RESOLUCIÓN 1-00616 DE 2025
(febrero 24)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Por la cual se adoptan las Tablas de Retención Documental -TRD Versión 2025 y se establece su aplicación obligatoria en todas las dependencias del Sena a nivel nacional.
EL DIRECTOR GENERAL DEL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
En uso de sus facultades legales y reglamentarias, en especial las conferidas por el artículo 78 de la Ley 489 de 1998, el artículo 4 numeral 4o del Decreto 249 de 2004 y el artículo 5.1.1.7 del Acuerdo 001 de 2024, expedido por el Archivo General de la Nación, y
CONSIDERANDO:
Que, el artículo 3 de la Ley 594 de 2000, define la gestión documental como: "el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación". La misma Ley en su artículo 4 establece los principios de la función archivística dentro de los cuales se encuentra el de los fines de los archivos.
Que, el artículo 11 de la referida norma, establece que "el Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística". Adicionalmente, el artículo 12 y 24 de esta Ley, establecen que es responsabilidad de la administración pública la gestión documental y la administración de archivos y responsabilidad de las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas Tablas de Retención Documental.
Que conforme a las disposiciones contenidas en el artículo 2.8.2.5.8., capítulo 5 del título 2 del Decreto 1080 de 2015, la gestión documental en las entidades públicas se desarrollará, en otros a partir de los instrumentos archivísticos como Tablas de retención Documental (TRD).
Que el Decreto 2609 de 2012 en su artículo 3o establece que: "La gestión de documentos está asociada a la actividad administrativa del Estado, al cumplimiento de las funciones y al desarrollo de los procesos de todas las entidades del Estado; por lo tanto, es responsabilidad de los servidores y empleados públicos así como los contratistas que presten servicios a las entidades públicas, aplicar las normas que en esta materia establezca el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, y las respectivas entidades públicas".
Que el Artículo 9 del Decreto 2609 de 2012, establece los procesos de Gestión Documental, incluyendo la planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a largo plazo y valoración, todos ellos procesos asociados a la Tabla de Retención documental.
Que el Acuerdo 01 de 2024, "Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y jurídicos para su implementación en Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones" señala en su artículo 5.1.4.1., el deber de actualizar las Tablas de Retención Documental, de la siguiente manera:
“Artículo 5.1.4.1 Actualización. Las Tablas de retención documental deberán actualizarse en los siguientes casos:
a) Cuando existan cambios en la estructura orgánica de la entidad; b) Cuando se creen o supriman grupos internos de trabajo; c) Cuando se asignen o supriman funciones a la entidad; d) Cuando se redistribuyan funciones entre las unidades administrativas de la entidad, e) Cuando la entidad sea sometida a procesos de fusión o escisión; f) Cuando se expidan normas que impacten la producción documental de la entidad; g) Cuando se transformen tipos documentales físicos en electrónicos; h) Cuando se generen nuevas series y subseries documentales; i) Cuando se generen nuevos tipos documentales,]) Cuando se hagan cambios en los criterios de valoración y, por lo tanto, se modifiquen los tiempos de retención documental y disposición final de las series y subseries documentales; o por la identificación de series y subseries documentales relativas a los Derechos Humanos - DDHH y al Derecho Internacional Humanitario - DIH que no habían sido identificadas anteriormente como tales".
Que el Servicio Nacional de Aprendizaje-SENA, solicitó al Archivo General de la Nación mediante radicado No. 01-2-2023-001217 de fecha 01 de diciembre de 2023, la convalidación de la actualización de las Tablas de Retención Documental en cumplimiento de lo establecido en el artículo 2.8.2.2.1 del Decreto No.1080 de 2015 y Artículo 5.1.2.1. del Acuerdo 001 de 2024 expedido por el Archivo General de la Nación.
Que, por procedimiento interno del Archivo General de la Nación, evaluó las Tablas de Retención Documental presentadas por el Servicio Nacional de Aprendizaje-SENA, concluyendo en informe técnico de evaluación del 03 de abril de 2024, que el instrumento archivístico requería de ajustes para su convalidación por el Comité Evaluador de Documentos.
Que el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación, en concordancia con el artículo 5.1.2.7 del Acuerdo 001 de 2024 y habiendo surtido satisfactoriamente el procedimiento de evaluación, considero que la actualización de las Tablas de Retención Documental del Servicio Nacional de Aprendizaje-SENA, cumplía los requisitos técnicos archivísticos para ser convalidas, una vez sustentadas en la sesión surtida en el periodo comprendido del 12 al 19 de diciembre de 2024.
Que aunado a lo anterior, el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación procedió a la convalidación de la actualización de las Tablas de Retención Documental mediante el el acta 12 del diecinueve (19) de diciembre de 2024 y el certificado de convalidación firmado el trece (13) de enero de 2025, firmada por la totalidad de los integrantes del Comité Evaluador de Documentos, al evidenciarse que se surtió de manera satisfactoria el procedimiento de evaluación y se cumplió con los requisitos archivísticos solicitados.
Que dando cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 5.1.3.1 del Acuerdo 001 de 2024, el Archivo General de la Nación, realizó la inscripción de las Tablas de Retención Documental en el Registro único de series documentales bajo el numero TRD-833 y en observancia del artículo 5.1.3.2, del citado Acuerdo, el Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, publicará la actualización de las Tablas de Retención Documental en su página web.
Que para dar cumplimiento a las disposiciones del Archivo General de la Nación y de acuerdo con los cambios y modificaciones que se han presentado en las funciones y adscripciones de los Grupos de Trabajo en la Entidad, lo cual ha originado nuevas series documentales que se producían y conservaban en soporte papel y estas se han transformado en soporte electrónico, es necesario implementar la actualización de las Tablas de Retención Documental, para garantizar el adecuado manejo y conservación del patrimonio documental de la entidad, de acuerdo con el ciclo vital de los documentos.
Que el Decreto 1499 de 2017 modificó el Decreto 1083 de 2015 en lo relacionado con el Sistema de Gestión y determinó en su artículo 2.2.22.3.4 que el "Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG se adoptará por los organismos y entidades del orden nacional y territorial de la Rama Ejecutiva del Poder Público" y el artículo 2.2.22.3.8 del Decreto precitado dispuso que las entidades crearan un Comité Institucional de Gestión y Desempeño encargado de orientar la implementación del MIPG.
Que a través de la Resolución 2387 del 2017 se creó el Comité Institucional de Gestión y Desempeño del Servicio Nacional de Aprendizaje- SENA encargado de orientar la implementación y operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG y sustituyó el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo y el Comité Operativo de Desarrollo Administrativo como los demás comités con relación en el modelo y que no sean obligatorios por mandato legal.
Que el Comité Institucional de Gestión y Desempeño del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, en cumplimiento de las disposiciones transcritas anteriormente, mediante Acta número 45 del 01 de noviembre de 2023, emitió concepto favorable para la aprobación de la actualización de las Tablas de Retención Documental de la Entidad, de conformidad con lo señalado en el artículo 5.1.1.7 del Acuerdo 001 de 2024.
Que, con base a lo anterior, se hace necesario adoptar e implementar la actualización de las Tablas de Retención Documental en todas las dependencias del SENA a nivel nacional.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. ADOPTAR E IMPLEMENTAR. La actualización de las Tablas de Retención Documental del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, versión 2025, que obran como documentos anexos a la presente resolución, que fueron convalidadas por el Archivo General de la Nación, para la Dirección General, Direcciones Regionales y Centros de Formación Profesional.
ARTÍCULO 2o. APLICACIÓN. Ordenar a partir de la firma de la presente resolución la aplicación de las Tablas de Retención Documental del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, en todas las dependencias del Sena a nivel nacional, las cuales serán de referencia obligada para la conformación y organización de series y subseries documentales actuales siempre y cuando corresponda a la misma estructura organizacional sobre la cual se basó la actualización que se aprueba por medio de la presente resolución.
ARTÍCULO 3o. PUBLICACIÓN Y CONSULTA. Las Tablas de Retención Documental serán publicadas en la página web de la entidad, de conformidad con lo establecido en el artículo 5.1.3.2 del Acuerdo 001 de 2024, para su respectiva consulta.
ARTÍCULO 4o. OBLIGATORIEDAD. Las Tablas de Retención Documental que forman parte integral de la presente Resolución, son de obligatorio cumplimiento para todos los funcionarios y colaboradores del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, que presten sus servicios a nivel nacional. Estas tablas deben aplicarse a lo largo del ciclo vital de los documentos, desde su creación hasta su disposición final, en consecuencia, la organización de los archivos de gestión y los archivos centrales debe basarse en el contenido de las Tablas de Retención Documental de la Entidad, versión 2025.
ARTÍCULO 5o. ACTUALIZACIÓN. Cuando, como consecuencia de su aplicación surjan inclusiones o exclusiones de tipos documentales, modificaciones de sus nombres o cambios de nombre de series o subseries documentales, los Directores de Área, Jefes de Oficina y Coordinadores de Grupo, deberán solicitar al Coordinador del Grupo de "Administración de Documentos", adscrito a la Secretaria General, que realice el trámite correspondiente para la actualización de las Tablas de Retención Documental de conformidad con el Procedimiento legalmente establecido para su actualización.
PARÁGRAFO: Cuando las Regionales y/o Centros de Formación Profesional consideren necesario realizar ajustes al contenido de las Tablas de Retención Documental como consecuencia de su aplicación, deberán presentar el requerimiento justificado junto con la propuesta de modificación al responsable del proceso correspondiente en la Dirección General. Este, a su vez, lo remitirá al Coordinador del Grupo de "Administración de Documentos", adscrito a la Secretaria General, para adelantar el procedimiento respectivo.
ARTÍCULO 6o. SEGUIMIENTO. Corresponde a la Secretaria General, a través del Grupo de "Administración de Documentos", realizar el seguimiento a la aplicación de las Tablas de Retención Documental – TRD, en la organización de los archivos de gestión y el archivo central, en las dependencias de la Dirección General, Direcciones Regionales y Centros de Formación Profesional. Además, deberá reportar a la Oficina de Control Interno las irregularidades o el incumplimiento de las obligaciones contenidas en la presente disposición, fin de realizar las revisiones pertinentes.
ARTÍCULO 7o. VIGENCIA Y DEROGATORIA. La presente Resolución entra en vigencia a partir de la fecha de su expedición, derogando la resolución 1239 del 25 de julio de 2018 y cualquiera otra disposición que le sea contraria. De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1437 de 2011, publíquese en la página web del SENA.
PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE y CÚMPLASE
Dada en Bogotá, el 24 FEB 2025
JORGE EDUARDO LONDOÑO ULLOA
Director General
