CONCEPTO 36665 DE 2025
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
1-0020
| Para: | Subdirectora (E) Centro Minero |
| De: | Coordinadora Grupo Coordinación Nacional de Producción Normativa y Conceptos Jurídicos |
| Asunto: | Respuesta a 15-9-2025-007029 – Concepto de Pago de Viáticos por Localización |
Mediante radicado 15-9-2025-007029, el área solicitó nuestro concepto sobre lo siguiente:
“Requerimos amablemente de un concepto de acuerdo a lo establecido en el Decreto 303 del 2024 en su artículo 3 DETERMINACIÓN DEL VALOR DE VIÁTICOS parágrafo segundo, el cual se cita a continuación:
“PARÁGRAFO 2. No habrá lugar al pago de viáticos o su pago se autorizará en forma proporcional, a criterio de la entidad y con fundamento en los aspectos previstos en el artículo 2 de este Decreto, cuando en el caso de otorgamiento de comisiones de servicio para atender invitaciones de gobiernos extranjeros, de organismos internacionales o de entidades privadas, los gastos para manutención y alojamiento o para cualquiera de ellos fueren sufragados por el respectivo gobierno, organismo o entidad”.
Sin embargo, agradecemos su colaboración y confirmación si para la aplicación de este parágrafo por temas de proceder con el pago de los viáticos por el Centro de Formación, concerniente del tema de localización del lugar donde se deben trasladar los funcionarios se puede reconocer gastos complementarios, aunque la empresa y/o entidad brinde el hospedaje y alimentación. Estos gastos complementarios se aplicaría solo en casos particulares que se evidencie que los funcionarios deben desplazarse fuera de la ciudad de origen de su ubicación de cargo hacia ciudades y municipios que tienen prima de localización por clima clasificados por el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA y que tengan que pernoctar”.
1. ALCANCE DE LOS CONCEPTOS JURÍDICOS
Los conceptos emitidos por la Dirección Jurídica del SENA son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes.
2. PRECEDENTES NORMATIVOS
1. Decreto Ley 415 de 1979, “Por el cual se modifica la escala de remuneración de los empleos del Sena y se dictan otras disposiciones”
- Artículo 8. (Prima de localización en el Sena)
2. Decreto 1083 de 2015, “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública”.
- Artículo 2.2.5.5.27. Derechos del empleado en comisión de servicios.
3. Decreto 303 de 2024, “Por el cual se fijan las escalas de viáticos”
- Artículo 2. Determinación del valor de viáticos.
- Artículo 3. Autorización de viáticos.
3. ANÁLISIS JURÍDICO
3.1. Tesis Dirección Jurídica
En primer lugar, esta Dirección Jurídica encuentra que la consulta plantea dos temas principales relacionados con la aplicación del artículo 3, parágrafo 2, del Decreto 303 de 2024, así:
1. Si la prohibición contenida en dicha norma para el pago de viáticos, admite excepciones.
2. Cómo debe aplicarse esta disposición cuando el funcionario se desplaza hacia ciudades o municipios que otorgan prima de localización.
En respuesta a su solicitud, esta dirección jurídica encuentra que sí se pueden reconocer viáticos proporcionales cuando la comisión de servicios se otorga para atender invitaciones de gobiernos extranjeros, de organismos internacionales o de entidades privadas. Cuando los gastos que genera la comisión son asumidos de forma parcial por otro organismo o entidad, únicamente reconocerá la diferencia. Sin embargo, cuando la totalidad de los viáticos son asumidos por otro organismo o entidad, no habrá lugar al pago de viáticos y gastos de transporte. Para llegar a esa conclusión hay que acudir al artículo 2.2.5.5.27. del Decreto 1083 de 2015, en concordancia con el artículo 3, parágrafo 2, del Decreto 303 de 2024.
En cuanto al segundo punto de su solicitud, se aclara que la prima de localización es un derecho reconocido a los funcionarios que prestan sus servicios en los lugares expresamente señalados en el artículo 8 del Decreto Ley 415 de 1979, “Por el cual se modifica la escala de remuneración de los empleos del SENA y se dictan otras disposiciones”. Dicha norma establece que los servidores que laboran en esos lugares no tienen derecho al pago de viáticos. No obstante, no contempla prohibición alguna respecto del reconocimiento de viáticos cuando funcionarios ubicados en otras zonas se trasladan temporalmente a dichos lugares (Aclaramos que la denominación formal de la figura es “prima de localización”, y no “prima de localización por clima”, como lo menciona en su solicitud).
A continuación, el desarrollo de la anterior tesis.
3.2. Aplicación de las normas al caso concreto
3.2.1. La Prohibición de Viáticos frente a invitaciones de gobiernos extranjeros y otros
El parágrafo 2 del artículo 3 del Decreto 303 de 2024 dispone que no habrá lugar al pago de viáticos, o que estos se reconocerán proporcionalmente, a criterio de la entidad, cuando los gastos de manutención y alojamiento –o cualquiera de ellos– sean cubiertos por gobiernos extranjeros, organismos internacionales o entidades privadas. La norma remite, para la valoración de esta situación, a los criterios del artículo 2 del mismo decreto. Sin embargo, la norma no detalla en cuáles casos – a criterio de la entidad-, se pueden reconocer dichos viáticos.
No obstante, el Decreto 1083 de 2015 (aplicable al Sena) incluye unas reglas generales adicionales que permiten aplicar con mayor claridad la prohibición del pago de los viáticos cuando existe una invitación de esos organismos. A continuación, se exponen en paralelo las normas relevantes que permiten aclarar la inquietud.
| Decreto 1083 de 2015 | Decreto 303 de 2024 |
| Artículo 2.2.5.5.27. Derechos del empleado en comisión de servicios. El empleado en comisión de servicios en una sede diferente a la habitual tendrá derecho al reconocimiento de la remuneración mensual que corresponde al cargo que desempeña y al pago de viáticos y, además, a gastos de transporte, cuando estos últimos se causen fuera del perímetro urbano. El valor de los viáticos se establecerá de conformidad con los lineamientos y topes señalados en el decreto anual expedido por el Gobierno nacional. Cuando la totalidad de los gastos que genere la comisión de servicios sean asumidos por otro organismo o entidad no habrá lugar al pago de viáticos y gastos de transporte. Tampoco habrá lugar a su pago cuando la comisión de servicios se confiera dentro de la misma ciudad. Si los gastos que genera la comisión son asumidos de forma parcial por otro organismo o entidad, únicamente se reconocerá la diferencia. | ARTÍCULO 2. Determinación del valor de viáticos. Los organismos y entidades fijarán el valor de los viáticos según la remuneración mensual del empleado comisionado, la naturaleza de los asuntos que le sean confiados y las condiciones de la comisión, teniendo en cuenta el costo de vida del lugar o sitio donde deba llevarse a cabo la labor, hasta por el valor máximo de las cantidades señaladas en el artículo anterior. Para determinar el valor de los viáticos se tendrá en cuenta la asignación básica mensual, los gastos de representación y los incrementos de salario por antigüedad. Cuando para el cumplimiento de las tareas asignadas no se requiera pernoctar en el lugar de la comisión, sólo se reconocerá hasta el cincuenta por ciento (50%) del valor fijado. |
| ARTÍCULO 3. Autorización de viáticos. El reconocimiento y pago de viáticos será ordenado en el acto administrativo que confiere la comisión de servicios, en el cual se expresa el término de duración de la misma, de conformidad con lo previsto en el artículo 65 del Decreto Ley 1024 de 1978. No podrá autorizarse el pago de viáticos sin que medie el acto administrativo que confiera la comisión y ordene el reconocimiento de los viáticos correspondientes. Los viáticos solo podrán computarse como factor salarial para la liquidación de cesantías y pensiones cuando se cumplan las condiciones señaladas en el literal i) del artículo 45 del Decreto Ley 1045 de 1978. Queda prohibida toda comisión de servicios de carácter permanente. (…) PARÁGRAFO 2. No habrá lugar al pago de viáticos o su pago se autorizará en forma proporcional, a criterio de la entidad y con fundamento en los aspectos previstos en el artículo 2 de este Decreto, cuando en el caso de otorgamiento de comisiones de servicio para atender invitaciones de gobiernos extranjeros, de organismos internacionales o de entidades privadas, los gastos para manutención y alojamiento o para cualquiera de ellos fueren sufragados por el respectivo gobierno, organismo o entidad. | |
En conclusión, aunque el Decreto 303 de 2024 establece la posibilidad de no reconocer viáticos o de hacerlo proporcionalmente cuando los gastos son cubiertos por terceros, no define de manera precisa en qué situaciones debe aplicarse dicha proporcionalidad. Frente a esta ambigüedad, el Decreto 1083 de 2015, artículo 2.2.5.5.27, contiene reglas más específicas sobre el reconocimiento de viáticos cuando los gastos son asumidos total o parcialmente por otros organismos. Esta norma permite concluir que, cuando la entidad que hace la invitación cubre todos los gastos de manutención y alojamiento, no procede el pago de viáticos; pero si la cobertura es parcial, puede reconocerse únicamente la diferencia.
3.2.2. La prima de localización y la prohibición de viáticos
El artículo 8 del Decreto Ley 415 de 1979, “Por el cual se modifica la escala de remuneración de los empleos del Sena y se dictan otras disposiciones”, señala lo siguiente:
“Artículo 8o La prima de localización constituye parte integral de la asignación básica mensual de los empleados del SENA. En consecuencia, los empleados públicos que presten sus.servicios en el Centro Náutico Pesquero de Buenaventura, en la ciudad de Barrancabermeja, en el Departamento del Chocó y en la región de Urabá donde existen sedes permanentes del SENA, en los Departamentos del Cesar y la Guajira o en Centros Fijos de los Territorios Nacionales, percibirán una prima de un mil quinientos pesos ($ 1.500.00) mensuales, por concepto de esta prestación. En ningún caso se podrá recibir viáticos y prima de localización simultáneamente. Esta prima.se incrementará en un veinte por ciento (20%) anualmente”.
En este caso particular, el supuesto de hecho relevante de la norma es el lugar en el que el funcionario presta sus servicios. En este sentido, un funcionario no podría recibir viáticos y prima de localización simultáneamente si presta sus servicios en (i) el Centro Náutico Pesquero de Buenaventura, (ii) en la ciudad de Barrancabermeja, (iii) en el Departamento del Chocó y (iv) en la región de Urabá donde existen sedes permanentes del SENA, en los (v) Departamentos del Cesar y la (vi) Guajira o en (vii) Centros Fijos de los Territorios Nacionales.
Entonces, si un funcionario recibe prima de localización, no puede recibir viáticos. Esta norma no tiene excepciones. Sin embargo, la norma es clara que esa prohibición aplica para los empleados del SENA que prestan sus servicios en dichos lugares, pero no aplica para empleados que laboran en otros lugares, y se les otorga una comisión de servicios a los sitios específicos cobijados por la prima de localización.
4. CONCLUSIONES
4.1. El artículo 3, parágrafo 2, del Decreto 303 de 2024 permite a las entidades no reconocer viáticos, o hacerlo de manera proporcional, cuando gobiernos extranjeros, organismos internacionales o entidades privadas sufragan total o parcialmente los gastos de manutención o alojamiento. Aunque esta disposición no define los casos en que debe aplicarse dicha proporcionalidad, el artículo 2.2.5.5.27 del Decreto 1083 de 2015 –aplicable al SENA– aporta mayor claridad. Esta norma permite concluir lo siguiente:
- Si la totalidad de los gastos es cubierta por la entidad invitante, no procede el pago de viáticos ni de transporte.
- Si los gastos son cubiertos parcialmente, puede reconocerse la diferencia, conforme al acto administrativo de comisión.
4.2. La prima de localización, regulada en el artículo 8 del Decreto Ley 415 de 1979, es un derecho exclusivo de los funcionarios que prestan sus servicios de forma permanente en los lugares allí indicados. Para estos funcionarios, la norma prohíbe expresamente la simultaneidad entre el pago de viáticos y la prima.
No obstante, esta prohibición no aplica a funcionarios comisionados desde otras sedes que deban desplazarse temporalmente a dichos lugares. En estos casos, sí puede haber lugar al reconocimiento de viáticos, siempre que el funcionario no sea beneficiario de dicha prima.
Cordialmente,
MARTHA BIBIANA LOZANO MEDINA
Coordinadora
Grupo Coordinación Nacional de Producción Normativa y Conceptos Jurídicos
Dirección Jurídica- Dirección General
