CIRCULAR 17 DE 2015

(febrero 3)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

En cumplimiento con lo establecido en la circular externa No. 100-01-2015 del 19 de enero de 2015 numerales I y II, proferida por el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) referente a la presentación del informe Ejecutivo Anual de Control Interno, a través de la Evaluación y Seguimiento del Sistema de Control Interno Seguimiento al Sistema de Gestion de la Calidad NTGGP 1000:2009, la cual se realizará con la participación de los Gerentes Públicos.

La evaluación se efectuará mediante la encuesta de “Evaluación MECI” “Evaluación Sistema Gestión de Calidad”, con corte a 31 de diciembre de 2014 para ello el Director General, Directores de Área, Jefes de Oficina, Directores Regionales y subdirectores de Centro, diligenciarán estas herramientas con las cuales se evaluará el nivel de madurez en la implementación y sostenimiento del Modelo estándar de control interno MECI, y el avance y sostenimiento del Sistema Gestión de Calidad.

Dada la importancia que representan los resultados que presentan la “Evaluación MECI” y “Evaluación Sistema Gestión de Calidad”, se espera que las herramientas se diligencien en el aplicativo compromiso con la objetividad y oportunidad que amerita, así como el aporte de las evidencias que justifican las respuestas, las cuales corresponden a hechos cumplidos. Los soportes de cada pregunta deberán ser dispuestos en la siguiente dirección: ftp://ftp.sena.edu.co/control%20interno%202015/en la cacorrespondiente y con el número de pregunta según el caso.

El diligenciamiento de las Herramientas, así como el cumplimiento oportuno de su envió debe ser validada y verificada por cada Director y Jefe de Oficina, quienes actúan como líder y responsable del Control Interno, de conformidad con lo establecido en el Artículo 8 de la Resolución Interna 2428 de 2004 (Comité Nacional de Control Interno y Subcomités). Estas encuestas deben diligenciarse antes del día 13 de febrero de 2015 con las evidencias respectivas. Cabe aclarar que si una de las preguntas no cuenta con el soporte correspondiente no será tenida en cuenta, afectando la evaluación de la Regional o Centro de Formación.

En la Dirección General se realizara verificación in-situ, por parte de auditores de la Oficina de Control Interno, para lo cual se requiere la presencia del líder SIG. Dicha actividad se desarrollará entre el 4 y el 10 de febrero de 2015

Con el fin de facilitar el diligenciamiento de la Encuesta, a continuación se describe la nueva estructura del MECI, según decreto 943 de 2014:

I. Estructura General del Modelo Estándar de Control Interno MECI

El propósito esencial del MECI es orientar a las entidades hacia el cumplimiento de sus objetivos y la contribución de éstos a los fines esenciales del Estado, a su vez persigue la coordinación de las acciones, la fluidez de la información y comunicación, anticipando y corrigiendo de manera oportuna, las debilidades que se presentan en el que hacer diario institucional. De acuerdo a la actualización del MECI en el año 2014 su estructura se compone de dos (2) módulos, seis (6) componentes y trece (13) elementos y un eje transversal enfocado a la información y comunicación

1. Módulo Control de la planeación y la Gestión: agrupa los parámetros de control que orientan la entidad hacia el cumplimiento de su visión, misión, objetivos, principios, metas y políticas al igual que los aspectos que permiten el desarrollo de la gestión dentro de los que se encuentran: Talento Humano, planes, programas, procesos, indicadores, procedimientos, recursos, y administración de los riesgos.

1.1 Componente Talento Humano: permiten a la entidad crear una conciencia de control y un adecuado control a los lineamientos y actividades tendientes al desarrollo del talento humano, influyendo de manera profunda en su planificación, gestión de operaciones y en los procesos de mejoramiento institucional, con base en el marco legal que le es aplicable a la entidad.

1.1.1 Acuerdos compromisos y protocolos éticos: Elemento que busca establecer un estándar de conducta de los servidores al interior de la entidad pública. A través de él se plantean las declaraciones explícitas que, en relación con las conductas de los servidores públicos, son acordadas en forma participativa para la consecución de los propósitos de la entidad, manteniendo la coherencia de la gestión con los principios consagrados en la Constitución Política, la ley y la finalidad social del Estado.

1.1.2 Desarrollo del talento Humano: Elemento que permite controlar el compromiso de la entidad pública con el desarrollo de las competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad del servidor público, a través de las políticas y prácticas de gestion humana que debe aplicar, las cuales deben incorporar los principios de justicia, equidad y transparencia al realizar los procesos de selección, inducción, formación, capacitación y evaluación del desempeño de los servidores públicos del Estado.

1.2 Componente Direccionamiento Estratégico: define la ruta organizacional que debe seguir una entidad para lograr sus objetivos institucionales; requiere de revisiones periódicas para ajustarla a los cambios del entorno y al desarrollo de las funciones de la entidad; encauza su operación bajo los parámetros de calidad, eficiencia y eficacia requeridos por la ciudadanía y las partes interesadas de la entidad, así como los parámetros de control y evaluación a regir, haciéndose necesario, por lo tanto, establecer su composición a través de cinco elementos: Planes,

Programas y Proyectos; Modelo de Operación por Procesos; Estructura Organizacional, Indicadores de Gestión; y Políticas de Operación.

1.2.1 Planes, programas y proyectos: Elemento que considera la planeación como un proceso dinámico y sistemático que le permite a las entidades públicas proyectarse a lo largo, mediano y corto plazo, de modo tal que se planteen una serie de programas, proyectos y actividades con la respectiva asignación de responsabilidades para su ejecución, que le sirvan para cumplir con su misión, visión, y objetivos institucionales.

1.2.2 Modelo de operación por Procesos: Mediante el control ejercido a través de este elemento, las entidades podrán contar con estandarización de las actividades necesarias para dar cumplimiento a su misión y objetivos, lo cual permite, que su operación se realice de manera continua, garantizando la generación de productos o servicios.

1.2.3 estructura Organizacional: se considera como aquel aspecto de control que configura integral y articuladamente los cargos, las funciones, las relaciones y los niveles de responsabilidad y autoridad en la entidad pública, para dirigir y ejecutar los procesos y actividades de conformidad con su misión y su función constitucional y legal.

1.2.4 Indicadores de Gestión: Conjunto de mecanismos necesarios para la evaluación de la gestión de toda entidad pública. Se definen como un conjunto de variables cuantitativas y/o cualitativas sujetas a la medición, que permiten observar la situación y las tendencias de cambio generadas en la entidad, en relación con el logro de los objetivos y metas previstos.

1.2.5 Políticas de Operación: Este elemento es fundamental para el direccionamiento dado que facilita la ejecución de las operaciones internas a través de guías de acción para la implementación de las estrategias de ejecución dela entidad pública; define los límites y parámetros necesarios para ejecutar los procesos y actividades en cumplimiento de la función, los planes, los programas, proyectos y políticas de administración del riesgo y de otros procesos previamente establecidos por la entidad.

1.3 Componente Administración del Riesgo: Conjunto de elementos que le permiten a la entidad identificar, evaluar y gestionar aquellos eventos negativos, tanto internos como externos, que puedan afectar o impedir el logro de sus objetivos institucionales.

1.3.1 Políticas de Administración del riesgo: Las políticas identifican las opciones para tratar y manejar los riesgos basadas en la valoración de los mismos, permiten tomar decisiones adecuadas y fijar los lineamientos, que van a transmitir la posición de la dirección y establecen las guías de acción

1.3.2 Identificación del Riesgo: La identificación de los riesgos se realiza a nivel del Componente de Direccionamiento Estratégico, identificando las causas con base en los factores internos o externos a la entidad, que pueden ocasionar riesgos que afecten el logro delos objetivos.

1.3.3 Análisis y Valoración del Riesgo: El análisis del riesgo busca establecer la probabilidad de ocurrencia del mismo y sus consecuencias; éste último aspecto puede orientar la clasificación del riesgo con el fin de obtener información para establecer el nivel de riesgo y las acciones que se van a implementar. La valoración del riesgo es el producto de confrontar los resultados de la evaluación del riesgo con los controles identificados, esto se hace con el objetivo de establecer prioridades para su manejo y para la fijación de políticas.

2. Módulo Evaluación y Seguimiento: Agrupa los parámetros que garantizan la valoración permanente de los resultados de la entidad, a través de sus diferentes mecanismos de verificación, evaluación y seguimiento.

2.1 Componente Autoevaluación Institucional: Componente que le permite a cada responsable del proceso, programas y/o proyectos y sus funcionarios medir la efectividad de sus controles y los resultados de la gestión en tiempo real, verificando su capacidad para cumplir las metas y los resultados a su cargo y tomar las medidas correctivas que sean necesarias para el cumplimiento de los objetivos previstos por la entidad.

2.1.1 Autoevaluación del control y Gestión: Comprende el monitoreo que se le debe realizar a la operación de la entidad a través de la medición de los resultados generados en cada proceso, procedimiento, proyecto, plan y/o programa, teniendo en cuenta los indicadores de gestión, el manejo de los riesgos, los planes de mejoramiento, entre otros. De esta manera, se evalúa su diseño y operación en un período de tiempo determinado, por medio de la medición y el análisis de los indicadores, cuyo propósito fundamental será la de tomar las decisiones relacionadas con la corrección o el mejoramiento del desempeño.

2.2 Componente Auditoria Interna: Busca verificar la existencia, nivel de desarrollo y el grado de efectividad del Control Interno en el cumplimiento de los objetivos de la entidad pública

2.2.1 Auditoria Interna: Herramienta que se emplea para para el seguimiento al Sistema de control Interno en este modelo, es la auditoria interna. Las oficinas de control Interno o quine haga sus veces deben auditar los procesos, con el fin de verificar su gestión.

2.3 Componente Planes de Mejoramiento: Se caracterizan como aquellas acciones necesarias para corregir las desviaciones encontradas en el Sistema de Control Interno y en la gestión de los procesos, como resultado de la Autoevaluación realizada por cada líder de proceso, de la Auditoría Interna de la Oficina de Control Interno, Auditoria Interna o quien haga sus veces y de las observaciones formales provenientes de los Órganos de Control.

2.3.1 Plan de Mejoramiento: Este tipo de plan integra las acciones de mejoramiento que buscan fortalecer el desempeño, misión y objetivos institucionales, teniendo en cuenta, entre otros aspectos, los compromisos adquiridos con los organismos de control fiscal, de control político y con las parles interesadas, así como la evaluación de la Oficina de control Interno y las autoevaluaciones realizadas.

3. Eje Transversal: Información y comunicación: Este eje es transversal a los Módulos de Control del Modelo, dado que en la práctica las organizaciones y entidades lo utilizan durante toda la ejecución del ciclo PHVA; de tal manera, que complementa y hace parte esencial de la implementación y fortalecimiento de los Módulos en su integridad.

Agradezco la atención, compromiso, disposición y oportunidad en el desarrollo de la herramienta, lo cual permitirá emitir un informe sobre el estado actual del Sistema de Control Interno de la Entidad requerido por el Departamento Administrativo de la Función Pública-DAFP y que a su vez podrá ser requerido por los diferentes órganos de control,

Cordialmente,

RAUL EDUARDO GONZALEZ GARZON

Jefe de oficina de control interno

Anexo Circular Externa No.100-01-2015 del 19 de enero de 2015

TODOS POR UN
NUEVO PAIS
PAZ EQUIDAD EDUCACIÓN

CIRCULAR EXTERNA No. 100-01-2015

De conformidad con lo establecido en el Decreto 2145 de 1999⁽¹⁾ todos los organismos y entidades del Estado de que trata el artículo 5° de la Ley 87 de 1993⁽²⁾, deben presentar, al Consejo Asesor en materia de Control Interno, un informe que contenga el resultado final de la evaluación del Sistema de Control Interno para la vigencia inmediatamente anterior, realizada por la respectiva Oficina de Control Interno quien haga sus veces, el cual debe ser remitido por el Representante Legal de cada entidad u organismo a este Departamento Administrativo. Esta evaluación sirve de base para la elaboración del informe sobre el Sistema de Control Interno del Estado, la cual debe ser presentada por el Sr. Presidente de la República, al inicio de cada legislatura, ante el Congreso de la República.

Para el cumplimiento de las anteriores disposiciones, y con el fin de evaluar otros aspectos de interés del Gobierno, se imparten los lineamientos que se adjuntan y se ponen a disposición las siguientes encuestas:

I. Evaluación al Sistema de Control Interno:

a) Encuesta para determinar el nivel de madurez en la implernentación y sostenimiento del Modelo Estándar de Control Interno MECI. Para su diligenciamiento las Oficinas de Control interno deberán tener en cuenta las evaluaciones independientes realizadas al sistema; informes de gestión por dependencias; datos provenientes de indicadores y auditorías, entre otros.

b) Encuesta para determinar el cumplimiento en la actualización del Modelo Estándar de Control Interno – MECI de acuerdo con el Decreto 943 de 2014.  

II. Evaluación Sistema de Gestión de la Calidad:

Encuesta para determinar el avance y sostenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad para las entidades a que se refiere el artículo 2° de la Ley 872 de 2003⁽³⁾ y para aquellas entidades del orden territorial que por acuerdo u ordenanza tengan la obligación de implementarlo, de conformidad con lo dispuesto en el parágrafo segundo del citado artículo 2⁽⁴⁾ y aquellas que voluntariamente lo hayan implementado.

Las entidades pertenecientes a la Rama Ejecutiva del Orden Nacional, deberán realizar la evaluación de este Sistema a través del Formulario Único de Avances a la Gestión –FURAG.

Para la elaboración de las anteriores encuestas, las entidades deberán acceder al aplicativo MECI dispuesto en la página web de la Función Pública www dafo.gov.co, a partir de la fecha de expedición de la presente circular y hasta el 28 de febrero del año en curso y seguir las instrucciones diseñadas para este efecto.

Finalmente, se señala que las condiciones para rendir el informe de Control Interno Contable serán establecidas por la Contaduría General de la Nación, lineamientos que se podrán consultar a través de la página web de dicha entidad.

Para mayor información podrán dirigirse al correo soportemecifuncionpublica.gov.co o a los teléfonos 3360686 o 2437105 de la Dirección de Control Interno y Racionalización de Trámites.

Cordial Saludo,

LILIANA CABALLERO DURAN

Directora

Anexos: Instrucciones de diligenciamiento del reporte (formato pptx) MCubillos  MPGarcía CHernández 500.100.8 1

NOTAS AL FINAL:

1. Por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las entidades y organismos de la Administración Pública del orden nacional y territorial y se dictan otras disposiciones. Artículo 5° literal c y artículo 8° literal e.

2. ARTICULO 5o. CAMPO DE APLICACIÓN. La presente ley se aplicara en todos los organismos y entidades de las ramas del poder público en sus diferentes órganos y niveles así como en la organización electoral, en los organismos de control, en los establecimientos públicos, en las empresas industriales y comerciales del Estado, en las sociedades de economía mixta en las cuales el Estado posea el 90% o más de capital social, en el Banco de la Republica y en los fondos de origen Presupuestal.

3. ARTICULO 2o. ENTIDADES Y AGENTES OBLIGADOS, El Sistema de Gestión de la Calidad se desarrollara y se pondrá en funcionamiento en forma obligatoria en tos organismo y entidades del Sector Central y del sector Descentralizado por servicios de la Rama Ejecutiva del Poder Público del orden Nacional, y en la gestión administrativa necesaria para el desarrollo de las funciones propias de las demás ramas del Poder Público en el orden nacional. Así mismo en las Corporaciones Autónomas Regionales, las entidades que conforman el Sistema de Seguridad Social Integral de acuerdo con lo definido en la ley 100 de 1993, y de modo general, en las empresas y entidades prestadoras de servicios públicos domiciliarios y no domiciliarios de naturaleza pública o las privadas concesionarios del Estado. (...)

4. Parágrafo 2. Las Asambleas y Concejos podrán disponer la obligatoriedad del desarrollo del Sistema de Gestión de la Calidad en las entidades de la administración central y descentralizadas de los departamentos y municipios.

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"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 31 de diciembre de 2023 - (Diario Oficial No. 52.604 - 9 de diciembre de 2023)
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