Concepto 82099 de 2025 SENA

CONCEPTO 82099 DE 2025

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Bogotá D.C.

PARA: Coordinadora Grupo de Formación y Desarrollo del Talento Humano - Secretaría General - Dirección General - 1-2025

De: Coordinadora Grupo Coordinación Nacional de Producción Normativa y Conceptos Jurídicos - Dirección Jurídica - 1-0020

ASUNTO: Concepto circunstancias imprevistas y sobrevinientes para aprobación y aceptación auxilio educativo servidores públicos.

Mediante comunicación electrónica radicada con el número 01-9-2025-076655 de fecha 27 de agosto de 2025 solicita orientación jurídica para establecer si la circunstancia consistente en la no aceptación de matrícula por parte de la Institución de Educación Superior, derivada de su calendario académico y sumada a los tiempos de notificación de los cortes presupuestales, puede considerarse como causal válida para autorizar solicitudes de cambio de universidad u otros ajustes contemplados en el artículo citado.

Manifiesta que se han presentado situaciones relacionadas con la aceptación y uso oportuno de los apoyos asignados, pues algunos funcionarios han manifestado dificultades para formalizar su matrícula en las Instituciones de Educación Superior inicialmente seleccionadas debido a los calendarios académicos de estas, lo que ha impedido materializar el beneficio aprobado.

Adicionalmente, para el presente semestre, se han adelantado varios cortes de asignación en razón a la disponibilidad presupuestal, circunstancia que ha generado que algunos funcionarios sean notificados de la aprobación del apoyo una vez vencidas las fechas de matrícula de las universidades, situaciones que son ajenas a la voluntad de los beneficiarios y, por lo tanto, no puede constituir una causal de sanción en su contra.

ALCANCE DE LOS CONCEPTOS JURÍDICOS

Los conceptos emitidos por la Dirección Jurídica del SENA son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes.

ANÁLISIS

1. Mediante Resolución 0174 de 2024 se establecieron directrices para el Sistema de Estímulos y del Plan de Bienestar Social e Incentivos del SENA, que tiene como objetivos "Generar condiciones y estrategias de bienestar laboral para los servidores públicos que contribuya al mejoramiento de su calidad de vida y, a su vez, se refleje en el aumento de su productividad, tanto a nivel individual como grupal" (artículo 1o).

Por su parte, la precitada Resolución 174 de 2024 establece en su artículo 55:

"ARTÍCULO 55. PLAZO PARA ACEPTAR EL APOYO. Una vez aprobado y notificado el apoyo, el empleado público deberá informar por escrito su aceptación o desistimiento dentro de los diez (10) días siguientes en la Regional, Centro de Formación o Dirección General donde presentó la solicitud. En caso de no manifestarse, se entenderá que no hará uso del apoyo, razón por la que no podrá participar en la convocatoria inmediatamente siguiente.

PARÁGRAFO 1. El empleado que, habiendo aceptado el apoyo en el plazo establecido en el presente artículo no haga utilización de este, sin que medie caso de fuerza mayor o causa fortuita debidamente sustentada ante el Coordinador del Grupo de Formación y Desarrollo de Talento Humano o Coordinador del Grupo de Talento Humano de la Regional, no podrá participar en la convocatoria inmediatamente siguiente.

PARÁGRAFO 2. El empleado que desee modificar su postulación original por decisión personal, solo podrá realizarlo dentro del período comprendido en la etapa de reclamaciones y revisión de solicitudes de la correspondiente convocatoria. Esto con el fin de garantizar la adecuada asignación de recursos a que se hace referencia en el artículo 4 que alude al presupuesto de apoyos económicos para educación formal de la presente resolución.

PARÁGRAFO 3. Una vez aceptado el apoyo y antes del desembolso, las solicitudes presentadas por los empleados que impliquen modificaciones a las inicialmente aprobadas referentes al tipo de programa, duración, tipo de período académico (semestre, ciclo, trimestre, año, etc.) o Institución de Educación Superior, cuya causal sea que la Institución de Educación Superior no aperture el programa, deben ser comunicadas al Coordinador del Grupo de Formación y Desarrollo del Talento Humano para su validación y trámite".

Como puede apreciarse, el parágrafo del artículo 55 de la Resolución 0174 de 2024 establece que, una vez aceptado el apoyo educativo y antes de su desembolso, se podrán presentar solicitudes de modificación a las inicialmente aprobadas conforme con las causales allí señaladas, como antes quedó indicado, sin que se mencionen otras circunstancias como la no aceptación de matrícula por parte de la Institución de Educación Superior derivada de su calendario académico y por la notificación fuera de tiempo de los cortes presupuestales.

Nos encontramos, pues, ante dos situaciones imprevistas y sobrevinientes: Una ocasionada por decisión unilateral de la institución educativa que decidió no aceptar la matrícula derivada de su calendario académico y otra por problemas en la notificación de las asignaciones presupuestales al interior del SENA.

En el primer caso, se configuraría una circunstancia de fuerza mayor o caso fortuito prevista en el artículo 64 del Código Civil en virtud de la decisión unilateral de la institución educativa. Según se ha sostenido por la Corte Suprema de Justicia en su jurisprudencia, se requiere que "estos hechos o actos, u otros semejantes, que enuncia el legislador, requiere que sean imprevisibles o irresistibles, significando lo primero, un acontecer intempestivo, excepcional o sorpresivo; y lo segundo, imposible, fatal, inevitable de superar en sus consecuencias" (Corte Suprema de Justicia, Sala de Casación Civil, Sentencia SC16932-2015 de 9 diciembre de 2015, magistrado ponente Álvaro Fernando García, radicación No. 11001-02-03-000-2013-01920-00).

En este sentido, cabe recordar que la autonomía universitaria consagrada en el artículo 69 de la Constitución Política es una garantía en virtud del cual las universidades tienen la potestad de "darse sus directivas y regirse por sus propios estatutos, de acuerdo con la ley", para lo cual cuentan con la potestad de señalar los planes de estudio y los métodos y sistemas de investigación y establecer su propia organización interna. (Ver Corte Constitucional Sentencia T-234 de 2023)

En el segundo evento, se trata de una actuación tardía de la Administración en los trámites de carácter presupuestal, la cual es ajena a la voluntad o al comportamiento del servidor público, quien no puede asumir las cargas de quienes tenían a su cargo adelantar la gestión y notificación oportuna de los cortes presupuestales, acorde con los principios que informan la función administrativa.

En este punto, surge la observancia de los principios que informan la función administrativa consagrados en el artículo 209 de la Constitución Política y que desarrolla el artículo 3o del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, de los cuales destacamos los principios del debido proceso, buena fe, publicidad y eficacia:

"Artículo 3. Principios. Todas las autoridades deberán interpretar y aplicar las disposiciones que regulan las actuaciones y procedimientos administrativos a la luz de los principios consagrados en la Constitución Política, en la Parte Primera de este Código y en las leyes especiales.

Las actuaciones administrativas se desarrollarán, especialmente, con arreglo a los principios del debido proceso, igualdad, imparcialidad, buena fe, moralidad, participación, responsabilidad, transparencia, publicidad, coordinación, eficacia, economía y celeridad.

1. En virtud del principio del debido proceso, las actuaciones administrativas se adelantarán de conformidad con las normas de procedimiento y competencia establecidas en la Constitución y la ley, con plena garantía de los derechos de representación, defensa y contradicción.

(…)

4. En virtud del principio de buena fe, las autoridades y los particulares presumirán el comportamiento leal y fiel de unos y otros en el ejercicio de sus competencias, derechos y deberes.

(…)

9. En virtud del principio de publicidad, las autoridades darán a conocer al público y a los interesados, en forma sistemática y permanente, sin que medie petición alguna, sus actos, contratos y resoluciones, mediante las comunicaciones, notificaciones y publicaciones que ordene la ley, incluyendo el empleo de tecnologías que permitan difundir de manera masiva tal información de conformidad con lo dispuesto en este Código. Cuando el interesado deba asumir el costo de la publicación, esta no podrá exceder en ningún caso el valor de la misma.

(…)

11. En virtud del principio de eficacia, las autoridades buscarán que los procedimientos logren su finalidad y, para el efecto, removerán de oficio los obstáculos puramente formales, evitarán decisiones inhibitorias, dilaciones o retardos y sanearán, de acuerdo con este Código las irregularidades procedimentales que se presenten, en procura de la efectividad del derecho material objeto de la actuación administrativa...".

De acuerdo con lo anterior, y frente a la situación planteada en su comunicación, debemos señalar que el SENA, por conducto de la dependencia competente, debe evaluar y tener en cuenta las circunstancias antes planteadas para que el servidor público pueda acceder al apoyo educativo, pues al parecer se trató de eventos externos, imprevistos y sobrevinientes - estos últimos ocurridos después de iniciado el trámite de la solicitud - y que no podían ser conocidos y menos imputados al solicitante, a menos que se demuestre, en el primer caso, que el servidor público sí conocía de antemano la decisión que adoptaría la institución educativa respecto de la matrícula (Principio de buena fe).

Teniendo en cuenta lo anterior, en nuestro criterio surge la aplicación del principio de Eficacia, que le impone a las autoridades la búsqueda de la efectividad del derecho material objeto de la actuación administrativa y en procura de la garantía de los objetivos de los planes y programas de bienestar a que se refiere el artículo 1o de la Resolución 0174 de 2024.

Sobre el principio de Eficacia, la Corte Constitucional en Sentencia T-733 de 2009 sostuvo: "(...) las autoridades administrativas ostentan cargas relativas al desempeño de sus funciones, en orden a implementar y brindar soluciones a problemas de los ciudadanos. Dichos problemas constituyen deficiencias atribuibles a deberes específicos de la administración, y así las mencionadas soluciones han de ser ciertas, eficaces y proporcionales a éstos...".

El presente concepto se rinde de conformidad con el alcance dispuesto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, incorporado por la Ley 1755 de 2015. Lo anterior no sin advertir, que el mismo se encuentra sujeto a las modificaciones legales y jurisprudenciales que se expidan y acojan dentro del asunto.

Cordial saludo,

MARTHA BIBIANA LOZANO MEDINA

Coordinadora del Grupo de Coordinación Nacional de Producción Normativa y Conceptos Jurídicos.