Concepto 107333 de 2025 SENA

CONCEPTO 107333 DE 2025

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Bogotá D.C.

Señor

XXXXXXX

Asunto: Respuesta consulta sobre conformación y comunicación grupos internos de trabajo - asignación de funciones y cumplimiento guías, documentos, formatos plataforma Compromiso

Por conducto del Grupo Nacional de Procesos Judiciales, Conciliaciones y Sanciones de la Dirección Jurídica del SENA hemos recibido la consulta radicada con el número 7-2025- 429531 de fecha 10 de noviembre de 2025 en la que formula una serie de preguntas sobre la conformación, comunicación y asignación de funciones en los grupos internos de trabajo.

A continuación procedemos a responder las inquietudes planteadas:

PREGUNTA 1. Se debe notificar o comunicar el acto administrativo que conforma un grupo interno de trabajo.

RESPUESTA: El acto administrativo que crea, modifica o adiciona la conformación del grupo interno de trabajo y fija sus funciones, debe comunicarse a las dependencias competentes, así como a los servidores públicos que lo integran, incluida la persona que se haya designado como coordinador del grupo.

En el acto administrativo que crea, modifica o actualiza la integración y/o las funciones de un grupo de trabajo se indica, usualmente, en los artículos finales que debe comunicarse a: Secretaría General, Directores de Área, Jefes de Oficina, Directores Regionales, Subdirectores de Centro, Coordinadores y servidores públicos de la dependencia donde se crea o conforma el Grupo Interno de Trabajo. Una vez expedido el acto administrativo bajo la forma de resolución, se ordena su publicación en la página web del SENA en cumplimiento del artículo 8 de la Ley 1437 de 2011 mediante la cual expidió el Código Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

En el artículo 2o de la parte resolutiva del formato de acto administrativo para conformación de grupos internos de trabajo (GTH-F-240 - plataforma Compromiso) se señala:

“Artículo 2o. Comunicar la presente resolución a los funcionarios que ocupan los cargos mencionados en la presente Resolución y al Grupo de Administración de Salarios de la Dirección General”.

Como se trata de un acto administrativo que no pone fin a una actuación administrativa, debe comunicarse, por cuanto estos grupos se crean según las necesidades del servicio y para desarrollar de manera adecuada los objetivos y programas de la entidad, no forman parte de la estructura orgánica de la entidad y los servidores públicos designados para integrar dichos grupos no adquieren ningún “derecho” a permanecer en ellos, toda vez que la planta de personal es de naturaleza global y el director del SENA o su delegado tienen la facultad para modificar la integración, ubicación o reubicación de los integrantes del tales grupos de trabajo. (Ver Consejo de Estado, Concepto 2030 de 29 de octubre de 2010, expediente 11001-03-06-000-2010-00093-00(2030) M.P. Augusto Hernández Becerra)

PREGUNTA 2. Si el uso del formato conformación de grupos internos de trabajo GTH-F-240 es obligatorio o que se ordene su actualización en la plataforma compromiso.

RESPUESTA: Conforme con lo previsto en el artículo 6o de la Constitución Política y en el artículo 38 del Código General Disciplinario, los servidores públicos del SENA están obligados al cumplimiento del Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol SIGA reglamentado mediante Resolución 196 de 2017 expedida por el Director General del SENA en armonía con lo previsto en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015 que integró en un solo Sistema de Gestión, los Sistemas de Gestión de la Calidad y de Desarrollo Administrativo y en el Decreto 1499 de 2017 y demás normas concordantes.

La precitada Resolución 196

 de 2017 dispone que los lineamientos que se imparten a través de documentos como caracterizaciones, procedimientos, instructivos, guías, formatos y demás aprobados y formalizados en el Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol y que se publican en el módulo de documentos de la plataforma Compromiso son de obligatoria implementación y cumplimiento.

Las modificaciones o ajustes a los formatos, guías, procedimientos, etc. que se encuentran en la plataforma Compromiso deben solicitarse directamente a la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo de acuerdo con lo previsto en la Resolución 196 de 2017.

PREGUNTA 3. Se indique si a los integrantes del grupo interno de trabajo se les debe asignar funciones o si por el contrario solo se debe indicar los integrantes y no es necesario colocar las funciones de cada integrante. Si ello es así, no sría contradictorio con las funciones contempladas en el Manual de Funciones y Competencias Laborales.

RESPUESTA: Sobre la creación, conformación y asignación de funciones de grupos internos de trabajo, la Ley 489 de 1998 “Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones” dispuso en su artículo 115:

“Artículo 115. Planta global y grupos internos de trabajo. El Gobierno Nacional aprobará las plantas de personal de los organismos y entidades de que trata la presente Ley de manera global.

En todo caso el director del organismo distribuirá los cargos de acuerdo con la estructura, las necesidades de organización y sus planes y programas.

Con el fin de atender las necesidades del servicio y cumplir con eficacia y eficiencia los objetivos, políticas y programas de organismo o entidad, su representante legal podrá crear y organizar, con carácter permanente o transitorio, grupos internos de trabajo.

En el acto de creación de tales grupos se determinarán las tareas que deberán cumplir y las consiguientes responsabilidades y las demás normas necesarias para su funcionamiento”. (Negrillas fuera de texto)

El Decreto 2489 de 2006 “Por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación de los empleos públicos de las instituciones pertenecientes a la Rama Ejecutiva y demás organismos y entidades públicas del orden nacional y se dictan otras disposiciones”, en su artículo 8 establece:

“ARTÍCULO 8. Grupos Internos de trabajo. Cuando de conformidad con el artículo 115 de la Ley 489 de 1998, los organismos y entidades a quienes se aplica el presente decreto creen grupos internos de trabajo, la integración de los mismos no podrá ser inferior a cuatro (4) empleados, destinados a cumplir las funciones que determine el acto de creación, las cuales estarán relacionadas con el área de la cual dependen jerárquicamente”.

En cuanto a la asignación de funciones diferentes o adicionales a las contempladas en el Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales para un empleo público, el Jefe de la Entidad, con observancia de los principios que rigen la función administrativa, podrá asignarles a sus subalternos otras funciones adicionales a las establecidas en el Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales, siempre y cuando sean afines con la naturaleza del empleo. En todo caso las funciones adicionales deben estar relacionadas con el núcleo esencial y con el nivel de responsabilidades de cada empleo.

Al respecto, la Corte Constitucional en Sentencia T - 105 de 2002 señaló:

"Considera la Sala del caso, llamar la atención sobre la forma impropia como usualmente dentro de la administración pública se asignan funciones de un cargo, a través del mecanismo denominado "asignación de funciones" mecanismo o instituto que no existe jurídicamente como entidad jurídica autónoma dentro de las normas que rigen la administración del personal civil al servicio del Estado Se considera del caso precisar, que dicha función de amplio contenido no puede ser ilimitada, sino que debe referirse siempre y en todos los casos a un marco funcional y concreto, esto es, que dichas funciones deben hacer referencia a las funciones propias del cargo que se desempeña por el funcionario a quien se asignan No es procedente su descontextualización, de tal manera que el jefe inmediato sí puede asignar otras funciones diferentes a las expresamente contempladas en el respectivo Manual de Funciones y Requisitos de la entidad, de acuerdo a las necesidades del servicio, a los fines y objetivos propios de cada entidad, pero, dentro del contexto de las funciones propias del funcionario y acordes al cargo que ejerce y para el cual ha sido nombrado" ( Negrillas y subrayado fuera de texto)

Por su parte, el Departamento Administrativo de la Función Pública mediante Concepto 24551 de 2013 se refirió al tema de la asignación de funciones a los servidores públicos:

“A la asignación de funciones se puede acudir cuando surjan funciones adicionales que por su naturaleza puedan ser desempeñadas por empleados vinculados a cargos de la planta de personal de la entidad, sin que se transforme el empleo de quien las recibe, o cuando la entidad necesita que se cumplan con algunas de las funciones de un cargo vacante temporal y/o definitivamente, pero siempre que las mismas tengan relación con las del cargo al que se le asignan.

Por lo tanto, además de lo establecido en el manual específico de funciones y requisitos de la entidad, es viable que a los empleados se les asignen, mediante reglamentos, otras funciones, dentro de los límites que establece la Constitución y la ley, siempre que se ajusten a las fijadas para el cargo; lo contrario conllevaría a desnaturalizar la finalidad para la cual éste se creó.

Cuando se hace una asignación de funciones, las nuevas funciones no deben desnaturalizar el empleo, es decir, deben ser compatibles y estar relacionadas con las que ejerce el funcionario en el cargo del cual es titular y que se encuentran en el respectivo Manual de Funciones. En consecuencia, no se considera viable asignar funciones de empleos del nivel profesional en empleos del nivel asistencial”. (Ver Concepto 60371 de 2013 Departamento Administrativo de la Función Pública).

En armonía con lo anterior, el artículo 4o numeral 23 y el artículo 32 del Decreto 249 de 2004 “Por el cual se modifica la estructura del Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA” facultan al Director General del SENA para crear Comités, Grupos Internos de Trabajo permanentes o transitorios y definir su composición, coordinación y funciones.

En desarrollo de estas facultades, el Director General del SENA ha expedido actos administrativos bajo la forma de resolución, mediante los cuales ha creado grupos internos de trabajo de carácter permanente o transitorio en distintas dependencias de la Entidad, fijando su composición, coordinación y funciones, con el fin de atender las necesidades del servicio y cumplir con eficacia y eficiencia los objetivos, políticas y programas de la entidad,

Al respecto, el Grupo de Conceptos Jurídicos y Producción Normativa de la Dirección Jurídica del SENA mediante Concepto 32 de 2014 (agosto 19) expuso lo siguiente:

“ (…)

La misma normatividad prevé que se pueden crear grupos de trabajo permanentes o transitorios cuando sean necesarios para el desarrollo de objetivos, planes, programas etcétera.

Como puede observarse, los grupos de trabajo no hacen parte de la estructura orgánica del SENA, no son dependencias definidas y, en consecuencia, no tienen jerarquía dentro de la organización, así como tampoco es un cargo el de Coordinador, sino que es una función más, asignada por resolución a uno de los integrantes del grupo de trabajo, de acuerdo con el mejor criterio de la Administración …”. (Negrillas y subrayado fuera de texto)

PREGUNTA 4. Qué considerando se deben enunciar en la resoluciones de conformación de grupos internos de trabajo.

RESPUESTA: En el formato GTH-F-240 (plataforma Compromiso) se encuentra el modelo de acto administrativo para conformación de grupos internos de trabajo.

Como complemento a lo indicado en el mencionado formato, sugerimos consultar el Normograma del SENA en el módulo Normatividad Aplicable al SENA, que al desplegarse se busca “Servicio Nacional de Aprendizaje” - Resoluciones por años, donde se encontrarán resoluciones que se han expedido para la creación, modificación, integración y funciones de grupos internos de trabajo.

En la misma plataforma Compromiso, en el Proceso de Gestión del Talento Humano también tenerse en cuenta el formato GTH-F-226 – Grupos Internos de Trabajo y sus instrucciones.

PREGUNTA 5. Es posible la asignación de un profesional de diseño curricular al grupo de administración educativa.

RESPUESTA: Podrá designarse mediante acto administrativo los servidores públicos de la planta de personal de cualquier nivel jerárquico, que conformarán el Grupo y designar al integrante del Grupo que lo coordinará, asignándoseles funciones adicionales a las expresamente contempladas para el cargo en el Manual de Funciones y Competencias Laborales del SENA, siempre y cuando sean afines a la naturaleza del empleo que desempeña.

De igual manera, las nuevas funciones deberán estar relacionadas con el núcleo esencial y con el nivel de responsabilidades del empleo en aras del cumplimiento de los fines, planes y programas de la entidad.

De igual manera, en nuestro criterio, podrá designarse a un empleado público del nivel profesional aunque a otra núcleo o red de conocimiento, siempre y cuando las funciones que se le asignen sean afines a la naturaleza, núcleo esencial y nivel de responsabilidades del empleo que desempeña.

En relación con la conformación de grupos internos de trabajo, la Secretaría General del SENA por medio de la Circular 57 de 2023 reiteró las orientaciones y lineamientos para la conformación y modificación de los grupos internos de trabajo, las cuales se encuentran establecidas en las Circulares 66 de 2019, 103 y 212 de 2020, 67 de 2021 y 85 de 2022

La Circular 57 de 2023 señaló los criterios que deben tenerse en cuenta para la conformación de los grupos internos de trabajo y la asignación de funciones:

“(…)

- En el evento en el que se requiera realizar el movimiento de un empleado público a otro grupo interno de trabajo de la misma área o dependencia, además deberá tenerse en cuenta:

– Antes del cambio de un empleado público a otro grupo interno de trabajo, se deberá verificar el impacto en la prestación del servicio.

– Se debe verificar que el perfil del empleado público, con el fin de determinar que sus funciones se encuentren relacionadas con el Manual de Funciones y Competencias Laborales y asociados al grupo interno de trabajo de destino.

– En la asignación de funciones del personal del grupo interno de trabajo de destino, no se puede desvirtuar la naturaleza funcional de los cargos (asesor, profesional, técnico, asistencial), de conformidad con lo previsto en los artículos 2.2.2.2.2 y siguientes del Decreto 1083 de 2015.

En los anteriores términos se da respuesta concreta, congruente y oportuna a la consulta formulada.

Cordialmente,

YENNY ALEXANDRA ARJONA CULMAN

Coordinadora

Grupo Coordinación Nacional de Producción Normativa y Conceptos Jurídicos

Dirección Jurídica – Dirección General