaluador el registro en el aplicativo EDL- APP, la respectiva evaluación parcial eventual por la causal de "separación temporal del empleo por más de 30 días" con el motivo por "asumir o finalizar encargo", la cual deberá descargarse y ser custodiada por el respectivo evaluado hasta que finalice el período anual de evaluación.
Posteriormente, el encargado deberá solicitar al respectivo Coordinador de Talento Humano, el cambio dependencia en el aplicativo EDL-APP, conforme al acto administrativo de encargo, con el fin de que el nuevo evaluado proceda a realizar un ajuste de los compromisos en el aplicativo dentro de los quince (15) días siguientes a la posesión en el nuevo cargo, en consonancia con los términos establecidos en el artículo 3 del Acuerdo 6176 de 2018 expedido por la Comisión Nacional del Servicio Civil".
Ahora bien, para efectos de la evaluación parcial, es necesario determinar si el empleado continuó desempeñando sus funciones en la dependencia donde se encontraba en Encargo, para lo cual el jefe inmediato debe certificar las actividades o funciones que ejecuto en dicho periodo.
De igual manera, debe determinarse si el empleado, una vez notificado del acto administrativo que dio por terminado el encargo, regresó a la sede habitual de trabajo para desempeñar las funciones del empleo del cual es titular.
El presente concepto se rinde de conformidad con el alcance dispuesto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, incorporado por la Ley 1755 de 2015. Lo anterior no sin advertir, que el mismo se encuentra sujeto a las modificaciones legales y jurisprudenciales que se expidan y acojan dentro del asunto.
Cordial saludo,
CAROLINA OSPINA VILLEGAS
Coordinadora Nacional de Producción Normativa y Conceptos Jurídicos
Dirección Jurídica - Dirección General
