Concepto 60510 de 2025 SENA

CONCEPTO 60510 DE 2025

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Bogotá

Señor

XXXXX

Respetado Señor, reciba un cordial saludo.

El Grupo de Coordinación Nacional de Producción Normativa y Conceptos Jurídicos de la Dirección Jurídica de la Dirección General del SENA se permite dar respuesta a la comunicación del asunto, mediante la cual se solicita la emisión de un concepto jurídico relacionado con la viabilidad de aplicar un descuento de libranza por nómina a una servidora adscrita a la Regional Quindío, en atención a una solicitud elevada por la Cooperativa COASMEDAS.

Así las cosas, se presentan los lineamientos generales aplicables al caso planteado.

ALCANCE DE LOS CONCEPTOS JURÍDICOS

A continuación, se presenta el análisis correspondiente, no sin antes precisar que, los conceptos emitidos por la Dirección Jurídica del SENA son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes.

PRECEDENTES NORMATIVOS

Con el fin de realizar el análisis jurídico correspondiente, se tendrán en cuenta las siguientes sentencias y disposiciones constitucionales y/o normativas:

- Decreto Ley 3135 de 1968

- Ley 1527 de 2012

- Ley 1902 de 2018

- Sentencia C-710 de 2019 - Corte Constitucional

ANÁLISIS JURÍDICO

I. De los descuentos sobre el salario de los servidores públicos.

El régimen jurídico colombiano establece restricciones claras y precisas respecto a las deducciones o descuentos que pueden afectar el salario de los servidores públicos. Dichas restricciones encuentran sustento en normas de orden legal y constitucional que delimitan el margen de actuación del empleador, y exigen, en todos los casos, el respeto por el consentimiento del trabajador, así como la garantía de que el descuento no vulnere su derecho al mínimo vital.

En el ámbito del empleo público, el artículo 12 del Decreto Ley 3135 de 1968 dispone que los pagos que deban efectuarse al servidor no pueden ser objeto de deducción sin una orden judicial o sin autorización escrita del trabajador, salvo que se trate de cuotas derivadas de afiliación a sindicatos, aportes a cooperativas, pagos por previsión social o sanciones disciplinarias impuestas conforme al reglamento interno. Dicha disposición subraya el carácter excepcional de cualquier afectación al salario e impone al empleador la obligación de contar con soporte suficiente e idóneo para proceder con cualquier tipo de descuento, incluso cuando el origen sea una obligación de naturaleza privada.

Adicionalmente, la misma norma establece limitaciones específicas en relación con la afectación del salario mínimo legal o la parte inembargable del mismo. En esa línea, dispone que ningún descuento, aun con autorización del trabajador, puede implicar una afectación al mínimo legal mensual vigente. Solo en el caso de las obligaciones previstas en el artículo 411 del Código Civil, se autoriza el embargo hasta del cincuenta por ciento del salario; para otros casos, únicamente es embargable la quinta parte del excedente sobre el salario mínimo. Lo anterior, reafirma que el salario, por su naturaleza, se encuentra blindado frente a afectaciones que comprometan la subsistencia del servidor.

De lo expuesto se tiene que, el sistema jurídico nacional impone al empleador una obligación de especial cuidado frente a cualquier deducción salarial, al tratarse de una materia en la que confluye la garantía del mínimo vital. La deducción sobre el salario del servidor no puede asumirse como una simple operación administrativa, sino que exige el cumplimiento estricto de las condiciones legales previstas para su procedencia, so pena de incurrir en una afectación indebida al patrimonio del servidor.

Bajo esta perspectiva, cualquier descuento, por legítimo que parezca en su origen, debe fundarse en una causa jurídica legal válida, respetar los límites de inembargabilidad establecidos en la ley, y contar, cuando así se requiera, con la autorización expresa, vigente y verificable del servidor afectado.

II. La libranza como mecanismo de descuento sobre el salario: naturaleza, requisitos y límites.

La Ley 1527 de 2012 -modificada por la Ley 1902 de 2018- reguló de manera integral la figura de la libranza como un descuento directo a través del cual una persona natural, sea asalariada, pensionada o vinculada mediante contrato de prestación de servicios, puede autorizar de forma expresa, previa e irrevocable a su empleador o pagador para que realice deducciones periódicas de sus ingresos. Dichas deducciones tienen como finalidad atender obligaciones contraídas con entidades operadoras como cooperativas, fondos de empleados o instituciones financieras. Así entonces, la libranza se configura como un título valor de contenido crediticio que permite, mediante autorización escrita del deudor, afectar directamente su salario o pensión con el fin de cumplir compromisos contractuales adquiridos voluntariamente.

No debe perderse de vista que, la norma establece de forma inequívoca que la existencia de una autorización por parte del servidor y/o trabajador constituye el requisito esencial que habilita al empleador para efectuar el descuento. Tal autorización debe encontrarse consignada en un documento que refleje de manera clara e indubitable su voluntad de permitir la afectación a su salario con destino al pago de la obligación contraída.

Es de resaltar que, el artículo 3 de la Ley 1527 señala que, además del consentimiento expreso, el descuento solo puede efectuarse si no compromete más del cincuenta por ciento (50%) del salario o pensión neto del deudor, una vez realizadas las deducciones de ley. Así mismo, el artículo 6 contempla el deber del pagador de transferir los recursos deducidos a la entidad operadora en un plazo no mayor a tres días hábiles, respetando el orden cronológico de las libranzas autorizadas.

La naturaleza de la libranza ha sido reconocida como un instrumento de autorregulación financiera y contractual entre particulares, cuyo fundamento jurídico reside en el principio de autonomía de la voluntad. Sin embargo, dicha autonomía no es absoluta, en tanto, la ley impone condiciones expresas tanto para su procedencia como para su ejecución, de manera que el respeto por los derechos fundamentales del trabajador, particularmente su derecho al mínimo vital, no quede subordinado a acuerdos de voluntad que puedan resultar excesivos o desproporcionados en el tiempo.

En virtud de lo anterior, la libranza debe entenderse como una forma excepcional y reglada de afectación del ingreso del servidor y/o trabajador, y no como una habilitación automática y perpetua para que cualquier obligación pasada o futura pueda descontarse sin limitación ni control.

Se destaca que, la Corte Constitucional ha reforzado esta interpretación garantista, y en particular, mediante la Sentencia C-710 de 2019 reiteró que el consentimiento del trabajador es requisito imprescindible para que proceda cualquier afectación a su salario, inclusive aquellas que se deriven de figuras como la libranza. De acuerdo con la jurisprudencia constitucional, sin dicho consentimiento -expreso, actual y verificable- no es posible que el empleador deduzca suma alguna, salvo que medie una orden judicial, reafirmando con ello, la especial protección que merece el ingreso laboral, incluso frente a actos de disposición voluntaria, cuando estos no cumplen con los requisitos sustanciales y formales establecidos en la ley.

En síntesis, la libranza constituye un instrumento legalmente reconocido para facilitar el cumplimiento de obligaciones personales mediante descuentos autorizados sobre el salario o pensión del trabajador, siempre que se respeten sus límites normativos. Su procedencia se supedita a la existencia de una autorización previa, expresa e irrevocable; su ejecución, a la garantía del mínimo vital y a la observancia de los topes legales; y su validez, a la verificación continua por parte del empleador. El paso del tiempo, la falta de manifestación del deudor o el vencimiento de la obligación no pueden ser ignorados por la entidad pagadora, en consecuencia, el uso de la libranza como medio de descuento requiere un análisis jurídico integral que asegure su legalidad, proporcionalidad y vigencia material.

CONCLUSIONES

Considerando que este documento tiene como finalidad proporcionar lineamientos generales para la interpretación y orientación sobre los aspectos planteados en la consulta, y no resolver un caso concreto, se procede a dar respuesta en el siguiente sentido:

El marco normativo vigente establece que todo descuento sobre el salario de un servidor público debe fundarse en una causa legal válida y, cuando se trate de libranzas, en su autorización previa, expresa e irrevocable. Bajo este orden, la ejecución de tales descuentos impone al empleador una especial carga de verificación sobre la existencia y validez de dicha autorización, así como sobre la vigencia y exigibilidad de la obligación que se pretende afectar.

Teniendo en cuenta lo expuesto, corresponde entonces a la Regional Quindío verificar si la documentación aportada por la Cooperativa COASMEDAS cumple con los requisitos legales exigidos para la procedencia del descuento por nómina. Esta revisión debe incluir la existencia del soporte escrito que refleje de manera clara la voluntad del servidor, la identificación de la obligación a pagar y la ausencia de circunstancias que puedan afectar su validez, como el pago total o la revocatoria.

No debe perderse de vista que, la administración no puede actuar con presunciones de validez automática, especialmente cuando está en juego el patrimonio de un servidor. En ausencia de los elementos mínimos que permitan establecer con certeza la legalidad y vigencia del descuento, no resulta jurídicamente procedente su aplicación, en tanto ello podría comprometer la legalidad de la actuación administrativa y derivar en responsabilidades para la entidad.

Con toda atención, y manifestando nuestra disposición para cualquier aclaración que considere necesaria.

MARTHA BIBIANA LOZANO MEDINA

Coordinadora del Grupo de Coordinación Nacional de Producción Normativa y Conceptos Jurídicos

Dirección Jurídica - Dirección General