Concepto 114665 de 2025 SENA

CONCEPTO 114665 DE 2025

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

1-0020

Bogotá D.C.

Señora

XXXXX

Hemos recibido la comunicación sin radicar de fecha 2 de diciembre de 2025 mediante la cual formula solicitudes en relación con el proceso de evaluación del desempeño, donde se ha designado mediante acto administrativo como evaluador a un coordinador de grupo, quien es un compañero, por lo que considera que es una figura que carece de competencia legal, administrativa y jerárquica para realizar dicha evaluación.

ALCANCE DE LOS CONCEPTOS JURÍDICOS

Los conceptos emitidos por la Dirección Jurídica del SENA son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes.

En este punto resulta necesario reiterar que el Grupo Coordinación Nacional de Producción Normativa y Conceptos Jurídicos de la Dirección Jurídica no se pronuncia ni resuelve asuntos o casos de carácter particular y concreto, por lo que en el caso objeto de consulta, se hará un análisis de carácter general a la luz de las normas aplicables al caso.

Sobre el caso expuesto en su comunicación, de manera atenta me permito señalar lo siguiente:

En relación con la creación, conformación y asignación de funciones de grupos internos de trabajo, la Ley 489 de 1998 “Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones” dispuso en su artículo 115:

“Artículo 115.- Planta global y grupos internos de trabajo. El Gobierno Nacional aprobará las plantas de personal de los organismos y entidades de que trata la presente Ley de manera global. En todo caso el director del organismo distribuirá los cargos de acuerdo con la estructura, las necesidades de organización y sus planes y programas.

Con el fin de atender las necesidades del servicio y cumplir con eficacia y eficiencia los objetivos, políticas y programas de organismo o entidad, su representante legal podrá crear y organizar, con carácter permanente o transitorio, grupos internos de trabajo.

En el acto de creación de tales grupos se determinarán las tareas que deberán cumplir y las consiguientes responsabilidades y las demás normas necesarias para su funcionamiento”. (Negrillas fuera de texto)

El Decreto 2489 de 2006 “Por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación de los empleos públicos de las instituciones pertenecientes a la Rama Ejecutiva y demás organismos y entidades públicas del orden nacional y se dictan otras disposiciones”, en su artículo 8 establece:

"ARTÍCULO 8. Grupos Internos de trabajo. Cuando de conformidad con el artículo 115 de la Ley 489 de 1998, los organismos y entidades a quienes se aplica el presente decreto creen grupos internos de trabajo, la integración de los mismos no podrá ser inferior a cuatro (4) empleados, destinados a cumplir las funciones que determine el acto de creación, las cuales estarán relacionadas con el área de la cual dependen jerárquicamente".

En cuanto a la asignación de funciones diferentes o adicionales a las contempladas en el Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales para un empleo público, el Jefe de la Entidad, con observancia de los principios que rigen la función administrativa, podrá asignarles a sus subalternos otras funciones adicionales a las establecidas en el Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales, siempre y cuando sean afines con la naturaleza del empleo. En todo caso las funciones adicionales deben estar relacionadas con el núcleo esencial y con el nivel de responsabilidades de cada empleo.

Al respecto, la Corte Constitucional en Sentencia T - 105 de 2002 señaló:

"Considera la Sala del caso, llamar la atención sobre la forma impropia como usualmente dentro de la administración pública se asignan funciones de un cargo, a través del mecanismo denominado "asignación de funciones" mecanismo o instituto que no existe jurídicamente como entidad jurídica autónoma dentro de las normas que rigen la administración del personal civil al servicio del Estado Se considera del caso precisar, que dicha función de amplio contenido no puede ser ilimitada, sino que debe referirse siempre y en todos los casos a un marco funcional y concreto, esto es, que dichas funciones deben hacer referencia a las funciones propias del cargo que se desempeña por el funcionario a quien se asignan No es procedente su descontextualización, de tal manera que el ¡efe inmediato sí puede asignar otras funciones diferentes a las expresamente contempladas en el respectivo Manual de Funciones y Requisitos de la entidad, de acuerdo a las necesidades del servicio, a los fines y objetivos propios de cada entidad, pero, dentro del contexto de las funciones propias del funcionario y acordes al cargo que ejerce y para el cual ha sido nombrado" ( Negrillas y subrayado fuera de texto)

Por su parte, el Departamento Administrativo de la Función Pública mediante Concepto 24551 de 2013 se refirió al tema de la asignación de funciones a los servidores públicos:

“A la asignación de funciones se puede acudir cuando surjan funciones adicionales que por su naturaleza puedan ser desempeñadas por empleados vinculados a cargos de la planta de personal de la entidad, sin que se transforme el empleo de quien las recibe, o cuando la entidad necesita que se cumplan con algunas de las funciones de un cargo vacante temporal y/o definitivamente, pero siempre que las mismas tengan relación con las del cargo al que se le asignan.

Por lo tanto, además de lo establecido en el manual específico de funciones y requisitos de la entidad, es viable que a los empleados se les asignen, mediante reglamentos, otras funciones, dentro de los límites que establece la Constitución y la ley, siempre que se ajusten a las fijadas para el cargo; lo contrario conllevaría a desnaturalizar la finalidad para la cual éste se creó.

Cuando se hace una asignación de funciones, las nuevas funciones no deben desnaturalizar el empleo, es decir, deben ser compatibles y estar relacionadas con las que ejerce el funcionario en el cargo del cual es titular y que se encuentran en el respectivo Manual de Funciones. En consecuencia, no se considera viable asignar funciones de empleos del nivel profesional en empleos del nivel asistencial”. (Ver Concepto 60371 de 2013 Departamento Administrativo de la Función Pública).

En armonía con lo anterior, el artículo 4o numeral 23 y el artículo 32 del Decreto 249 de 2004 “Por el cual se modifica la estructura del Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA" facultan al Director General del SENA para crear Comités, Grupos Internos de Trabajo permanentes o transitorios y definir su composición, coordinación y funciones.

En desarrollo de estas facultades, el Director General del SENA ha expedido actos administrativos bajo la forma de resolución, mediante los cuales ha creado grupos internos de trabajo de carácter permanente o transitorio en distintas dependencias de la Entidad, fijando su composición, coordinación y funciones, con el fin de atender las necesidades del servicio y cumplir con eficacia y eficiencia los objetivos, políticas y programas de la entidad,

Al respecto, el Grupo de Conceptos Jurídicos y Producción Normativa de la Dirección Jurídica del SENA mediante Concepto 32 de 2014 (agosto 19) expuso lo siguiente:

La misma normatividad prevé que se pueden crear grupos de trabajo permanentes o transitorios cuando sean necesarios para el desarrollo de objetivos, planes, programas etcétera.

Como puede observarse, los grupos de trabajo no hacen parte de la estructura orgánica del SENA, no son dependencias definidas y, en consecuencia, no tienen jerarquía dentro de la organización, así como tampoco es un cargo el de Coordinador, sino que es una función más, asignada por resolución a uno de los integrantes del grupo de trabajo, de acuerdo con el mejor criterio de la Administración (Negrillas y subrayado fuera de texto)

En relación con la conformación de grupos internos de trabajo, la Secretaría General del SENA por medio de la Circular 57 de 2023 reiteró las orientaciones y lineamientos para la conformación y modificación de los grupos internos de trabajo, los cuales se encuentran establecidos en las Circulares 66 de 2019, 103 y 212 de 2020, 67 de 2021 y 85 de 2022.

La Circular 57 de 2023 señaló los criterios que deben tenerse en cuenta para la conformación de los grupos internos de trabajo y la asignación de funciones:

- En el evento en el que se requiera realizar el movimiento de un empleado público a otro grupo interno de trabajo de la misma área o dependencia, además deberá tenerse en cuenta:

- Antes del cambio de un empleado público a otro grupo interno de trabajo, se deberá verificar el impacto en la prestación del servicio.

- Se debe verificar que el perfil del empleado público, con el fin de determinar que sus funciones se encuentren relacionadas con el Manual de Funciones y Competencias Laborales y asociados al grupo interno de trabajo de destino.

- En la asignación de funciones del personal del grupo interno de trabajo de destino, no se puede desvirtuar la naturaleza funcional de los cargos (asesor, profesional, técnico, asistencial), de conformidad con lo previsto en los artículos 2.2.2.2.2 y siguientes del Decreto 1083 de 2015”.

Por su parte, mediante Circular 3 de 2023 emanada de la Secretaría General del SENA se indicó que "los funcionarios a los que les sean asignadas funciones de Coordinación deberán solicitar a la respectiva Coordinación Regional de Talento Humano o quien haga sus veces en las Direcciones Regionales, y a la Coordinación de Relaciones Laborales en el caso de la Dirección General, según corresponda, la habilitación del rol de evaluador a fin de ejecutar dicho papel con el personal sujeto de evaluación a su cargo. Así mismo y como resultado de dicha asignación, deberán concertar junto con su respectivo evaluador, el correspondiente ajuste de compromisos conforme a las nuevas responsabilidades encomendadas; ajuste que deberá registrarse por parte del respectivo evaluador dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la notificación del acto administrativo de designación de funciones en el aplicativo EDL-APP de la CNSC, Para ello, es importante que se tengan en cuenta las consideraciones señaladas por la CNSC en el Anexo Técnico del Acuerdo 6176 de 2018..."

2°. Ahora bien, el Grupo Coordinación Nacional de Producción Normativa y Conceptos Jurídicos de la Dirección Jurídica, mediante Concepto 53354 de 2025, el cual se adjunta al presente, se pronunció en relación con la evaluación del desempeño por parte de servidores públicos a quienes se les ha asignado funciones de coordinación de grupos internos de trabajo, de cuyo contenido extraemos los siguientes apartes:

1. La evaluación del desempeño laboral es una obligación legal, reglada y vinculante, cuyo cumplimiento debe realizarse conforme a los parámetros establecidos en la Ley 909 de 2004, el Decreto 1083 de 2015 y el Acuerdo 20181000006176 de 2018 expedido por la Comisión Nacional del Servicio Civil. Dentro de estos lineamientos, el responsable de la evaluación debe tener, como mínimo, un nivel jerárquico igual o superior al del evaluado.

2. La asignación de funciones, regulada como situación administrativa en el artículo 2.2.5.5.52 del Decreto 1083 de 2015 (modificado por el Decreto 648 de 2017), permite a las entidades atribuir temporalmente funciones adicionales a un servidor, cuando estas sean de la misma naturaleza y nivel jerárquico del empleo que ejerce. Dicha figura no transforma la estructura del empleo, ni otorga por sí sola funciones directivas o competencias propias de un cargo diferente, salvo que esté debidamente sustentada y delimitada en el marco funcional del empleo titular.

3. Los servidores que ejercen funciones de coordinación dentro de grupos internos de trabajo - creados al amparo del artículo 115 de la Ley 489 de 1998- pueden, de manera justificada, asumir tareas asociadas al seguimiento funcional o evaluación de desempeño, en la medida que se garantice que el evaluador tiene como mínimo nivel jerárquico igual o superior al evaluado; y en caso de requerirse, se habilite la participación de un segundo evaluador con un nivel superior de responsabilidad, como lo permite el sistema tipo de evaluación.

4. El hecho de que los actos administrativos de creación de grupos internos de trabajo no repliquen el universo total de funciones del Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales no impide la validez de la evaluación, en la medida en que la función evaluadora esté asignada, conectada con el contenido funcional del empleo, y se respeten los principios de objetividad y competencia previstos en el marco legal aplicable.

5. En consecuencia, la asignación de la función evaluadora a servidores que ejercen funciones de coordinación no contraviene el marco normativo, siempre y cuando el procedimiento evaluativo se adelante con sujeción a los lineamientos definidos por la Comisión Nacional del Servicio Civil y las disposiciones normativas vigentes en materia de carrera administrativa”.

Teniendo en cuenta lo anterior, y como quiera que el objeto y alcance de esta respuesta no tiene la capacidad de resolver una situación jurídica particular, sino ofrecer lineamientos generales para la interpretación y solución de las situaciones que se planteen, sugerimos que las solicitudes concretas formuladas en su comunicación sean elevadas antes las instancias que tienen la competencia para pronunciarse y decidir sobre las mismas.

Se adjunta Concepto 53354 de 2025 emitido por el Grupo Coordinación Nacional de Producción Normativa y Conceptos Jurídicos de la Dirección Jurídica del SENA.

En los anteriores términos se da respuesta concreta, congruente y oportuna a la consulta formulada.

Cordialmente,

YENNY ALEXANDRA ARJONA CULMAN

Coordinadora Nacional de Producción Normativa y Conceptos Jurídicos

Dirección Jurídica - Dirección General