RESOLUCION 1605 DE 1992
(septiembre 30)
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 4 de la Resolución 2645 de 2005>
Por medio de la cual se establecen los Comités de Administración de Documentos en el SENA
EL DIRECTOR GENERAL DEL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA,
en uso de sus facultades legales y especialmente de las conferidas en el artículo 11 del Decreto 3123 de 1968,
CONSIDERANDO:
PRIMERO. Que el Gobierno Nacional mediante Decretos 2527 de 1950 y 3354 de 1954 autorizó el procedimiento de Microfilmación que se debe seguir en las entidades oficiales.
SEGUNDO. Que mediante Resolución No. 1917 de agosto de 1984 el SENA adoptó un sistema de Microfilmación.
TERCERO. Que el Parágrafo primero del Artículo 69 del acuerdo 13 de 1990, faculta al Director General para establecer comités y definir su composición y funciones.
CUARTO. Que es necesario utilizar los avances tecnológicos que permitan organizar y conservar adecuadamente el patrimonio documental de la entidad.
RESUELVE:
ARTICULO 1o. COMITE NACIONAL DE ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS. <Resolución derogada por el artículo 4 de la Resolución 2645 de 2005> En la Dirección General funcionará el Comité Nacional de Administración de Documentos, integrado por:
1. El Secretario General, quien lo presidirá.
2. El Jefe de la Oficina Jurídica o su representante.
3. El Jefe de la División de Sistemas e Informática o su representante.
4. El Técnico Especialista de Microfilmación del Grupo de Administración de Documentos de la Dirección General.
5. El Jefe de Administración de Documentos de la Dirección General. quien actuará además como Secretario del Comité.
A las reuniones de este Comité podrán asistir otras personas, con el fin de suministrar la información o asesoría que le sea solicitada.
ARTICULO 2o. FUNCIONES DEL COMITE NACIONAL. <Resolución derogada por el artículo 4 de la Resolución 2645 de 2005>
1. Proponer al Director General la adopción de políticas, normas y procedimientos que permitan un manejo racional de la documentación, de acuerdo con el avance tecnológico y las necesidades.
2. Recomendar al Director General la fijación de términos de retención de documentos en el SENA, de acuerdo con su importancia, valor legal, necesidades de consulta y las disposiciones legales vigentes.
3. Presentar planes y programas de capacitación para los funcionarios encargados del manejo, conservación y microfilmación de la correspondencia y los documentos de la entidad.
4. Establecer programas de microfilmación de documentos acordes con los avances tecnológicos y las necesidades del SENA, que le permitan no solamente agilizar la consulta y difundir la información, sino conservar su patrimonio documental.
5. Solicitar informes periódicos a los Comités Regionales sobre manejo de los archivos y desarrollo del proyecto de Microfilmación y evaluar su resultado.
6. Asesorar a las dependencias de la Dirección General y a las Regionales para el cumplimiento de las normas sobre manejo, conservación de archivos y Microfilmación de documentos.
7. Las demás funciones relacionadas con la administración de documentos en el SENA.
ARTICULO 3o. COMITE REGIONAL DE ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS. <Resolución derogada por el artículo 4 de la Resolución 2645 de 2005> En cada una de las regionales del SENA funcionará un Comité de Administración de Documentos integrado por:
1. El Secretario Regional.
2. El Jefe de la División de Sistemas e Informática o el responsable de la función de sistematización o uso de la informática en la regional.
3. La Instructora de Secretariado asignada para apoyar la labor de Administración de Documentos.
4. El Jefe de Administración de Documentos o el funcionario responsable del área, de acuerdo con la estructura de la Regional, quien actuará como Secretario del Comité.
A las reuniones del Comité Regional podrán asistir otras personas, con el fin de suministrar información o asesoría que le sea solicitada.
ARTICULO 4o. FUNCIONES DEL COMITE REGIONAL. <Resolución derogada por el artículo 4 de la Resolución 2645 de 2005>
1. Proponer a la Secretaría del Comité Nacional la actualización de normas y procedimientos en las áreas de Archivo, Correspondencia y Microfilmación y la fijación de términos de retención de los documentos propios de la actividad regional.
2. Presentar a la Secretaría General los planes y programas para adelantar la microfilmación a nivel regional, de acuerdo con lo establecido en el manual de procedimientos de Microfilmación del SENA.
3. Coordinar con el área de Capacitación de la Regional la realización de programas de actualización de los funcionarios de Administración de Documentos de la Regional, de acuerdo con las políticas que sobre la materia establezca el Comité de Administración de Documentos de la Dirección General.
4. Elaborar el plan anual regional del área, para lo cual podrá solicitar la asesoría del Comité de Administración de Documentos de la Dirección General.
5. Presentar informes semestrales a la Secretaría del Comité Nacional sobre el estado de ejecución de la Microfilmación y la Organización regional de los archivos.
6. Las demás funciones relacionadas con la administración de documentos en el SENA.
ARTICULO 5o. PERIODICIDAD DE LAS REUNIONES. <Resolución derogada por el artículo 4 de la Resolución 2645 de 2005> los Comités de Administración de Documentos se reunirán ordinariamente por lo menos una vez por trimestre y extraordinariamente por convocatoria del Presidente del Comité.
ARTICULO 6o. <Resolución derogada por el artículo 4 de la Resolución 2645 de 2005> La adquisición de equipos y la contratación de servicios de microfilmación sólo podrá efectuarse con el visto bueno previo del Comité Nacional y la aprobación de la Secretaría General, para conservar la unidad técnica en el desarrollo del proyecto de microfilmación en el SENA.
ARTICULO 7o. <Resolución derogada por el artículo 4 de la Resolución 2645 de 2005> La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga la Resolución No. 0578 del 10 de marzo de 1988.
COMUNIQUESE Y CUMPLASE
Dada en Santafé de Bogotá, D.C., a 30 de septiembre de 1992
(Fdo.) HERNANDO ARANGO MONEDERO
Director General
ORLANDO GIRALDO GONZALEZ
Secretario General
