CONCEPTO 87547 DE 2024
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Bogotá D.C.
Señor
XXXXX
| Asunto: | Consulta – permisos remunerados para servidores públicos del SENA |
Saludo cordial:
Mediante correo electrónico de fecha 11 de octubre de 2024 solicita concepto sobre lo siguiente:
“(…) PREGUNTAS:
1. para casos diferentes a calamidad doméstica, fuerza mayor o caso fortuito. Un funcionario Debe o no debe establecer las causas por las cuales solicita un permiso remunerado para tratar asuntos personales en el momento de su solicitud, y de qué manera lo puede realizar.
2. Cuales son las maneras en que se puede determinar la justa causa de un permiso remunerado para tratar para asuntos personales.
3. Podría determinar con ejemplos un modelo correcto de solicitud de permiso remunerado para atender Asuntos personales, diferente a calamidad doméstica, fuerza mayor o caso fortuito.
4. Teniendo en cuenta el texto de la circular 023 de 2005 que dice: El escrito de solicitud debe ser enviado por lo menos con cinco (5) días hábiles de anticipación a la fecha en que se aspira a empezar a disfrutar el permiso, salvo que en el permiso por calamidad doméstica o por fuerza mayor o caso fortuito no fuere posible conocer anticipadamente las causas que lo originan, en cuyo evento podrá solicitarse inmediatamente éstas sean conocidas.
Para permisos solicitados con suficiente tiempo anticipado, diferentes a calamidad doméstica o por fuerza mayor o caso fortuito, en caso de que la respuesta a la pregunta numero 1 establezca que es necesaria la justificación, en qué momento se deben establecer las causas que lo originan antes o después de disfrutar el permiso. (…)
ALCANCE DE LOS CONCEPTOS JURÍDICOS
Sea lo primero señalar, que los conceptos emitidos por la Dirección Jurídica del SENA son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes.
PRECEDENTES NORMATIVOS
Para el análisis del presente concepto se tendrá en cuenta el siguiente fundamento normativo:
Decreto Ley 2400 de 1968 “Por el cual se modifican las normas que regulan la administración del personal civil y se dictan otras disposiciones.”
Decreto 2464 de 1970 “Por el cual se aprueba el Estatuto de Personal del Servicio Nacional de Aprendizaje-SENA”
Decreto 1083 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública.
Decreto 648 de 2017 “Por el cual se modifica y adiciona el Decreto 1083 de 2015, Reglamentario Único del Sector de la Función Pública”
Circular 2529 de 2004 “Por el cual se efectúan delegaciones en materia de gestión del Talento Humano”
Circular 023 del 18 de enero de 2005 – SENA “Pautas para solicitar y tramitar permisos remunerados”
ANÁLISIS
Con arreglo a lo previsto en las normas legales invocadas en el acápite de precedentes normativos, se procederá a realizar las siguientes precisiones:
1. Situaciones Administrativas – Permisos Remunerados
El Decreto 1083 de 2015, sobre el permiso de los servidores públicos establece en su artículo 2.2.5.5.1, modificado por el por el artículo 1o del Decreto 648 de 2017, lo siguiente:
“(…) El empleado público durante su relación legal y reglamentaria se puede encontrar en las siguientes situaciones administrativas:
1. En servicio activo.
2. En licencia.
3. En permiso.
4. En comisión
5. En ejercicio de funciones de otro empleo por encargo.
6. Suspendido o separado en el ejercicio de sus funciones.
7. En periodo de prueba en empleos de carrera.
8. En vacaciones.
9. Descanso compensado (Subrayado fuera del texto original)
Ahora, el artículo 2.2.5.5.17 del Decreto 648 de 2017 reguló lo relacionado con el permiso remunerado en los siguientes términos:
“(…) Artículo 2.2.5.5.17 Permiso Remunerado. El empleado puede solicitar por escrito permiso remunerado hasta por tres (3) días hábiles cuando medie justa causa. Corresponde al nominador o a su delegado la facultad de autorizar o negar los permisos.
Cuando la causa del permiso sea una calamidad doméstica el empleado deberá informar inmediatamente la situación y, una vez se reincorpore al ejercicio de sus funciones, justificar ante el nominador o su delegado el motivo que la originó con los soportes necesarios para demostrarla, quien determinará si existió mérito suficiente para la ausencia laboral. De no existir mérito suficiente se procederá a descontar los salarios por el día o días no laborados.
Parágrafo. Cuando un Ministro o Director de Departamento Administrativo deba salir del país en fines de semana o días festivos y no medie una situación administrativa, deberá solicitar previamente el respectivo permiso remunerado y se procederá al nombramiento de un Ministro o Director encargado.
Así las cosas, debe entenderse el permiso como una situación administrativa en la cual se puede encontrar el empleado público, regulada en el artículo 2.2.5.5.17 del Decreto 1083 de 2015 modificado por el 648 de 2017. En virtud de esta situación administrativa, el empleado puede solicitar por escrito permiso remunerado hasta por tres (3) días hábiles cuando medie justa causa.
Sin embargo, corresponderá al nominador o a su delegado la facultad de autorizar o negar los permisos. Cuando la causa del permiso sea una calamidad doméstica el empleado deberá informar inmediatamente la situación y, una vez se reincorpore al ejercicio de sus funciones, justificar ante el nominador o su delegado el motivo que la originó con los soportes necesarios para demostrarla, quien determinará si existió mérito suficiente para la ausencia laboral. De no existir mérito suficiente se procederá a descontar los salarios por el día o días no laborados.
Adicional, cuando un Ministro o un Director de Departamento Administrativo deba salir del país en fines de semana o días festivos y no medie una situación administrativa, deberá solicitar previamente el respectivo permiso remunerado y se procederá al nombramiento de un Ministro o Director encargado. La Ley 1952 de 2019 Código General Disciplinario, consagra como derechos de todo servidor público en el artículo 37, numeral “6. Obtener permisos y licencias en los casos previstos en la Ley”.
Así mismo, el tratadista doctor Diego Younes Moreno en su libro de Derecho Administrativo laboral, novena edición, señala sobre el permiso lo siguiente:
“(…) 1. Es también otra situación administrativa que persigue la desvinculación transitoria, muy transitoria, por cierto, de la prestación de las funciones por parte del empleado, sin que ello le ocasione desmedro de su salario, como si ocurre con la licencia. Por medio de esta situación administrativa se busca que los servidores públicos puedan atender apremiantes circunstancias de orden personal o familiar.
2- (…) es necesario que exista “justa causa” para que se pueda conceder el permiso. La expresión “justa causa” puede comprender diversas situaciones que el empleado solicitante expone al funcionario competente, para que éste las valore y conceda el permiso cuando consideré que se configura la “justa causa” Anotamos que el concepto de “justa causa” no puede reducirse, como comúnmente se piensa, a las calamidades domésticas.
3.- Ficción jurídica. En la situación administrativa del permiso se da una ficción jurídica, puesto que, no obstante que el empleado no trabaja durante el mismo, para todos los efectos legales y considera que el empleado ha prestado sus servicios. Esto quiere decir que el tiempo del permiso es remunerado y por lo tanto si el beneficiario trabaja, por ejemplo, en jornada nocturna, no perderá el recargo correspondiente, o si lo hace por el sistema de turnos y el permiso comprende un día festivo o un domingo, no perderá la remuneración especial fijada por el Decreto 1042 de 1978 para tales casos.” Con base en lo anterior, cuando la ley señala dentro de los derechos de los servidores públicos el de obtener permisos hasta por tres días, se refiere a los casos exista justa causa, de tal manera que la entidad deberá evaluarla y determinar si concede el permiso. La justa causa, en los términos de la Ley y la doctrina no se circunscribe a las calamidades domésticas, sino a toda circunstancia que amerite la ausencia del empleado al sitio de trabajo e implica la no prestación del servicio. (…)”
2. Circular 023 de 2005 – Permisos Servidores Públicos Sena
Por parte de la Secretaría General del SENA, se expidió la Circular 23 de 18 de enero de 2005 vigente a la fecha y mediante la cual se impartieron pautas a todos los servidores públicos del SENA a nivel nacional para solicitar y tramitar permisos remunerados, y los que se define en términos generales “como la situación administrativa en la cual un empleado público o un trabajador oficial, por circunstancias especiales y determinadas, es autorizado para separarse temporal y ocasionalmente de las funciones que desempeña, con derecho a remuneración”.
La Circular citada en líneas precedentes señaló en su numeral segundo las clases de permisos remunerados, en los siguientes términos:
“(…) 2.1 Legales e institucionales, o
2.2. Por necesidades de los Servidores Públicos
2.1 Permisos legales e institucionales:
2.1.a. Para ejercer el derecho al sufragio: (…)
2.1.b. Para recibir atención médica u odontológica: (…)
2.1.c. Por matrimonio del servidor público: (…)
2.1.d. Para asistir al entierro de un compañero de trabajo: (…)
2.2 Los permisos por necesidades de los servidores públicos pueden darse en los siguientes casos:
2.2.a. Por calamidad domestica: (…)
2.2.b. Por fuerza mayor o caso fortuito: (…)
2.2.c. Para atender asuntos personales debidamente justificados: (…)
2.2.d. Para adelantar estudios académicos regulares: (…)”
Así mismo, la Circular 23 de 2005 expedida por el SENA indicó en su numeral cuarto cual es el trámite que los servidores públicos de la Entidad deben surtir para los permisos remunerados sean concedidos y preciso que (…) Los permisos que impliquen ausencia al puesto de trabajo se deben solicitar anticipadamente y por escrito dirigido al funcionario competente para otorgarlo, con el visto bueno del Jefe inmediato cuando se requiera, de conformidad con lo anotado anteriormente; en la solicitud deben expresarse claramente las razones que motivan el permiso y su probable duración.
El escrito de solicitud debe ser enviado por lo menos con cinco (5) días hábiles de anticipación a la fecha en que se aspira a empezar a disfrutar el permiso, salvo que en el permiso por calamidad doméstica o por fuerza mayor o caso fortuito no fuere posible conocer anticipadamente las causas que lo originan, en cuyo evento podrá solicitarse inmediatamente éstas sean conocidas.
Ningún servidor público podrá ausentarse de su puesto de trabajo sin la autorización previa y escrita del funcionario competente, con el procedimiento y las formalidades indicadas anteriormente. (Negrita y subrayado fuera del texto original)
De conformidad con lo expuesto anteriormente, para la Circular 23 de 2005 expedida por el SENA es claro que la figura del permiso remunerado, es una situación administrativa que se concederá cuando el empleado vaya a ejercer el derecho al sufragio, deba recibir atención médica u odontológica, por matrimonio, cuando asista al entierro de un compañero, cuando deba desempeñar cargos oficiales de forzosa aceptación (jurado de conciencia, jurado de votación, entre otros), por calamidad doméstica, para atender asuntos personales debidamente justificados, para adelantar estudios académicos, casos en los cuales la circular estableció que la solicitud sobre el permiso deberá ser presentada previamente por escrito y se deberá expresar claramente las razones que motivan el permiso, excepto en situación de caso fortuito o fuerza mayor, cuyo evento de no ser posible conocer anticipadamente las causas que lo originan, podrá solicitarse inmediatamente éstas sean conocidas y su legalización se dará con posterioridad.
Conviene precisar que, según el contenido de Normatividad SENA (Normograma), la Circular 023 de 2005 no ha sido derogada por otra norma de igual o superior jerarquía.
CONCLUSIÓN
Conforme con lo expuesto, en relación con el permiso, el artículo 21 del Decreto Ley 2400 de 1968, dispone: “(…) Los empleados, cuando medie justa causa, pueden obtener permisos con goce de sueldo hasta por tres (3) días (…)”
Ahora, el permiso remunerado para los empleados públicos fue consagrado como situación administrativa por el artículo 2.2.5.5.1 del Decreto 1083 de 2015, modificado por el por el artículo 1 del Decreto 648 de 2017.
De acuerdo con la norma citada en líneas precedentes, el empleado que lo requiera podrá solicitar por escrito a la administración permiso remunerado hasta por tres (3) días, y le corresponderá al jefe del organismo respectivo, o a quien este haya delegado la facultad, el valorar la justa causa y en consecuencia, autorizar o negar el permiso.
Frente al particular, Ley 1952 de 20194, Código Único Disciplinario, establece:
“(…) Artículo 33. Derechos. Además de los contemplados en la Constitución, la ley y los reglamentos, son derechos de todo servidor público:
6. Obtener permisos y licencias en los casos previstos en la ley.
(...)
Artículo 34. Deberes. Son deberes de todo servidor público: (...)
11. Dedicar la totalidad del tiempo reglamentario de trabajo al desempeño de las funciones encomendadas, salvo las excepciones legales (…)”
De las normas anteriormente citadas, el permiso es un derecho del empelado por medio del cual se busca que los servidores públicos se desvinculen transitoriamente de la prestación de sus funciones para que puedan atender situaciones de orden personal o familiar que se encuentren debidamente justificadas, con goce de sueldo, hasta por tres (3) días.
El permiso debe ser concedido por el nominador o su delegado, quien evaluará si es viable autorizarlo o negarlo. No obstante, se aclara que la norma no señala qué eventos constituyen una justa causa, dejando en cabeza del nominador o su delegado la competencia para analizar y decidir en cada caso lo pertinente; no obstante, puede negarlo si considera que no se configura una justa causa.
Adicional, se precisa que no existe una situación administrativa denominada permiso remunerado por un lapso de tiempo mayor a tres días.
Ahora bien, se procederá atender sus preguntas en los siguientes términos:
1. “(…) para casos diferentes a calamidad doméstica, fuerza mayor o caso fortuito. Un funcionario Debe o no debe establecer las causas por las cuales solicita un permiso remunerado para tratar asuntos personales en el momento de su solicitud, y de qué manera lo puede realizar (…)”
Respuesta: El artículo 2.2.5.5.1 del Decreto 1083 de 2015, modificado por el artículo 1o del Decreto 648 de 2017, es claro en señalar que el empleado puede solicitar por escrito permiso remunerado hasta por tres (3) días hábiles cuando medie justa causa. En igual sentido, la Circular 23 de 2005 expedida por el SENA fue clara en señalar que en la solicitud los servidores deben expresar claramente las razones que motivan el permiso; así las cosas, se evidencia con meridiana claridad que el servidor público que requiera permiso remunerado, deberá sustentar ante el jefe o nominador la situación que constituya justa causa, para atender situaciones de orden personal o familiar sobre las que se necesite dicho permiso.
Así mismo, el trámite para solicitarlo está definido en la Circular 23 de 2005 expedida por el SENA en su numeral cuarto, mismo que fue descrito en el acápite de análisis del presente concepto.
2. “(…) Cuales son las maneras en que se puede determinar la justa causa de un permiso remunerado para tratar para asuntos personales (…)”
Respuesta: Tal y como se indicó en la respuesta anterior, el permiso requiere justificación para ser concedido, y le corresponderá al jefe del organismo o su delegado analizar si concede o no el permiso remunerado hasta por tres (3) días, o bien puede negarlo si considera que no se configura una justa causa.
Es decir, que el nominador o su delegado, deberá evaluar para determinar si es viable autorizarlo o negarlo. No obstante, se aclara que la norma no señala qué eventos constituyen una justa causa, dejando en cabeza del nominador o su delegado la competencia para analizar y decidir en cada caso particular lo pertinente.
3. “(…) Podría determinar con ejemplos un modelo correcto de solicitud de permiso remunerado para atender Asuntos personales, diferente a calamidad doméstica, fuerza mayor o caso fortuito. (…)
Respuesta: la Circular 23 de 2005 expedida por el SENA en su numeral segundo menciona algunas clases de permisos remunerados, así:
“(…) 2.2. Por necesidades de los Servidores Públicos
2.1 Permisos legales e institucionales:
2.1.a. Para ejercer el derecho al sufragio: Por el tiempo que sea necesario para sufragar tanto en elecciones nacionales, locales como institucionales (ejm. Comisión de Personal)
2.1.b. Para recibir atención médica u odontológica: Por el tiempo necesario, debiendo presentar las constancias o comprobantes del servicio.
2.1.c. Por matrimonio del servidor público: Se otorga una sola vez, por ocho (8) días hábiles, dentro de los treinta (30) días calendario siguientes al matrimonio, debiendo presentar el servidor público el correspondiente registro civil de matrimonio.
2.1.d. Para asistir al entierro de un compañero de trabajo: Su otorgamiento está sujeto a las necesidades del servicio.
2.2 Los permisos por necesidades de los servidores públicos pueden darse en los siguientes casos:
(…)
2.2.c. Para atender asuntos personales debidamente justificados: Son aquellos que requiere el servidor público por justa causa para realizar actividades que le es imposible hacer por fuera de la jomada ordinaria de trabajo; su calificación está a cargo del funcionario competente para otorgar el permiso y se concederá o negará de acuerdo a las necesidades del servicio. (…)” (Negrita fuera del texto original)
En virtud de lo expuesto, el nominador tiene la potestad de estudiar la solicitud de permiso remunerado, de considerarlo pertinente y en caso de no afectar la prestación del servicio, podrá otorgarlo; ello quiere decir, que el permiso se encuentra supeditado a dos condiciones: por un lado, que la administración encuentre justificado el concederlo y por otra parte, que con el permiso no se afecte la prestación del servicio a cargo de la entidad.
4. “(…) Teniendo en cuenta el texto de la circular 023 de 2005 que dice: El escrito de solicitud debe ser enviado por lo menos con cinco (5) días hábiles de anticipación a la fecha en que se aspira a empezar a disfrutar el permiso, salvo que en el permiso por calamidad doméstica o por fuerza mayor o caso fortuito no fuere posible conocer anticipadamente las causas que lo originan, en cuyo evento podrá solicitarse inmediatamente éstas sean conocidas.
Para permisos solicitados con suficiente tiempo anticipado, diferentes a calamidad doméstica o por fuerza mayor o caso fortuito, en caso de que la respuesta a la pregunta numero 1 establezca que es necesaria la justificación, en qué momento se deben establecer las causas que lo originan antes o después de disfrutar el permiso. (…)”
Respuesta: la Circular 23 de 2005 expedida por el SENA en su numeral cuarto señaló el trámite que debe ser adelantado por los servidores cuando requieran un permiso remunerado y precisó que el escrito de solicitud debe ser enviado por lo menos con cinco (5) días hábiles de anticipación a la fecha en que se aspira a empezar a disfrutar el permiso, salvo que en el permiso por calamidad doméstica o por fuerza mayor o caso fortuito no fuere posible conocer anticipadamente las causas que lo originan, en cuyo evento podrá solicitarse inmediatamente éstas sean conocidas.
Así las cosas, la Circular estableció que la solicitud sobre el permiso remunerado deberá ser presentada previamente por escrito, es decir, con antelación; excepto en caso fortuito o fuerza mayor, situación en la que el empleado deberá informar inmediatamente la situación y, una vez se reincorpore al ejercicio de sus funciones, justificar ante el nominador o su delegado el motivo que la originó con los soportes necesarios para demostrarla, quien determinará si existió mérito suficiente para la ausencia laboral. De no existir mérito suficiente se procederá a descontar los salarios por el día o días no laborados.
Finalmente, no se debe olvidar que el permiso se encuentra condicionado a ser aprobado por la entidad previo su disfrute, teniendo en cuenta las necesidades del servicio de la entidad y si la solicitud se fundamenta en razones de justa causa, la entidad podrá o no otorgar el permiso solicitado.
En los anteriores términos se da respuesta oportuna, congruente y concreta a la petición formulada.
Cordialmente,
MARTHA BIBIANA LOZANO MEDINA
Coordinadora Grupo de Conceptos Jurídicos y Producción Normativa
Dirección Jurídica - Dirección General
