CONCEPTO 53775 DE 2024
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
| Para: | XXXXXX |
| De: | XXXXXX |
| Asunto: | Respuesta a 01-9-2024-045611 – Formato de constancia de buena conducta |
Cordial saludo doctora XXXXX:
Damos respuesta a su comunicación con radicado 01-9-2024-045611, mediante la cual informa que están en el proceso de actualización y revisión de formatos estandarizados dentro del Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol, y se encontró el formato “Constancia buena conducta” con el código GFPI-F-130 que “no está respaldado por el Acuerdo No. 07 de 2012 – Reglamento del aprendiz y la Resolución 1590 de 2019, por la cual se adoptan los modelos de los títulos, certificados y constancias que el SENA expide de la Formación Profesional Integral (…).”
Adicionalmente informa que la estandarización de ese documento se justificó en “que las universidades exigen ese documento para los egresados para el proceso de homologación u otro trámite.”
En ese contexto, nos pregunta lo siguiente:
“1. ¿Es válido expedir una constancia solicitada por el egresado, que indique las sanciones académicas o disciplinarias que tuvo durante su proceso formativo?
2. ¿Es válido expedir una constancia que indique las sanciones académicas o disciplinarias que tiene vigente un aprendiz?
3. ¿La expedición de esta certificación mencionando las sanciones afectarían el buen nombre del aprendiz o del egresado?
4. En el caso que valida la expedición, ¿cuáles serían las recomendaciones para proteger el buen nombre de interesado?”
ALCANCE DE LOS CONCEPTOS JURÍDICOS
Los conceptos emitidos por la Dirección Jurídica del SENA son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes.
PRECEDENTES NORMATIVOS
Ley 1581 de 2012
Acuerdo SENA 7 de 2012 – Reglamento del aprendiz
Resolución 1590 de 2019 – Modelos de títulos, certificados y constancias de la Formación Profesional Integral
Resolución SENA 1932 de 2019 – Modelos de certificados que expide el SENA en el proceso de evaluación y certificación de competencias laborales
Concepto 86346 de 2019 – Concepto de constancia de buena conducta de aprendices
ANÁLISIS JURÍDICO
El Acuerdo 7 de 2012 adoptó el Reglamento del Aprendiz considerando, entre otras razones, “que para la convivencia armoniosa de toda comunidad educativa, se requiere el establecimiento y cumplimiento de normas mínimas de comportamiento y convivencia, concordadas con las disposiciones relativas al proceso de aprendizaje”.
Es así como el Reglamento prevé distintas disposiciones que integran la valoración del comportamiento académico y disciplinario del aprendiz durante su proceso de formación, a través de la enunciación de sus derechos, deberes y prohibiciones, y el establecimiento de un régimen de faltas y sanciones académicas y disciplinarias. En cuanto a las faltas, el Reglamento las define como “las acciones u omisiones que alteran el normal desarrollo de la formación, la convivencia en la comunidad educativa, el desempeño académico del aprendiz o de sus compañeros, y que al presentarse originan la necesidad de una medida sancionatoria o formativa” (art. 23).
Al clasificar las faltas (art. 24), el Reglamento señala que las de orden disciplinario “están relacionadas directamente con factores comportamentales del aprendiz” y que “se configura la falta disciplinaria cuando el aprendiz incurre con su actuación u omisión en una de las prohibiciones, incumple un deber o se extralimita en el ejercicio de sus derechos de carácter comportamental”.
Ante la ocurrencia de alguna falta y según su calificación entre leves, graves o gravísimas, el Reglamento permite la imposición de medidas formativas y sanciones, y prevé sobre estas últimas que “son las medidas adoptadas por el SENA ante una falta académica o disciplinaria; tienen cobertura nacional en la institución y deben registrarse en el sistema de gestión de la formación” y, en el caso de que el aprendiz tenga contrato de aprendizaje, “debe adicionalmente registrarse en el Sistema de Gestión Virtual de Aprendices e informársele a la respectiva empresa.”
En este contexto, las medidas formativas y las sanciones hacen parte del proceso de formación profesional integral, tal como está previsto en el Reglamento, y hacen parte de los registros que maneja el SENA para el seguimiento, evaluación y certificación del aprendiz.
No obstante, en el Reglamento del aprendiz y las Resoluciones 1590 y 1932 de 2019, que en conjunto adoptan los modelos de los títulos, certificados y constancias que el SENA expide en los procesos de formación profesional integral y de evaluación y certificación de competencias laborales, no se prevén disposiciones que traten de la certificación hechos relacionados con el comportamiento o 'buena conducta' del aprendiz.
Considerando esta situación, en Concepto 86346 de 2019 se hizo referencia a la posibilidad de expedir constancias de buena conducta de aprendices o egresados. En dicho caso, se estimó que el artículo 15 del Reglamento del aprendiz dispone que “los Centros de Formación Profesional responderán y liderarán los trámites académicos y administrativos para atender las diferentes solicitudes elevadas por los aprendices dentro de su proceso de formación, solicitudes que deben ser presentadas por escrito radicado en el respectivo centro y registradas en el sistema de gestión académica (…)”, y cuyo trámite se da conforme a las reglas generales y particulares aplicables al derecho de petición.
Al tener en cuenta que “los aprendices o egresados del SENA tienen el derecho de pedir o solicitar la expedición de constancias o certificaciones relacionadas con el proceso de formación, tanto en su etapa lectiva como productiva”, y que los Centros tienen el deber de atender esas solicitudes, en ese concepto se concluyó que “si bien el Reglamento del aprendiz y las Resoluciones (…) no contemplan expresamente la expedición de certificaciones o constancias sobre buena conducta o antecedentes disciplinarios de los aprendices o egresados, ello en modo alguno puede sobreponerse o contraponerse al ejercicio del derecho de petición (…)” y que el SENA, “a su turno, tiene el deber correlativo de expedir los documentos solicitados”; por tanto “corresponde a los servidores públicos competentes en los Centros de Formación Profesional expedir las constancias o certificaciones que, sobre buena conducta o antecedentes académicos o disciplinarios, soliciten los aprendices o egresados, acorde con los registros que aparezcan en el respectivo sistema de gestión académico”.
Lo dicho en ese concepto se refiere a la expedición de una constancia por solicitud directa del aprendiz, respecto de datos que reposan en los registros que el SENA administra a través del Sistema de Gestión Académica Administrativa, por tratarse de información relacionada directamente con el proceso de ejecución, seguimiento y evaluación de la formación profesional integral.
Por este motivo, con ocasión de la presente consulta es oportuno complementar aquel concepto, para referirse al caso en que terceros, para el caso, instituciones de educación superior, solicitan certificaciones o constancias relativas a la conducta o a las sanciones del aprendiz, para procesos de homologación u otros trámites.
Al respecto, se considerará la posibilidad de que el SENA expida tales certificaciones o constancias relativas a la conducta o disciplina, limitada a la que esté registrada en los sistemas del gestión académica del SENA y condicionada a que responsa a una solicitud directa del aprendiz, o a que se cuente con su autorización previa y expresa cuando una institución de educación superior la requiera para fines que sean de interés del aprendiz en sus procesos formativos, por tratarse de datos sometidos a las reglas generales en materia de protección de datos personales.
Un aspecto que es importante aclarar es el alcance del concepto de “buena conducta”, para efectos de justificar que, en lo que respecta al SENA y la formación que imparte, conforme a la reglamentación vigente solo puede expedir constancias o certificaciones sobre situaciones que estén anotadas en sus sistemas de gestión, por lo que solo podrá referirse a las medidas o sanciones que hayan sido registradas luego de agotarse el procedimiento para su imposición y que consten en actos administrativos debidamente expedidos, en firme y ejecutoriados. Es decir, no corresponde al SENA emitir juicios valorativos sobre el carácter o conducta de un aprendiz o egresados, sino únicamente a los hechos documentados y registrados en los sistemas de gestión académica.
Lo anterior se deriva de criterios genreale establecidos en la jurisprudencia constitucional que, por una parte, ha señalado que “el derecho a la educación constituye un deber para el educando, la sociedad y la familia”, que “dentro de estos deberes se encuentra, entre otros, (…) el de obtener un rendimiento académico y una buena conducta por parte del estudiante de conformidad con los parámetros establecidos en el reglamento o manual de convivencia del plantel educativo. Frente a este último aspecto, esta Corte dispuso que las normas de convivencia establecidas por los establecimientos educativos no pueden desbordar los parámetros constitucionales, ni ser arbitrarias y caprichosas.” (Corte Constitucional, Sentencia T-281ª de 2016, ponente: Luis Ernesto Vargas Silva)
Por otra parte, aunque en un contexto distinto al educativo, la Corte se refirió en general al concepto de “buena conducta” dentro del ordenamiento jurídico, en Sentencia C-371 de 2002 (ponente: Rodrigo Escobar Gil), sobre el cual manifestó, entre otras cosas, que: “El concepto de 'buena conducta', no obstante su indeterminación, cuando está contenido en una ley, es un concepto jurídico, y que por consiguiente su aplicación no refiere al operador a ámbitos meta-jurídicos como el de la moral, o extra-jurídicos como el propio de ordenamientos religiosos o privados, cualquiera que sea su naturaleza, sino que debe hacerse a la luz de los valores, los principios y las reglas de derecho contenidas en el ordenamiento y que sirven de fundamento a la institución jurídica en cuya regulación está incorporado el concepto jurídico indeterminado.”
De ahí que “la obligación de observar buena conducta se traduce en deberes jurídicos cuyo incumplimiento acarrea las sanciones que en cada caso hayan sido previstas por el ordenamiento. No se trata, pues, de una decisión subjetiva del operador jurídico, a partir de su propia apreciación sobre lo que debe entenderse por buena conducta, sino que en cada caso, es necesario acreditar las infracciones a los deberes jurídicos que puedan considerarse como manifestaciones de mala conducta, situación que impone una valoración objetiva, a partir del propio ordenamiento.”
Conforme a tales criterios, se considera que las constancias o certificaciones que aludan a la conducta del aprendiz, solo puede referirse a la existencia o no de sanciones adoptadas mediante acto administrativo, conforme al Reglamento del aprendiz, por las causas que tuviera previstas y a través del procedimiento que haya establecido.
Por otro lado, hay que referirse a la aplicación de la Ley 1581 de 2012, 'por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales', en vista de que la información que reposa en los sistemas de gestión académica administrativa del SENA, para el caso la relacionada con sanciones académicas o disciplinarias que hayan sido registradas durante el proceso de formación de un aprendiz, constituye un dato personal, pues la Ley lo define así: “Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.” (Art. 3, lit. c)
Por ese mismo motivo, hay que tener presente que el aprendiz es titular de los datos personales que reposen en las bases de datos del SENA, respecto de los cuales la entidad es “responsable del tratamiento”, esto es, la “persona natural o jurídica, pública o privada, que por si misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos”. (Art. 2, lits. f, g)
En esa medida, la información sobre sanciones académicas o disciplinarias del aprendiz solo puede ser tratada con su autorización previa, quien en ejercicio de su autonomía y conforme a sus intereses, puede aceptar o negar la entrega de constancias sobre las sanciones que haya tenido durante su formación para trámites que adelante ante otras entidades educativas. Esto concreta también el principio de libertad establecido en el literal c del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, según el cual, “el tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular”, y “los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización”.
No está de más aclarar que el tratamiento de esos datos e información está justificado en el hecho de que hacen parte de los procesos de formación del SENA, y satisfacen los principios de legalidad, finalidad (art. 4 de la Ley 1581 de 2012), pues se trata de una actividad regulada por la Ley, y el servicio educativo contituye en sí mismo un fin legítimo conforme a la Constitución y la Ley.
Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el aprendiz, como titular de sus datos, tiene derecho a “conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento”, pudiendo ejercer ese derecho “frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado”. También tiene derecho a “ser informado por el responsable del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales”.
Los derechos enunciados se relacionan a su vez con los principios de veracidad o calidad, y de acceso y circulación restringida, principalmente porque por esa vía puede controlar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada y completa; y que estos sean utlizados dentro de los límites propios de su naturaleza, es decir, en el ámbito educativo o de la formación profesional, condicionado a la autorización del titular.
Así mismo, el ejercicio de los derechos del titular se tornan en garantía de protección de su buen nombre, especialmente en casos como el comentado en general, en el que entidades educativas pueden solicitar al SENA la expedición de constancias sobre sanciones académicas o disciplinarias del aprendiz, que pueden ser utilizadas en procesos de ingreso u homologación, como en otros trámites.
Por ejemplo, en relación con la información personal que reposa en bases de datos, el derecho al habeas y el buen nombre, en Sentencia SU458 de 2012 (ponente: Adriana Guillén Arango), la Corte Constitucional consideró que: “(…) como garantía, tiene el habeas data la función específica de proteger, mediante la vigilancia del cumplimiento de las reglas y principios de la administración de datos, los derechos y libertades que dependen de (o que pueden ser afectado por) una administración de datos personales deficiente. Por vía de ejemplo, el habeas data opera como garantía del derecho al buen nombre, cuando se emplea para rectificar el tratamiento de información falsa”.
En la misma Sentencia, agregó que: “Según la jurisprudencia de esta Corporación (SU-082 y SU-089 de 1995) existe una relación inescindible entre el derecho al habeas data y los derechos a la honra y al buen nombre. No obstante, dichos derechos se adquieren sobre la base del buen comportamiento. En este sentido, estos derechos sufren deterioro por las fallas en que incurren las personas, circunstancias que, a su vez, tienen consecuencias jurídicas. Por otra parte, señaló que la inclusión verídica, cierta e imparcial de un dato no puede confundirse con una sanción y, en consecuencia, no puede afirmarse que se trate de una pena perpetua. El hecho de revelar un dato verdadero hace parte, según la Sentencia SU-082 de 1995, del ejercicio de los derechos a la información y a recibir información veraz e imparcial. Por consiguiente, señaló que cuando la información vertida en documentos públicos contiene datos ciertos, que corresponden a una situación de hecho o de derecho verídica, no se pueden afectar los derechos a la honra y al buen nombre de las personas.”
Lo anterior resalta la importancia, para el caso consultado, de que la expedición de constancias o certificados alusivos a la conducta de los aprendices o egresados durante su proceso de formación, que se traduce solamente en la existencia o no de sanciones académicas o disciplinarias, deban limitarse a las situaciones que hayan sido registradas en los sistemas de gestión académica, que consten en actos administrativos en firme, y que su expedición se limite a dos eventos: a la solicitud del aprendiz o egresado en dicho sentido o a la expedición a terceros, con la autorización previa y expresa del aprendiz o egresado.
Por último, al ver el formato vigente se encuentra que esta constancia se refiere a dos situaciones: i) A la realización y aprobación de un programa de formación, con las fechas de inicio y finalización, y ii) A la verificación de sanciones o llamados de atención durante la formación, según los sistemas de gestión académica y el historial académico. Al respecto, en línea con lo considerado en este documento, recomendamos que al expedir tal constancia, la información que se certifique o haga constar sea la que efectivamente se haya solicitado, de manera que la información relativa a medidas o sanciones académicas o disciplinarias solamente se incluyan en la constancia, cuando haya sido expresamente solicitada por el aprendiz, egresado o la institución educativa y, en este último caso, el aprendiz o egresado haya autorizado su expedición.
CONCLUSIONES
De acuerdo con lo expuesto, respondemos:
PREGUNTA 1: ¿Es válido expedir una constancia solicitada por el egresado, que indique las sanciones académicas o disciplinarias que tuvo durante su proceso formativo?
PREGUNTA 2: ¿Es válido expedir una constancia que indique las sanciones académicas o disciplinarias que tiene vigente un aprendiz?
RESPUESTAS 1 y 2: Si. Conforme a lo expuesto en Concepto 86346 de 2019, citado y complementado en este documento, es válido que el SENA expida una constancia por solicitud del egresado que haga referencia a las sanciones o medidas académicas o disciplinarias que hayan tenido durante su proceso formativo, o las que estén vigentes, y que hayan sido registradas en los sistemas de gestión académica administrativa del SENA. Esto en virtud de ser el titular de los datos personales que reposan en su historial académico y de que dicha solicitud tiene el tratamiento de derecho de petición que, conforme a las normas aplicables en la materia y al Reglamento del Aprendiz, el SENA está en la obligación de responder en los términos legales.
En la pregunta no se hace referencia al caso en que la solicitud provenga de un tercero (institución educativa para trámites académicos); no obstante, lo expone en el contexto de la consulta. En dicho caso, deben aplicarse los criterios expuestos en este documento.
PREGUNTA 3: ¿La expedición de esta certificación mencionando las sanciones afectarían el buen nombre del aprendiz o del egresado?
PREGUNTA 4: En el caso de ser válida la expedición, ¿cuales serian las recomendaciones para proteger el buen nombre de interesado ?
RESPUESTAS 3 y 4: La expedición de constancias sobre el historial académico y disciplinario de los aprendices (egresados) no afectan el buen nombre, siempre y cuando se refieran a situaciones de hecho o de derecho verídicas. Para garantizar la observancia del derecho al buen nombre, la expedición de constancias podrá incluir la información sobre medidas o sanciones académicas o disciplinarias cuando: i) Sean objeto expreso de la solicitud; ii) Sean solicitadas directamente por el aprendiz - egresado, o cuando la solicite un tercero (institución educativa), se obtenga autorización previa y expresa del aprendiz – egresado, como garantía también de su derecho a que se corrija, si es el caso; y iii) Deberán limitarse a las medidas o sanciones que hayan sido registradas conforme a las disposiciones del reglamento del aprendiz, como garantía de veracidad.
Por último, en vista de que se está tramitando la actualización y modificación del Reglamento del aprendiz desde la Dirección de Formación Profesional a la que está adscrito su Grupo, sugerimos incluir en el proyecto de Acuerdo las disposiciones que consideren pertinentes sobre la materia, para que junto con las demás normas que se desarrollarán sean publicadas para comentarios de la ciudadanía.
Cordialmente,
MARTHA BIBIANA LOZANO MEDINA
Coordinadora
Grupo Coordinación Nacional de Producción Normativa y Conceptos Jurídicos
