Concepto 25972 de 2026 SENA

CONCEPTO 25972 DE 2026

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

1-0020

Respetada doctora,

En atención a su solicitud de la referencia, me permito brindar la respuesta en los siguientes términos:

I. CONTENIDO DE LA SOLICITUD

El Grupo de Administración de Documentos del SENA, a través de su coordinadora, solicita a la Dirección Jurídica de la Dirección General la emisión de un concepto sobre el alcance funcional y competencial de la Ventanilla Única frente al trámite de notificaciones de actos administrativos. La solicitud surge en el marco del fortalecimiento de los procesos de gestión documental y tiene como fundamento los artículos 4.2.1 y 4.2.2 del Acuerdo 001 de 2024 del Archivo General de la Nación, que limitan las funciones de la Ventanilla Única a recibir, radicar y distribuir comunicaciones oficiales, sin que le sea atribuible la competencia para realizar análisis jurídicos o de fondo sobre su contenido.

La solicitud concreta busca que se defina quién es responsable en la notificación de los actos administrativos al interior del SENA.

II. ALCANCE DE LOS CONCEPTOS JURÍDICOS

Los conceptos emitidos por la Dirección Jurídica del SENA son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes.

III. ANÁLISIS

Luego de revisar la solicitud, observamos que no se trata de una consulta para precisar el alcance de una norma, sino que plantea unas preguntas que se pueden resolver al revisar la Resolución SENA 2340 de 2010, “por la cual se actualizan los procedimientos para el manejo de las comunicaciones institucionales y la documentación normativa y contractual en virtud del uso de las nuevas tecnologías para la gestión electrónica documental” y, principalmente, la Resolución SENA 1365 de 2022, por la cual se reglamenta el trámite interno de las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, felicitaciones y agradecimientos en el SENA.

Las funciones del Grupo de Administración de Documentos y de las Unidades de Correspondencia en relación con el trámite de comunicaciones oficiales se encuentran taxativamente señaladas en el artículo 4o de la Resolución 2340 de 2010, limitándose a la recepción, revisión, radicación, registro y distribución de las mismas.

De otro lado, con base en la Resolución 1365 de 2022 del SENA, los artículos relevantes para este caso son los siguientes:

Artículo 22. Asigna la responsabilidad de dar respuesta de fondo a las peticiones a los directores, coordinadores y funcionarios según las competencias que les hayan sido asignadas.

Artículo 24. Refuerza que cada dependencia es responsable de gestionar lo que le compete. En caso de no ser responsable, debe trasladar la petición al competente.

Artículo 40 y 41. Establece que la notificación de los actos que decidan las peticiones es responsabilidad de "la Dependencia competente de emitir respuesta". El artículo 41 es explícito respecto al tema de la consulta, pues este señala que: "La notificación personal de actos administrativos que resuelvan peticiones de carácter particular y concreto sobre un derecho se realizará por la Dependencia competente de emitir respuesta".

IV. RESPUESTA A LAS INQUIETUDES FORMULADAS

Con base en lo anterior, se procede a responder las inquietudes planteadas.

1. El alcance de las funciones de la Ventanilla Única frente al trámite de notificaciones de actos administrativos.

Respuesta: Las funciones del Grupo de Administración de Documentos y de las Unidades de Correspondencia en relación con el trámite de comunicaciones oficiales se encuentran señaladas en el artículo 4o de la Resolución 2340 de 2010, limitándose a la recepción, revisión, radicación, registro y distribución de las mismas, sin perjuicio de las que se le correspondan conforme a otras disposiciones normativas o las que deba desarrollar por las naturaleza de su actividades y responsabilidades.

En lo que respecta específicamente al trámite de peticiones y su relación con las notificaciones, la Resolución 1365 de 2022 establece en su artículo 19 y siguientes las funciones de la Coordinación Nacional de Servicio al Ciudadano frente a la atención de peticiones a través de los canales oficiales de atención.

Dicha disposición es clara en señalar que la Coordinación Nacional de Servicio al Ciudadano atiende y brinda información que resuelve las peticiones verbales contenidas en las preguntas frecuentes y matrices de conocimiento, y que aquellas peticiones que requieran análisis técnico o jurídico serán escaladas a la dependencia competente para su respuesta. De lo anterior se desprende con claridad que ni la Coordinación Nacional de Servicio al Ciudadano ni el Grupo de Administración de Documentos tienen atribuida competencia alguna para gestionar, elaborar o ejecutar notificaciones de actos administrativos, actividad que por su naturaleza sustancial corresponde exclusivamente a la dependencia que profirió el respectivo acto, conforme a lo establecido en los artículos 40 y 41 de la misma resolución.

2. La competencia de las dependencias misionales en la gestión, elaboración y ejecución de las notificaciones.

Respuesta: La Resolución 1365 de 2022 en su artículo 41 establece claramente que la notificación personal de actos administrativos que resuelvan peticiones de carácter particular y concreto sobre un derecho se realizará por la dependencia competente de emitir respuesta, previa citación enviada a la dirección informada por el peticionario. Esta disposición no deja margen de interpretación: es la dependencia que conoce de fondo el asunto, la que tiene la obligación de notificar, y en caso de no comparecencia, proceder con la notificación por correo o por aviso, garantizando que la comunicación indique los recursos que legalmente proceden, las autoridades ante quienes deben interponerse y el plazo para hacerlo.

Lo anterior se refuerza con el artículo 22 de la misma resolución, que asigna la responsabilidad de atender y dar respuesta de fondo a los directores, coordinadores y funcionarios según las competencias que les hayan sido asignadas conforme a la materia objeto de la actuación. En consecuencia, la gestión, elaboración y ejecución de las notificaciones es una responsabilidad que recae en la dependencia productora del acto administrativo.

3. La improcedencia de asignar a la Ventanilla Única funciones de carácter sustancial o jurídico que excedan la radicación y distribución documental.

Respuesta: De acuerdo con las normativa interna vigente del SENA, hay claridad en que el Grupo de Administración de Documentos y las Unidades de Correspondencia cumplen funciones exclusivamente formales y operativas. Pretender extender sus funciones a actividades de carácter sustancial o jurídico desconocería la distribución de competencias establecida en los artículos 4o de la Resolución 2340 de 2010 y 22 de la Resolución 1365 de 2022.

De otro lado, con relación al trámite de recursos interpuestos contra una resolución, como se señaló anteriormente, el recurso constituye una modalidad del derecho de petición conforme al artículo 13 de la Ley 1437 de 2011. Su trámite implica necesariamente valoraciones de carácter sustancial que escapan al ámbito de competencia del Grupo de Administración de Documentos. Por ejemplo, aspectos como determinar la procedencia o improcedencia de un recurso, verificar si fue interpuesto en tiempo, establecer si quien lo interpone está legitimado para hacerlo, o analizar los argumentos de fondo que lo sustentan, son actuaciones que exigen un conocimiento sustancial del acto administrativo recurrido y de la materia sobre la cual versa, conocimiento que reside exclusivamente en la dependencia misional que profirió dicho acto.

4. La articulación de estas responsabilidades en el marco de la política de gestión documental y el ciclo de vida de los documentos.

Respuesta: En relación con este interrogante, es preciso señalar que las funciones del Grupo de Administración de Documentos y de las Unidades de Correspondencia, con relación a las peticiones, están delimitadas en la normativa interna del SENA, particularmente en la Resolución 2340 de 2010 y la Resolución 1365 de 2022, tal como se desarrolló en los puntos anteriores del presente concepto.

Ahora bien, si la solicitud busca precisar aspectos adicionales relacionados con la política de gestión documental y el ciclo de vida de los documentos que generen una duda jurídica concreta, es necesario que se planteen de manera específica y detallada, indicando con claridad las normas cuya interpretación se solicita y la situación particular que origina la inquietud. Lo anterior, por cuanto una pregunta de carácter general sobre articulación de responsabilidades en materia de gestión documental no constituye en sí misma una duda jurídica que pueda ser absuelta por este Grupo.

5. De la notificación de actos administrativos en el Acuerdo 009 de 2024 – Reglamento del Aprendiz SENA

En los documentos enviados se hace mención al Acuerdo 009 de 2024 del SENA, sobre el cual es necesario un análisis adicional. Dicho acuerdo contiene el Reglamento del Aprendiz SENA. Si bien este acuerdo regula una materia específica – el régimen académico, disciplinario y sancionatorio de los aprendices – contiene disposiciones sobre notificación de actos administrativos que reiteran lo señalado hasta ahora.

En efecto, el artículo 51 - numeral 5 del citado Acuerdo establece que el acto administrativo sancionatorio deberá ser notificado al aprendiz por la Subdirección del Centro, es decir, por la misma dependencia que lo expidió, con entrega de copia íntegra del mismo e indicación de los recursos que proceden, los plazos y las autoridades ante quienes deben interponerse. En igual sentido, el numeral 6 del mismo artículo señala que los recursos contra dichos actos se presentan ante la Subdirección del Centro que los profirió, y en subsidio ante el Director Regional, independientemente de que el área documental reciba el recurso.

Lo anterior constituye una reiteración de la regla general ya contenida en los artículos 40 y 41 de la Resolución 1365 de 2022: el área o dependencia que produce el acto administrativo es quien lo notifica y quien recibe y resuelve los recursos interpuestos contra él.

V. CONCLUSIÓN

Las funciones del Grupo de Administración de Documentos y de las Unidades de Correspondencia del Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA se encuentran delimitadas en la normativa interna de la entidad. A dichas normas debe acudirse como fuente primaria para resolver cualquier inquietud sobre el alcance de sus competencias, sin que sea necesario acudir a interpretaciones extensivas o analógicas.

En lo que respecta específicamente a la notificación de actos administrativos, se concluye que notificar es una función que le corresponde a la dependencia que produce el acto. Así lo establecen reiterada la Resolución 1365 de 2022 en sus artículos 40 y 41, y el Acuerdo 009 de 2024 en su artículo 51. Dichas actuaciones deben ser adelantadas por la dependencia que conoce el fondo del asunto.

La distribución de responsabilidades en esta materia no es un tema discrecional ni susceptible de ser modificada por vía de una solicitud. En ese orden de ideas, cualquier situación concreta que genere duda sobre la competencia para adelantar una actuación administrativa determinada deberá resolverse acudiendo directamente a las normas señaladas en el presente concepto. Si tras dicha consulta persiste una duda jurídica específica y concreta, podrá elevarse nuevamente la solicitud de concepto, identificando con precisión la norma cuya interpretación se requiere y la situación particular que la origina.

Con lo anterior, damos respuesta a la solicitud.

Atentamente,

CAROLINA OSPINA VILLEGAS

Coordinadora Nacional de Producción Normativa y Conceptos Jurídicos

Dirección Jurídica- Dirección General