RESOLUCIÓN 239 DE 2008
(enero 31)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 35 de la Resolución 2340 de 2010>
Por medio de la cual se modifica la Resolución 0102 de 2005 mediante la cual se establecen pautas para el manejo de las comunicaciones oficiales en el SENA y se dictan otras disposiciones relacionadas con la gestión documental
EL DIRECTOR GENERAL DEL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA,
En ejercicio de las facultades conferidas en el numeral 4 del artículo 4 del Decreto 0249 de 2004, y
CONSIDERANDO:
Que en desarrollo del Proyecto Oficina sin Papel es necesario modificar la normatividad interna relacionada con la producción y recepción de las comunicaciones oficiales y con la organización y archivo de la documentación institucional en el Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA.
Que en el Comité Nacional de Administración de Documentos celebrado el 11 de enero de 2008, según consta en el Acta 001 de 2008, se aprobaron nuevos procedimientos para el manejo de las comunicaciones institucionales y para la organización y archivo de la documentación institucional.
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. <Resolución derogada por el artículo 35 de la Resolución 2340 de 2010> Modificar el Capítulo III, Procedimientos para la recepción, radicación y distribución de las comunicaciones oficiales recibidas, artículo undécimo, el cual quedará así:
“Artículo 11. Distribución de las comunicaciones Oficiales: Las comunicaciones oficiales recibidas en soporte físico papel, una vez registradas en el aplicativo de gestión electrónica documental (ONBASE) se distribuirán a sus destinatarios únicamente vía electrónica y a través del aplicativo, exceptuando aquéllas relacionadas con:
- PROCESOS DISCIPLINARIOS O JUDICIALES
- FALLOS, SENTENCIAS, TUTELAS
- AUTOS EXPEDIDOS POR LA RAMA JUDICIAL O POR LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN,
- RECURSOS CONTRA ACTOS ADMINISTRATIVOS EXPEDIDOS POR EL SENA
- SITUACIONES DE TIPO LABORAL DE LOS FUNCIONARIOS
- OFERTAS Y COTIZACIONES CON SUS SOPORTES
- SOLICITUDES DE TRÁMITE DE APROBACIÓN DE PÓLIZAS
- COMUNICACIONES CUYO ANEXO SE ENCUENTRE EN MEDIO MAGNÉTICO, ESTÉ ANILLADO O CORRESPONDA A PUBLICACIONES.
a) Organización de las comunicaciones en soporte papel en las Unidades de Correspondencia de las Regionales y C. F. P. y en el Grupo de Administración de Documentos
Las comunicaciones que no se encuentren entre las excepciones citadas, así como las relacionadas con los procesos de ejecución y desarrollo de la contratación, se organizarán en orden consecutivo en las Unidades de Correspondencia y en el Grupo de Administración de Documentos durante el tiempo que se establece en la Tabla de Retención Documental (TRD).
b) Comunicaciones relacionadas con Contratos y Convenios celebrados por la Entidad
Las comunicaciones relacionadas con el desarrollo y ejecución de CONTRATOS y CONVENIOS se entregarán a las áreas encargadas de la organización del expediente único de CONTRATOS y CONVENIOS, para que sean archivadas según corresponda.
Las Oficinas Productoras y los Supervisores de Contratos y Convenios deben solicitar a los Contratistas y Convinientes citar en los asuntos de las comunicaciones el número del contrato o Convenio y el año, para facilitar su registro y recuperación de la información en la base de datos de ONBASE.
c) Distribución de otros envíos recibidos y comunicaciones en soporte físico papel
Los otros envíos recibidos (objetos postales que no son comunicaciones), se registrarán en el aplicativo ONBASE y se clasificarán para su distribución en los casilleros de correspondencia. Se entregarán controladamente junto con las comunicaciones que se establecieron para entrega en soporte físico papel a las dependencias destratarías, acompañadas de las planillas de control de distribución y en las valijas o carpetas establecidas para tal fin, las cuales deberán estar identificadas con el código de cada área.
d) Entrega de originales al destinatario
La entrega al destinatario de todos los origínales de las comunicaciones recibidas estará a cargo únicamente del Grupo de Administración de Documentos en la Dirección General y de las Unidades de Correspondencia en las Regionales y C. de F. P. Excepcionalmente, cuando el remitente requiera la entrega inmediata de la comunicación al destinatario, se le entregará una fotocopia.
ARTÍCULO 2o. <Resolución derogada por el artículo 35 de la Resolución 2340 de 2010> Modificar el Capítulo V, Procedimientos para la recepción, radicación y distribución de las comunicaciones oficiales producidas, artículo décimo tercero, el cual quedará así:
“Artículo 13. Radicación de Comunicaciones Oficiales Producidas. Todas las comunicaciones oficiales producidas por la Entidad deben ser radicadas en el Grupo de Administración de Documentos de la Dirección General o en las Unidades de Correspondencia de las Direcciones Regionales y de los Centros de Formación Profesional, de acuerdo con el siguiente procedimiento:
a) Producción
Comunicaciones internas: Todas las comunicaciones entre dependencias de la Dirección General y entre Regionales y Centros de Formación Profesional con dependencias de la Dirección General y viceversa, se deben elaborar vía correo electrónico. Se exceptúan las comunicaciones relacionadas con situaciones de tipo laboral o disciplinario.
Para las comunicaciones entre dependencias de las Regionales y Centros de Formación Profesional se establecerá el mismo procedimiento, una vez se adecúe la opción que garantice su adecuado funcionamiento.
Comunicaciones externas: Se deben elaborar en soporte físico papel, en un (1) original únicamente.
Este procedimiento lo aplicarán todas las Regionales y Centros de Formación Profesional conectadas al aplicativo ONBASE. Los Centros de Formación que aún no están conectados lo iniciarán a partir de la fecha en la que sean conectados y a más tardar desde el segundo semestre de 2008.
b) Revisión
Las comunicaciones oficiales producidas por la entidad con destino a personas naturales o jurídicas, serán recogidas directamente en las dependencias de la Entidad, en el horario y frecuencia establecidas y excepcionalmente se recepcionarán por ventanilla en las Unidades de Correspondencia de las Regionales y Centros de Formación Profesional y en el Grupo de Administración de Documentos de la Dirección General.
Estas comunicaciones se someterán al siguiente proceso de revisión antes de proceder a su radicación, con el fin de constatar que han sido debidamente firmadas por el funcionario autorizado y que los anexos que se anuncian están completos.
c) Procedimiento para las dependencias en el envío a radicación de las comunicaciones producidas en soporte físico papel.
Todas las comunicaciones producidas en soporte físico papel, por cualquier dependencia del SENA se elaborará de acuerdo con el siguiente procedimiento:
- Se elaborará únicamente un (1) original, sin fecha, ni número. La fecha y el número se asignará en el momento de su radicación.
- Los anexos deben ser foliados y cosidos al original de la comunicación. En la parte inferior izquierda de la comunicación, en la línea de anexos, se debe citar la cantidad de anexos y folios que la acompañan.
- Cuando en una comunicación se utilicen más de dos hojas, se deben coser todas las hojas.
- Cuando la comunicación que se produce es producto de una respuesta a una solicitud radicada, se debe indicar al final de la carta y antes de las iniciales del transcriptos el antecedente, indicando número de radicación y NIS (número interno SENA) que asigna automáticamente el aplicativo ONBASE y que permite relacionar en un mismo expediente electrónico, todas las comunicaciones que se producen o reciben en desarrollo de un mismo asunto.
- Las copias informativas de las comunicaciones que se producen se deben anunciar con los nombres, cargos, entidades y direcciones y deben estar acompañadas del sticker con todos los datos que se adhiere al sobre.
c) Entrega de originales al destinatario
La entrega al destinatario de todos los originales de las comunicaciones producidas estará a cargo únicamente del Grupo de Administración de Documentos en la Dirección General y de las Unidades de Correspondencia en las Regionales y C. de F. P.
Excepcionalmente, cuando se requiera la transmisión inmediata de información al destinatario externo, se le entregará al remitente, una fotocopia de la comunicación para su transmisión por fax.
ARTÍCULO 3o. <Resolución derogada por el artículo 35 de la Resolución 2340 de 2010> Modificar el Capítulo VI, Procedimientos para la Elaboración de Comunicaciones Oficiales, artículo décimo sexto, el cual quedará así:
“Artículo 16. Número de Copias. Todas las comunicaciones producidas por la Entidad se elaborarán en un (1) original únicamente. El original se digitalizará e indexará en el aplicativo ONBASE antes de ser remitido al destinatario.
PARÁGRAFO. Cuando las comunicaciones producidas pertenezcan a series documentales que deban conformarse en soporte físico papel en las oficinas productoras, se elaborará un (1) original y una (1) copia. El original para el destinatario, y la copia para archivarla en la serie documental a la cual pertenece de acuerdo con la Tabla de Retención Documental.
a) Consecutivo de Correspondencia Producida
El Consecutivo de Correspondencia Producida se conservará únicamente en el aplicativo ONBASE (digitalizado e indexado), bajo la responsabilidad del Grupo de Administración de Documentos y de todas las Unidades de Correspondencia de las Regionales y Centros de Formación Profesional.
ARTÍCULO 4o. <Resolución derogada por el artículo 35 de la Resolución 2340 de 2010> Modificar el Capítulo IX, Conservación y Organización de los archivos de la Entidad, artículo décimo octavo y décimo noveno, el cual quedará así:
“Artículo décimo 8o. Conservación de las comunicaciones oficiales. Todas las dependencias del SENA a nivel nacional serán responsables de la adecuada conservación en los archivos de gestión, de las comunicaciones oficiales en soporte papel que reciban, y de la copia de aquéllas que produzcan según la serie documental a la cual pertenezcan, con sus correspondientes anexos y antecedentes, aplicando los criterios establecidos en las Resoluciones 1726 y 1728 de 2003.
“Artículo 19. Tabla de Retención Documental. Todas las dependencias de la Dirección General, Regionales y Centros de Formación Profesional deben aplicar las Tablas de Retención Documental aprobadas mediante las Resoluciones 2625 y 2626 de 2005, para las series documentales en soporte físico papel, que deban conservarse en los archivos de gestión.
PARÁGRAFO 1o. Actualización de Tablas de Retención Documental.
A partir del 2 de enero de 2008, se aplicarán las Tablas de Retención Documental (TRD) actualizadas y aprobadas en el Comité Nacional de Administración de Documentos, celebrado el 11 de enero de 2008, según consta en el Acta 01 de 2008, para las series documentales: Consecutivo de Correspondencia Recibida, Consecutivo de Correspondencia Producida, Contratos, Convenios, Grupo de Recursos y Peticiones, Grupo de Gestión de Cobro Coactivo, Productos de mesas sectoriales y Servicios Tecnológicos.
PARÁGRAFO 2o. Organización de las Series documentales de Contratos y Convenios
a) Expedientes Únicos de Contratos y Convenios
En lo relacionado con la organización y conservación de la documentación referida a Convenios y Contratos se establece la conformación de Expedientes únicos tanto en la Dirección General como en las Regionales y Centros de Formación Profesional y se designan las siguientes áreas como responsables de su organización:
Contratos:
Dirección General: Grupo Administración de Documentos
Regionales y C. de F. P.: Grupos de Apoyo Administrativo (Área de Contratación)
Convenios:
Dirección General: Grupo Administración de Documentos
Regionales y C. de F. P.: Grupos de F. Profesional y Empleo y/o Subdirecciones de Centro.
b) Radicación única de los procesos contractuales
Se establece la radicación única para todos los procesos contractuales: contratos con y sin formalidades plenas; órdenes de trabajo o servicio; órdenes de suministro, órdenes de pedido y todos aquellos actos administrativos de naturaleza similar.
Se numerarán en orden consecutivo por año, bajo la responsabilidad del Grupo de Administración de Documentos, en la Dirección General y de los Grupos de Apoyo Administrativo (Áreas de Contratación), en las Regionales y Centros de Formación Profesional.
Este procedimiento se aplicará a las Órdenes de Pedido una vez se hayan efectuado los ajustes necesarios al aplicativo Finanzas 2000.
c) Organización física de la documentación relacionada con contratos y convenios
Toda la documentación relacionada con las etapas preparatoria y precontractual debe ser entregada al momento de la radicación, al Grupo de Administración de Documentos, en la Dirección General y a los Grupos de Apoyo Administrativo (Áreas de Contratación), en las Regionales y Centros de Formación Profesional.
Los jefes de las áreas y los supervisores de contratos y convenios deben entregar de manera inmediata y en el mismo momento en el que se producen, todos los documentos que soporten las etapas Contractual y Post-contractual para garantizar que toda la documentación repose en los expedientes únicos de contratos y convenios.
No podrán existir documentos relacionados con estos procesos en las oficinas productoras, ni a cargo de los Supervisores. Toda la documentación que soporte la contratación debe reposar en las áreas designadas para la conformación de los expedientes únicos de contratación.
ARTÍCULO 5o. <Resolución derogada por el artículo 35 de la Resolución 2340 de 2010> Modificar el Capítulo X, Incorporación de nuevas tecnologías en la administración y conservación de los archivos de la Entidad, artículo vigésimo segundo, vigésimo tercero y vigésimo cuarto, los cuales quedarán así:
Artículo 22. Incorporación de nuevas tecnologías. El SENA ha incorporado para la administración y conservación de los archivos de la entidad el aplicativo de gestión electrónica documental (ONBASE), cumpliendo con lo establecido en el artículo 19, de la Ley 594 de 14 de julio de 2000 (Ley General de Archivos).
Artículo 23. Medios magnéticos. Para la información generada y almacenada en el aplicativo de gestión electrónica documental (ONBASE), la Entidad, a través de la Oficina de Sistemas y en coordinación con el Grupo de Administración de Documentos, adelantará todas las acciones necesarias para garantizar la operatividad del aplicativo y asegurar la preservación y conservación de la información almacenada y su recuperación, copiado y reproducción libre de virus informáticos.
La manipulación, las prácticas de migración de la información y la producción de back-ups, serán adaptadas por la Oficina de Sistemas en coordinación con el Grupo de Administración de Documentos, para asegurar la reproducción y recuperación hasta tanto se estandaricen los sistemas de almacenamiento y formatos de grabación de la información.
Artículo 24. Comunicaciones oficiales por correo electrónico. La recepción y envío de comunicaciones oficiales por correo electrónico se controla a través del Grupo de Administración de Documentos de la Dirección General, para lo cual se ha habilitado la cuenta de correo qrupoadmondocumentos@sena.edu.co, la cual se ha integrado a los procesos de gestión electrónica documental a través del aplicativo ONBASE para facilitar su trámite, consulta y recuperación.
Para los efectos de acceso y uso de los mensajes de datos del comercio electrónico y de las firmas digitales se atenderán las disposiciones de la Ley 527 de 1999 y demás normas relacionadas.
ARTÍCULO 6. <Resolución derogada por el artículo 35 de la Resolución 2340 de 2010> Los procedimientos descritos en esta resolución los deben aplicar todas las dependencias involucradas en la Dirección General, Regionales y Centros de Formación Profesional que se encuentran conectados al aplicativo ONBASE.
PARÁGRAFO. Los Centros de Formación que aún no cuentan con el acceso al aplicativo ONBASE, aplicarán los procesos para los cuales sea indispensable contar con esta conexión, una vez sean conectados y a más tardar a partir del segundo semestre de 2008.
ARTÍCULO 7o. VIGENCIA. <Resolución derogada por el artículo 35 de la Resolución 2340 de 2010> La presente resolución rige a partir de la fecha de expedición y modifica en lo pertinente, las Resoluciones 1726 y 1728 de 2003 y las Resoluciones 0102, 2625 y 2626 de 2005.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá D.C., a los 31 Ene. 2008
DARÍO MONTOYA MEJÍA
Director General
