CONCEPTO 25848 DE 2024
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Bogotá D.C.
Doctora
XXXXX
| Asunto: | Respuesta – consulta gastos de desplazamiento de los empleados públicos. |
Saludo cordial:
Mediante correo electrónico, dirijo a la Coordinadora del Grupo Nacional de Producción Normativa y Conceptos Jurídicos, solicita concepto sobre lo siguiente: “(…) cuando se tienen funcionarios de la planta de personal del Centro pero que hacen parte de los siguientes comités de carácter Regional como, por ejemplo: Comisión regional de Personal, Comité de Convivencia laboral, Comité de Bienestar de funcionarios, COPASST, Entre otros. ¿Quién debe asumir los gastos de desplazamiento cuando sean citados a reuniones fuera de su sede habitual de trabajo para tratar temas relacionados con dichos comités?
Lo anterior teniendo en cuenta que los asuntos a tratar no son exclusividad del Centro de Formación, sino que están asociados a los procesos de los diferentes grupos de trabajo del despacho de la Dirección Regional. (…)”
ALCANCE DE LOS CONCEPTOS JURÍDICOS
Sea lo primero señalar, que los conceptos emitidos por la Dirección Jurídica del SENA son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes.
PRECEDENTES NORMATIVOS
El Decreto Ley 2400 de 1968 dispone en su artículo 22 “(…) A los empleados se les podrá otorgar comisión para los siguientes fines: para cumplir misiones especiales conferidas por sus superiores; para seguir estudios de capacitación; para asistir a reuniones, conferencias, seminarios y para realizar visitas de observación que interesen a la administración y que se relacionen con el ramo en que presten sus servicios; para ejercer las funciones de un empleo de libre nombramiento y remoción cuando la comisión recaiga en un funcionario escalafonado en carrera.
El Gobierno reglamentará las condiciones, términos y procedimientos para conceder comisiones.
PARÁGRAFO. En ningún caso podrá conferirse comisión para ejercer funciones que no sean propias de la administración pública (…)”. (Subrayado fuera del texto original)
El Decreto 1083 de 2015, en su artículo 2.2.5.10.17 consagró “(…) El empleado se encuentra en comisión cuando, por disposición de autoridad competente, ejerce temporalmente las funciones propias de su cargo en lugares diferentes a la sede habitual de su trabajo o atiende transitoriamente actividades oficiales distintas a las inherentes al empleo de que es titular. (…)” (Subrayado fuera del texto original)
El Decreto citado en líneas precedentes estableció en su artículo 2.2.5.5.21 señaló frente a la comisión que “(…) El empleado se encuentra en comisión cuando cumple misiones, adelanta estudios, atiende determinadas actividades especiales en sede diferente a la habitual o desempeña otro empleo, previa autorización del jefe del organismo. (…)” (Subrayado fuera del texto original)
Sobre la comisión de servicios, el artículo 2.2.5.5.25 del Decreto 1083 de 2015, modificado por el artículo del Decreto 648 de 2017, estableció: “(…) la comisión de servicios se puede conferir al interior o al exterior del país, no constituye forma de provisión de empleos, se otorga para ejercer las funciones propias del empleo en un lugar diferente al de la sede del cargo, cumplir misiones especiales conferidas por los superiores, asistir a reuniones, conferencias o seminarios, realizar visitas de observación que interesen a la administración y que se relacionen con el ramo en que presta sus servicios el empleado.
Esta comisión hace parte de los deberes de todo empleado, por tanto, no puede rehusarse a su cumplimiento (…)” (Subrayado fuera del texto original)
Así mismo, el artículo 2.2.5.5.27 del multicitado Decreto 1083 de 2015, señaló respecto de los derechos del empleado en comisión de servicios lo siguiente: El empleado en comisión de servicios en una sede diferente a la habitual tendrá derecho (…) al pago de viáticos y, además, a gastos de transporte, cuando estos últimos se causen fuera del perímetro urbano. El valor de los viáticos se establecerá de conformidad con los lineamientos y topes señalados en el decreto anual expedido por el Gobierno nacional.
Resolución 2838 de 2016 expedida por el SENA “Por la cual se reglamentan en el SENA las comisiones de servicios, pago de viáticos, gastos de transporte y se dictan otras disposiciones"
Resolución 903 de 2022 expedida por el SENA “Por la cual se modifica parcialmente la Resolución 2838 de 2016, mediante “la cual se reglamentan en el SENA las comisiones de servicios, pago de viáticos, gastos de transporte y se dictan otras disposiciones"
PROBLEMA JURÍDICO
Con la presente consulta se plantea el siguiente problema jurídico: ¿Quién debe asumir los gastos de desplazamiento de los miembros de los comités creados para la seguridad y salud en el trabajo, en concertación de temas de personal, de la salud y el bienestar, entre otros, cuando son citados a reuniones fuera de su sede habitual de trabajo?
ANÁLISIS
Con arreglo a lo previsto en las normas legales invocadas en el acápite de precedentes normativos, el SENA mediante Resolución 2838 de 2016, modificada por las Resoluciones 1313 de 2017 y 903 de 2022, se reglamentaron las comisiones de servicio, pago de viáticos y gastos de transporte.
La Resolución 903 de 2022 por la cual se modifica parcialmente la Resolución 2838 de 2016 mediante “la cual se reglamentan en el SENA las comisiones de servicio, pago de viáticos, gastos de transporte y se dictan otras disposiciones”, dispuso:
“(…) Artículo 1o. Modificar el numeral 1.6 del artículo 1 de la Resolución 2838 de 2016, el cual queda así:
“1.6. GASTOS DE TRANSPORTE. Se entiende por gastos de transporte el valor necesario para cubrir el desplazamiento de los comisionados en cumplimiento del objeto conferido y para el desarrollo de funciones específicas. Para el caso de los comisionados, estos gastos deben ser especificados dentro de la comisión”.
(…)
Artículo 3o. Modificar el artículo 4 de la Resolución 2838 de 2016, el cual queda así:
“ARTÍCULO 4o ORDENACIÓN DEL GASTO Y PAGO DE COMISIONES. Para otorgar comisiones deberá existir un acto administrativo (Orden de Viaje) debidamente firmada por el Ordenador del Gasto respectivo, en la cual se indique el objeto, lugar de la comisión, número de días, fechas de inicio y finalización y el valor total de los viáticos a reconocer; esta ordenación del gasto y pago se realizará a través de la plataforma establecida para el trámite.
La ordenación del gasto y del pago deberá ser suscrita por:
4.1. Dirección General: Por el Director General, la Secretaría General, los Directores de Área y los Jefes de Oficina.
4.2. Regionales: Por los Directores Regionales y los Subdirectores de Centro de Formación Profesional Integral.
(…)
En virtud de lo expuesto, las comisiones se entienden como una situación administrativa en la cual el empleado o servidor está autorizado para cumplir misiones especiales o atender transitoriamente actividades oficiales distintas a las inherentes al empleo de que es titular; esto, de acuerdo con la normatividad vigente.
Es así como, el Decreto 1083 de 2015 estableció frente a la situación administrativa de comisión el concepto, clases y competencia para otorgar una comisión. Y, sobre la definición se tiene que un servidor se encuentra en comisión cuando cumple misiones, atiende determinadas actividades especiales en sede diferente a la habitual, entre otras.
Adicional, el citado Decreto define que el fin de la comisión puede estar dada para asistir a reuniones, ejecutar tares especiales definidas por un superior, realizar visitas administrativas de interés para la entidad y el sector al que pertenece la misma, y donde está vinculado el comisionado. En este punto, cabe anotar que, por tratarse del cumplimiento de deberes funcionales, quien es designado en comisión, no puede oponerse a cumplir la misma.
De este modo, el reconocimiento y pago de viáticos se considera un derecho de los empleados públicos que deban desplazarse para desempeñar cualquiera de las tareas citadas en líneas precedentes y/o las señaladas en la norma; y el pago anunciado, se carga al rubro de gastos de alojamiento, alimentación y transporte, cuando previa resolución deban desempeñar funciones en un lugar diferente a su sede habitual de trabajo.
A su vez, la figura de los viáticos como emolumento de sus beneficiarios se desarrolla en decretos que fijan las escalas de estos, los cuales indican para su liquidación el deber de tener en cuenta la naturaleza de los asuntos a desarrollar y las condiciones de la comisión (costo de vida del lugar o sitio donde deba llevarse a cabo la labor; montos máximos etc.)
Así las cosas, se tiene que el reconocimiento y pago de viáticos es un derecho de los servidores que prestan sus servicios o desarrollan funciones en un lugar diferente a su sede habitual de trabajo, y cuya razón de ser, es solventar los gastos adicionales en que incurre el comisionado por concepto de alojamiento, alimentación y transporte, y que no debe asumir de su propio pecunio.
CONCLUSIÓN
Conforme con lo expuesto, tendrán derecho al reconocimiento de viáticos los servidores públicos que deban cumplir una comisión fuera de su sede habitual de trabajo para el desempeño funciones o atender determinadas actividades especiales, tal como lo son las reuniones de las diferentes instancias institucionales que contribuyen a la mejora de las condiciones de los trabajadores desde los ámbitos de la seguridad y salud en el trabajo, en concertación de temas de personal, de la salud y el bienestar, entre otros.
Ahora bien, los ordenadores del gasto bien sean para la Dirección General o las Regionales cuentan dentro de su presupuesto con un rubro denominado capacitaciones, y serán ellos los llamados a determinar si los gastos de desplazamiento de los empleados públicos vinculados a la planta de personal del SENA que participan en las diferentes instancias institucionales que contribuyen a la mejora de las condiciones de los trabajadores desde los ámbitos de la seguridad y salud en el trabajo, en concertación de temas de personal, de la salud y el bienestar, entre otros, hacen parte de dicho rubro, situación que se enmarcada dentro de sus competencias funcionales.
En lo que respecta a las comisiones de servicios, dentro del presupuesto que se asigna anualmente a las Direcciones de área se establece un rubro para atender las comisiones que deban realizar los funcionarios asignados a la respectiva dependencia, al cual deben cargarse los gastos en que incurra el funcionario de su área para atender la comisión.
Tratándose de asuntos propios de comités de creación legal o reglamentaria, los gastos en que deban incurrir los miembros del respectivo comité para cumplir con la función asignada, deberán ser atendidos con cargo a la dependencia a la cual se le haya asignado el presupuesto para cumplir con las funciones a cargo de los respectivos comités.
Finalmente, se indica que dentro del presupuesto de la Dirección General o las Regionales no existe una destinación específica para el pago de viáticos para los empleados públicos citados en líneas precedentes; sin embargo, sí debe existir una planificación previa que le permita a los ordenadores del gasto contar con los recursos suficientes para que los miembros activos de los comités puedan cumplir a cabalidad las funciones propias de les fueron encomendadas bien sea por designación o elección.
En los anteriores términos se da respuesta oportuna, congruente y concreta a la petición formulada.
Cordial saludo,
MARTHA BIBIANA LOZANO MEDINA
Coordinadora - Coordinación Nacional de Producción Normativa y Conceptos Jurídicos
