Concepto 106086 de 2025 SENA

CONCEPTO 106086 DE 2025

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Bogotá, D.C.

Señor

XXXX

Representante legal People Marketing SAS

Asunto: Respuesta a radicado 7-2025-402689 - Normativa sobre monetización

Cordial saludo:

Damos respuesta a su comunicación con número de radicado 7-2025-402689, mediante la cual solicita lo siguiente:

"1. Especifiquen cuáles son los parámetros, normas, acuerdos internos y externos que rigen la monetización de cuota regulada de aprendices; exceptuando la ley 2466 de 2025.

2. Si una empresa en algún momento monetizó parcial o totalmente; ¿en qué momento o cuál es el término para que esa misma empresa pueda acogerse a la facilidad de pago por compensación en un estado de cuenta determinado?"

Al respecto, atentamente se informa lo siguiente:

1. "Parámetros, normas, acuerdos internos y externos que rigen la monetización"

En el contexto de la consulta, la monetización está establecida en el artículo 34 de la Ley 789 de 2002 (modificado por la Ley 2466 de 2025), como una opción del empresario o empleador para cumplir con la obligación legal de contratar aprendices.

Por esa razón, la monetización se define y regula a partir de las normas generales aplicables a la cuota y contrato de aprendizaje, y las que específicamente establecen los parámetros y procedimientos para realizarla como alternativa.

En este sentido, deben tenerse en cuenta:

- Ley 789 de 2002, "por la cual se dictan normas para apoyar el empleo y ampliar la protección social y se modifican algunos artículos del Código Sustantivo del Trabajo." Los artículos 30 y siguientes de esta Ley contienen disposiciones relativas a la obligación de contratar aprendices y la regulación de la cuota de aprendizaje. El artículo 34 (modificado por la Ley 2466 de 2025) regula específicamente la monetización de la cuota de aprendizaje.

- Decreto 933 de 2003, "por medio del cual se reglamenta el contrato de aprendizaje y se dictan otras disposiciones". Entre sus disposiciones, establece la regulación de la cuota de aprendices con la alternativa de monetizarla, y reglas específicas sobre la monetización y su incumplimiento. Este Decreto fue modificado por los Decretos 3769 de 2004, 4642 de 2005, 1779 de 2009 y 2978 de 2013. El Decreto 933 de 2013 y sus modificaciones, fueron compilados posteriormente en el Decreto 1072 de 2015.

- Decreto 1072 de 2015, "por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo". Este Decreto compila las normas relativas a la regulación de la cuota de aprendizaje y a la monetización del Decreto 933 de 2003 y sus modificaciones, especialmente en los artículos 2.2.6.3.11 y siguientes.

- Decreto 1334 de 2018, "por el cual se modifica el artículo 2.2.6.3.11 del Decreto 1072 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo, sobre regulación de cuota de aprendices." Este Decreto incluye una modificación a la disposición general aplicable a la regulación de la cuota de aprendices. Si bien no desarrolla aspectos específicos de la monetización, se considera pertinente citarla para su conocimiento.

En ejercicio de las competencias y facultades dadas por la Ley 119 de 1994, la Ley 789 de 2002 y la reglamentación en materia de contrato y cuota de aprendizaje, el SENA ha expedido los siguientes Acuerdos:

- Acuerdo 15 de 2003, "por el cual se regulan aspectos operativos del contrato de aprendizaje". El Acuerdo contiene disposiciones aplicables al cumplimiento del contrato de aprendizaje, y al incumplimiento de este y de la cuota de aprendizaje o monetización. Este Acuerdo ha tenido modificaciones mediante Acuerdos 2 de 2013 y 4 de 2014.

- Acuerdo 11 de 2008, "por el cual se regulan aspectos operativos del contrato de aprendizaje". El Acuerdo contiene disposiciones generales aplicables al proceso de regulación de cuota de aprendizaje.

- Acuerdo 2 de 2013, "por el cual se expiden normas para la aplicación del artículo 168 de la Ley 1450 de 2011 y se establecen parámetros para la imposición de sanciones por incumplimiento en la cuota de aprendices o en la monetización".

Como se dijo, este Acuerdo introdujo modificaciones al Acuerdo 15 de 2003, en relación con las sanciones por incumplimiento de la cuota de aprendices o de la monetización.

- Acuerdo 4 de 2014, "por el cual se modifican los artículos 5, 7 y 8 del Acuerdo 2 de 2013". Las disposiciones de este Acuerdo modificaron el Acuerdo 2 de 2013 y 15 de 2003, en lo relativo al incumplimiento de la cuta regulada de aprendices o monetización.

Estas normas están disponibles para consulta en el normograma institucional del SENA, en la página web https://normograma.sena.edu.co/.

2. "¿En qué momento o cuál es el término para que esa misma empresa pueda acogerse a la facilidad de pago por compensación en un estado de cuenta determinado?"

Frente a este punto, es pertinente una aclaración para precisar el alcance de nuestra respuesta. En relación con el incumplimiento de la cuota de aprendizaje y monetización, nos referiremos por compensación en este documento, a la posibilidad de vincular aprendices adicionales a los de la cuota regulada para compensar las contrataciones que no cumplió oportunamente, que además puede tratarse como facilidad de pago dentro del proceso de cobro por ese incumplimiento.

Es decir, no haremos referencia a la compensación como modo de extinción de las obligaciones al tenor de los artículos 1625 y 1714 del Código Civil, que se define en este último así: "Cuando dos personas son deudoras una de otra, se opera entre ellas una compensación que extingue ambas deudas (...)."

Respecto a la compensación como posibilidad de vincular aprendices adicionales, se precisa que esto se encuentra regulado en el artículo 1 del Acuerdo 4 de 2014 que modificó el artículo 5 del Acuerdo 2 de 2013, que a su vez había modificado el artículo 4 del Acuerdo 15 de 2013. Ahí se dispone sobre el incumplimiento de la cuota regulada, que: "Se considera que hay incumplimiento cuando el empleador obligado a contratar aprendices no ha suscrito los respectivos contratos o no ha pagado la monetización dentro del término y los procedimientos establecidos en el Acuerdo SENA 11 de 2008. / El incumplimiento de la cuota de aprendices o del pago de la monetización dará lugar a la imposición de multa(s) en los términos legales, que se impondrán de manera sucesiva mensual, hasta cuando se verifique que ha(n) cesado el (los) motivo(s) del incumplimiento, incluido el pago de la obligación principal. (.) Cuando el empresario que no haya vinculado la cuota mínima de aprendices, para el cumplimiento de esa obligación principal cuenta con las siguientes opciones: (.) 2. La contratación de los aprendices dejados de contratar por el tiempo del incumplimiento, adicionales a los de la cuota ordinaria obligatoria, siempre y cuando el período de incumplimiento sea mínimo de seis (6) meses. Los aprendices objeto de dicha compensación deberán ser patrocinados en la fase lectiva y práctica, si a ello hubiera lugar, de acuerdo con la Ley 789 de 2002."

No obstante, el artículo 2 del Acuerdo 4 de 2014, que modificó el artículo 7 del Acuerdo 2 de 2013, dispuso que esta compensación solo aplica cuando la obligación incumplida es la de contratar aprendices, es decir, no es posible compensar la contratación de aprendices cuando el empleador o empresario ha optado por la monetización.

Este artículo, que se refiere a la graduación de las multas y procedimiento, dispone que: "(...) 7.2 Procedimiento para cubrir los días incumplidos por parte del empleador. En el evento que el empleador decida acogerse a lo contemplado en el numeral 2 del artículo primero del presente Acuerdo, vinculando aprendices adicionales a los de la cuota ordinaria regulada, por los días en que no contrató aprendices oportunamente, dicha opción se denominará compensación."

A lo anterior, el parágrafo 7 del artículo 7 del Acuerdo 2 de 2013 (modificado por el Acuerdo 4 de 2014) agrega que: "Las empresas que han optado por monetizar no podrán hacer uso de la compensación de que trata el artículo primero del presente acuerdo y se atendrán al pago de la obligación principal más los intereses y la correspondiente multa."

Así las cosas, el empleador o empresario que se ha acogido a la opción de monetizar, no podrá contratar aprendices adicionales a los que esté obligado según su cuota regulada, como mecanismo de compensación frente al incumplimiento de la obligación de contratar aprendices.

En cuanto a la compensación como facilidad de pago dentro del proceso de cobro cuando se han impuesto multas por el incumplimiento de la obligación de contratar aprendices o de la monetización, deben revisarse las normas relativas a la gestión de cobro y de cartera en el SENA.

La Resolución 1235 de 2014, "mediante la cual se adopta el reglamento interno de recaudo de cartera en el SENA, a través del proceso administrativo de cobro coactivo", dispone en el artículo 25 que: "El competente para la suscripción de un acuerdo o facilidad de pago, tanto en la etapa persuasiva como en la coactiva, es única y exclusivamente el funcionario ejecutor, previa solicitud del deudor y/u ofrecimiento por parte del ejecutor del proceso."

El parágrafo 2 de este artículo, que fue adicionado por la resolución 1-2578 de 2022, señala que: "En los grupos de relaciones corporativas e internacionales se podrán otorgar facilidades de pago por compensación, únicamente por el concepto de incumplimiento de la cuota de aprendizaje, de conformidad al Acuerdo 4 de 2014 expedido por el Consejo Directivo Nacional del SENA, y su suscripción será de competencia del Director Regional. En caso de incumplimiento de la compensación por parte del empresario, el Director Regional decretará su incumplimiento y, una vez en firme dicho acto administrativo, deberá trasladarse el expediente completo, con un máximo de cinco (5) días hábiles al despacho de cobro coactivo de la respectiva regional, con el fin de da inicio al proceso administrativo de cobro coactivo."

En tales términos, el Reglamento interno de recaudo de cartera del SENA remite en lo atinente a la compensación como facilidad de pago dentro del proceso de cobro, a lo dispuesto en el Acuerdo 4 de 2014 que, como se dijo, excluye de la posibilidad de compensar la cuota incumplida al empresario o empleador que haya optado por la monetización, y dispone que "se atendrán al pago de la obligación principal más los intereses y la correspondiente multa."

Sin perjuicio de lo anterior, se informa que si el empresario o empleador quiere el proponer una facilidad de pago, entendiendo que la compensación solo es posible cuando se ha incumplido la cuota regulada y no la monetización, podrá hacerlo en cualquier etapa del proceso, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 23 de la Resolución 1235 de 2014 (modificado por la Resolución 1-2578 de 2022): "Facilidades de pago. Término. Es una figura mediante la cual, la entidad podrá conceder plazos hasta por cinco (5) años para cancelar los créditos a su favor, a cargo de deudores que se encuentran en mora. / La facilidad de pago se puede conceder en cualquier momento del proceso, aun estando en trámite el proceso administrativo de cobro coactivo contra el deudor. (...)

La facilidad de pago se concederá por solicitud del deudor y a voluntad de la entidad, como facultad potestativa de esta, en los términos de la Ley 1066 de 2006 y el artículo 3 del Decreto 4473 de 2006."

En los anteriores términos damos respuesta a su solicitud, Los conceptos emitidos por la Dirección Jurídica del SENA son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes.

Cordialmente,

YENNY ALEXANDRA ROJAS CULMAN

Coordinadora Nacional de Producción Normativa y Conceptos Jurídicos