Concepto 75874 de 2025 SENA

CONCEPTO 75874 DE 2025

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Bogotá D.C.

Doctor

XXXX

Coordinador Grupo de Gestión del Talento Humano

Secretaría General

ASUNTO: Respuesta a solicitud de concepto sobre tipo de firma aplicable al Acta de Posesión radicado No. 01-9-2025-073310.

Respetado Doctor XXXX:

En atención a la solicitud de concepto sobre el tipo de firma que debe emplearse en el Acta de Posesión, en el marco de la implementación del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA) conforme a la Resolución No. 1-02689 de 2023 y del proceso de conformación de los expedientes laborales electrónicos en el SENA, se procede a dar respuesta en los siguientes términos, teniendo en cuenta que dicho documento formaliza el ingreso de un servidor público a la Entidad, establece la fecha de posesión efectiva del cargo y perfecciona jurídicamente el nombramiento.

1. Marco normativo aplicable

De conformidad con la Ley 527 de 1999 y el Decreto 2364 de 2012, tanto la firma digital como la firma electrónica tienen validez jurídica en Colombia, siempre que cumplan con los principios de autenticidad, integridad y confiabilidad. La Corte Constitucional (Sentencia C-662 de 2000) ha reconocido que la firma digital, por su soporte criptográfico y la utilización de certificados emitidos por entidades acreditadas, cuenta con un mayor grado de seguridad y equivalencia funcional frente a la firma manuscrita.

De igual forma, el Decreto 1080 de 2015, en su artículo 2.8.2.7.1, establece la obligación de garantizar la autenticidad de los documentos de archivo; la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) exige que los documentos sean auténticos, íntegros y fiables; el Decreto 620 de 2020 y la Ley 1437 de 2011 (CPACA) reafirman la validez de los medios electrónicos para actos administrativos, siempre que se cumplan dichos principios. Finalmente, la Ley 1581 de 2012 impone la obligación de adoptar medidas técnicas y administrativas para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información y de los datos personales.

2. Sobre la validez de un acta firmada con herramientas básicas de PDF

Si bien jurídicamente un acta de posesión firmada con mecanismos básicos de inserción de firma electrónica (como programas de PDF instalados en equipos personales, licenciados o no) podría tener efectos legales bajo el principio de equivalencia funcional, dichos métodos no garantizan estándares suficientes de seguridad, trazabilidad ni control institucional, ni se encuentran alineados con las directrices del SENA.

Por lo tanto, aunque el documento podría tener validez formal, su uso no es recomendable, ya que se aleja de los parámetros de seguridad y confiabilidad exigidos para actos administrativos de alta relevancia.

3. Uso de equipos y credenciales institucionales para firmar el acta

No es correcto ni conforme a la normativa vigente que un funcionario del SENA facilite su equipo institucional o sus credenciales de acceso para que un servidor en proceso de posesión firme el acta a través de una herramienta de PDF.

Las credenciales institucionales y el equipo asignado son de uso estrictamente personal e intransferible, al estar directamente vinculados tanto con los datos personales del funcionario como con las herramientas que la entidad entrega exclusivamente para el cumplimiento de sus funciones. En consecuencia, no pueden ser compartidos, prestados o utilizados por terceros bajo ninguna circunstancia.

El uso indebido de estas credenciales o del equipo institucional representa un riesgo significativo para la seguridad de la información, pudiendo comprometer la integridad de los sistemas, la confidencialidad de los datos personales y la disponibilidad de los recursos tecnológicos. Esta práctica, además, podría generar vulneraciones a los principios de seguridad de la información y a los lineamientos de protección de datos personales establecidos en la Ley 1581 de 2012, en las políticas internas de seguridad y privacidad de la entidad y en la Política de Protección de Datos Personales vigente.

Por lo anterior, el funcionario tiene la obligación de custodiar y utilizar de manera responsable tanto sus credenciales institucionales como el equipo entregado, adoptando las medidas necesarias para prevenir accesos indebidos, usos no autorizados o incidentes de seguridad que puedan afectar a la entidad o a terceros.

En este sentido, debe enfatizarse que una cosa es la validez jurídica de la firma y otra distinta los mecanismos técnicos y de seguridad para su implementación. Estos últimos corresponden a la competencia de la Oficina de Sistemas y del área de Administración de Documentos, quienes son los responsables de establecer lineamientos sobre el uso de herramientas autorizadas, la administración de credenciales y la protección de la información institucional.

4. Uso de firma digital certificada para el Acta de Posesión

Dado que el Acta de Posesión es el documento que perfecciona jurídicamente el nombramiento y vinculación de un servidor público, con efectos legales directos sobre la relación laboral, lo procedente es emplear un mecanismo de firma digital certificado.

En concordancia, la recomendación institucional es utilizar de manera exclusiva las herramientas oficiales dispuestas por el SENA:

Adobe Sign (firma digital), administrado por la Oficina de Sistemas, para documentos de mayor sensibilidad y fuerza probatoria como el Acta de Posesión, dado que garantiza autenticidad, integridad, no repudio y valor probatorio.

Adobe Acrobat Pro (firma electrónica), para actos administrativos o de gestión de menor exigencia probatoria, permitiendo firmar, proteger y validar documentos en formato PDF bajo estándares institucionales.

5. Conclusión

Se recomienda aplicar un criterio diferencial en el uso de las herramientas de firma: la firma digital mediante Adobe Sign para documentos solemnes como el Acta de Posesión, y la firma electrónica con Adobe Acrobat Pro para otros actos administrativos que requieran firma, siempre bajo la administración de la Oficina de Sistemas y en articulación con el área de Administración de Documentos.

Finalmente, se aclara que la Dirección Jurídica no tiene competencia para definir los lineamientos técnicos específicos de implementación de estas herramientas, por no hacer parte de sus funciones; sin embargo, en conjunto con la Oficial de Seguridad de la Información de la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo, acompañará las mesas de trabajo necesarias para la gestión de los lineamientos institucionales en esta materia.

Cordialmente,

MARTHA BIBIANA LOZANO MEDINA

Coordinadora del Grupo de Coordinación Nacional de Producción Normativa y Conceptos Jurídicos.