CONCEPTO 42912 DE 2025
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
| Para: | (....), Coordinadora Grupo de Gestión de Bienestar al Aprendiz y Relacionamiento con el Egresado(....) |
| De: | Coordinadora Grupo Coordinación Nacional de Producción Normativa y Conceptos Jurídicos |
| Asunto: | Respuesta a consulta sobre convenios suscritos con IES |
Cordial saludo.
Mediante comunicación electrónica del 21 de abril, recibimos copia de su consulta, relacionada con el “alcance funcional de los delegados del Grupo de Bienestar al Aprendiz en los comités coordinadores de convenios suscritos entre el SENA y las IES”.
Al contextualizar la consulta menciona que se realiza “teniendo en cuenta la conformación de comités coordinadores o instancias técnicas previstas contractualmente en cada uno de estos convenios” y que “en la práctica, han sido designados como delegados ante dichos comités integrantes del Grupo de Bienestar al Aprendiz, grupo que hace parte de la Dirección de Formación Profesional”. Teniendo en cuenta este contexto, nos formuló las siguientes preguntas:
1. ¿Cuál es el alcance funcional del delegado de la Dirección de Formación Profesional, cuando su designación recae exclusivamente en un funcionario y/o contratista del Grupo de Bienestar al Aprendiz?
2. ¿Las funciones que puede ejercer en el comité coordinador se restringen únicamente a los asuntos propios del Grupo de Bienestar al Aprendiz, o abarcan la totalidad de las competencias y responsabilidades de la Dirección de Formación Profesional en el marco del convenio?
3. ¿Existe fundamento jurídico y administrativo que justifique o incluso exija la participación de delegados adicionales, pertenecientes a otros grupos de la Dirección de Formación Profesional, que tengan responsabilidades directas en la ejecución del convenio, tales como Grupo de Gestión Pedagógica y Curricular, Grupo de Gestión de la Formación,Grupo de Gestión de la Investigación, el Desarrollo y la Innovación Tecnológica y Formativa, así no este contemplado en los estudios previos del Convenio?
4. ¿Qué límites deben observar los delegados designados en cuanto a la asunción de compromisos, toma de decisiones y representación institucional, particularmente cuando dichas decisiones puedan involucrar áreas funcionales ajenas al grupo al cual están adscritos?
5. ¿Cuál sería el procedimiento recomendable para garantizar una representación integral de la Dirección de Formación Profesional en estos comités, sin desbordar competencias ni generar vacíos de responsabilidad institucional teniendo en cuenta que la Dirección de formación profesional tiene 4 grupos?
ALCANCE DE LOS CONCEPTOS JURÍDICOS
Los conceptos emitidos por la Dirección Jurídica del SENA son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes.
ANÁLISIS JURÍDICO
Sobre este asunto en particular, se debe comentar que la comunicación fue enviada conjuntamente a esta Coordinación y la Coordinación Nacional de Convenios, y que desde esa dependencia se remitió respuesta mediante radicado 01-9-2025-034450, que tuvimos oportunidad de conocer.
En su comunicación, la Coordinación de Convenios, considerando disposiciones constitucionales y legales, así como el Manual de Gestión del SENA, expone que “la conformación de los comités técnicos coordinadores será determinada por los ordenadores del gasto. La necesidad de establecer o no dicho comité se definirá previamente y quedará consignada en los estudios previos y en las minutas de cada convenio suscrito, en cualquier caso, la conveniencia de conformar un comité técnico coordinador radica en brindar apoyo y seguimiento a la ejecución técnica, función que no debe corresponder al supervisor ni a interventor.”
En cuanto a las funciones del Comité Técnico Coordinador, considera que “dependiendo de lo pactado en la minuta del convenio, las funciones del comité técnico coordinador de manera general, se enmarcan en acordar mecanismos que favorezcan la ejecución de las actividades y obligaciones estipuladas en el convenio. Asimismo, tendrá la responsabilidad de suscribir actas con las decisiones adoptadas, evaluar el avance del convenio y cumplir con las funciones específicas que se señalen en cada minuta convencional.”
En efecto, en el contexto de la normativa y procedimientos adoptados en el SENA para la actividad convencional, se previó la posibilidad, a juicio de cada ordenador del gasto, de constituir comités técnicos coordinadores para apoyar el seguimiento a la ejecución y gestión de los convenios que suscribe la entidad.
El Manual para la gestión de convenios en el SENA (RCEI-M-002) contiene lineamientos para la gestión de convenios en sus diferentes fases. En la fase previa o de planeación, se describe que “los estudios y documentos previos son el soporte para elaborar el convenio, en ellos se hace el análisis jurídico previo de la conveniencia, pertinencia y oportunidad de la celebración del acuerdo de voluntades.”
Esto denota el carácter fundamental de los estudios previos para la planeación, suscripción y ejecución de los convenios, cuya elaboración está a cargo de la Dirección del área técnica que requiera el convenio, con la condición de incluir análisis no solo jurídicos, sino técnicos, financieros y administrativos, entre otros, orientados a que la planeación del convenio prevea las condiciones necesarias para la oportuna y adecuada ejecución del convenio, para la satisfacción de los principios que gobiernan la gestión contractual y de convenios.
Entre otros elementos que se requiere incluir en los análisis que hacen parte de los estudios previos, se encuentra el referente al comité técnico coordinador del convenio. Respecto a este, el Manual indica que “el ordenador del gasto del respectivo convenio podrá determinar, de acuerdo con la magnitud o complejidad del convenio, la conveniencia de conformar un comité técnico coordinador que, para todos los efectos, se encargará del apoyo de seguimiento a la ejecución técnica del convenio que no sean de resorte del supervisor o interventor.”
De lo dicho se puede resaltar que el comité técnico coordinador del convenio, como su nombre lo indica, tiene una función eminentemente técnica, su función básica consiste en apoyar el seguimiento a la ejecución del convenio, sin asumir funciones de supervisión o interventoría ni de ordenación de gasto, y su conformación se justifica en los criterios que queden establecidos en los estudios previos, que son elaborados por el ordenador del gasto.
Por la relación que se establece entre el convenio y el comité en los estudios previos, consideramos que el alcance del apoyo y funciones que cumpla se limitan a los aspectos técnicos del mismo, sin que ello implique que asuma competencias que correspondan a otros funcionarios en virtud de su cargo, o de figuras como la delegación o la asignación de funciones.
CONCLUSIONES
Conforme a lo comentado, complementamos las respuestas dadas por la Coordinación Nacional de Convenios, así:
Pregunta 1. ¿Cuál es el alcance funcional del delegado de la Dirección de Formación Profesional, cuando su designación recae exclusivamente en un funcionario y/o contratista del Grupo de Bienestar al Aprendiz?
Respuesta: El alcance de las funciones del comité técnico coordinador de convenios se limita al “apoyo de seguimiento a la ejecución técnica del convenio”. El apoyo reviste un carácter eminentemente técnico y no supone el ejercicio de la supervisión, interventoría u ordenación del gasto, como tampoco de las competencias que corresponda cumplir a otros funcionarios en virtud de su cargo, o de figuras como la delegación o asignación de funciones. En los estudios previos o en el clausulado del convenio se pueden especificar las funciones que deba cumplir dentro de ese alcance.
Pregunta 2. ¿Las funciones que puede ejercer en el comité coordinador se restringen únicamente a los asuntos propios del Grupo de Bienestar al Aprendiz, o abarcan la totalidad de las competencias y responsabilidades de la Dirección de Formación Profesional en el marco del convenio?
Respuesta: Por tratarse de un comité que interviene en la gestión del convenio durante su ejecución, por el hecho de justificarse en los estudios previos y su finalidad de prestar apoyo al seguimiento a la ejecución técnica, sus competencias o responsabilidades se definen en función del convenio y su alcance, según sus componentes técnicos, su objeto y sus especificaciones. Se reitera que no supone el ejercicio de la supervisión, interventoría, la ordenación del gasto, o de las competencias que corresponda cumplir a otros funcionarios en virtud de su cargo, o de figuras como la delegación o asignación de funciones
Pregunta 3. ¿Existe fundamento jurídico y administrativo que justifique o incluso exija la participación de delegados adicionales, pertenecientes a otros grupos de la Dirección de Formación Profesional, que tengan responsabilidades directas en la ejecución del convenio, tales como Grupo de Gestión Pedagógica y Curricular, Grupo de Gestión de la Formación,Grupo de Gestión de la Investigación, el Desarrollo y la Innovación Tecnológica y Formativa, así no este contemplado en los estudios previos del Convenio?
Respuesta: De acuerdo con los lineamientos del Manual para la gestión de convenios en el SENA (RCEI-M-002), el ordenador del gasto, en ejercicio de sus funciones y competencias, determina en los análisis y estudios previos la conveniencia de conformar el comité técnico coordinador del convenio, según la magnitud o complejidad del convenio. En tal sentido, la conformación del comité con uno o más funcionarios delegados, obedece al criterio técnico del ordenador del gasto.
Pregunta 4. ¿Qué límites deben observar los delegados designados en cuanto a la asunción de compromisos, toma de decisiones y representación institucional, particularmente cuando dichas decisiones puedan involucrar áreas funcionales ajenas al grupo al cual están adscritos?
Respuesta: Reiterando las respuestas dadas antes, la función del comité técnico coordinador del convenio se limita al apoyo al seguimiento a la ejecución técnica; por tanto, reviste un carácter puramente técnico, que no implica el ejercicio de la supervisión, interventoría u ordenación del gasto, como tampoco de las competencias que corresponda cumplir a otros funcionarios en virtud de su cargo, o de figuras como la delegación o asignación de funciones. En los estudios previos o en el clausulado del convenio se pueden especificar las funciones que deba cumplir dentro de ese alcance.
Pregunta 5. ¿Cuál sería el procedimiento recomendable para garantizar una representación integral de la Dirección de Formación Profesional en estos comités, sin desbordar competencias ni generar vacíos de responsabilidad institucional teniendo en cuenta que la Dirección de formación profesional tiene 4 grupos?
Respuesta: De acuerdo con los lineamientos del Manual para la gestión de convenios en el SENA (RCEI-M-002), el ordenador del gasto determina en los análisis y estudios previos la conveniencia de conformar el comité técnico coordinador del convenio, según la magnitud o complejidad del convenio. En tal sentido, la conformación del comité con uno o más funcionarios delegados, obedece al criterio técnico del ordenador del gasto. En tal sentido, no es viable establecer por concepto una procedimiento en particular o fijar criterios para la conformación de comités, porque el Manual de Gestión de Convenios lo prevé como un componente de los estudios previos.
No obstante, se presume que, en cumplimiento de los lineamientos del citado Manual, se considera lo relativo a los principios rectores, conforme a lo cual: “Las actuaciones de quienes intervengan en la gestión de convenios se ceñirán, entre otros, a los principios de planeación, economía, eficiencia, eficacia, selección objetiva, celeridad, igualdad, imparcialidad, publicidad, transparencia, responsabilidad y moralidad administrativa, y por los postulados que orientan la buena fe administrativa.”
Cordialmente,
MARTHA BIBIANA LOZANO MEDINA
Coordinadora
Grupo Coordinación Nacional de Producción Normativa y Conceptos Jurídicos
Dirección Jurídica- Dirección General
