CIRCULAR 6 DE 2020

(enero 17)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

<NOTA DE VIGENCIA: Circular derogada por la Circular 124 de 2022>

En el marco de las funciones previstas en el artículo 5 del Decreto 249 de 2004, se expiden los siguientes lineamientos acerca de la implementación de SECOP II, atendiendo lo dispuesto por la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente. Estos lineamientos tienen como propósito la unificación de criterios sobre su aplicación.

1. PUBLICIDAD

De acuerdo con los lineamientos de la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente- como ente rector del sistema de compras y contratación pública, recuerda que es obligación publicar toda su actividad contractual en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública -SECOP-.

2. DEFINICIONES

2.1. SECOP II

La plataforma transaccional de SECOP II es la nueva versión del sistema electrónico para la contratación que permite hacer el Proceso de -Contratación en línea, en donde proveedores, compradores, entes de control y el público en general tienen acceso a todos los documentos que intervienen en los procesos contractuales.

El SECOP II nació como estrategia digital desde el año 2015 con la finalidad de facilitar el trabajo de las entidades para adelantar los procesos de contratación, ya que ahora el SENA puede crear, evaluar y adjudicar procesos de contratación en línea, lo que permite mayor competencia, reducción de costos administrativos, trazabilidad y transparencia en todas las fases del proceso.

2.2. Compradores

Son todos aquellos que adelantan procesos con la finalidad de adquirir un bien y/o servicio, es decir las Entidades del Estado. Se identifican con color morado en SECOP II.

2.3. Proveedores

Son las personas naturales o jurídicas que tengan interés en participar en procesos públicos de selección de contratistas. Se identifican con color verde en SECOP II.

2.4. Cuenta

La cuenta es el espacio virtual en la plataforma transaccional mediante el cual entidades y empresas interactúan electrónicamente, a través de ellas se les atribuye a las Entidades Estatales la creación, evaluación y adjudicación Procesos de Contratación; de la misma forma se le atribuye a los Proveedores los comentarios a Documentos del Proceso, la presentación de ofertas y el seguimiento de los procesos de selección en línea. Cada cuenta tiene unos usuarios asociados a ella que realizan actividades como: estructurar, modificar, revisar y publicar procesos, aprobar contratos y pólizas, supervisar la ejecución de los contratos, etc.

2.5. Usuarios

Los usuarios son todos aquellos que intervienen en los procesos contractuales, independientemente del rol que desempeñen, cada persona debe tener un usuario para interactuar en SECOP II, ya sea asociado a una cuenta de comprador o proveedor. El usuario y la contraseña son personales e intransferibles, ya que los mismos constituyen la firma electrónica de cada persona.

2.6. Usuario administrador

La definición de Usuario Administrador conforme a Colombia Compra Eficiente: Es el funcionario que (i) autoriza el acceso por parte de los usuarios compradores a la cuenta de la Entidad Estatal; (ii) define los roles y permisos que tienen estos usuarios para participar en los diferentes Procesos de Contratación que se realicen a través del SECOP II; (iii) administra la biblioteca de documentos; entre otros. El usuario administrador es el primer usuario de la Entidad Estatal que debe registrarse en el SECOP II. Cada Entidad Estatal debe tener por lo menos un usuario administrador (coordinadores). Ver punto 3.

2.7. Perfiles de usuario

Los perfiles de usuario limitan ciertas funcionalidades dentro de la plataforma que le corresponden al usuario administrador, por lo tanto, Colombia Compra Eficiente recomienda que el usuario administrador cree un perfil comprador en cada cuenta, e incluirá cada usuario aceptado dentro del mismo. En la plataforma encontrará predeterminados los siguientes perfiles: "Comprador, Ordenador de Gasto, Gestor de Compras, Administrador, Proveedor." '

2.8. Unidades de contratación

En la plataforma las unidades de contratación son las áreas de compras de la entidad o grupos contractuales, por lo tanto, en la plataforma SECOP II cada área de Compras o Grupos Contractuales de la Entidad deben estructurarse en Unidades de Contratación; dentro de estas deben estar las personas (usuarios) que adelantan el trámite para los procesos de compra pública, deberán crearse las unidades de contratación que correspondan de conformidad con la organización de cada cuenta.

2.9. Equipo del proceso

El equipo es integrado por las personas (usuarios) que intervienen en el proceso de contratación, independientemente del rol que cada uno desempeñe dentro del trámite contractual; asimismo, debe ser incluido en los equipos de todos los procesos el usuario administrador y/o coadministrador, según sea el caso (Despacho o Centro).

Para la Dirección General, se deberá crear equipo para cada proceso individualmente, teniendo en cuenta que los usuarios que integran cada uno varían, para lo cual el nombre de cada uno deberá tener relación directa con el proceso que se pretende adelantar. Sin embargo, las Regionales y Centros, podrán realizar equipos generales teniendo en cuenta la organización del personal que interviene en todos los procesos contractuales que se adelanten, ello deberá ser consecuente con el análisis que realice al respecto cada Ordenador de Gasto.

2.10. Flujos de aprobación

Los flujos de aprobación hacen las veces de proyectó, revisó, visto bueno y firma de los documentos, siendo la firma electrónica de cada usuario al que se le designe determinada tarea dentro del proceso, y deben ser creados con posterioridad al equipo.

Para el caso de la Dirección General deberá ser configurado para cada proceso de manera individual, teniendo en cuenta que los usuarios de los equipos varían constantemente en cada uno.

Para las Regionales y Centros, podrán realizarlo de acuerdo a su necesidad y estructuración, teniendo la posibilidad de realizarlos por modalidad o según sea el caso teniendo en cuenta el análisis que realice sobre ello cada Ordenador de Gasto.

Se requiere de carácter obligatorio establecer flujos de aprobación en las siguientes etapas del proceso dentro de SECOP II:

1. Publicación del proceso.

2. Aprobar modificaciones.

3. Adjudicación (solamente para modalidad de mínima cuantía).

4. Aprobar el contrato de la consulta.

5. Aprobar la modificación del contrato.

6. Aprobar garantía.

Nota: Para las demás etapas será facultad del ordenador del gasto, si las requiere o no.

3. Cuentas del SENA en SECOP II

En la vigencia 2018 se crearon las regionales (incluidos los centros de formación), cada entidad ejecutora a cargo de la creación de procesos públicos de selección.

Cada regional o centro de formación se estructuró teniendo en cuenta la organización administrativa y cercanía territorial, de la siguiente forma:

En procura de dar claridad al trámite en SECOP II, respecto de su uso, configuración y funcionalidades en general se dividirá para efectos formales en etapas y cada paso a seguir se encuentra en recuadro rojo, así:

4. Primera Etapa

4.1. Configuración SECOP II

Creación de usuarios:

Cada persona, deberá registrarse en SECOP II de manera independiente y personal, el usuario asignado en SECOP II es propio de cada uno y no pertenece a la Entidad. Cada usuario deberá solicitar acceso a la cuenta que le corresponda dependiendo de la organización (regional o centro). El usuario es personal e intransferible, la clave y la contraseña generan firma electrónica, teniendo validez jurídica, de conformidad con lo establecido en la Ley 527 de 1999.Video tutoríaI SENA-CEE:http://nube.sená.edu.co/noticias/Tutorial-para-creacion-de-cuentas-en-Secop-ll.html

Acceso a la plataforma y aceptación de usuarios:

El usuario administrador de acuerdo con la capacitación realizada el 20 de mayo de 2019 a través de la plataforma de SIVE- SENA http://sive.sena.edu.co/ debe aceptar la solicitud del personal que interviene en los procesos de selección como se muestra a continuación:

a. Ingresa a la página web https://www.colombiacomDra.gov.co/secoD-ii:

c. El usuario administrador deberá ingresar con nombre de usuario y contraseña:

Nota: En caso de no recordar su contraseña deberá dar clic en "olvide la contraseña" e indicar correo electrónico institucional o personal, con la cual se vinculó a la entidad.

d. Selecciona la entidad (El nombre que tenga la entidad, por ejemplo: SENA REGIONAL ANTIOQUIA Grupo Administrativo intercentros Medellín) y da clic en entrar:

e. El usuario administrador se encontrará en el escritorio de la entidad contratante y dará clic como se visualiza en la imagen:

f. Deberá seleccionar "configuración entidad estatal/proveedor" y darle el clic:

g. Una vez se encuentre en configuración entidad estatal/proveedor, deberá darle clic en "administración de usuarios"'.

h. En opciones deberá darle clic en "aceptar acceso" y buscará a la persona que está solicitando el acceso a la entidad:

i. Se selecciona al usuario v dará clic en aceptar acceso:

J.Una vez usted haya aceptado al usuario, la plataforma le indicará que el acceso se ha realizado de manera adecuada:

En "Administración de usuarios" el usuario administrador tiene un listado de todos los usuarios que han interactuado con la entidad estatal, junto con información del nombre, correo y estado del acceso del usuario con respecto a la cuenta de la Entidad Estatal.

Los estados que tienen los usuarios son:

> Aceptado: El usuario hace parte de la cuenta de entidad estatal, sea porque el usuario administrador aceptó el acceso o lo creó desde la cuenta ce Entidad estatal.

> Pendiente: El usuario ha solicitado acceso a la cuenta de entidad estatal y está en estado pendiente para que el administrador lo Acepte o lo Rechace.

> Rechazado: La solicitud de acceso del usuario ha sido rechazada por el usuario administrador.

> Cancelado: El usuario estuvo vinculado a la cuenta de la entidad estatal y el administrador ha cancelado el acceso, es decir, que ya no puede ingresar la cuenta de la entidad estatal.

Nota: Se recomienda informarle al usuario administrador el personal que deja de hacer parte de la Entidad Estatal, con la finalidad de cancelar el acceso previamente otorgado.

Igualmente, desde la configuración de la Entidad Estatal es posible organizar los diferentes usuarios por perfiles que se encuentran predeterminados por SECOP II: "Comprador, Ordenador de Gasto, Gestor de Compras, Administrador, Proveedor", En esta sección usted puede indicar a qué funcionalidades NO tienen permiso para utilizar los usuarios compradores:

A, ingrese a configuración entidad estatal/proveedor, deberá darle clic en “perfiles de usuario”

b. En opciones marque "excluido" vaya a "Configuración" y marque "Configuración de lo Entidad Estatal/Proveedor":

c. Allí podrá agregar cuantos usuarios desee, de acuerdo a su perfil (Ejemplo: Gestor de Compras):

Configuración de la cuenta:

Para la configuración de la cuenta, deberá tener en cuenta los usuarios que tendrán acceso a la misma, que serán todos aquellos que independientemente de su rol intervengan en la gestión precontractual, contractual y pos contractual. Así como, las unidades de contratación con la cuales contará la misma, en observancia de quienes adelantan los procesos contractuales en cada regional o centro.

Video tutorial SENA-CEE: https://sena4-my.sharepoint.com/personal/mgonzalezro sena_edu_co/ layouts/15/onedrive.aspx?id=%2Fpersonal%2Fmgonzalezro%5Fsena%5Fedu%5Fco%2FDocuments%2FSecop%20H%2FvÍdeos%2FVIDEQ%2002%2Emp4&parent=%2Fpersonal%2Fmgonzalezro%5Fsena%5Fedu%5Fco%2FDocuments%2FSecop%2011%2Fvideos&originalPath=aHR0cHM6Ly9zZW5hNClteS5zaGFvZXBvaW50LmNvbS86díovZv9wZXJzb25hbC9tZ29uemFsZXpvbl9zZW5hX2VkdV9iby9FZmNUTUJZdDJWOUxvZiJmbidvMGpnVUJlRlpKVkpmTIRaNEtVNVQORWxlUm53P3JOaWllPUICbXhkcE5rMTBn

Menú configuración Entidad Estatal / Proveedor:

De acuerdo con Colombia Compra Eficiente el usuario administrador deberá ingresar a SECOP II con su usuario y contraseña, dar clic en la Imagen superior derecha de su pantalla donde encontrará el Menú "Configuración Entidad Estatal /proveedor". En este gestor podrá acceder a las siguientes funcionalidades:

1... Batos de la Entidad Estatal / Proveedor

Esta funcionalidad permita consultar y modificarlos datos de la Entidad Estatal que aparecen en el Directorio SECOP. Para cambiar estos datos el Usuario administrador debe hacer clic en “Editar datos completos”.

En la barra de menú superior están habilitadas las opciones "Datos" e "Inicio":

Al hacer clic en “Datos'^-, se muestra el perfil de la cuenta.de la entidad estatal en el Directorio SECOP y es posible realizar la configuración de datos del perfil corno idioma y hora y documentos; en “Inicio" puede volver al escritorio' del SECOP II.

Creación de las unidades dé-contratación:

De acuerdo con las capacitaciones llevadas a cabo el 20 de mayo y 29 de julio de 2019 a través de la plataforma de SIVE SENA se Indicó la forma en la cual el usuario administrador debe crear el grupo de contratación.

Accesos de usuarios por unidad de contratación: Esta opción permite definir qué usuarios de la Entidad Estatal pueden ingresar a los procesos que se adelante en cada unidad de contratación, la entidad puede tener varias unidades de contratación. La opción se encuentra marcada por defecto con "No", esto significa que todos los usuarios con acceso a la cuenta de la Entidad Estatal pueden acceder a todos los procesos de todas las unidades de contratación. Colombia Compra Eficiente recomienda marcar esta opción con "Sí" para que sea el usuario administrador quien defina el acceso de los usuarios por unidad de contratación como corresponda.

b. Dar clic en "crear" en opciones:

3. Segunda etapa:

- Nomenclatura:

En el presente punto, se modifican los Lineamientos dados, en lo que corresponde únicamente a SECOP II para la de publicación de procesos de contratación establecidos mediante circular emitida por la Dirección Jurídica en la presente vigencia, los procesos deberán ser nombrados así:

Licitación Pública: LP

Selección Abreviada de Menor Cuantía: SAMC Selección Abreviada por Subasta Inversa: SASI Concurso de Méritos: CM

Mínima Cuantía: MC

Régimen Especial: RE

Contratación Directa: CD

Prestación de Servicios Personales: PSP

A continuación, se indica cómo, primero la modalidad de contratación, seguida de las siglas de la Regional y siglas del Centro de Formación, consecutiva y vigencia dependiendo de donde se adelante el proceso o se valla a ejecutar; ejemplo:

Siglas de la Modalidad de Contratación + Siglas de la Regional (Regional Risaralda) + Consecutivo + Vigencia - SAMC-RSR-0010-2019.

> . Documentos de los procesos:

De conformidad con el principio de publicidad y transparencia todos los documentos que nazcan con ocasión a los procesos de selección deberán ser publicados independientemente de la plataforma en la cual se encuentre (SECOP I o SECOP II); sin perjuicio de lo anterior, se proceden a enumerar aquellos documentos que requieren publicación, haciendo la especificidad sobre su característica:

A. Estudio del mercado y sus anexos (solicitudes de cotización y cotizaciones)

(Digital]

B. Análisis del sector

[Físico, escaneado-Firma manuscrita]

C. Estudio previo

[Físico, escaneado-Firma manuscrita]

D. Matriz de riesgos

[Físico, escaneado-Firma manuscrita]

E. Certificado de disponibilidad presupuestal [Físico, escaneado-Firma manuscrita]

F. Fichas técnicas [Digital]

G. Proyecto de pliego/Pliego definitivo dé condiciones o Invitación pública [Electrónico, firma electrónica: SECOP 11]

H. Anexo al proyecto de pliego/Anexo al pliego definitivo de condiciones o Anexo a la invitación pública

[Digital-sin firma]

I. Anexos y formatos SENA para ofertas [Digital-sin firma]

J. Aviso de convocatoria [Digital-sin firma]

K. Observaciones [Electrónico: SECOP II]

L. Respuestas a las observaciones [Físico, escaneado-Firma manuscrita]

M. Resolución de apertura

[Físico, escaneado-Firma manuscrita]

N. Ofertas [Electrónico: SECOP II]

O. Acta de cierre

[Electrónico: SECOP II]

P. Informes de evaluación

[Físico, escaneado-Firma manuscrita]

Q. Resolución de adjudicación [Físico, escaneado-Firma manuscrita]

R. Actas de audiencias

[Físico, escaneado-Firma manuscrita]

S. Contrato

[Electrónico, firma electrónica: SECOP II]

T. Anexo al contrato o a la aceptación de oferta (para el caso de mínima cuantía)

[Digital-sin firma]

U. Formato contrato SECOP II ^;

[Digital, impreso-sin firma]

V. Certificado Black Box

[Físico, escaneado-Firma manuscrita]

W. Registro presupuestal de compromiso [Físico, escaneado-Firma manuscrita]

X. Pólizas

[Electrónico: SECOP II]

Y. Aprobación de pólizas [Electrónico, firma electrónica: SECOP ü]

Z. Otrosíes

[Electrónico, firma electrónica: SECOP II]

Anexo al otrosí [Digital-sin firma]

AA. Informes de supervisión y demás documentos de ejecución

[Físico, escaneado-Firma manuscrita] Las evidencias y demás documentos podrán estar únicamente digitalizadas.

BB. Procesos administrativos sancionatorios [Físico, escaneado-Firma manuscrita]

CC. Acta de liquidación del contrato

[Digital, electrónico, firma electrónica: SECOP II]

DD.Acta de cierre del expediente contractual

[Físico, escaneado-Firma manuscrita]

Nota: Sin perjuicio de los mencionados, cada ordenador del gasto es responsable de los documentos que se generen o no dentro de cada proceso, asimismo, tener en cuenta lo señalado en el Manual de Contratación.

4. Tercera Etapa

- Procesos SECOP II

Configuración de equipos y flujos de aprobación:

Este trámite debe realizarse para cada proceso (para el caso de Dirección General) que se pretenda adelantar, independientemente de su modalidad, es un requisito previo para la creación del proceso. La configuración de equipos y flujos de aprobación, únicamente la podrá realizar el usuario administrador y los usuarios co-administradores.

La dirección general ha previsto, como medio de control que, en todos los equipos de todos los procesos, se incluya el siguiente usuario: ADMINISTRADOR-DIRECCION GENERAL, el cual, será de uso del Grupo Integrado de Gestión Contractual con la finalidad de ejercer seguimiento sobre los procesos de contratación de centros y regionales. Este usuario tendrá un nivel de permisos limitados, dentro de cada proceso solo tendrá la opción de "ver “y "leer", en consideración a la autonomía de cada Ordenador de Gasto.

a. Ingresa a la página web https://www.colombiacompra.gov.co/secop-ii:

c. El usuario administrador deberá ingresar con nombre de usuario y contraseña:

d. Cuando ingrese al escritorio de SECOP II, diríjase a "procesos", y seguidamente a "tipos de procesos":

e. Seguidamente, será remitido a una pantalla que contiene todas modalidades se selección, dirigirse a "equipo del proceso" teniendo en cuenta la modalidad del que vaya a crear:

Nota: Para la modalidad de Contratación Directa para bienes y servicios, deberá seleccionar la opción "con oferta".

Para la modalidad de Contratación Directa para prestación de servicios personales deberá seleccionar únicamente el módulo de Contratación Directa, ello teniendo en cuenta las recomendaciones que ha realizado Colombia Compra al respecto; tenga en cuenta que el contratista deberá subir en la plataforma todos los documentos de la lista de chequeo que se encuentra en compromiso para la suscripción del contrato electrónico en SECOP II.

f. A continuación, será remitido a la pantalla en la cual se muestran los últimos equipos creados, para crear uno nuevo vaya a opciones y de clic en "crear equipo de la entidad estatal"'.

g. Continuadamente, en información general deberá darle nombre al equipo, se recomienda sea el mismo consecutivo de numeración del proceso para evitar confusiones y enlazarlo al mismo fácilmente; por otra parte, marque no en la opción "todos los usuarios tienen acceso a todas las funcionalidades", con la finalidad de que pueda definir usuarios que acceden al proceso y niveles de permiso de estos:

Nota: Tenga en cuenta que viene marcado por defecto en sí, siempre revisar antes de continuar.

h. En acceder tendrá la posibilidad de incluir a todos los usuarios que intervienen en el proceso de contratación, recuerde igualmente incluir siempre al usuario administrador y/o coadministrador, al Como al usuario ADMINISTRADOR-DIRECCION GENERAL; ello podrá hacerlo bien sea porcada etapa o para todo el proceso, se recomienda incluirlos a todos en cada una de las etapas, buscando usuario por usuario, así:

i. Una vez incluidos los usuarios en todas las etapas del proceso, podrá definir permisos para cada uno de ellos, sin embargo, tenga en cuenta que a quienes se les van a asignar tareas para flujos de aprobación deberán tener los permisos hasta el nivel "control":

j. Posteriormente, podrá continuar con la creación de los flujos de aprobación para cada etapa del proceso, dando clic en "opciones", "crear flujo":

k. Será remitido a una ventana en la cual nombrará la tarea de acuerdo a la naturaleza del trámite; por otra parte, se recomienda seleccionar flujo de aprobación global, ello permitirá que pueda enlazar el mismo flujo de aprobación para las demás etapas:

L. Seguidamente, en nivel 1 selecciones "editar" y cambie la configuración a con orden, así será en orden cada aprobación, y no surtirá aprobación final basta tanto todos hayan aprobado:

m. Para seleccionara cada usuario parte del flujo, de click en "editor", ya que el por defecto crea un solo flujo de aprobación, continuadamente se habilitará una nueva pestaña en la cual se recomienda nombrar con la tarea que efectuó el usuario a seleccionar.

Ejemplo: Proyectó, Revisó, Visto Bueno y Aprobación del ordenador del gasto:

n. Antes de continuar y guardar el flujo, debe asegurarse que si el mismo no es el del ordenador del gasto en la opción "esta tarea es suficiente la aprobación de nivel" se encuentre seleccionado no, posteriormente de clic en guardar:

o. Para continuar, y crear los demás flujos proceda dar clic en "agregar nueva tarea" cada vez que desee asignar un flujo a determinado usuario, posteriormente deberá repetir los pasos m y n:

p. Recuerde que para la aprobación final, que corresponde al ordenador del gasto debe seleccionar en "esta tarea es suficiente la aprobación de nivel" si v finalice con "crear":

r. Seguidamente, se habilitará una ventana en la cual salen todos los flujos de aprobación creados en la entidad, deberá buscar el que corresponde al caso concreto:

q. Una vez creado el flujo de aprobación, podrá seleccionarlo para las demás etapas, siempre que haya seguido el paso k, así las cosas, en la siguiente etapa de clic en "opciones", "seleccionar flujo":

s. Una vez seleccionado el flujo para todas las etapas del proceso en las cuales se requiere, dé acuerdo a lo señalado previamente. podrá finalizar el proceso dando clic en "errar"

Una vez la plataforma informe que fue creado puede continuar con el trámite dé creación del proceso, si en el transcurso del mismo es necesario modificar algún flujo de aprobación e incluir o eliminar un usuario en el equipo, deberá hacerlo desde el proceso, una vez haya sido creado, el paso a paso referido es solo en caso de procesos nuevos.

Nota: Recuerde que los anteriores puntos solo podrán ser adelantados por el usuario administrador o coadministrador.

ETAPA PRECONTRACTUAL

Creación del proceso:

La creación podrá realizarla el gestor o líder del proceso se selección, procediendo de conformidad con la modalidad que le corresponda, para ello deberá seguir los pasos referidos a continuación:

b. Seguidamente, será remitido a una pantalla que contiene todas modalidades se selección, dirigirse a "crear", teniendo en cuenta la modalidad del que corresponda:

c. Se activará una nueva venta para la creación del proceso, en donde deberá llenar los datos correspondientes, seleccionar su unidad de contratación y el equipo proporcionado con antelación:

d. Cuando los datos se encuentren correctos, proceda dando clic en "confirmar", la plataforma señalará que el procedimiento fue realizado de forma correcta, permitiéndote continuar con la creación del proceso:

e. Automáticamente la plataforma lo redireccionará a pliego del proceso, que para el caso del ejemplo en mínima cuantía es la invitación pública, allí el gestor o líder del proceso deberá diligenciar los datos requeridos. y podrá ir guardando rada avance en el mismo:

f. Para la creación de. los procesos y la configuración del pliego y de la etapa precontractual, teniendo en cuenta la modalidad de contratación y su paso a paso en cada etapa, se recomienda remitirse a las video conferencias del SENA, y a los manuales y/o videos para compradores de Colombia Compra Eficiente, que se encuentran en el enlace: https://www.co[ombÍacomora.eov.co/secoD-ii/comDradores:

Nota 1: SECOP II tiene la posibilidad de enlazar el Plan Anual de Adquisiciones con el proceso en concreto, sin embargo, tenga en cuenta en el SENA el PAA, es centralizado respecto de su publicación en la Dirección General, por lo tanto, las cuentas de las regionales y centros, deberán seleccionar "no" en la opción de "es una adquisición del PAA", e incluir en los documentos del proceso el pantallazo de la línea en la cual se encuentra planteada la necesidad del objeto a contratar.

Nota 2: Tenga en cuenta, que algunas cuentas del SENA están predeterminadas con la opción "no", en tal caso no le pedirá justificación y le permitirá continuar, sin embargo, no olvide adjuntar el pantallazo del PAA para verificación de los interesados y los entes de control.

Nota 3: Dentro del proceso de selección, el líder designado será el encargado de la publicidad de cada actuación de la. Entidad dentro de la plataforma independientemente de quien tenga a cargo la producción de los documentos; ello hasta la aprobación de las pólizas.

Consulta pública del proceso:

Una vez publicado cada proceso de selección, se generará un enlace de consulta, el cual será el mismo para todas las fases del contrato (precontractual, contractual y postcontractual), es importante tener en cuenta que dicho enlace será remitido a los entes de control para lo de su competencia, así como será el mecanismo mediante el cual las aseguradoras y entidades bancarias expedirán las pólizas y los seguros a los contratistas.

Para acceder al enlace, deberá ingresar al expediente del proceso en SECOP II, y seleccionar la opción "ver enlace":

5. Cuarta etapa:

ETAPA CONTRACTUAL

Contrato:

Como se mencionó con antelación, el contrato será electrónico y no existirá minuta física, para la numeración del mismo se tomará el código alfanumérico automático generado por SECOP II, no habrá numeración en el aplicativo En Base.

La firma electrónica del contrato deberá ser del ordenador del gasto y del representante legal o apoderado del contratista, la Entidad deberá verificar que la aprobación haya sido realizada por el usuario competente.

Ejemplo:

Ordenador del gasto: Jefe Oficina de Sistemas de la Dirección General

Nombre del ordenador del gasto: Alicia Lara Ahumada

Contratista: Unión temporal ABCD SENA

Representante legal: Carlos Zafra.

Aprobación: Firma electrónica SECOP II:

Para la expedición del certificado Black Box, se deberá llenar el formato oficializado en compromiso del contrato en SECOP II, en donde se plasman datos relevantes del proceso, del contrato y del contratista, incluyendo el enlace de consulta del proceso para la verificación de cada una de las etapas y el contrato electrónico, de igual forma servirá para la expedición del registro presupuestal de compromiso, el cual será solicitado por el Ordenador del Gasto mediante C.l. acompañado del formato referido, en donde se encuentra en link del proceso para que el área de presupuesto verifique los documentos necesarios directamente en la plataforma.

Otro sí es:

Las prorrogas, adiciones y modificaciones tendrán el mismo trámite que el contrato, serán electrónicas, sin que haya lugar a una minuta física, únicamente cuando sea necesario se expedirá anexo al otrosí.

Cuando el otrosí haya sido aprobado por las dos partes, el gestor o líder del proceso deberá dar clic en "publicar modificación", de no ser así no serán visibles los cambios realizados en el contrato:

Ejecución contractual:

El competente para vigilar la ejecución contractual es el supervisor y/o interventor, según sea el caso; en SECOP II el contratista deberá ejercer su control y seguimiento en el botón No. 7 del contrato "Ejecución del contrato":

Para tal efecto, se recomienda ingresar al video tutorial de capacitación a supervisores, que se encuentra con enlace de consulta permanente en https://nube.sena.edu.co/media/secop-2.mp4, allí encontrará guías y paso a paso para facilitar la labor del supervisor en la plataforma.

La supervisión deberá efectuar su seguimiento en el botón correspondiente (No. 7) dentro del contrato, allí igualmente el contratista deberá subir cada factura para aprobación del supervisor, así como la remisión física de las mismas, teniendo en cuenta que son títulos ejecutivos.

6. Quinta etapa

Liquidación:

La liquidación se realizará mediante el acta establecida y formalizada en compromiso para tal fin; en SECOP II se publicará de manera digitalizada sin firma, el procedimiento en la plataforma se lleva a cabo bajo a través de "modificaciones del contrato", opción "terminar, terminar unilateralmente o caducar el contrato" y deberá surtir el mismo trámite de los otrosíes, siendo aprobado por las partes electrónicamente:

Cierre de expediente contractual:

El cierre del expediente deberá llevarse a cabo únicamente cuando no existan obligaciones postcontractuales o amparos vigentes, toda vez que una vez tramitado ello dentro de la plataforma no se podrá acceder al contrato para realizar modificaciones ni publicar incumplimientos.

Expediente contractual:

De conformidad con lo señalado, es posible evidenciar que habrán documentos físicos, digitales y electrónicos en el expediente de los procesos contractuales, motivo por el cual la tabla de retención documental se encontrará de acuerdo a ello, conformando un expediente de naturaleza mixta, lo que contribuirá con la política de cero papel del Gobierno Nacional.

Esta circular recoge los conceptos, circulares u otras apreciaciones que se hayan dado con anterioridad por esta Dirección, relacionados con la aplicación del SECOPII en el SENA.

Desde la Dirección Jurídica se han realizado capacitaciones y videoconferencias para disminuir traumatismos en los cambios de plataforma de contratación, sin embargo, será responsabilidad de cada ordenador del gasto el cumplimiento adecuado sobre la obligatoriedad de SECOP II. Igualmente, se anexan a la presente formatos que deberán tener en cuenta para los procesos de contratación en SECOP II, respecto del anexo al pliego deberán ser ajustadas las condiciones de acuerdo a la modalidad aplicable.

Finalmente, se recuerda que toda actuación contractual deberá dar estricto cumplimiento a los principios de contratación pública y a las normas que los reglamenten.

Cordialmente,

OSCAR JULIÁN CASTAÑO BARRETO

Director Jurídico

<Para consultar la versión original PDF de este documento dirigirse al siguiente link: https://www.avancejuridico.com/docpdf/sena/C_SENA_0006_2020.pdf>

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda.©
"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 31 de diciembre de 2023 - (Diario Oficial No. 52.604 - 9 de diciembre de 2023)
Las notas de vigencia, concordancias, notas del editor, forma de presentación y disposición de la
compilación están protegidas por las normas sobre derecho de autor. En relación con estos valores
jurídicos agregados, se encuentra prohibido por la normativa vigente su aprovechamiento en publicaciones
similares y con fines comerciales, incluidas -pero no únicamente- la copia, adaptación, transformación,
reproducción, utilización y divulgación masiva, así como todo otro uso prohibido expresamente por
la normativa sobre derechos de autor, que sea contrario a la normativa sobre promoción de la
competencia o que requiera autorización expresa y escrita de los autores y/o de los titulares de
los derechos de autor. En caso de duda o solicitud de autorización puede comunicarse al teléfono
617-0729 en Bogotá, extensión 101. El ingreso a la página supone la aceptación sobre las normas
de uso de la información aquí contenida.