CONCEPTO 59045 DE 2025
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
| De: | Martha Bibiana Lozano Medina - Coordinadora Grupo Coordinación Nacional de Producción Normativa y Conceptos Jurídicos - Dirección Jurídica - 1-0020 |
| Asunto: | Solicitud concepto – Publicidad SECOP II – Convenios Especiales de Cooperación y Convenios de Asociación. |
Buenas tardes doctora,
En atención a su solicitud con radicado 01-9-2025-043964, en la cual manifiesta:
“(…)
En atención a las funciones asignadas a su Coordinación, comedidamente nos permitimos realizar consulta y solicitud de concepto jurídico respecto el alcance del principio de publicidad en el marco de convenios especiales de cooperación y convenios de asociación, y con ocasión a las siguientes consideraciones:
Que como es de su conocimiento, en el marco del Programa de Formación Continua Especializada, se suscriben convenios especiales de cooperación regidos específicamente por los Decretos 393, 585 y 591 de 1991.
Que respecto los Programas de Formación Especializada para la Economía Campesina – FEEC y Formación Especializada para la Economía Popular - FEP se realiza la suscripción de convenios de asociación, los cuales se encuentran regulados por el artículo 355 de la Constitución Política de Colombia, el artículo 96 de la Ley 489 de 1998 y el Decreto 092 de 2017.
Que ahora bien, la Ley 80 de 1993, “Por la cual se expide el estatuto general de contratación de la administración pública” en su artículo 24, establece que en virtud del principio de transparencia, entre otras cosas “3. Las actuaciones de las autoridades serán públicas y los expedientes que las contengan estarán abiertos al público (…)”.
Que a su vez, la Ley 1150 de 2007 “por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos” dispone: “Artículo 2. De las modalidades de selección. // (…) PARÁGRAFO 2. El procedimiento aplicable para la ejecución de cada una de las causales a que se refiere el numeral 2o del presente artículo, deberá observar los principios de transparencia, economía, responsabilidad y las siguientes reglas: // 1. Se dará publicidad a todos los procedimientos y actos. (…)”.
Que de igual manera, el Decreto 1082 de 2015 “por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del sector Administrativo de Planeación Nacional” sobre el particular señala: “Artículo 2.2.1.1.1.7.1. Publicidad en el SECOP. La Entidad Estatal está obligada a publicar en el Secop los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición”
Que específicamente para los convenios de asociación, el Decreto 092 de 2017 en su artículo 7 indica: “ARTÍCULO 7o. Aplicación de los principios de la contratación estatal. La contratación a la que hace referencia el presente decreto está sujeta a los principios de la contratación estatal y a las normas presupuestales aplicables. En consecuencia, las normas relativas a la publicidad son de obligatorio cumplimiento, por lo cual, la actividad contractual y los Documentos del Proceso de que trata el presente decreto deberán ser objeto de publicación en el Sistema Electrónico de Contratación Pública (SECOP). Adicionalmente, la entidad privada sin ánimo de lucro contratista deberá entregar a la Entidad Estatal, y ésta publicar en el SECOP, la información relativa a los subcontratos que suscriba para desarrollar el programa o actividad de interés público previsto en el Plan Nacional o seccional de Desarrollo, incluyendo los datos referentes a la existencia y representación legal de la entidad con quien contrató y la información de pagos”
Que la Ley 2195 de 2022 “Por medio de la cual se adoptan medidas en materia de transparencia, prevención y lucha contra la corrupción y se dictan otras disposiciones”, en su artículo 53 establece que: “ARTÍCULO 53. Adiciónese los siguientes incisos al Artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, el cual quedará así: // Artículo 13. PRINCIPIOS GENERALES DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL PARA ENTIDADES NO SOMETIDAS AL ESTATUTO GENERAL DE CONTRATACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN PUBLICA. Las entidades estatales que por disposición legal cuenten con un régimen contractual excepcional al del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, aplicaran en desarrollo de su actividad contractual, acorde con su régimen legal especial, los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los Artículos 209 y 267 de la Constitución Política, respectivamente según sea el caso y estarán sometidas al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto legalmente para la contratación estatal. // En desarrollo de los anteriores principios, deberán publicar los documentos relacionados con su actividad contractual en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública -SECOP II- o la plataforma transaccional que haga sus veces. Para los efectos de este Artículo, se entiende por actividad contractual los documentos, contratos, actos e información generada por oferentes, contratista, contratante, supervisor o interventor, tanto en la etapa precontractual, como en la contractual y la postcontractual.”
Que finalmente, la Circular Externa No. 002 de 2024 expedida por la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente dispone: “b) Documentos que deben ser publicados: En cuanto a los documentos que deben publicarse en el SECOP II, a efectos de cumplir el mandato consagrado en el artículo 53 de la Ley 2195 de 2022, es preciso advertir que la disposición hace referencia a los documentos relacionados con su actividad contractual, la cual define como “[…] los documentos, contratos, actos e información generada por oferentes, contratista, contratante, supervisor o interventor, tanto en la etapa precontractual, como en la contractual y la postcontractual”.
Corolario de lo anterior, se formulan las siguientes consultas en el marco de los convenios especiales de cooperación y convenios de asociación, referidos:
1. ¿Qué documentos específicamente deben publicarse en la plataforma SECOP II, especialmente en la etapa contractual?
2. ¿Respecto a los desembolsos, deben publicarse en SECOP II, específicamente las órdenes de pago o es posible publicarse en su defecto, las hojas de ruta expedidas por SIIF Nación, en las cuales se evidencia la información de las órdenes de pago?
3. ¿Toda actuación efectuada por las partes convencionales y documentada (por ejemplo correos electrónicos), debe publicarse en la plataforma SECOP II?
(…)”
En atención a su solicitud, me permito aclarar que el supervisor de un convenio desempeña funciones específicas, cuenta con facultades y está sujeto a ciertas prohibiciones. Es la persona encargada del seguimiento, control y vigilancia en aspectos técnicos, administrativos, financieros, contables y jurídicos, entre otros, con el fin de garantizar la correcta ejecución del convenio. La labor del supervisor inicia con su designación y culmina con la liquidación y cierre de este.
En este sentido, los objetivos principales de la supervisión incluyen velar por la eficiente y oportuna utilización de los recursos asignados, así como verificar que el convenio se cumpla en los plazos, términos, condiciones técnicas y demás previsiones pactadas. Además, corresponde al supervisor garantizar que la ejecución del convenio no sufra interrupciones injustificadas.
Asimismo, es obligación del supervisor integrar el expediente contractual en la plataforma SECOP II, incluyendo los soportes y documentos que evidencien la ejecución del convenio, con el fin de dar cumplimiento al principio de publicidad y transparencia en la gestión contractual.
A continuación, procedo a responder sus inquietudes:
1. ¿Qué documentos específicamente deben publicarse en la plataforma SECOP II, especialmente en la etapa contractual?
Se deben publicar, entre otros, los siguientes documentos (sin limitarse a estos), considerando los que, a juicio del supervisor y en función de la importancia del documento durante la ejecución, estos deban garantizar la transparencia y publicidad del proceso:
- Designación del supervisor.
- Convenio.
- Resolución de contratación directa (cuando aplique).
- Plan operativo y sus modificaciones.
- Entregables relacionados con los desembolsos de los recursos.
- Informes de supervisión.
- Modificaciones al convenio (adiciones, prórrogas, suspensiones, etc.).
- Cualquier otro documento generado en virtud de la ejecución del convenio que permita evidenciar su desarrollo.
2. Respecto a los desembolsos, ¿deben publicarse en SECOP II las órdenes de pago o es posible hacerlo mediante las hojas de ruta expedidas por SIIF Nación?
Dado que las hojas de ruta emitidas por SIIF Nación contienen la información de las órdenes de pago, se sugiere que estas puedan ser cargadas en la plataforma, garantizando así la transparencia y la evidencia de los desembolsos realizados.
3. ¿Toda actuación efectuada por las partes en el marco del convenio y documentada (por ejemplo, correos electrónicos) debe publicarse en SECOP II?
La respuesta a esta inquietud está relacionada con la primera pregunta. En general, las actuaciones documentadas que evidencien el desarrollo y cumplimiento del convenio deben ser incorporadas en la plataforma, en la medida en que contribuyan a garantizar la transparencia y el control del proceso.
Por último, el Grupo de Coordinación Nacional de Producción Normativa y Conceptos Jurídicos de la Dirección Jurídica queda a disposición para resolver cualquier inquietud.
Cordial saludo,
MARTHA BIBIANA LOZANO MEDINA
Coordinación Nacional de Producción Normativa y Conceptos
Dirección Jurídica - Dirección General
