CONCEPTO 63518 DE 2023
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<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Bogotá D.C.
Doctor
(...)
Director (e) Regional Meta
Email: geoa@sena.edu.co
| Asunto: | Respuesta consulta de pago de viáticos adicionales por motivo de fuerza mayor y caso fortuito |
Saludo cordial:
Mediante comunicación radicada bajo el No. 50-9-2023-007609 NIS 2023-02-420969 de fecha 05 de octubre de 2023 solicita claridad sobre lo siguiente: ¿Es legal ordenar el pago de la comisión incluyendo los tiquetes aéreos pagados por el comisionado? ¿Es posible señalar que el cierre de la vía obra como caso de fuerza mayor o caso fortuito y por lo mismo no se constituyen hechos cumplidos, aun cuando el comisionado no informó de la novedad?”
ALCANCE DE LOS CONCEPTOS JURÍDICOS
Sea lo primero señalar, que los conceptos emitidos por la Dirección Jurídica del SENA son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes.
PRECEDENTES NORMATIVOS
Decreto 1083 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública.” artículo 2.2.5.5.1 Situaciones Administrativas. “El empleado público durante su relación legal y reglamentaria se puede encontrar en las siguientes situaciones administrativas:
1. En servicio activo.
2. En licencia.
3. En permiso.
4. En comisión.
5. En ejercicio de funciones de otro empleo por encargo.
6. Suspendido o separado en el ejercicio de sus funciones.
7. En periodo de prueba en empleos de carrera.
8. En vacaciones.
9. Descanso compensado”.
El Decreto Ley 2400 de 1968 dispone en su artículo 22 “(…) A los empleados se les podrá otorgar comisión para los siguientes fines: para cumplir misiones especiales conferidas por sus superiores; para seguir estudios de capacitación; para asistir a reuniones, conferencias, seminarios y para realizar visitas de observación que interesen a la administración y que se relacionen con el ramo en que presten sus servicios; para ejercer las funciones de un empleo de libre nombramiento y remoción cuando la comisión recaiga en un funcionario escalafonado en carrera.
El Gobierno reglamentará las condiciones, términos y procedimientos para conceder comisiones.
PARÁGRAFO. En ningún caso podrá conferirse comisión para ejercer funciones que no sean propias de la administración pública (…)”.
El mencionado Decreto 1083 de 2015, en su artículo 2.2.5.5.21 señaló frente a la comisión que “(…) El empleado se encuentra en comisión cuando cumple misiones, adelanta estudios, atiende determinadas actividades especiales en sede diferente a la habitual o desempeña otro empleo, previa autorización del jefe del organismo. La comisión puede otorgarse al interior del país o al exterior.
Sobre la comisión de servicios, el artículo 2.2.5.5.25 del Decreto 1083 de 2015, modificado por el artículo del Decreto 648 de 2017, estableció: “(…) la comisión de servicios se puede conferir al interior o al exterior del país, no constituye forma de provisión de empleos, se otorga para ejercer las funciones propias del empleo en un lugar diferente al de la sede del cargo, cumplir misiones especiales conferidas por los superiores, asistir a reuniones, conferencias o seminarios, realizar visitas de observación que interesen a la administración y que se relacionen con el ramo en que presta sus servicios el empleado.
Esta comisión hace parte de los deberes de todo empleado, por tanto, no puede rehusarse a su cumplimiento (…)”
Por su parte, el artículo 2.2.5.5.27 del multicitado Decreto 1083 de 2015, señaló respecto de los derechos del empleado en Comisión de servicios lo siguiente: El empleado en comisión de servicios en una sede diferente a la habitual tendrá derecho (…) al pago de viáticos y, además, a gastos de transporte, cuando estos últimos se causen fuera del perímetro urbano. El valor de los viáticos se establecerá de conformidad con los lineamientos y topes señalados en el decreto anual expedido por el Gobierno nacional.
Resolución 2838 de 2016 expedida por el SENA “Por la cual se reglamentan en el SENA las comisiones de servicios, pago de viáticos, gastos de transporte y se dictan otras disposiciones"
Resolución 903 de 2022 expedida por el SENA “Por la cual se modifica parcialmente la Resolución 2838 de 2016, mediante “la cual se reglamentan en el SENA las comisiones de servicios, pago de viáticos, gastos de transporte y se dictan otras disposiciones"
PROBLEMA JURÍDICO
Con la presente consulta se plantea el siguiente problema jurídico: ¿Es viable el reconocimiento de pago de viáticos (tiquetes aéreos) pagados por el comisionado, sin previa autorización por el ordenador de gasto respectivo?
ANÁLISIS
- Normas que regulan la comisión de servicios en el SENA
Con arreglo a lo previsto en las normas legales antes invocadas, en el SENA mediante Resolución 2838 de 2016, modificada por las Resoluciones 1313 de 2017 y 903 de 2022, se reglamentaron las comisiones de servicio, pago de viáticos y gastos de transporte.
La Resolución 903 de 2022 por la cual se modifica parcialmente la Resolución 2838 de 2016 mediante “la cual se reglamentan en el SENA las comisiones de servicio, pago de viáticos, gastos de transporte y se dictan otras disposiciones”, dispuso:
“(…) Artículo 1. Modificar el numeral 1.6 del artículo 1 de la Resolución 2838 de 2016, el cual queda así:
“1.6. GASTOS DE TRANSPORTE. Se entiende por gastos de transporte el valor necesario para cubrir el desplazamiento de los comisionados en cumplimiento del objeto conferido y para el desarrollo de funciones específicas. Para el caso de los comisionados, estos gastos deben ser especificados dentro de la comisión”.
(…)
Artículo 3. Modificar el artículo 4 de la Resolución 2838 de 2016, el cual queda así:
“ARTÍCULO 4o ORDENACIÓN DEL GASTO Y PAGO DE COMISIONES. Para otorgar comisiones deberá existir un acto administrativo (Orden de Viaje) debidamente firmada por el Ordenador del Gasto respectivo, en la cual se indique el objeto, lugar de la comisión, número de días, fechas de inicio y finalización y el valor total de los viáticos a reconocer; esta ordenación del gasto y pago se realizará a través de la plataforma establecida para el trámite.
La ordenación del gasto y del pago deberá ser suscrita por:
4.1. Dirección General: Por el Director General, la Secretaría General, los Directores de Área y los Jefes de Oficina.
4.2. Regionales: Por los Directores Regionales y los Subdirectores de Centro de Formación Profesional Integral.
(…)
Artículo 6. Modificar el numeral 8.1.3 del artículo 8 de la Resolución 2838 de 2016, el cual queda así:
“8.1.3. Entregando el valor de acuerdo con las tarifas oficiales fijadas para el transporte respectivo, según sea el caso. Dicho valor deberá ser soportado por el respectivo tiquete o factura de compra por parte del comisionado. Para el Suministro de tiquetes aéreos para la Dirección General, Direcciones Regionales y Centros de Formación Profesional Integral a nivel nacional e internacional se deberá tener en cuenta los lineamientos que emita sobre el tema la Dirección Administrativa y Financiera”. (Subrayado fuera del texto original)
Ahora, mediante Circular 3-2022-000098 expedida por la Dirección Administrativa y Financiera del SENA, se impartió lineamientos relacionados con suministros de tiquetes aéreos en los siguientes términos:
1. Las comisiones y órdenes de viaje deberán planearse adecuadamente, de tal forma que se evite al máximo las cancelaciones de los tiquetes aéreos, y los cambios injustificados los cuales acarrean un gasto administrativo para la Entidad. Los tiquetes se solicitarán con ocho (8) días de antelación para ciudades principales y veinte (20) días para ciudades regionales, esto con el objeto de asegurar el cupo para el cumplimiento del objetivo del comisionado y a la vez, lograr precios más favorables para la Entidad.
(…)
2. Las solicitudes de tiquetes se deben gestionar mediante el diligenciamiento total del Formato GIL-F-019 V2 (el cual lo encuentran para descargar en CompromISO) con 8 y 20 días de antelación dependiendo la ciudad de destino, el cual deberá ser allegado junto con la comisión debidamente firmada por el ordenador del gasto y con número de registro presupuestal al correo tiquetesaereos@sena.edu.co (en el caso de Dirección General), y en las Regionales al correo electrónico del área o dependencia que haga sus veces. (…)
(Subrayado fuera del texto original)
Tal como quedó evidenciado, cuando un funcionario en comisión de servicios requiera desplazarse por vía aérea deberá mediar una planeación de al menos ocho (8) días para ciudades principales y veinte (20) días para ciudades regionales, esto con el objeto de asegurar el cupo para el cumplimiento del objetivo del comisionado y a la vez, lograr precios más favorables para la Entidad.
Ahora, cuando se trate de comisión de servicios por vía terrestre se podrá entregar el valor del tiquete de acuerdo con las tarifas oficiales fijadas para el transporte respectivo, valor que deberá ser soportado en el respectivo tiquete o factura de compra por parte del comisionado.
CONCLUSIÓN
Conforme con lo expuesto, tendrán derecho al reconocimiento de viáticos los servidores públicos que deban cumplir una comisión de servicios fuera de su sede habitual de trabajo para el desempeño de sus funciones. Así mismo, tendrán derecho al reconocimiento de los gastos de transporte que se generen desde la sede habitual de trabajo hasta el lugar donde se desarrollará la comisión de servicios.
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 45 del Código Civil, se llama fuerza mayor o caso fortuito el imprevisto a que no es posible resistir como un naufragio, un terremoto, los actos de autoridad ejercidos por funcionarios públicos, etc. Si bien el cierre de la vía podría señalarse como un imprevisto, lo procedente era informar de este imprevisto al ordenador del gasto para que se modificara la comisión, autorizando el trasporte por vía aérea o en último caso aplazando o cancelando la comisión ya que existía una orden de viaje bajo unas condiciones que el comisionado no puede modificar de manera unilateral.
Así mismo, para determinar si hay lugar al reconocimiento de pago de viáticos adicionales, conviene señalar que para el tema puntual de compra de tiquetes adquiridos por el comisionado de manera libre y sin previa autorización por parte del ordenador del gasto, la norma es clara en señalar que las solicitudes para compra de tiquetes se deben gestionar con ocho (8) días de antelación para ciudades principales y veinte (20) días para ciudades regionales; y estas deben ser solicitadas por el gestor de comisiones del área, quien es la persona responsable de tramitar a tiempo los viáticos y tiquetes que se requieran para el cabal cumplimiento de los servicios.
Por lo tanto, de conformidad con lo antes expuesto “Las solicitudes de tiquetes se deben gestionar mediante el diligenciamiento total del Formato GIL-F-019 V2 (el cual lo encuentran para descargar en CompromISO) con 8 y 20 días de antelación dependiendo la ciudad de destino, el cual deberá ser allegado junto con la comisión debidamente firmada por el ordenador del gasto y con número de registro presupuestal”
Teniendo en cuenta que el trámite antes señalado no se cumplió y no fue autorizado por el funcionario competente, no resulta viable el reconocimiento de pago de tiquetes aéreos para la legalización de la comisión.
En los anteriores términos se da respuesta oportuna, congruente y concreta a la petición formulada.
Cordial saludo,
MARTHA BIBIANA LOZANO MEDINA
Coordinadora Grupo de Conceptos Jurídicos y
Producción Normativa
Dirección Jurídica - Dirección General
